推行細(xì)節(jié)管理方法 提高綜合管理水平

常安

摘 要：細(xì)節(jié)管理是在精細(xì)化管理理念的指導(dǎo)下科學(xué)化的管理方法，可以促進(jìn)辦公室綜合管理的科學(xué)化進(jìn)程，充分發(fā)揮辦公室管理樞紐作用。本文闡述了細(xì)節(jié)管理的內(nèi)涵、推行細(xì)節(jié)管理的必要性及如何推行細(xì)節(jié)管理。

關(guān)鍵詞：細(xì)節(jié)管理；精細(xì)化管理；辦公室

1.引言

對于任何機(jī)關(guān)、單位或者是企業(yè)來說，辦公室都是一個綜合管理部門， 是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)結(jié)內(nèi)外， 保證各項管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室的管理是否科學(xué)以及科學(xué)化程度如何， 直接關(guān)系到所在單位的形象和管理效能的高低。

我所辦公室是集黨務(wù)、人事、行政、后勤于一身，最為重要的核心管理部門。隨著我所業(yè)務(wù)發(fā)展速度的不斷加快，辦公室的工作復(fù)雜程度也在日漸加大，這對于辦公室更好地服務(wù)于科研工作提出了更高的要求。因此，新形勢下所辦公室的工作要更加注重從小事入手，運(yùn)用細(xì)節(jié)管理方法，推行精細(xì)化管理理念，提高綜合管理水平，更好地為領(lǐng)導(dǎo)出思路、想辦法，做好服務(wù)和管理工作。

2.與細(xì)節(jié)管理相關(guān)的概念

2.1細(xì)節(jié)管理的內(nèi)涵

細(xì)節(jié)管理是指單位內(nèi)部推行精細(xì)化管理的理念，關(guān)注工作流程的每一個細(xì)節(jié)，對細(xì)節(jié)的把握做到細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化，從而全面提升工作效率和質(zhì)量的管理方法。

2.2精細(xì)化管理理念的內(nèi)涵

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是源于發(fā)達(dá)國家的一種企業(yè)管理理念，它是社會分工的精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理思想。

2.3細(xì)節(jié)管理與精細(xì)化管理的關(guān)系

二者聯(lián)系緊密、相互依存、相互支持。細(xì)節(jié)管理是在精細(xì)化管理理念指導(dǎo)下科學(xué)化的管理方法，是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的手段；而精細(xì)化管理是一種管理理念，需要通過細(xì)節(jié)管理來實(shí)現(xiàn)。

3.推行細(xì)節(jié)管理的必要性

3.1推行細(xì)節(jié)管理是由我所發(fā)展現(xiàn)狀決定的

近年來，在市科委的支持下我所的各項業(yè)務(wù)均得到了又好又快的發(fā)展，業(yè)務(wù)范圍涉及科技網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、科技咨詢服務(wù)、科技情報研究、科技宣傳普及等，如何在今后工作中更加高效、優(yōu)質(zhì)的完成任務(wù)，是擺在我所面前的一道難題。只有運(yùn)用細(xì)節(jié)管理方法，強(qiáng)調(diào)精益求精的文化，敦促員工將自身工作做精做細(xì)，積極投身到我所事業(yè)發(fā)展中來，才能確保我所工作更加高效、優(yōu)質(zhì)的完成預(yù)定目標(biāo)。

3.2推行細(xì)節(jié)管理是由辦公室工作特點(diǎn)決定的

辦公室工作之所以要運(yùn)用細(xì)節(jié)管理方法，是由其工作特點(diǎn)決定的。

3.2.1 繁瑣性決定了辦公室工作必須精細(xì)化

辦公室工作綜合性強(qiáng)、涉及面廣，每項工作的成敗和效率高低都直接影響著其他工作的正常開展；同時，上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事務(wù)和突發(fā)性事件較多，容易打亂正常的工作秩序。這些都對工作人員的綜合素質(zhì)提出了嚴(yán)格要求。推行細(xì)節(jié)管理，就是要在規(guī)范工作人員履行各自崗位職責(zé)行為的同時，增強(qiáng)相互之間的協(xié)調(diào)配合，以提高整體工作效率。

3.2.2 參謀性決定了辦公室工作必須精細(xì)化

辦公室具有參謀助手、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、審核把關(guān)、運(yùn)轉(zhuǎn)保障、督辦檢查等職能，對各項工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著樞紐和協(xié)調(diào)作用。同時，辦公室的各項工作都具有極強(qiáng)的政策性、原則性和連貫性，只有把握工作職能的特殊化要求和內(nèi)在規(guī)律，依靠科學(xué)方法，按照精細(xì)化原則強(qiáng)化管理，才能保證辦公室各項工作協(xié)調(diào)、高效、有序開展。

3.2.3 服務(wù)性決定了辦公室工作必須精細(xì)化

辦公室工作雖然內(nèi)容繁雜、涉及面廣，但所有工作都是圍繞著單位核心業(yè)務(wù)發(fā)展的。辦公室工作的實(shí)質(zhì)，就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為業(yè)務(wù)部門服務(wù)，為全體職工服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)就是為所領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)準(zhǔn)確的依據(jù)，把所領(lǐng)導(dǎo)從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來，使其集中精力思考和處理重大問題、解決主要矛盾；為業(yè)務(wù)部門服務(wù)就是要強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)功能，保證部門之間密切協(xié)作、默契配合、步調(diào)一致；為全體職工服務(wù)主要體現(xiàn)在指導(dǎo)工作、宣傳典型以及協(xié)調(diào)維護(hù)職工切身利益等方面。提高服務(wù)質(zhì)量是辦公室的首要工作目標(biāo)，就必須從精細(xì)化管理入手，注重細(xì)節(jié)，把服務(wù)意識體現(xiàn)在履行各項職能的過程之中，不斷提高整體服務(wù)水平。

4.如何推行細(xì)節(jié)管理

辦公室工作干頭萬緒，紛繁復(fù)雜。細(xì)節(jié)決定成敗，細(xì)節(jié)決定結(jié)果，推行細(xì)節(jié)管理有利于充分發(fā)揮辦公室職能，推動辦公室管理創(chuàng)新，促進(jìn)辦公室工作整體水平的全面提升。

4.1強(qiáng)化精細(xì)化管理意識，提升專業(yè)隊伍素質(zhì)

思想是行動的先導(dǎo)。培養(yǎng)精細(xì)化管理意識，是細(xì)節(jié)管理中不可缺少的一部分，能促使工作人員在工作中采用縝密思維，提高工作效率，確保工作成效。細(xì)節(jié)管理是一項關(guān)系到辦公室目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成的大事，每位辦公室成員都要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理的意識和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度，從小事做起，把小事做好，從細(xì)微之處見精神、見水平。在辦公室工作中，要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)，把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、銜接點(diǎn)、隱藏點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)上。細(xì)節(jié)管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質(zhì)提升的方式實(shí)現(xiàn)，提升辦公室專業(yè)隊伍綜合素質(zhì)是細(xì)節(jié)管理得到順利實(shí)施的基礎(chǔ)和保障。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業(yè)知識和豐富的辦公室工作經(jīng)驗、政治素質(zhì)過硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高，同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神。

4.2狠抓規(guī)章制度建設(shè)，完善考核評議機(jī)制

推行辦公室細(xì)節(jié)管理，要求辦公室工作專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化。要按照精確、細(xì)致、深入的要求，明確崗位職責(zé)，優(yōu)化工作流程，完善崗責(zé)體系，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地采取措施，抓緊、抓細(xì)、抓實(shí)，不斷提高管理效能。要通過完善規(guī)章制度建設(shè)，努力營造高效有序的工作氛圍，減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實(shí)，建立健全和認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項管理制度、崗位責(zé)任制度和工作程序，堅持按制度辦事，規(guī)范辦公室管理和服務(wù)行為。要根據(jù)崗責(zé)體系的要求，積極推進(jìn)辦公室績效考核，完善考核評議機(jī)制。堅持將考核結(jié)果與獎優(yōu)評先、職務(wù)晉升等有機(jī)結(jié)合起來，完善考核評議機(jī)制，推動辦公室各項工作水平的提高。

4.3培育細(xì)節(jié)管理文化，不斷提升辦公室軟實(shí)力

辦公室要努力將細(xì)節(jié)管理上升為一種文化，使之成為打造和提升辦公室軟實(shí)力的重要途徑。美國管理學(xué)家、行為科學(xué)管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實(shí)驗”表明，工人不僅僅是由金錢驅(qū)使的“經(jīng)濟(jì)人”，而且是“社會人”，精神的力量、社會關(guān)系的影響對工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室細(xì)節(jié)管理，同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨(dú)特作用。通過加強(qiáng)隊伍政治素質(zhì)教育，積極營造出昂揚(yáng)向上的文化氛圍，形成每個辦公室成員都自覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價值觀。辦公室人員要自覺實(shí)踐服務(wù)育人、樂于奉獻(xiàn)的核心價值觀，努力做到圍繞中心、服務(wù)大局，愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)，雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。要把細(xì)節(jié)管理當(dāng)作一種工作要求、一種精神境界和一種文化素養(yǎng)，真正融人工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實(shí)踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績。

5.小結(jié)

推行細(xì)節(jié)管理是一個長期的過程，要有目標(biāo)、有組織、有步驟，踏踏實(shí)實(shí)地向前推進(jìn)。辦公室要建立適合自身工作需要的精細(xì)化管理的長效機(jī)制，把推行細(xì)節(jié)管理與各階段工作任務(wù)、目標(biāo)、發(fā)展計劃結(jié)合起來，切實(shí)提高辦公室綜合管理水平，促進(jìn)辦公室工作的科學(xué)化、精細(xì)化。