建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制體系實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公

陳艷 蔣靜 吳艷

【摘要】本文分析了當(dāng)前高校教工薪資管理體系存在的問題，提出了將人事系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接解決途徑。通過對(duì)兩個(gè)部門交叉業(yè)務(wù)流程整合與優(yōu)化，采用異構(gòu)數(shù)據(jù)集成技術(shù)和Web-Service技術(shù)在數(shù)據(jù)交換平臺(tái)上建立了“人事-財(cái)務(wù)”數(shù)據(jù)共享體系，實(shí)現(xiàn)了協(xié)同辦公。

【關(guān)鍵詞】高校教工薪資管理體系;數(shù)據(jù)共享;協(xié)同辦公

近年，隨著高等教育的體制改革不斷深化，高校越來越注重自身的建設(shè)與發(fā)展。這不僅體現(xiàn)在硬件設(shè)施的不斷改造提升、學(xué)生生源的擴(kuò)招，更越來越突出的表現(xiàn)在對(duì)師資人才的競(jìng)爭(zhēng)中。隨著“雙一流”的創(chuàng)建，高校間對(duì)人才的爭(zhēng)奪越來越白熱化。在爭(zhēng)奪人才和用人成本的協(xié)調(diào)過程中，用工形式不斷調(diào)整與增加。用工形式日益復(fù)雜化，不同的用工形式之間的相互轉(zhuǎn)化越來越頻繁。以前業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)主要依靠手工傳遞，手工錄入的方式已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展。與之相適應(yīng)，加快高校內(nèi)部人事系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)人事、財(cái)務(wù)管理的信息化，提高人事、財(cái)務(wù)管理的時(shí)率、提高管理工作的效率。“建立數(shù)據(jù)共享體系，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公”已經(jīng)成為高校財(cái)務(wù)、人事管理發(fā)展的必然要求。筆者結(jié)合多年高校管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高校人事系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接體系展開探索研究。

一、當(dāng)前高校教工薪資管理體系存在的問題

每一個(gè)用人單位都會(huì)涉及人事的變動(dòng)，工資、薪酬的發(fā)放。工資也是現(xiàn)代家庭的主要經(jīng)濟(jì)來源。作為“人財(cái)”重要?dú)w口管理部門的人事處和財(cái)務(wù)處經(jīng)過不斷探索，利用信息化手段各自建立了一套“自成體系、行之有效”的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了“系統(tǒng)服務(wù)業(yè)務(wù)、系統(tǒng)服務(wù)師生”的工作模式，達(dá)到了高效管理的目的，但是，隨著兩個(gè)部門之間的往來業(yè)務(wù)不斷增加，部門之間業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)依靠手工傳遞，手工錄入的方式，造成師生員工在部門之間疲于奔波，并且數(shù)據(jù)不可靠、信息安全隱患、師生滿意度低等問題日益突出，兩部門在業(yè)務(wù)交互方面花費(fèi)大量人力物力，工作效率和服務(wù)質(zhì)量大大降低。主要問題集中體現(xiàn)在三個(gè)方面：

（一）現(xiàn)有工資、薪酬管理存在不足。隨著國(guó)家對(duì)個(gè)人稅收制度的不斷發(fā)展與完善，《中華人民共和國(guó)個(gè)人所得稅法》及其實(shí)施條例的頒布實(shí)施。國(guó)家對(duì)國(guó)內(nèi)高端人才或外籍專家在稅收上實(shí)施了一系列的優(yōu)惠與減免政策。現(xiàn)有優(yōu)惠或減免稅收的人員大致有以下11類。而現(xiàn)有的操作模式無法及時(shí)有效的體現(xiàn)這一優(yōu)惠政策，往往要滯后1-2個(gè)月。如此會(huì)產(chǎn)生這類人員無法享受及時(shí)優(yōu)惠與減免政策，影響工資發(fā)放的正確性。并通常工資和酬金的發(fā)放是兩個(gè)不同的系統(tǒng)，工資管理系統(tǒng)和酬金管理系統(tǒng)。在對(duì)人員免稅標(biāo)注的環(huán)節(jié)中，兩個(gè)系統(tǒng)均需工作人員手工錄入。兩個(gè)系統(tǒng)發(fā)放的時(shí)段不一樣，在人工操作過程中極易發(fā)生錯(cuò)漏。常常會(huì)有員工對(duì)扣稅項(xiàng)的不合理性產(chǎn)生懷疑，導(dǎo)致不滿情緒的產(chǎn)生。

（二）教工隊(duì)伍龐大，用工形式繁多。隨著高校的不斷發(fā)展與擴(kuò)招，教職工的人數(shù)也急劇攀升。加上臨時(shí)用工和離退休人員，高校工資發(fā)放人員往往都是以萬計(jì)算。這還不算期間臨時(shí)性人員的酬金。教工隊(duì)伍日益增加，人員結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜，工資發(fā)放的項(xiàng)目也各不相同，工資標(biāo)準(zhǔn)和五險(xiǎn)一金的計(jì)算對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)也有差別。以四川某高校為例，目前用工大致分為以下幾種：事業(yè)編制體制內(nèi)人員、招聘制人員、年薪制人員、校聘“3+X”項(xiàng)目制人員、單位自聘項(xiàng)目制人員、博士后人員、校聘專職博士后人員、自聘專職博士后人員、校聘+自聘專職博士后人員、年薪制助理制人員以及各單位承包體制的人員及自聘人員等?？梢?，這是多么復(fù)雜的人員結(jié)構(gòu)體系，這樣龐大而且復(fù)雜的人員系統(tǒng)增加了發(fā)生錯(cuò)誤的可能性。

（三）人員進(jìn)出頻繁，流動(dòng)性強(qiáng)，用工形式轉(zhuǎn)換成常態(tài)。隨著用工制度的變革和高校對(duì)人才的爭(zhēng)奪，人員在高校間流動(dòng)以及在本校各單位之間流動(dòng)成為一種常態(tài)。目前人員基本信息的錄入與維護(hù)全依賴人工操作。同時(shí)人員職稱、學(xué)歷、單位、用工形式變動(dòng)時(shí)有發(fā)生。而這些信息按照目前的操作，每年年初財(cái)務(wù)部門到人事部門取電子檔案，錄入工資管理系統(tǒng)。每年一次的操作，導(dǎo)致信息嚴(yán)重滯后，職工的各項(xiàng)補(bǔ)助都將會(huì)依據(jù)工資系統(tǒng)的信息，后續(xù)的一系列補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)必然會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤。實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)在人員信息錄入與維護(hù)過程中，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，將在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)很難發(fā)現(xiàn)。

二、“人財(cái)”數(shù)據(jù)共享體系的建立

對(duì)當(dāng)前財(cái)務(wù)及人事部門面臨的問題進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)要實(shí)現(xiàn)“人財(cái)”的數(shù)據(jù)共享，就要在現(xiàn)有兩部門交叉業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，通過信息化技術(shù)進(jìn)行整合和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)級(jí)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，并將流轉(zhuǎn)結(jié)果實(shí)時(shí)反饋給兩部門的相關(guān)業(yè)務(wù)人員，達(dá)到協(xié)同辦公的目的。

（一）業(yè)務(wù)流程的整合與優(yōu)化。目前，兩部門存在交叉的業(yè)務(wù)流程主要是以下兩大類：1.面向全校教職工的業(yè)務(wù)。全校教職工基本信息在新增、異動(dòng)、信息標(biāo)準(zhǔn)變動(dòng)等方面的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，涉及新進(jìn)人員注冊(cè)、人員狀態(tài)、職稱、類型、崗位、編制性質(zhì)變更等十幾類業(yè)流程的辦理。2.面向兩個(gè)部門薪酬管理崗的業(yè)務(wù)。全校教職工的薪酬標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放明細(xì)、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)放類別變動(dòng)等方面的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，涉及教職工基本信息變動(dòng)帶來相應(yīng)薪酬變動(dòng)的業(yè)務(wù)流程辦理。這兩類業(yè)務(wù)均可以通過數(shù)據(jù)共享的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選、整合以達(dá)到優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的目的：將人事處全教職工基本信息和薪酬發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)信息作為數(shù)據(jù)源頭，按照雙方共同商定的數(shù)據(jù)傳遞規(guī)則，向財(cái)務(wù)處推送與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)的人員數(shù)據(jù)，薪酬發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)等信息。將財(cái)務(wù)處的其他類型收入作為數(shù)據(jù)源頭，按照雙方共同商定的數(shù)據(jù)傳遞規(guī)則，向人事處推送收入、公積金等數(shù)據(jù)，作為人事處計(jì)算教職工總收入的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。圖1是交叉業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上所需要交互的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)圖。

（二）“人事-財(cái)務(wù)”數(shù)據(jù)共享體系的建立。采用ETL技術(shù)和Web-Service技術(shù)在數(shù)據(jù)交換平臺(tái)上建立協(xié)同辦公系統(tǒng)，其構(gòu)架見圖2。人事處與財(cái)務(wù)處通過多年信息化建設(shè)，形成的自有的數(shù)據(jù)庫及信息系統(tǒng)，兩部門在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與布局方面有很大差異，采用異構(gòu)數(shù)據(jù)集成技術(shù)（Extract-Transform-Load，ETL）集成這種差異，運(yùn)行時(shí)按照既定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和轉(zhuǎn)換規(guī)則，將雙方需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、篩選、清洗，最后載入對(duì)方的數(shù)據(jù)庫，并且它還能承載海量數(shù)據(jù)傳遞帶來的壓力，提高數(shù)據(jù)傳遞的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。業(yè)務(wù)辦理崗位上的人員需要對(duì)通過ETL集成后的數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸進(jìn)度、傳輸內(nèi)容、傳輸異常情況的查看，并處理掉無法使用的數(shù)據(jù)，Web-Service技術(shù)形成傳輸報(bào)文，并可以將這些報(bào)文以通俗易懂的形式顯示在Web瀏覽器上，為前端用戶提供了實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)交互與反饋信息，極大方便了業(yè)務(wù)辦理崗位人員的工作。

三、結(jié)束語

通過建立“人事-財(cái)務(wù)”數(shù)據(jù)共享體系，實(shí)現(xiàn)了高校的教職員工信息及薪酬信息統(tǒng)一由人事處歸口管理，兩類信息的所有變更由人事處通過數(shù)據(jù)共享平臺(tái)傳遞給財(cái)務(wù)處;財(cái)務(wù)處作為薪酬發(fā)放的執(zhí)行部門，向人事處傳遞教職員工實(shí)際執(zhí)行發(fā)放收入。信息的變更帶來的收入變更均由系統(tǒng)完成，達(dá)到了協(xié)同辦公的效果。

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