網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子文件和檔案管理的探索

孔樂佳

摘 要：網(wǎng)絡(luò)給電子文件和檔案管理工作不僅帶來了新挑戰(zhàn)，也帶來新機(jī)遇。人類獲取與利用信息途徑的轉(zhuǎn)變以及網(wǎng)絡(luò)更快速的信息傳播，要求各方必須轉(zhuǎn)變思路，找到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子文件和檔案管理的新辦法和新模式。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；檔案管理；用戶需求；數(shù)據(jù)共享

Terry Cook等西方檔案學(xué)者在20世紀(jì)90年代提出，文件和檔案管理已進(jìn)入“后保管時(shí)代”，呼吁檔案工作者對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的基本理論和方法進(jìn)行“徹底革命，而非技術(shù)性調(diào)整”。如今十幾年過去了，電子文件大量涌現(xiàn)，電子文件成為數(shù)字環(huán)境下最主要的檔案來源。信息技術(shù)已由計(jì)算機(jī)時(shí)代逐步發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，研究如何適應(yīng)新形勢(shì)的文件和檔案管理模式顯得甚為必要。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

1.人類獲取與利用信息的途徑已發(fā)生轉(zhuǎn)變

人類獲取信息從來都遵循省力原則，現(xiàn)在“有問題百度一下”之類的生活習(xí)慣已深入人心，固化于人類的行動(dòng)之中了并人類的信息獲取方式和利用行為正在發(fā)生著重大變化，這種變化的原因在于生活、工作節(jié)奏加快，使人們需要更快更便捷地獲取信息，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供了這種快速獲取信息的途徑。這一切必然對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式產(chǎn)生深刻影響。如果查閱檔案時(shí)仍然需要用戶到檔案所在地進(jìn)行實(shí)地查詢和閱讀，可以說這已完全與時(shí)代脫節(jié)，無法跟上技術(shù)發(fā)展的潮流，這樣的傳統(tǒng)檔案行業(yè)終會(huì)被淘汰。所以，必須進(jìn)行電子文件和檔案管理的改革，這是檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)，也是檔案管理發(fā)展的新機(jī)遇。

2.文件和檔案信息傳播更快更便捷

未來學(xué)家曾經(jīng)指出，信息社會(huì)產(chǎn)生了高度差異的信息和媒介，其傳播方式有針對(duì)性地將不同的圖像、思想和符號(hào)傳遞給不同市場(chǎng)、不同年齡、不同職業(yè)、不同民族以及不同生活方式的人[1]。面對(duì)這種轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案管理必須向以利用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化為重要特征的現(xiàn)代檔案管理模式轉(zhuǎn)變，使得檔案能更好地適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步服務(wù)。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來，檔案工作向產(chǎn)業(yè)化發(fā)展成為必然趨勢(shì)，各檔案部門通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)開展檔案利用服務(wù)是檔案工作實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化和市場(chǎng)化的途徑之一。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和檔案的傳播速度如果以小時(shí)計(jì)算，那么網(wǎng)絡(luò)渠道的電子文件和檔案的傳播可以以秒計(jì)算，傳播速度已經(jīng)實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案?jìng)鞑サ闹匾饬x在于加速了檔案信息的傳遞，提高了檔案信息的傳播效率，打破了檔案的封閉性和傳播的局限性， 使得電子文件和檔案的實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)時(shí)傳遞成為現(xiàn)實(shí)，甚至數(shù)字化的檔案信息可以實(shí)現(xiàn)更大范圍的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案資源的資源共享。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子文件和檔案管理的探討

1.轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩粜枨鬄閷?dǎo)向的電子文件和檔案管理新方法

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展突破了空間的限制，傳統(tǒng)等待用戶上門的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，成為阻礙檔案發(fā)展的不利因素。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代需要對(duì)檔案管理進(jìn)行重新思考和定位，將“滿足用戶需求”視為檔案管理的核心理念，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立形成面向用戶的、開放的、便捷的檔案管理模式。

在信息服務(wù)領(lǐng)域中，關(guān)注用戶需求的重要性已經(jīng)達(dá)成共識(shí)。《對(duì)圖書館與信息資源的認(rèn)知：給OCLC 成員的報(bào)告》是OCLC（Online Computer Library Center）于2005年底年發(fā)表的關(guān)于信息用戶對(duì)圖書館資源的認(rèn)知、信息查詢行為的報(bào)告，該報(bào)告總結(jié)了人們使用圖書館資源時(shí)所表現(xiàn)的興趣愛好和行為模式。2005年英國(guó)伍爾弗漢普頓大學(xué)和拉夫堡大學(xué)開始了一項(xiàng)由JISC（英國(guó)圖書館與聯(lián)合信息系統(tǒng)委員會(huì)）數(shù)字知識(shí)庫(kù)計(jì)劃提供資助的研究項(xiàng)目“公共知識(shí)庫(kù)的用戶需求和潛在用戶需求分析”[2]?？梢娒嫦蛴脩舻臋n案管理模式轉(zhuǎn)變并不是一句口號(hào)可以解決的，它需要建立在對(duì)用戶的切實(shí)調(diào)查研究的基礎(chǔ)上?？v觀我國(guó)的檔案管理現(xiàn)狀，雖然面向用戶的觀念早已得到業(yè)界認(rèn)可，但全面深入的用戶需求環(huán)境的調(diào)查研究仍然很少，取得的實(shí)際成果也很少，對(duì)檔案管理實(shí)踐的指導(dǎo)意義不大。

“以用戶需求為導(dǎo)向”的工作方法必須貫徹到檔案管理的方方面面。通常檔案管理主要包括8個(gè)環(huán)節(jié)，分別是檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目、檔案檢索、檔案編纂和檔案提供利用?！耙杂脩粜枨鬄閷?dǎo)向”必須在這8個(gè)方面體現(xiàn)出來。用戶需求調(diào)查是整個(gè)檔案管理工作的起點(diǎn)，用戶需求的滿足是整個(gè)檔案工作的終點(diǎn)。

檔案用戶需求分析包括以下基本內(nèi)容：哪些用戶需要利用數(shù)字檔案信 息；用戶需要利用哪些內(nèi)容及哪些形式的數(shù)字檔案信息；用戶希望通過哪些方式利用這些數(shù)字檔案信息；用戶希望在利用數(shù)字檔案信息時(shí)享受到哪些服務(wù)。

檔案管理的工作流程由原來的檔案收集→檔案提供利用的順序，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案提供利用→檔案收集的逆向過程。一方面，檔案部門的各項(xiàng)服務(wù)功能與設(shè)施以用戶的需求為導(dǎo)向進(jìn)行設(shè)計(jì)和安排；另一方面，檔案部門需要?jiǎng)?chuàng)建個(gè)性化的信息環(huán)境，按照用戶的特點(diǎn)來組織信息資源，提供多樣化的信息服務(wù)。一個(gè)良好的基于用戶需求的檔案信息資源建設(shè)機(jī)制甚至可以成為一個(gè)自適應(yīng)系統(tǒng)，即在用戶需求或技術(shù)條件等發(fā)生不確定變化時(shí)，能夠自動(dòng)反應(yīng)，調(diào)整原定的策略和措施，以優(yōu)化信息資源建設(shè)為目標(biāo)的建設(shè)機(jī)制。

2.實(shí)現(xiàn)資源共享的電子文件和檔案管理的新價(jià)值觀

“信息作為一種資源性商品，其價(jià)值特征具有明顯的多維共享性和間接性，即同一信息可以同時(shí)屬于無限數(shù)量的需求人群且信息本身一般不直接導(dǎo)致價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，”其使用價(jià)值要靠其實(shí)用性來實(shí)現(xiàn)[3]。

資源共享的觀念已深入人心，在檔案資源共享方面也取得不少成績(jī)。2003年美國(guó)國(guó)家檔案館將多達(dá)5000萬份的史料文件公開上網(wǎng)，這些上網(wǎng)的資料內(nèi)容從美國(guó)內(nèi)戰(zhàn)到移民信息，無所不包，用戶能夠通過名稱、日期、組織以及城市等類目進(jìn)行快速搜索，為研究人員和普通公眾上網(wǎng)查詢提供了很多便利。而在此之前，公眾如果想得到上述資料，必須到檔案館查詢或是花錢請(qǐng)檔案館郵寄。我國(guó)2002年《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，該綱要指出，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)是：加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。

實(shí)現(xiàn)資源共享有兩個(gè)層次，第一層次是檔案機(jī)構(gòu)層面的資源共享，要求各類檔案機(jī)構(gòu)首先在內(nèi)部局域網(wǎng)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案辦公自動(dòng)化，然后依托互聯(lián)網(wǎng)逐步建立全國(guó)檔案工作信息網(wǎng)，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字工作平臺(tái)。第二層次是用戶層面的資源共享，要求依托互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)面向用戶的、開放共享的公共檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如圖所示。

在上述兩個(gè)實(shí)現(xiàn)資源共享的層次中有兩個(gè)關(guān)鍵工作，分別是建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和建立館際互聯(lián)。

第一，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案的傳統(tǒng)組織方式主要采用針對(duì)檔案實(shí)體管理的檔號(hào)方式，保持并反映全宗、案卷和文件之間的層級(jí)管理和相互隸屬關(guān)系，其缺點(diǎn)是無法在信息系統(tǒng)中對(duì)檔案文件的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)描述和檢索。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，越來越多的公眾通過在線方式獲取所需信息資源，檔案館也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，建設(shè)在線檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)。在線檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是建立服務(wù)人民群眾的檔案利用體系的重要內(nèi)容，是檔案館做好檔案信息服務(wù)社會(huì)的重要途徑。我國(guó)檔案館的在線檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)嚴(yán)重不足，但近幾年取得了一定的成果。2007年，“全文數(shù)字化清代檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)”經(jīng)過驗(yàn)收獲得通過，是我國(guó)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)領(lǐng)域一種重要的標(biāo)志性成果。全文數(shù)字化《大清五部會(huì)典》共計(jì)2610 萬字，原文圖像85582頁[4]。建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)做好以下三方面的工作：一是數(shù)據(jù)庫(kù)資源建設(shè)，二是檢索系統(tǒng)建設(shè)，三是導(dǎo)航系統(tǒng)建設(shè)。

第二，建立館際互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資源共享。館際互聯(lián)是各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)合作的一個(gè)重要途徑，是資源共享的重要前提和基礎(chǔ)，是消除檔案機(jī)構(gòu)信息孤島的重要方法。檔案機(jī)構(gòu)之間的合作能使豐富的檔案資源得到共享和開發(fā)。我國(guó)的檔案館際互聯(lián)取得了一定的成果。比較有影響的是由國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所開發(fā)的“國(guó)家開放檔案信息資源管理與共享利用綜合系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目”，該項(xiàng)目的成果是構(gòu)筑國(guó)家開放檔案信息資源管理與共享利用綜合平臺(tái)，整合全國(guó)各級(jí)綜合檔案館的檔案信息資源，為社會(huì)提供開放檔案信息查詢和利用的專業(yè)化服務(wù)，與各級(jí)檔案館及社會(huì)公眾共享資源。各地?cái)?shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)實(shí)踐也在積極展開，2015年西安市依托西安市數(shù)字檔案資源利用平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全市的館際互通互聯(lián)，信息共享。

當(dāng)然，檔案的共享和開發(fā)更應(yīng)該注意以不損害國(guó)家和社會(huì)的利益為前提?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第16條規(guī)定：“檔案是指屬于國(guó)家所有的檔案以及集體和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件?！边@些規(guī)定在世界各國(guó)可以說是一個(gè)通例。

三、結(jié)論

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理只有以網(wǎng)絡(luò)化、信息化為發(fā)展途徑，形成適應(yīng)用戶需求的檔案管理模式，才能進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理的重要發(fā)展階段，轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩粜枨鬄閷?dǎo)向的、實(shí)現(xiàn)資源共享的電子文件和檔案管理是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子文件和檔案管理的重要方法和觀念。

參考文獻(xiàn)：

[1]嚴(yán) 俊.試論網(wǎng)絡(luò)的政治功能[J].中共云南省委黨校學(xué)報(bào)，2002（6）： 56-59.

[2]鄧勝利，張 敏.交互式信息服務(wù)環(huán)境及其影響因素分析[J].情報(bào)科學(xué)，2008，26（3）：443-447.

[3]宋建青.評(píng)估檔案信息編研成果的關(guān)鍵[J].中國(guó)檔案，2003（8）：30.

[4]王 中.全文數(shù)字化清代檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)通過評(píng)審[J].中國(guó)檔案，2008（3）：8-9.