從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

鄒文華

【摘要】本文研究了如何進(jìn)行人事檔案管理工作，首先分析了人力資源管理和人事檔案管理的內(nèi)容，然后分析當(dāng)前檔案管理工作存在的不足和人力資源管理的需求，最后研究采取怎樣的策略開(kāi)展檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理;人事檔案;創(chuàng)新;管理方法

現(xiàn)代人力資源管理工作和傳統(tǒng)的人力資源管理有很大的不同，為了滿足企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的需要，人力資源管理工作和人事檔案管理工作都要滿足現(xiàn)代的要求。通過(guò)改變理念、應(yīng)用科學(xué)的方法，才能夠推動(dòng)管理水平的提升。

一、人力資源管理和檔案管理的內(nèi)容

（一）現(xiàn)代人力資源管理的概念?，F(xiàn)代人力資源管理的核心在于對(duì)人的管理，推動(dòng)各種工作的展開(kāi)。由于目前行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，人才流動(dòng)速度加快，對(duì)于企業(yè)而言需要將人力資源管理工作作為吸引人才和留住人才的重要措施。因此，現(xiàn)代人力資源管理不僅僅要能夠推動(dòng)各項(xiàng)工作的進(jìn)行，也要觀察企業(yè)的人才政策、加強(qiáng)人才的儲(chǔ)存，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供動(dòng)力。

（二）人事檔案管理。人事檔案是人員準(zhǔn)確無(wú)誤的檔案資料，能夠反映一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷，并且反映出人在思想、業(yè)務(wù)成績(jī)、個(gè)性上的特點(diǎn)，也能夠記錄人的專長(zhǎng)愛(ài)好，幫助企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行全方位的考察。人事檔案是人力資源管理工作的基礎(chǔ)，讓企業(yè)能夠獲得人才的信息和數(shù)據(jù)，這樣能夠讓企業(yè)更好地進(jìn)行人力資源的開(kāi)發(fā)，了解企業(yè)目前的狀況。也可以根據(jù)目前的人員情況，科學(xué)構(gòu)建企業(yè)文化。

（三）現(xiàn)代人力資源管理工作和檔案管理的關(guān)系。人力資源管理的職能是和檔案管理密切相關(guān)的，建立科學(xué)人事檔案管理方式，可以更好地記錄人才各個(gè)方面的信息，企業(yè)的人事管理人員在進(jìn)行人才選拔時(shí)，就可以對(duì)人才有準(zhǔn)確的定位。對(duì)于人才而言，他們?cè)诒徽_看待的情況下，就可以減少被壓制和埋沒(méi)的情況，人才工作的精神狀態(tài)也會(huì)更為良好。依靠人事檔案管理，可以健全人力資源管理工作，為人力資源管理工作提供良好的依據(jù)，配合企業(yè)的發(fā)展情況，合理地選擇人才，提升工作效率。

二、人事檔案管理工作中存在的不足

（一）人事檔案的利用率低。很多企業(yè)都有人事檔案利用效率低的問(wèn)題，并沒(méi)有將檔案的作用完全地發(fā)揮出來(lái)。首先，很多企業(yè)在觀念上就存在著對(duì)人事檔案的不重視，對(duì)于檔案都是收藏起來(lái)，并沒(méi)有考慮到應(yīng)用的需要。導(dǎo)致人事檔案資料管理人員完善了資料之后，就極少拿出來(lái)使用，人力資源管理人員并不會(huì)根據(jù)檔案來(lái)確定人力資源管理的方式和方法，削弱了人力資源檔案的作用。其次，由于人事資源檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致企業(yè)可能缺少專門(mén)負(fù)責(zé)人事檔案管理的人員，人事檔案的內(nèi)容并不完整，缺少分類和統(tǒng)計(jì)，利用時(shí)并不方便，造成人力資源管理者對(duì)檔案的重視程度進(jìn)一步降低，人事檔案的作用難以得到發(fā)揮。

（二）檔案的規(guī)范性和真實(shí)性不足。對(duì)于企業(yè)而言，檔案的規(guī)范性和真實(shí)性是檔案工作的基礎(chǔ)，但是目前很多企業(yè)的人事檔案都面臨規(guī)范性不足和真實(shí)性不夠的問(wèn)題。比如一個(gè)檔案并不能夠?qū)⒁粋€(gè)人的個(gè)性完整地表現(xiàn)出來(lái)，在內(nèi)容上也都大同小異，人力資源管理者無(wú)法應(yīng)用這些檔案。有些檔案的內(nèi)容并不真實(shí)，一些假證明混入其中，很難把檔案參考作用和利用意義發(fā)揮出來(lái)。

（三）人事檔案管理的整體水平不足。很多企業(yè)的人事檔案管理水平很低，在整理檔案、收集信息時(shí)都缺少科學(xué)的方法，工作的機(jī)制也并不完善。由于缺少專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案的歸檔、收集、分類工作效率十分低下，而且缺少專人對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析。再加上管理人員的不重視，導(dǎo)致檔案的存放也并完善，容易出現(xiàn)檔案缺失和損壞的問(wèn)題。

三、現(xiàn)代化人力資源管理和人事檔案的要求

（一）多層次的評(píng)價(jià)體系。人力資源管理工作正在從傳統(tǒng)人事考核向人力資源評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)變，在工作方式和理念上與過(guò)去都有巨大的不同。對(duì)人才的評(píng)價(jià)，不僅僅是依據(jù)單一考核進(jìn)行，還要根據(jù)績(jī)效、優(yōu)異績(jī)效、人員性格等不同的方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，強(qiáng)調(diào)企業(yè)績(jī)效、組織績(jī)效和團(tuán)隊(duì)績(jī)效。因此，人事檔案也需要反映出這方面的情況，以便滿足現(xiàn)代人力資源管理工作的要求。

（二）職業(yè)化衡量人力。通過(guò)職業(yè)化地衡量人力資源的管理水平，可以更好地面向世界，接受不同國(guó)家的競(jìng)爭(zhēng)。在對(duì)人員進(jìn)行衡量時(shí)，還需要清楚人員的職業(yè)道德、職業(yè)技術(shù)水平、職業(yè)精神、對(duì)職業(yè)規(guī)范的遵守，以及人員的價(jià)值觀念。人事檔案中需要將以上的內(nèi)容全都反映出來(lái)，讓人力資源管理人員可以全面衡量人員的職業(yè)能力，根據(jù)系統(tǒng)整合的觀念，科學(xué)地選拔人才，讓人才能夠在最合適的位置發(fā)揮作用，確保人力資源的工作效率。

（三）建立合理的薪酬體系。通過(guò)建立合理的薪酬體系能夠促進(jìn)員工工作的積極性，為此薪酬體系必須要能夠?yàn)閱T工帶來(lái)足夠的激勵(lì)。員工的薪酬因素應(yīng)該逐漸向工作業(yè)績(jī)上轉(zhuǎn)變，注重員工的個(gè)人技能，企業(yè)也可以通過(guò)股票期權(quán)和員工獎(jiǎng)金分紅來(lái)加強(qiáng)對(duì)員工的激勵(lì)措施，促進(jìn)員工工作水平的提升。

（四）建立企業(yè)核心價(jià)值體系開(kāi)展管理。依靠企業(yè)的核心價(jià)值體系，有利于企業(yè)內(nèi)部各種政策推動(dòng)，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的支撐。為此，企業(yè)需要通過(guò)人力資源管理工作加強(qiáng)自身的文化建設(shè)，讓人員的觀念更加統(tǒng)一，從而促進(jìn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展。

四、完善人事檔案管理工作的措施

為了能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)的人事檔案管理就需要適應(yīng)企業(yè)的人力資源管理需要。為此，人事檔案的管理方式需要圍繞人力資源管理進(jìn)行，以便提升企業(yè)的人力資源管理水平。

（一）建立完善的人事檔案管理制度。全新的人事檔案管理制度需要根據(jù)企業(yè)所處行業(yè)的全新情況，來(lái)建立更為完整的人事檔案管理制度，這樣才能夠讓管理工作更加規(guī)范化。所以，企業(yè)首先需要完善檔案收集工作的制度，做好信息真?zhèn)蔚蔫b別，根據(jù)一定的原則來(lái)篩選信息，使人事檔案的信息科學(xué)有效。企業(yè)還需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行具體的分析，在檔案的借閱和使用上，建立靈活的機(jī)制。由于人力資源管理部門(mén)對(duì)于人事檔案的需求和其他部門(mén)有明顯的不同，所以人力資源管理部門(mén)需要有更高的借閱權(quán)限，這樣一方面保證了人事檔案的應(yīng)用，同時(shí)也讓人事檔案能夠保密。

（二）建立專門(mén)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。很多企業(yè)面臨著人事檔案管理工作人員專業(yè)性不足的情況，為此需要建立專門(mén)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，才能保證檔案有更高的質(zhì)量，以及推動(dòng)人事檔案管理制度的執(zhí)行。為此，企業(yè)需要做好人才培養(yǎng)工作，選拔具有專業(yè)檔案管理背景的人才從事人事檔案的管理工作。對(duì)于人事檔案管理機(jī)構(gòu)，也需要通過(guò)定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)保證工作人員可以具備足夠的素質(zhì)。企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員在文化和業(yè)務(wù)知識(shí)上的培訓(xùn)，不僅要做好技能的訓(xùn)練工作，同時(shí)也要通過(guò)道德教育，讓人員具有更強(qiáng)的保密意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，讓他們能夠具備良好的綜合素質(zhì)，解決人事檔案工作中所遇到的問(wèn)題。

（三）科學(xué)進(jìn)行人事檔案的管理工作。為了保證人事檔案管理的現(xiàn)代化，就需要引進(jìn)科學(xué)的管理理念和管理方法。為了提升管理的效率，企業(yè)需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展管理工作，促進(jìn)錄入信息的完整程度，并且做好信息的分類。另一方面，對(duì)于人事信息，企業(yè)需要做好備份，避免信息出現(xiàn)遺失的情況。建立人力資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)，做好對(duì)人才的評(píng)價(jià)，方便人力資源管理人員對(duì)人才進(jìn)行選拔。紙質(zhì)信息需要通過(guò)掃描來(lái)進(jìn)行數(shù)字化保存，資料本身也要做好日常的保養(yǎng)和維護(hù)，方便人力資源管理者擁有足夠的依據(jù)，選拔優(yōu)秀的人才。

五、結(jié)束語(yǔ)

人力資源管理工作和人事檔案管理是密不可分的，為了能夠提高人力資源管理工作，就需要人事檔案管理工作同步提高。通過(guò)建立合理的檔案管理機(jī)制，提升部門(mén)人員的水平，使用科學(xué)的方式進(jìn)行人力資源檔案管理，才能夠促進(jìn)人力資源檔案水平的提升。

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