辦公室后勤精細(xì)化管理策略

程特立

【摘要】精細(xì)化管理受到越來越多管理者的青睞，后勤管理作為辦公室工作的重要組成部分，只有實(shí)施精細(xì)化管理，才能從根本上削減管理成本，并有效提升辦公室整體工作效率。高效辦公室的后勤管理目前存在管理低效、職責(zé)混亂、員工素質(zhì)偏低等問題。為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，管理者應(yīng)進(jìn)行制度化管理，建設(shè)辦公室文化，并且培養(yǎng)更多的專業(yè)性人才。

【關(guān)鍵詞】辦公室管理;后勤管理;精細(xì)化管理

高校辦公室工作是維持高校持續(xù)運(yùn)作的重要環(huán)節(jié)，其工作效率的提高，不僅需要優(yōu)秀的人才，還需要完備的制度，各個(gè)部門能夠按照要求將工作有條不紊地進(jìn)行。其中辦公室后勤管理是影響辦公室工作的重要因素，辦公室后勤管理即為對(duì)單位內(nèi)部固定資產(chǎn)、辦公事務(wù)、后勤服務(wù)等等各項(xiàng)日常事務(wù)實(shí)施有效的管理。高校辦公室后勤的穩(wěn)健發(fā)展離不開有效的管理方法與精細(xì)化的管理手段。“精細(xì)化”管理，建立于基本管理之上，是一種更深入的科學(xué)管理模式，它將其思想、理念以及作風(fēng)等有效地落實(shí)到工作流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，成為當(dāng)下行政管理工作的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。精細(xì)化管理，以科學(xué)管理為藍(lán)本，具備精細(xì)、準(zhǔn)確、嚴(yán)格等特征，在行政管理中實(shí)施精細(xì)化管理，可有效削減管理成本，同時(shí)還可進(jìn)一步提高整體管理水平及效率。

一、辦公室后勤精細(xì)化管理所面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理制度滯后，規(guī)章有待完善。管理制度既是管理者對(duì)辦公室后勤工作的基本要求，只有不斷完善管理制度，才能順利開展后勤工作。然而，我國(guó)當(dāng)前的高校后勤管理制度中存在以下問題：1.管理制度滯后。許多高校的辦公室后勤管理制度于二十世紀(jì)末或二十一世紀(jì)初制定并應(yīng)用，然而隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化的不斷發(fā)展變革，辦公室后勤的現(xiàn)狀與最初制定的管理制度不相符合，便不再適用于辦公室后勤工作的開展。2.管理制度不清晰。辦公室后勤工作具有種類繁多、事務(wù)雜亂等特征，同時(shí)多伴有突發(fā)性狀況，若缺乏妥帖有序的管理制度，管理者極易遇事慌張，無章可循，出亂出錯(cuò)。此外，很多高校并沒有將辦公室后勤事務(wù)進(jìn)行明確的分工，存在職責(zé)和職能交叉重疊的問題，所以很難落實(shí)職責(zé)，調(diào)動(dòng)員工積極性以及提高工作效率。

（二）崗位職責(zé)不清，缺少溝通認(rèn)識(shí)。開展精細(xì)化管理的一個(gè)重要前提，是要有一個(gè)清晰明確的崗位職責(zé)劃分。然而在實(shí)際的辦公室后勤管理過程中，多會(huì)有崗位職責(zé)分割不明，由此導(dǎo)致了職責(zé)空白缺失或是崗位交叉重疊等問題。為確保工作的高效性和有效性，辦公室后勤的各個(gè)工作崗位間應(yīng)加強(qiáng)合作，但是現(xiàn)狀是后勤員工間缺乏有效的溝通交流，無法互相協(xié)助，齊心完成任務(wù)。除此之外，后勤員工對(duì)崗位職責(zé)重要性的認(rèn)知較為淺薄，在工作中缺乏主觀能動(dòng)性和高度責(zé)任感，在工作的落實(shí)上拖延、懶散，執(zhí)行力不夠，嚴(yán)重影響了辦公室工作效率，給精細(xì)化管理造成了很大的困難。

（三）員工素質(zhì)不高，亟須專業(yè)人才。專業(yè)人才的缺乏是辦公室后勤管理所面臨的重要挑戰(zhàn)之一。高校后勤保障團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)偏低，具體表現(xiàn)在年齡結(jié)構(gòu)老化、技術(shù)水平不高、文化程度較低、管理人才匱乏等方面。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有較高比例的后勤員工的教育背景、工作經(jīng)歷大相徑庭，素質(zhì)水平參差不齊。很多后勤員工并非通過應(yīng)聘選拔而是通過關(guān)系獲得的工作，因此其專業(yè)素質(zhì)水平較低。同時(shí)，出于資金短缺、時(shí)間緊迫等等原因，許多后勤員工在開展具體工作前并沒有接受相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，而專業(yè)技能方面的不足，使這些員工不能夠很好地適應(yīng)高校的實(shí)際情況和發(fā)展變革。在辦公室的日常后勤工作過程中，鮮有個(gè)人見解，不具備提出建設(shè)性建議的能力。在遇到突發(fā)情況時(shí)，易出錯(cuò)，沒有好的解決辦法。

二、辦公室后勤精細(xì)化管理的策略

（一）管理細(xì)分量化。目前，許多高校辦公室后勤在管理方面沒能實(shí)現(xiàn)延續(xù)性以及實(shí)效性，管理者照搬照抄過時(shí)的老舊經(jīng)驗(yàn)，做事多依照個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和能力，使得后勤團(tuán)隊(duì)長(zhǎng)期處于模糊化的管理狀態(tài)。實(shí)施后勤精細(xì)化管理，必須要改變目前低效的管理模式，對(duì)后勤工作進(jìn)行量化和細(xì)化。對(duì)某項(xiàng)具體的工作或任務(wù)，應(yīng)根據(jù)其自身邏輯性，將其分割成若干子項(xiàng)目，以便管理者可以掌握每個(gè)階段的具體狀況和相應(yīng)細(xì)節(jié)，從而對(duì)這些工作和任務(wù)做出更直觀的考量。管理者通過對(duì)每項(xiàng)工作和任務(wù)的合理配置，可以根據(jù)每個(gè)子項(xiàng)目來改進(jìn)工作流程，從而節(jié)省工作時(shí)間，提高管理水平。管理者還可以通過度量每個(gè)子項(xiàng)目的工作量，將傳統(tǒng)的任務(wù)安排方法改進(jìn)為量化的任務(wù)安排方法，最終提高整體工作效率。

（二）工作流程優(yōu)化。辦公室的后勤管理工作相對(duì)其他部門的工作來說綜合性較強(qiáng)，更加復(fù)雜，為提高管理效率，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)簡(jiǎn)約的工作流程變得十分重要。類似企業(yè)工廠中的流水線生產(chǎn)方式，對(duì)產(chǎn)品的生產(chǎn)過程進(jìn)行整體性分解，分解為流水線上的每一個(gè)小環(huán)節(jié)，再根據(jù)邏輯性對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有序銜接，從而使得各個(gè)員工能夠依照流程辦事。對(duì)該流程而言，設(shè)計(jì)時(shí)要確保目的明確，各環(huán)節(jié)間無縫銜接，各員工間有效配合。這樣的流程優(yōu)化對(duì)于實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的辦公室后勤管理能起到極大的促進(jìn)作用，特別是在對(duì)任務(wù)或工作的分析和處理上，能夠做到快速準(zhǔn)確，及時(shí)完成目標(biāo)任務(wù)。管理者能更為直觀地審查結(jié)果，并更為快捷和高效地提出相應(yīng)決策方案。因此，在辦公室后勤管理中，不斷優(yōu)化和完善的工作流程，是精細(xì)化管理的保障和前提。

（三）明確崗位職責(zé)。辦公室后勤管理工作具備較強(qiáng)的偶然性和時(shí)效性，在實(shí)際工作中極易出現(xiàn)工作職責(zé)重疊或者空白的問題，致使同一任務(wù)或工作被重復(fù)完成或無人經(jīng)管，從而產(chǎn)生資源浪費(fèi)和管理混亂的問題。因此，為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，明確的權(quán)責(zé)劃分和崗位配置就顯得至關(guān)重要。為確保辦公室后勤工作的有序、高效進(jìn)行，管理者應(yīng)根據(jù)辦公室后勤職責(zé)范疇和服務(wù)需要對(duì)員工進(jìn)行明確規(guī)劃和安排，使其能夠各司其職，明確認(rèn)識(shí)到自身職責(zé)所在。

三、如何實(shí)現(xiàn)辦公室后勤精細(xì)化管理

（一）實(shí)現(xiàn)制度化管理。行政后勤管理工作覆蓋較廣，包含了對(duì)人、物和財(cái)產(chǎn)等各個(gè)方面的管理，所以實(shí)現(xiàn)有效的制度化管理才能真正將管理做到精細(xì)化。制度化管理需要建立激勵(lì)機(jī)制與約束機(jī)制，根據(jù)各項(xiàng)工作流程的詳細(xì)規(guī)定，構(gòu)建完善的流程管理體系和內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)。隨著單位的自身發(fā)展變革，對(duì)制定的機(jī)制進(jìn)行完善，刪除無效過時(shí)的條例，保留合理有效的部分，并作出適當(dāng)補(bǔ)充，從而形成一個(gè)科學(xué)、有效、全面的制度化管理系統(tǒng)。這套系統(tǒng)使得后勤員工在日常工作中有據(jù)可依、有責(zé)可循，可以依照辦公室的目標(biāo)、計(jì)劃，進(jìn)行同一、規(guī)范的工作，在遇事時(shí)不慌亂，有秩序、從而推動(dòng)整個(gè)后勤團(tuán)隊(duì)持續(xù)、健康發(fā)展。

（二）建設(shè)辦公室文化。精神文化是一個(gè)團(tuán)隊(duì)的無價(jià)資產(chǎn)，好的辦公室精神文化能于無形中增加員工的集體歸屬感，以及激發(fā)員工的工作熱情。管理者可以定期開展團(tuán)建活動(dòng)宣傳辦公室的價(jià)值觀，深化辦公室精神文化，為員工創(chuàng)造一個(gè)更融洽的工作環(huán)境，從而增強(qiáng)員工的凝聚力。管理者應(yīng)時(shí)刻關(guān)注員工的心理狀態(tài)，可以與黨政辦公室合作，通過定期會(huì)議的方式讓員工進(jìn)行自我批評(píng)和自我總結(jié)。管理者還可以利用媒體宣傳口，展示辦公室的近期活動(dòng)和重大事件，從而更好地建設(shè)辦公室精神文化。

（三）培養(yǎng)專業(yè)性人才。實(shí)現(xiàn)辦公室后勤精細(xì)化管理對(duì)每位員工的素質(zhì)水平都提出了更高的要求，為培養(yǎng)更專業(yè)的后勤員工，可從以下兩方面著手：1.加強(qiáng)針對(duì)性招聘。人事辦公室應(yīng)不斷完善人才選用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)公平、公正、公開的招聘原則廣納專業(yè)人才。通過這種方式招納的員工具備專業(yè)性基礎(chǔ)，更利于后期培養(yǎng)和提升。2.加強(qiáng)專業(yè)性培養(yǎng)。管理者應(yīng)積極為員工創(chuàng)造學(xué)習(xí)進(jìn)修機(jī)會(huì)，夯實(shí)員工的專業(yè)技術(shù)，提高員工的素質(zhì)水平。管理者應(yīng)不斷對(duì)員工提出職業(yè)化要求，使每位員工的職業(yè)素質(zhì)和技能融入日常工作中，逐漸形成精細(xì)化工作習(xí)慣，從而提升整體后勤團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能力。

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