基于協(xié)同辦公的會議管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

秦苻珂

摘要：隨著協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用，對會議管理系統(tǒng)也提出了協(xié)同的需求。針對此類需求設(shè)計并實現(xiàn)了該會議管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠重組和優(yōu)化會議審批流程，避免會議室使用的沖突，避免忘記參會的情況，實現(xiàn)了與其他系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享，消除了信息孤島。從而極大提高了會議管理效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公；會議管理系統(tǒng)；數(shù)據(jù)共享；信息孤島

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）03-0095-03

隨著協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用，企業(yè)和政府部門在開會的效率以及協(xié)同上提出了新的需求，會議管理系統(tǒng)也要求能夠?qū)崿F(xiàn)在人員以及資源上的協(xié)同。協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠消除“信息孤島”[1][2]，加強部門、人員之間的交流[3]，整合優(yōu)化審批流程。而基于協(xié)同辦公的會議管理系統(tǒng)則需要充分繼承協(xié)同辦公系統(tǒng)的優(yōu)點。

基于此，設(shè)計并實現(xiàn)了本會議管理系統(tǒng)，其具有以下特點：1）與協(xié)同辦公系統(tǒng)的個人日程模塊進行了集成，在會議報名時自動同步個人日程；2）與短信發(fā)送平臺集成，能夠根據(jù)報名時同步的個人日程自動發(fā)送短信進行參會提醒；3）與RTX（企業(yè)即時通訊系統(tǒng)）系統(tǒng)集成，能夠根據(jù)報名時同步的個人日程自動發(fā)送RTX信息進行參會提醒；4）與CMS（內(nèi)容管理系統(tǒng)）系統(tǒng)進行了集成，能夠直接通過會議系統(tǒng)在CMS系統(tǒng)發(fā)布會議通知，使用戶能夠在CMS系統(tǒng)進行會議報名，報名數(shù)據(jù)同步并保存在會議系統(tǒng)；5）實現(xiàn)了與其他各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享與協(xié)同，如：會議審批的待辦能夠在門戶系統(tǒng)顯示，與其他系統(tǒng)單點登錄等等；6）能夠高效率、低成本地將會議系統(tǒng)的申請和審批流程進行了重組和優(yōu)化。

2 系統(tǒng)分析和設(shè)計

2.1 設(shè)計原則

2.1.1 開放性原則

系統(tǒng)開放各種應用接口，以方便與其他應用系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換，便于系統(tǒng)未來的擴展。

2.1.2 實用性/易用性原則

本系統(tǒng)完全使用B/S結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)界面應簡單并清晰，容易操作，使用戶能夠輕易地上手使用。

2.1.3 先進性原則

采用業(yè)界公認的先進和標準的軟件技術(shù)，符合信息技術(shù)發(fā)展的未來趨勢，保證系統(tǒng)在可預見的階段內(nèi)有相當強大的生命力，包括技術(shù)的先進性和架構(gòu)的先進性。

2.1.4 可靠性/穩(wěn)定性原則

基于成熟的系統(tǒng)平臺和技術(shù)進行開發(fā)，并可根據(jù)用戶的實際應用需求進行相應的配置和調(diào)整，從而保證系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠。

2.1.5 容錯性原則

系統(tǒng)應具有檢錯、糾錯能力，具有完善的備份措施。在一個系統(tǒng)服務器出現(xiàn)故障時，能夠在較短的時間內(nèi)恢復運行。

2.1.6 擴展性原則

系統(tǒng)采用基于B/S模式的三層體系結(jié)構(gòu)及松散耦合的插件技術(shù)，無須對系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)做較大的改變即可實現(xiàn)功能擴展。

2.1.7 安全性原則

安全性是系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵，系統(tǒng)設(shè)計時應首先梳理系統(tǒng)安全體系，確保系統(tǒng)安全，并通過設(shè)置不同的人員權(quán)限來實現(xiàn)系統(tǒng)的安全運行。

2.2系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

架構(gòu)平臺是應用系統(tǒng)建設(shè)的地基[4]，強健的架構(gòu)平臺為系統(tǒng)的可擴展、可維護提供了基礎(chǔ)保障[5]。本會議系統(tǒng)基于成熟的協(xié)同辦公系統(tǒng)架構(gòu)，并結(jié)合當今主流的、跨平臺、跨操作系統(tǒng)、可伸縮、分布式的J2EE技術(shù)，按照面向服務的架構(gòu)思想將分布式的應用系統(tǒng)采用服務的方式集成到平臺上，形成底層應用支撐平臺，如圖1所示。

基于此底層支撐平臺，使會議系統(tǒng)更容易開發(fā)，不用擔心其成為信息孤島，并且能夠利用協(xié)同辦公系統(tǒng)提供的工作流引擎、表單引擎，使會議申請、會議紀要的審批能夠統(tǒng)一在協(xié)同辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)并統(tǒng)一在協(xié)同辦公系統(tǒng)的待辦列表顯示。工作流引擎可以使會議系統(tǒng)的流程很靈活的進行配置。

支撐平臺向CMS系統(tǒng)、RTX系統(tǒng)、短信發(fā)送系統(tǒng)等外部系統(tǒng)提供統(tǒng)一的基于SOA的標準接口，同時也對內(nèi)部各應用提供了接口，內(nèi)部應用通過調(diào)用內(nèi)部接口同外部各個系統(tǒng)通信。其具有完好的封裝性和松散的耦合性，使會議系統(tǒng)、CMS系統(tǒng)、RTX系統(tǒng)、短信發(fā)送系統(tǒng)及流程審批系統(tǒng)不但在邏輯上是獨立的，而且在數(shù)據(jù)上能夠共享、交互，這樣就既消除了信息孤島，同時又互不干涉，具有良好的可擴展性和可維護性。

3 系統(tǒng)功能實現(xiàn)

本會議管理系統(tǒng)具有會議室管理、會議申請、會議紀要督辦、會議通知發(fā)布、會議報名、同步個人日程、會議簽到等基本功能，如圖2所示。

3.1 會議室管理

會議室的管理包括會議室的添加、修改、刪除、查詢會議室，會議室的使用情況。

在會議申請的時候能夠讀取會議室的使用情況，并能將申請情況數(shù)據(jù)保存進數(shù)據(jù)庫。在選擇會議室的時候，自動過濾掉在該時間段使用以及不可使用的會議室，同時，在申請成功后，該段時間自動添加到會議室使用情況列表里。

3.2 會議申請

會議申請為本系統(tǒng)的核心，會議申請被審核通過或者被主要領(lǐng)導審核通過后即可進行發(fā)布會議通知、會議報名、會議簽到和會議紀要督辦等操作。其基于協(xié)同辦公的表單引擎和工作流引擎，可以通過配置很方便地實現(xiàn)和編輯表單和審批流程。

會議申請表單上的項目包括：會議名稱、會議類別（即會議形式，包括：普通會議、視頻會議和電話會議）、申請時間、召開時間、結(jié)束時間、是否為多部門會議（四個部門以上）、是否發(fā)布會議通知，是否需要會議報名、召開地點、報名截止時間、會議目的和主要內(nèi)容、臺簽內(nèi)容、大屏幕內(nèi)容、大屏幕發(fā)布開始時間、大屏幕發(fā)布結(jié)束時間、部門（自動獲取申請人部門）、聯(lián)系人（自動獲取申請人）、聯(lián)系電話、部門負責人意見、辦公室意見、主管領(lǐng)導意見、備注。

會議申請的審批流程如圖3所示。

3.3 會議紀要督辦

會議申請審核通過后，可以啟動本流程。本流程也是基于協(xié)同辦公的表單引擎和工作流引擎，通過配置而實現(xiàn)。

會議紀要督辦單表單項目：會議名稱（從會議申請單映射）、召開時間（從會議申請單映射）、結(jié)束時間（從會議申請單映射）、會議紀要標題（手輸）、經(jīng)辦人（自動取得當前登錄用戶）、擬稿時間（自動獲取當前服務器時間）、電話（手輸）、處（室）審核、辦公室審核、局領(lǐng)導意見、主辦部門意見、協(xié)辦部門意見、辦公室主任意見、備注。

會議紀要督辦的審批流程如圖4所示：

3.4 會議通知發(fā)布

會議申請通過后，會自動走一個會議通知發(fā)布的審批流程，審批通過后系統(tǒng)會自動和CMS系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交互，在CMS系統(tǒng)發(fā)布會議通知。

3.5 會議報名

會議通知發(fā)布后用戶即可在CMS系統(tǒng)進行會議報名操作，報名數(shù)據(jù)保存在會議管理系統(tǒng)。具有會議管理權(quán)限的人員能夠查看報名情況，并可將報名情況導出和打印。

3.6 同步個人日程

會議報名成功后系統(tǒng)會根據(jù)會議的時間安排自動同步個人日程。同步日程后，系統(tǒng)會在開會前自動通過RTX系統(tǒng)和短信系統(tǒng)對會議報名者進行參會提醒，以免忘記參加。

3.7 會議簽到

能夠和會議簽到系統(tǒng)進行交互。參加會議者通過會議簽到系統(tǒng)進行打卡簽到，簽到數(shù)據(jù)會同步到會議管理系統(tǒng)的會議簽到模塊。會議簽到模塊能夠?qū)С龊痛蛴h簽到情況報表。

4 結(jié)束語

基于協(xié)同辦公的會議系統(tǒng)不同于傳統(tǒng)意義上的會議管理系統(tǒng)，傳統(tǒng)的會議管理系統(tǒng)只是針對會議和會議室的管理和維護，而基于協(xié)同辦公的會議管理系統(tǒng)則更加看重人員之間的相互協(xié)作和相互溝通以及和其他系統(tǒng)之間的互通、協(xié)同和數(shù)據(jù)共享。

本系統(tǒng)能夠?qū)h審批流程重組和優(yōu)化，能夠在會議申請時自動根據(jù)開會時間及所選會議室對會議室進行鎖定，從而避免會議室使用上的沖突，會議室管理人員可以隨時了解會議室的使用情況，會議報名者在報名時系統(tǒng)會自動同步數(shù)據(jù)到報名者的個人日程，而個人日程模塊則會在會議前自動向參會者發(fā)送RTX和短信提醒，避免忘記參會的情況。因此，本系統(tǒng)實現(xiàn)了人員之間的協(xié)同，實現(xiàn)了與其他系統(tǒng)間的協(xié)同和數(shù)據(jù)共享，消除了信息孤島，極大提高了會議管理效率和質(zhì)量。

參考文獻：

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