淺談企業(yè)辦公室管理的優(yōu)化與完善

邱杰

摘要：在如今經(jīng)濟(jì)全球化的潮流之下，各個(gè)大中型企業(yè)逐漸壯大起來(lái)，辦公室管理就顯得極為重要，它是一個(gè)大中型企業(yè)綜合管理服務(wù)組織和運(yùn)營(yíng)管理核心信息的反饋環(huán)節(jié)，是大中型企業(yè)內(nèi)部與外部溝通聯(lián)系的重要紐帶，為企業(yè)正常發(fā)展提供重要渠道。并且，也可以協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重要決策進(jìn)行參謀與計(jì)劃。本文針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹并加以分析，最后給出優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的工作的幾點(diǎn)方法和建議。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；企業(yè)；決策

中圖分類(lèi)號(hào)：F270 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）025-0000-02

所謂辦公室管理就是一個(gè)企業(yè)內(nèi)部員工輔助管理和決策者做出重要決定工作的一個(gè)系統(tǒng)，它會(huì)有效處理企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)基本事務(wù)，是企業(yè)運(yùn)作經(jīng)營(yíng)的中心系統(tǒng)，辦公室管理發(fā)揮的各種作用在企業(yè)發(fā)展中不可泯滅。在科學(xué)管理中學(xué)者們通常會(huì)將辦公室管理當(dāng)做是一項(xiàng)非常重要的實(shí)踐課題，企業(yè)在不斷完善和發(fā)展壯大的進(jìn)程中，它以自身所具有綜合性、引導(dǎo)性、統(tǒng)一性、協(xié)助性、服務(wù)性等特點(diǎn)，使企業(yè)能夠順利地開(kāi)展監(jiān)察決策工作，并成為現(xiàn)代企業(yè)中綜合性管理與服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)。

一、辦公室管理工作在現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)中發(fā)揮的作用

企業(yè)要想在如今這種日趨激烈的市場(chǎng)環(huán)境中謀求長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，對(duì)于內(nèi)部管理工作問(wèn)題就務(wù)必進(jìn)行強(qiáng)有效的強(qiáng)化與規(guī)范。而辦公室管理責(zé)任就是保證公司內(nèi)部各項(xiàng)管理工作的開(kāi)展和相關(guān)工作的順利進(jìn)行。具體而言，現(xiàn)在企業(yè)辦公室的管理不僅具有管理學(xué)的共性?xún)?nèi)容，也具有其自身的特性。具體在以下四個(gè)方面得以體現(xiàn)：

1.橋梁紐帶作用

縱觀(guān)如今的企業(yè)，辦公室在企業(yè)結(jié)構(gòu)上發(fā)揮著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與基層員工之間，系統(tǒng)內(nèi)各部門(mén)之間的紐帶作用。在職能上起到了上通下達(dá)的橋梁作用，扮演著企業(yè)內(nèi)部信息與材料中轉(zhuǎn)的角色，是企業(yè)政策引導(dǎo)、資源管理、生產(chǎn)生活的重要組成部分。

辦公室在企業(yè)結(jié)構(gòu)上處于決策層和基層之間，對(duì)于兩者的信息通達(dá)和政策落實(shí)起到重要的媒介作用。辦公室可利用其良好的媒介作用，對(duì)基層的生產(chǎn)、管理信息進(jìn)行及時(shí)收集，亦可協(xié)助決策層制定符合實(shí)際情況與市場(chǎng)環(huán)境的良好政策，通過(guò)自身的媒介作用將基層的信息反饋給決策層，將決策層的決策落實(shí)到基層，從而保證了企業(yè)內(nèi)部信息和材料的通達(dá)，促進(jìn)了企業(yè)機(jī)械性的運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.參謀助手作用

現(xiàn)代企業(yè)的辦公室管理的參謀性功能一般可由以下四方面進(jìn)行表現(xiàn)：

首先，辦公室管理需要把各類(lèi)信息即時(shí)并全面無(wú)誤地提供給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，并為他們的決策行為作出有效的參考；其次，辦公室管理為企業(yè)的目標(biāo)性工作提供基礎(chǔ)，并向周?chē)_(kāi)展組織研究調(diào)查工作，獲取調(diào)查結(jié)果中的有效依據(jù)來(lái)指導(dǎo)企業(yè)中心工作的進(jìn)行；第三，辦公室管理工作需要以領(lǐng)導(dǎo)者的主要意圖為中心撰寫(xiě)好企業(yè)的各個(gè)文件，并且協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者順利完成各項(xiàng)重大決定與重要工作的開(kāi)展；第四，辦公室管理工作要針對(duì)企業(yè)發(fā)生的重要事件提出具有決策性的判斷。

辦公室管理在現(xiàn)代企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)管理與發(fā)展中都有著不可或缺的重要作用。

3.綜合協(xié)調(diào)作用

辦公室管理在企業(yè)的內(nèi)部具有綜合協(xié)調(diào)的作用，它可以保證企業(yè)內(nèi)各項(xiàng)活動(dòng)井井有序的進(jìn)行，它使各項(xiàng)工作相互匹配、相互磨合、相互適應(yīng)，減少內(nèi)在矛盾，找到工作之間的結(jié)合點(diǎn)，統(tǒng)籌全局，使工作內(nèi)容得以順利完成。而各個(gè)部門(mén)需要有集體意識(shí)，把集體利益作為首要任務(wù)，全面整體的作出判斷，以企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康的發(fā)展為目標(biāo)來(lái)計(jì)劃、處理、安排、思考各項(xiàng)問(wèn)題并完美解決。

4.窗口服務(wù)作用

辦公室管理是企業(yè)的一個(gè)重要的窗口組織，他需要進(jìn)行內(nèi)外事務(wù)的連接，還要撰寫(xiě)好企業(yè)的信件及印鑒，發(fā)揮窗口服務(wù)的，它需要具有很強(qiáng)的公關(guān)技能，協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，做好鏈接工作顯得尤其重要。而對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)來(lái)說(shuō)，越完善的企業(yè)，越重視企業(yè)的服務(wù)作用。

二、優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的有效方法

根據(jù)以上現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的作用和特點(diǎn)，并通過(guò)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，在長(zhǎng)期的辦公室管理過(guò)程中，現(xiàn)代企業(yè)要逐步在實(shí)踐過(guò)程中完善自身的管理體系。主要由以下幾方面方法進(jìn)行借鑒和參考。

1.建立健全完善的制度來(lái)規(guī)范辦公室管理

企業(yè)必須在內(nèi)部構(gòu)建出完善健全的規(guī)章制度，對(duì)待辦公室管理需要規(guī)范化、系統(tǒng)化。制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基本功能，從而約束辦公室管理工作，使其效率快速提升，并且充分進(jìn)行優(yōu)化與完善。

2.加強(qiáng)辦公室管理的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新管理工作

辦公室工作人員管理三個(gè)最重要的方面為責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)與危機(jī)意識(shí)。樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，才能樹(shù)立起行政管理活動(dòng)的基礎(chǔ)；樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，才能充分挖掘企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，是經(jīng)營(yíng)的前提， 管理的關(guān)鍵；樹(shù)立危機(jī)意識(shí)，才能樹(shù)立企業(yè)全體員工的憂(yōu)患意識(shí)，進(jìn)而提高企業(yè)員工的積極性，提高企業(yè)的活力與生命力。同時(shí)，企業(yè)辦公室管理不是一成不變的，它根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況與外部大環(huán)境的改變而不管調(diào)整，創(chuàng)新管理的作用可見(jiàn)一斑。創(chuàng)新管理工作，就是企業(yè)對(duì)管理效率與管理水平提升的追求，是企業(yè)充分利用和管理人力與資源的不斷嘗試，是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分，也是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力和源泉。

3.通過(guò)以人為本的理念，提高企業(yè)凝聚力

辦公室的建設(shè)制度和機(jī)制是企業(yè)的基礎(chǔ)，但是最不能忽略的是組織內(nèi)個(gè)體的重要作用。突出個(gè)體的重要性體現(xiàn)在注重人文關(guān)懷，注重以人為本，將個(gè)體文化充分融入進(jìn)辦公室文化和企業(yè)文化之中，充分調(diào)動(dòng)個(gè)體的主觀(guān)能動(dòng)性。以人為本在細(xì)節(jié)方面還體現(xiàn)在想個(gè)體之所想，急個(gè)人之所急，無(wú)論工作中的小事大事都積極協(xié)助員工解決，促使員工主動(dòng)將精力和熱情投放在工作之中，讓員工在企業(yè)中能夠更容易體會(huì)到到自己的存在感，并通過(guò)調(diào)動(dòng)員工在日常工作中的積極性與能動(dòng)性，使得員工的凝聚力達(dá)到峰值，進(jìn)而增強(qiáng)整個(gè)企業(yè)的凝聚力。

4.完善辦公室組織結(jié)構(gòu)，提升工作效率

辦公室的人力資源分配和人才隊(duì)伍建設(shè)與辦公室組織結(jié)構(gòu)密不可分，并且關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)生產(chǎn)等各個(gè)部分，辦公室組織結(jié)構(gòu)的建設(shè)與優(yōu)化同時(shí)又有利于企業(yè)提高生產(chǎn)效率，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。首先，從辦公室組織建設(shè)來(lái)說(shuō)，其組織結(jié)構(gòu)必須遵循結(jié)構(gòu)精簡(jiǎn)、業(yè)務(wù)一流、凝聚統(tǒng)一的原則。從辦公室組織優(yōu)化來(lái)說(shuō)，務(wù)必遵循科學(xué)調(diào)整、職能明確、編制規(guī)范的重要原則，一切從企業(yè)實(shí)際情況為根本，充分考慮市場(chǎng)大環(huán)境和企業(yè)小環(huán)境，協(xié)調(diào)好結(jié)構(gòu)內(nèi)部的系統(tǒng)以及與外部結(jié)構(gòu)的關(guān)系，在發(fā)展的同時(shí)適時(shí)優(yōu)化成符合市場(chǎng)規(guī)律和主流管理思路的組織模式，進(jìn)而保障了辦公室信息和材料的有效傳遞，保證了辦公室工作的順利開(kāi)展和各方面資源的高效使用。辦公室組織結(jié)構(gòu)建設(shè)與優(yōu)化的重要意義在于，如何及時(shí)而準(zhǔn)確地保障企業(yè)內(nèi)部各個(gè)機(jī)構(gòu)之間信息的傳遞，進(jìn)而高效、精確地執(zhí)行所傳遞的信息內(nèi)容，這是辦公室組織建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，只有解決了所述內(nèi)容，才能形象地將辦公室建設(shè)為信息與材料傳遞的中轉(zhuǎn)站，進(jìn)而在保障辦公室高效無(wú)誤地運(yùn)轉(zhuǎn)同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)整體的工作效率和高效發(fā)展。

三、結(jié)論

總的來(lái)說(shuō)，辦公室管理工作對(duì)于我國(guó)企業(yè)來(lái)說(shuō)具有重要的市場(chǎng)意義。加強(qiáng)對(duì)辦公室的管理，能夠推動(dòng)我國(guó)企業(yè)的管理和發(fā)展。所以，為了加強(qiáng)企業(yè)各部門(mén)結(jié)構(gòu)間的緊密維系和良好溝通，為了提升企業(yè)內(nèi)部管理的水平和質(zhì)量，為了企業(yè)整體走向規(guī)范和發(fā)展的坦途，我國(guó)企業(yè)務(wù)必側(cè)重于加強(qiáng)辦公室管理的建設(shè)，加強(qiáng)辦公室管理制度的落實(shí)，實(shí)行監(jiān)管機(jī)制，通過(guò)多種渠道優(yōu)化和完善辦公室管理工作內(nèi)容，從而使得企業(yè)管理基礎(chǔ)扎實(shí)，充分促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定與發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：邱 杰（1987-），女，傳播學(xué)專(zhuān)業(yè)，四川大學(xué)出國(guó)留學(xué)人員培訓(xùn)部，行政管理崗。