基于精細(xì)化管理視角，強(qiáng)化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理

余方珠

摘 要：隨著高職院校快速發(fā)展，固定資產(chǎn)規(guī)模日益增長，類別也越來越多，越分越細(xì)，對(duì)高職院校的固定資產(chǎn)的管理提出了更高的要求。多數(shù)高職院校已采用了固定資產(chǎn)信息化管理的模式，但存在不夠完善的地方。本文擬在精細(xì)化管理視角下，對(duì)強(qiáng)化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理的必要性、可行性和實(shí)施建議等方面作探析。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；高職院校固定資產(chǎn)；強(qiáng)化信息化管理

近年來，隨著教育改革的逐步深入，職業(yè)教育越來越得到重視，國家傾斜政策越來越多，財(cái)政投入越來越大，高職院?？焖侔l(fā)展，固定資產(chǎn)規(guī)模也日益增長，類別繁多，越分越細(xì)，這對(duì)高職院校固定資產(chǎn)管理的規(guī)范化和科學(xué)化水平提出了更高的要求。固定資產(chǎn)是高職院校資產(chǎn)中的重要組成部分，大部分也屬于國有資產(chǎn)，無論是政府部門還是高職院校本身，都越來越重視固定資產(chǎn)的管理工作。為了提高固定資產(chǎn)管理效率和水平，多數(shù)高職院校已采用信息化手段進(jìn)行固定資產(chǎn)管理，但仍存在不夠完善的地方。本文擬基于精細(xì)化管理視角下，對(duì)強(qiáng)化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理的必要性、可行性和實(shí)施建議等方面作論述。

一、強(qiáng)化高職院校的固定資產(chǎn)信息化管理的必要性

精細(xì)化管理，是一種管理理念和管理技術(shù)，是基于重要性、全壽命周期和績效優(yōu)先等理念，通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，以獲得更高效率、更多效益和更強(qiáng)競爭力。高職院校的固定資產(chǎn)精細(xì)化管理就是運(yùn)用適合高職院校固定資產(chǎn)特點(diǎn)的方法，結(jié)合信息技術(shù)，對(duì)固定資產(chǎn)的全壽命周期過程進(jìn)行控制，對(duì)其整個(gè)過程中的運(yùn)行、變動(dòng)情況進(jìn)行合理的監(jiān)控和預(yù)測(cè)，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的有效管理。目前，高職院校采用信息化手段進(jìn)行固定資產(chǎn)管理已是一種普遍現(xiàn)象，但從精細(xì)化管理的視角來看，部分院校信息化管理的程度有限，還存在一些問題：

（一）固定資產(chǎn)管理信息同步性差，容易出現(xiàn)賬實(shí)不符現(xiàn)象

高職院校的固定資產(chǎn)的實(shí)物信息變化與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的同步性差，容易造成賬實(shí)不符，不利于固定資產(chǎn)效益的發(fā)揮和管理層的決策。其形成原因主要如下：

1、高職院校中的固定資產(chǎn)形成復(fù)雜化，多元化，種類多，金額大，賬面價(jià)值與實(shí)物狀況下的價(jià)值往往有出入。例如，很多情況下，由于金額龐大，新購置或新建的固定資產(chǎn)一般采用分次付款結(jié)算的方式，實(shí)物管理部門和財(cái)務(wù)部門往往記錄口徑不一致，造成固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，出現(xiàn)紕漏虛化、賬實(shí)不符。

2、高職院校的固定資產(chǎn)實(shí)物管理部門一般由專設(shè)或兼職機(jī)構(gòu)管理，也有分類多部門組合管理。受到績效管理意識(shí)不強(qiáng)，人員編制少人手不足等因素的影響，實(shí)物管理部門往往重采購輕管理，固定資產(chǎn)的變動(dòng)信息沒有及時(shí)跟蹤記錄，實(shí)物在校區(qū)、各部門間無序流動(dòng)，即使實(shí)物已損壞、丟失或處置，但賬面金額及所屬部門的信息仍未調(diào)整或減少。新舊資產(chǎn)標(biāo)簽不清，固定資產(chǎn)信息記錄不完整很可能造成固定資產(chǎn)重復(fù)采購、資產(chǎn)閑置浪費(fèi)甚至流失的現(xiàn)象。

3、部分高職院校實(shí)物管理部門與固定資產(chǎn)使用部門、財(cái)務(wù)部門等不同部門各自為政，系統(tǒng)關(guān)聯(lián)度低。固定資產(chǎn)實(shí)物的變化信息不能及時(shí)與財(cái)務(wù)賬面信息自動(dòng)聯(lián)動(dòng)，需要工作人員人工干預(yù)，進(jìn)行信息維護(hù)。工作人員維護(hù)信息的及時(shí)性和正確性決定了固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，造成固定資產(chǎn)賬實(shí)信息不同步，影響了固定資產(chǎn)的后續(xù)管理。

（二）固定資產(chǎn)管理信息共享性差，容易出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象

固定資產(chǎn)信息化管理缺乏系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化的全局思維，固定資產(chǎn)管理信息共享性差，出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象。常見原因如下：

1、固定資產(chǎn)管理相關(guān)部門各自為政，存在多套系統(tǒng)且沒有提供相應(yīng)的接口。對(duì)同一業(yè)務(wù)，各相關(guān)部門均從自身業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)進(jìn)行固定資產(chǎn)信息的歸集和登記，形成無法對(duì)接的不同的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

2、高職院校內(nèi)部缺乏“頂層設(shè)計(jì)”，沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和管理，各自依據(jù)自身標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)形成的固定資產(chǎn)信息無法共享，數(shù)據(jù)難以統(tǒng)一管理。

“信息孤島”現(xiàn)象極容易造成賬實(shí)核對(duì)困難，賬實(shí)不符，固定資產(chǎn)重復(fù)采購，固定資產(chǎn)使用效益有限等，不利于財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，更不利于學(xué)校管理層對(duì)固定資產(chǎn)的實(shí)際情況的把握和提高資源配置，發(fā)揮固定資產(chǎn)的最大效益。

（三）固定資產(chǎn)績效評(píng)價(jià)開展不深入，容易造成資源浪費(fèi)

目前，高職院校的固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的實(shí)物管理、價(jià)值管理、預(yù)算管理和決策管理功能，缺乏固定資產(chǎn)的績效評(píng)價(jià)管理。未能建立起全面、完善、有效的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，容易導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理者出現(xiàn)重采購輕管理的行為，造成固定資產(chǎn)重復(fù)添置、現(xiàn)有固定資產(chǎn)閑置、浪費(fèi)的現(xiàn)象

二、強(qiáng)化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理的可行性

（一）國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略倡導(dǎo)推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)

近年來，各行各業(yè)積極貫徹國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略，深入推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)和應(yīng)用，財(cái)務(wù)信息化水平明顯提高。強(qiáng)化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理，是國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的要求，也是加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化水平的要求，更是構(gòu)建“智慧校園”的重要組成部分。

（二）現(xiàn)有的軟硬件和技術(shù)條件具備強(qiáng)化信息化管理?xiàng)l件

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各高職院校普遍具備了校園網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)設(shè)備等硬件條件，也具備了各類功能的固定資產(chǎn)信息化管理軟件，如：為了加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理，校政良好信息溝通而使用的“行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)”，為了財(cái)務(wù)核算而使用的各重會(huì)計(jì)軟件等。同時(shí)，系統(tǒng)整合對(duì)接技術(shù)，條碼技術(shù)，二維碼技術(shù)，數(shù)碼成像技術(shù)等融入固定資產(chǎn)的管理已有技術(shù)基礎(chǔ)。

（三）高知識(shí)高學(xué)歷人力資源對(duì)使用信息化管理系統(tǒng)不存在障礙

高職院校是國家高等教育的重要組成部分，高職院校的管理人員普遍達(dá)到大專以上學(xué)歷水平，涉及固定資產(chǎn)管理崗位人員一般具備財(cái)會(huì)基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作水平，對(duì)固定資產(chǎn)信息化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用普遍不存在障礙。

三、強(qiáng)化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理的實(shí)施建議

（一）更新觀念，提高固定資產(chǎn)信息化管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員要切實(shí)提高對(duì)固定資產(chǎn)信息化管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)一步強(qiáng)化依法依規(guī)和績效管理意識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到固定資產(chǎn)管理不僅要保證固定資產(chǎn)的安全完整，保值增值，還要合理配置資源，確保資產(chǎn)發(fā)揮最大效益。強(qiáng)化固定資產(chǎn)信息化管理有利于提高固定資產(chǎn)管理的水平。

（二）完善規(guī)章制度，建立固定資產(chǎn)信息化管理和監(jiān)督長效機(jī)制

學(xué)校要根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步建立健全固定資產(chǎn)信息化管理制度、創(chuàng)新固定資產(chǎn)管理績效考核機(jī)制和內(nèi)部經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，細(xì)化學(xué)校固定資產(chǎn)新建購置、登記審批、管理使用、回收處置等環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度，明確各級(jí)管理人員的工作責(zé)任和信息化系統(tǒng)中的權(quán)限分工，發(fā)揮財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理、審計(jì)等部門的監(jiān)督作用，對(duì)管理不到位、制度執(zhí)行不力、造成資產(chǎn)損失浪費(fèi)的行為，及時(shí)追究相關(guān)職能部門和有關(guān)人員的責(zé)任，對(duì)管理給力，積極促進(jìn)固定資產(chǎn)保值增值，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益的行為，給予獎(jiǎng)勵(lì)，提高固定資產(chǎn)管理的積極性，降低辦學(xué)成本。

（三）重組業(yè)務(wù)流程，保障固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)有效運(yùn)轉(zhuǎn)

從固定資產(chǎn)全壽命視角梳理固定資產(chǎn)的業(yè)務(wù)流程，對(duì)不合法、不合理、不順暢的進(jìn)行流程再造，清除管理死角，實(shí)現(xiàn)“人人管物，物物有人管”。例如傳統(tǒng)管理模式中的“資產(chǎn)調(diào)撥”常常會(huì)出現(xiàn)兩種現(xiàn)象：一是固定資產(chǎn)使用部門人員持著《使用申請(qǐng)單》到資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)、分管領(lǐng)導(dǎo)等部門協(xié)調(diào)審批，流程繁瑣，在多校區(qū)、多部門間往來奔走；二是為了逃避流程，固定資產(chǎn)使用部門人員未經(jīng)審批私自調(diào)整使用，造成固定資產(chǎn)信息混亂。業(yè)務(wù)重組后的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)則采用多用戶按自身權(quán)限進(jìn)入系統(tǒng)，按照申請(qǐng)調(diào)撥、部門審批、完成調(diào)撥變更的流程進(jìn)行在線操作，操作處理結(jié)果記錄到系統(tǒng)。這樣可以縮減各部門間的票據(jù)流轉(zhuǎn)流程和紙質(zhì)文件的使用，節(jié)約人力物力成本。

（四）做好相關(guān)系統(tǒng)的接合，對(duì)資產(chǎn)變動(dòng)信息實(shí)行全過程管理

將固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)和財(cái)務(wù)預(yù)算系統(tǒng)等進(jìn)行無縫接合，固定資產(chǎn)的增減申請(qǐng)、資產(chǎn)的增減審批、資產(chǎn)的變動(dòng)申請(qǐng)、資產(chǎn)的變動(dòng)審批、資產(chǎn)的清查核對(duì)、資產(chǎn)的預(yù)算與核算等業(yè)務(wù)均能在同一系統(tǒng)中操作實(shí)現(xiàn)，資產(chǎn)的變動(dòng)信息均能由不同權(quán)限的人進(jìn)行查詢、處理。同時(shí)，將二維碼技術(shù)、條碼技術(shù)運(yùn)用到固定資產(chǎn)的標(biāo)簽登記中，既能給固定資產(chǎn)獨(dú)立的“身份信息”，又能快速讀取、快速核對(duì)，提高實(shí)物資產(chǎn)管理效率，降低資產(chǎn)清查難度。將數(shù)碼成像技術(shù)運(yùn)用到固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，如將固定資產(chǎn)的實(shí)物照片、原始憑證、記賬憑證、賬簿等加入對(duì)應(yīng)固定資產(chǎn)卡片的附件，有助于固定資產(chǎn)信息在流轉(zhuǎn)過程中的信息再現(xiàn)，也有利于日后的審計(jì)、會(huì)計(jì)信息披露等工作。通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)能將資產(chǎn)變動(dòng)信息透明公開地記錄起來，建立起了一種有效的監(jiān)督約束機(jī)制，避免了人為操控和管理上的推諉現(xiàn)象，有利于固定資產(chǎn)的監(jiān)督、管理和相關(guān)決策。

（五）打造專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，維護(hù)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)安全穩(wěn)定

實(shí)施信息化管理，軟件是基礎(chǔ)，人才是關(guān)鍵。采用“內(nèi)培外引”打造專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，重點(diǎn)是內(nèi)培。由于受到編制的約束，管理人員可在現(xiàn)有人員中挖掘、培養(yǎng)，少數(shù)高級(jí)人才從外部引入，整合成一支懂得管理系統(tǒng)的安裝、使用、日常維護(hù)和具備固定資產(chǎn)管理知識(shí)的專業(yè)化、專門化的管理團(tuán)隊(duì)。此外，加大投入人力、物力和財(cái)力，配備足夠的技術(shù)力量，設(shè)置防火墻，定期做好數(shù)據(jù)備份，保證數(shù)據(jù)信息安全。

總之，強(qiáng)化高職院校固定資產(chǎn)信息化管理，有利于固定資產(chǎn)的保值增值，發(fā)揮固定資產(chǎn)的最大效益，給學(xué)校管理帶來質(zhì)的飛躍，促進(jìn)職業(yè)教育事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。（作者單位：惠州城市職業(yè)學(xué)院會(huì)計(jì)金融系）

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