知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新研究

摘 要：在這個(gè)知識經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的時(shí)代背景下，知識的存在時(shí)刻影響著社會的發(fā)展和改革走向，高校作為培養(yǎng)人才的搖籃，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展時(shí)刻在輸送力量。隨著高等學(xué)校教育改革的推進(jìn)，高等學(xué)校辦公室的管理任務(wù)也隨之加重。知識管理的特征主要有信息化、以人為本、重視技術(shù)。在知識背景下的高校辦公室管理可以增強(qiáng)高校辦公室的信息建設(shè)，不斷完善人員管理系統(tǒng)。文章主要從高校辦公室的管理中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出適合在知識管理背景下的高校辦公室管理制度建設(shè)，為我國高校的教育改革提供借鑒。

關(guān)鍵詞：知識管理；高校辦公室；管理創(chuàng)新

當(dāng)今社會，隨著社會的分工不斷細(xì)化，人類的生產(chǎn)活動(dòng)開始離不開知識的力量。因?yàn)橹R的作用科技才得到發(fā)展，人類社會開始朝著智能化的方向進(jìn)行發(fā)展。知識作為一種巨大的資源時(shí)刻影響著社會發(fā)展的方向。從管理學(xué)的角度來看，管理者一定要具備一定的知識基礎(chǔ)，并且進(jìn)行系統(tǒng)的科學(xué)的管理體系，有效的配置各種資源，知識管理開始應(yīng)用于實(shí)踐活動(dòng)中。從社會的大環(huán)境來看，知識管理是社會發(fā)展的需要，強(qiáng)調(diào)以人為主體，通過知識與技術(shù)相結(jié)合，將管理中的各種信息進(jìn)行管理。在教育改革的背景之下，高校辦公室的改革也面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)。高校辦公室作為高校的綜合管理機(jī)構(gòu)，其工作內(nèi)容繁瑣，涉及范圍較廣。同時(shí)由于高校的擴(kuò)招，這也對當(dāng)前高校辦公室的管理帶來挑戰(zhàn)。為努力實(shí)現(xiàn)“雙一流”的建設(shè)目標(biāo)，為社會提供更多的人才，在此背景之下，如何對高校辦公室的管理進(jìn)行創(chuàng)新，以便推動(dòng)高校的教學(xué)發(fā)展，是當(dāng)前需要探索的重要話題。

一、知識管理及知識管理背景下高校辦公室管理創(chuàng)新的含義

知識管理簡單的講，就是將集體的知識力量與管理階層的創(chuàng)新力和應(yīng)變力相結(jié)合，最終實(shí)現(xiàn)知識管理的目標(biāo)。對于高校辦公室來講，知識管理背景下的管理創(chuàng)新可以理解為在精準(zhǔn)定位的前提下，從大局考慮，對高校管理理念、方式和過程的不斷更新和改革，利用科學(xué)管理的手段，實(shí)現(xiàn)高校辦公室的管理創(chuàng)新。高等院校辦公室的管理可以分為內(nèi)部管理和外部管理兩個(gè)方面，內(nèi)部管理主要是指將辦公室成員的智慧、知識、經(jīng)驗(yàn)系統(tǒng)的結(jié)合建立新的管理機(jī)制，幫助辦公室的管理得到更好的提高；外部管理則是指利用外界的知識和技術(shù)的支持，不斷地完善管理體系，為辦公室的日常工作創(chuàng)新提供保障。因此，在知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新對于高校的教育改革也具有重要意義。

二、知識管理與高校辦公室管理創(chuàng)新相結(jié)合的意義分析

（一）極具必要性

當(dāng)今社會的管理走向是知識管理，知識管理是對知識力量的不斷挖掘和重視。當(dāng)今社會普遍應(yīng)用著知識管理，高等學(xué)校作為人才的培養(yǎng)基地，知識的傳播地，受到知識管理的影響是必然的。高校的辦公室作為學(xué)校的綜合管理部門，負(fù)責(zé)將外界的信息與本校信息、上級信息與各專業(yè)信息的上傳下達(dá)。這些信息的處理情況直接影響著一個(gè)學(xué)校的管理水平。在社會上知識管理得到了普遍的運(yùn)用，在知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新是高校發(fā)展的需要，也是時(shí)代發(fā)展的需要。運(yùn)用知識進(jìn)行管理可以調(diào)動(dòng)辦公室人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而真正發(fā)揮辦公室管理的作用。在高校擴(kuò)招的背景之下，高等教育出現(xiàn)了許多問題，比如由于一些專業(yè)分配的不均衡，設(shè)置的不合理，盲目擴(kuò)招等，從而導(dǎo)致一些學(xué)生在畢業(yè)后出現(xiàn)就業(yè)困難的問題。這樣情況的出現(xiàn)也就是高等學(xué)校內(nèi)部管理造成的資源分配不均。因此，在這種背景之下如何提高管理人員的管理能力，成為高校當(dāng)前重要的問題。在高校的發(fā)展過程中，要將知識管理吸收進(jìn)來，以知識管理的力量不斷地提高高校的管理水平。

（二）極具可行性

知識管理的核心就是以人為本，強(qiáng)調(diào)人在管理活動(dòng)中的主觀能動(dòng)性。由于人是知識的載體，因此在高校辦公室的管理中，也要根據(jù)實(shí)際情況，以人為本，將資源進(jìn)行合理管轄，從根本上提高辦公室的辦事效率，將辦公室的管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改革。由于不論是高校辦公室的管理還是知識的管理，強(qiáng)調(diào)人的重要性，所以在知識管理背景下的高校辦公室的管理也就能夠在前提條件一致的情況下進(jìn)行推行。由于運(yùn)用知識管理最早是在企業(yè)的管理中，在企業(yè)管理的過程中，知識管理模式得到了有效的運(yùn)用并取得了成功，所以，在高校辦公室管理運(yùn)用知識管理時(shí)可以汲取企業(yè)管理中的成功經(jīng)驗(yàn)，以便促進(jìn)高校辦公室管理有效轉(zhuǎn)型。

三、在知識管理下高校辦公室管理創(chuàng)新路徑

（一）建設(shè)信息化辦公室，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的辦公模式

自動(dòng)化的辦公室管理有利于提高辦公室信息處理速度，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。在知識管理的背景下，在日常的辦公室工作中，積極引用信息技術(shù)媒介，以提高日常辦公的工作效率，實(shí)現(xiàn)線上的信息處理模式。比如，在日常的工作中，對于一些比較緊急的信息，可以通過微信、QQ的方式進(jìn)行傳達(dá)，通過建立微信群、QQ群實(shí)時(shí)將信息進(jìn)行傳送，實(shí)現(xiàn)信息接收方能夠在第一時(shí)間了解到準(zhǔn)確的信息。另外，也可以建立高校辦公室的信息處理軟件，聘請專業(yè)的信息化人才，建立自己的信息處理數(shù)據(jù)庫，以保障不能通過公共網(wǎng)上進(jìn)行處理的信息，可以及時(shí)進(jìn)行傳遞?，F(xiàn)代社會是一個(gè)知識的時(shí)代，同時(shí)也是信息的時(shí)代，在日常的高校辦公室管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)知識與信息化的結(jié)合，也就是實(shí)現(xiàn)高校辦公室的自動(dòng)化知識化的管理。受互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的影響，信息傳播的速度非?？欤瑢?shí)現(xiàn)了高校辦公室自動(dòng)化管理，便于隨時(shí)更新學(xué)校內(nèi)部信息，及時(shí)傳達(dá)相關(guān)政策或文件，使學(xué)校和學(xué)生能夠在第一時(shí)間了解到正確的信息，這也就實(shí)現(xiàn)了高校辦公室信息處理的自動(dòng)化。實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化的管理不僅可以節(jié)約文件處理的時(shí)間，提高工作效率，同時(shí)也能夠減少紙張的浪費(fèi)，節(jié)約資源。

（二）建立有效的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)辦公室的管理創(chuàng)新

對于辦公室的管理人員，在知識管理的背景下，要充分的運(yùn)用激勵(lì)機(jī)制。比如：1.作為辦公室的管理者，可以根據(jù)實(shí)際情況，為辦公室的工作人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，方便日常工作的溝通與交流，大家有足夠的空間實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新，以此作為環(huán)境獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制來鼓勵(lì)工作人員更加投入的工作，為高校辦公室的管理創(chuàng)新提供平臺的保障。2.作為管理人員也要隨時(shí)關(guān)心工作人員的思想動(dòng)向。這就要求高校辦公室的管理者要及時(shí)與工作人員進(jìn)行談心談話，深入了解工作人員對于日常工作的想法，通過提建議的方式不斷收集普通工作人員對于管理工作中的建議，選取適合日常辦公室管理的建議進(jìn)行實(shí)施3.建立工作任務(wù)目標(biāo)，通過目標(biāo)的激勵(lì)法，鼓勵(lì)員工積極工作。每一項(xiàng)工作都有自己的目標(biāo)，每一個(gè)時(shí)期也有階段性的目標(biāo)，通過確定工作目標(biāo)的方法激勵(lì)員工在日常工作中工作積極性，優(yōu)化辦公室的日常管理。

（三）創(chuàng)新高校辦公室管理觀念，提高工作人員的參與度

高校辦公室的管理與知識管理首要的就是以人為本，要想在知識管理的背景下實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理的創(chuàng)新就是要堅(jiān)持以人為本的管理理念，強(qiáng)調(diào)人在管理中的重要位置。辦公室的管理者要掌握這一管理技巧，充分的發(fā)揮辦公室每一名工作人員的主觀能夠性，調(diào)動(dòng)其積極參與到日常的工作管理中來，所以這就要求管理者要摒棄傳統(tǒng)的階層管理的思想，實(shí)現(xiàn)人人平等的管理觀念。只有實(shí)現(xiàn)了人人平等，鼓勵(lì)大家積極參與，充分的發(fā)揮每一名工作人的經(jīng)驗(yàn)、技巧、知識和智慧才能實(shí)現(xiàn)辦公室的管理創(chuàng)新，發(fā)揮出辦公室管理的最大作用。辦公室的管理人員也要注重對于員工履職的培養(yǎng)，建立完善的學(xué)習(xí)機(jī)制，不斷的完善每一名工作人員的知識儲備，利用知識型的人才更好的運(yùn)用當(dāng)前管理的新手段，及時(shí)處理各種信息，以此來實(shí)現(xiàn)辦公室管理的創(chuàng)新。

（四）不斷優(yōu)化辦公室的管理流程，實(shí)現(xiàn)完整管理體系的建設(shè)

由于高校辦公室的工作內(nèi)容十分繁雜而瑣碎。在日常的管理中會有無頭緒、無從下手的感覺。在知識管理的背景之下，辦公室的管理內(nèi)容變得更加的繁瑣、更加的復(fù)雜。為了更好的處理這些信息和工作，這就要求在管理過程中不斷優(yōu)化管理的流程，將信息處理的每一個(gè)環(huán)境進(jìn)行研究，真正的實(shí)現(xiàn)合理的流程布局?？梢酝ㄟ^制定文件、信息處理流程圖，使日常的工作在規(guī)定的程序中進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)完整的管理體系的建設(shè)。

四、結(jié)語

知識和科技的力量在不斷地影響著社會的變革。受社會大背景的影響，高校辦公室的管理在知識管理的背景下進(jìn)行創(chuàng)新是必然的，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公室管理的改革和創(chuàng)新，建立新的高校管理模式，實(shí)現(xiàn)高校管理工作的更好發(fā)展。

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作者簡介：丁顯有（1972.09- ），男，漢族，河海大學(xué)企業(yè)管理學(xué)院講師，碩士研究生，主要研究方向：高校管理創(chuàng)新。