高校固定資產(chǎn)清查工作的理性思考

趙　瑞

(鞍山師范學(xué)院 資產(chǎn)管理處,遼寧 鞍山 114007)

?

高校固定資產(chǎn)清查工作的理性思考

趙瑞

(鞍山師范學(xué)院 資產(chǎn)管理處,遼寧 鞍山 114007)

摘要高校固定資產(chǎn)是國有資產(chǎn)的重要組成部分，是高校教學(xué)科研等工作開展的必要物質(zhì)基礎(chǔ)。資產(chǎn)清查是推進高校固定資產(chǎn)管理的一項重要舉措，對提高固定資產(chǎn)管理水平具有積極作用。本文分析了資產(chǎn)清查工作的必要性、制定了資產(chǎn)清查工作的執(zhí)行方案、提出了在資產(chǎn)清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并就問題給出了相應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞高校；固定資產(chǎn)；資產(chǎn)清查；資產(chǎn)管理

近年來，隨著國家對高等教育事業(yè)的投入不斷加大，高等教育事業(yè)進入了飛速發(fā)展的時期。資產(chǎn)規(guī)模的迅速增長給，高校資產(chǎn)管理部門帶來了新的挑戰(zhàn)，如何提高資產(chǎn)管理水平成為每一所高校資產(chǎn)管理部門的重要任務(wù)。按照鞍山市財政局的相關(guān)要求，鞍山師范學(xué)院在全校范圍內(nèi)開展了為期一年的固定資產(chǎn)清查工作，發(fā)現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理中存在的一些漏洞，并針對這些問題給出了相應(yīng)的解決辦法。

一、高校開展固定資產(chǎn)清查工作的必要性

(一)資產(chǎn)清查是落實科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建節(jié)約型校園的必然要求

高校資產(chǎn)清查是貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，構(gòu)建節(jié)約型校園的客觀需要，是貫徹勤儉辦學(xué)方針和節(jié)約學(xué)校經(jīng)費支出的重要手段，是推進高校固定資產(chǎn)科學(xué)管理的必然要求[1]。全面規(guī)范和強化資產(chǎn)清查工作，摸清固定資產(chǎn)的使用現(xiàn)狀，是提升高校固定資產(chǎn)使用效率、節(jié)約高校有限的教育資源、構(gòu)建節(jié)約型校園必須采取的針對性措施之一。

(二)全面查實資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀，確保國有資產(chǎn)的安全完整

全面摸清“家底”是資產(chǎn)清查工作最基本的任務(wù)。資產(chǎn)清查工作的重點，不僅是對當(dāng)前資產(chǎn)情況的清理，更是為了找到資產(chǎn)管理中存在的問題，從而為今后的資產(chǎn)管理工作提供決策依據(jù)。開展資產(chǎn)清查是加強資產(chǎn)管理的重要方式，借此促進高校固定資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，充分滿足專業(yè)學(xué)科發(fā)展需要，最終實現(xiàn)國有資產(chǎn)的保值增值。

(三)通過資產(chǎn)清查，有助于實現(xiàn)資產(chǎn)的信息化管理

通過高校資產(chǎn)清查，可以對高?，F(xiàn)行的管理體系和管理模式進行有效性驗證。

隨著高校固定資產(chǎn)規(guī)模的不斷增加，傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式和單機版的管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段的資產(chǎn)管理要求。運用先進的信息化管理技術(shù)，可以實現(xiàn)資產(chǎn)管理模式從靜態(tài)到動態(tài)的轉(zhuǎn)變，同時可以提高資產(chǎn)利用率，實現(xiàn)資源高度共享；引入信息化管理方式也可以不斷提高資產(chǎn)管理效率、確保資產(chǎn)信息質(zhì)量、防范國有資產(chǎn)流失和實現(xiàn)辦學(xué)資源的優(yōu)化配置[2]。

二、高校固定資產(chǎn)清查方案

在固定資產(chǎn)清查工作開展之前，根據(jù)本校的實際情況，制定了一套符合本校實情的固定資產(chǎn)清查方案。為了解決高校固定資產(chǎn)數(shù)量大、分布廣的特點，固定資產(chǎn)清查采用較為先進的條碼技術(shù)，即：先將固定資產(chǎn)條碼標(biāo)簽粘貼在固定資產(chǎn)上，再使用帶有條碼掃描功能的手持?jǐn)?shù)據(jù)終端進行現(xiàn)場數(shù)據(jù)采集，最后將采集到的數(shù)據(jù)上傳到單機版固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，以實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的清查和盤點。在確定資產(chǎn)清查方法的基礎(chǔ)上，資產(chǎn)管理部門可根據(jù)各單位的實際情況，設(shè)定資產(chǎn)清查的執(zhí)行時間和具體的工作要求，并且為了確保整個清查工作如期順利完成，資產(chǎn)管理部門還要定期通報資產(chǎn)清查進展及下一階段的工作重點。固定資產(chǎn)清查工作包含四個執(zhí)行階段：

(一)自查階段

自查階段是資產(chǎn)清查中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，關(guān)系到資產(chǎn)清查工作的成敗。通過發(fā)布文件等方式宣傳高校資產(chǎn)清查的重要性，提高校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工對此次資產(chǎn)清查的認(rèn)識，以達到提高資產(chǎn)清查效率的目的。該階段的主要工作是由各單位資產(chǎn)管理員組織相關(guān)人員共同參與完成的，根據(jù)本單位的固定資產(chǎn)明細(xì)將實物標(biāo)簽粘貼到對應(yīng)的儀器設(shè)備上，以完成對儀器設(shè)備的自查。該工作比較繁重，各單位資產(chǎn)管理員必須本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，耐心細(xì)致地做到實物和標(biāo)簽一一對應(yīng)，并且將賬物不符的儀器設(shè)備做好記錄，以便對盤虧盤盈的資產(chǎn)做下一步處理。

(二)清查階段

清查階段是資產(chǎn)清查中的一個核心環(huán)節(jié)，在各單位完成資產(chǎn)自查的基礎(chǔ)上，由學(xué)校資產(chǎn)管理部門組織全校各單位資產(chǎn)管理員進行一次全面的清查工作。該階段可以對各單位的自查工作進行驗收，通過專業(yè)的條碼掃描器，將賬物相符的設(shè)備信息采集起來，并錄入到現(xiàn)行的資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，以實現(xiàn)設(shè)備的信息化管理。

(三)核查階段

核查階段是資產(chǎn)清查中的一個重要環(huán)節(jié)，它起到鞏固資產(chǎn)清查成果、防止前清后亂等現(xiàn)象出現(xiàn)的作用。因為在上一階段結(jié)束后，各單位總會有一些賬物不符的儀器設(shè)備需要處理，或者是一些久置于庫房、無維修價值的資產(chǎn)需要進行報廢處理，再或者是新增的一些剛?cè)胭~設(shè)備需要粘貼標(biāo)簽等一系列工作，以鞏固清查成果，確保資產(chǎn)賬物相符、信息準(zhǔn)確。最后，由學(xué)校資產(chǎn)管理部門將最終的資產(chǎn)清查結(jié)果向全校公布，附帶各單位的固定資產(chǎn)盤虧盤盈報告及資產(chǎn)管理意見書，并將此次清查結(jié)果記入校史。

(四)抽查階段

抽查階段是資產(chǎn)清查中的一個必不可少的環(huán)節(jié)。抽查的主要方式是不定期的、隨機的選取某個單位的一部分資產(chǎn)進行突擊檢查，尤其是一些可以作為民用的儀器設(shè)備(如數(shù)碼相機、筆記本電腦等)更是抽查的重點對象。此舉的重要目的是強化廣大教職員工的資產(chǎn)管理意識，杜絕民用設(shè)備私自外借等情況的發(fā)生。

三、高校固定資產(chǎn)管理工作存在的問題及原因分析

(一)固定資產(chǎn)管理意識不清，報修、報廢沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在整個資產(chǎn)清查過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，有很多單位由于資產(chǎn)管理意識淡薄，前期自查工作做得不到位，導(dǎo)致后續(xù)工作開展困難，嚴(yán)重影響了整個清查進度。在自查階段，因許多同類型的設(shè)備存在外形相似，只是購置時間不同的情況，再加上之有些資產(chǎn)管理員不按照設(shè)備信息粘貼標(biāo)簽，導(dǎo)致這些設(shè)備未能準(zhǔn)確“對號入座”，最終只能返工，嚴(yán)重耽誤清查進度；有些資產(chǎn)管理員在外借設(shè)備損壞的情況下，私自將本單位設(shè)備抵賬給其他單位，導(dǎo)致資產(chǎn)轉(zhuǎn)移或流失；個別資產(chǎn)使用者在未告知資產(chǎn)管理部門的情況下，私自將固定資產(chǎn)“贈送”給他人，導(dǎo)致很多不在賬設(shè)備的出處不詳；在清查階段，發(fā)現(xiàn)個別可民用設(shè)備，如筆記本電腦、數(shù)碼相機等，不在學(xué)校保管而是在個別教師自己手中，這不利于設(shè)備的使用和共享，屬于公物私用，應(yīng)明令禁止。

有些設(shè)備在使用過程中，出現(xiàn)故障或是零件丟失而無法使用的情況，一方面是使用者沒有及時報修，資產(chǎn)管理員也沒有起到監(jiān)管的作用，導(dǎo)致這些設(shè)備長期閑置，造成資源浪費；另一方面是高校的儀器設(shè)備數(shù)量巨大，但是缺少統(tǒng)一的報修、維修部門，導(dǎo)致設(shè)備損壞后無處報修、無人維修。隨著辦公自動化程度的提高，大量的電子設(shè)備更新快、淘汰周期短，而缺少統(tǒng)一的報廢標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致應(yīng)該淘汰的電子設(shè)備不能得到及時處置，給日常的固定資產(chǎn)管理造成諸多困擾。

(二)資產(chǎn)管理隊伍素質(zhì)低下，資產(chǎn)管理體系不健全

高校一般對資產(chǎn)管理員的培訓(xùn)工作不夠重視，忽視了人是設(shè)備的使用主體，人的素質(zhì)決定了設(shè)備的使用價值和管理方式 的重要作用，導(dǎo)致高校資產(chǎn)管理員的素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重影響了資產(chǎn)管理隊伍的整體水平及資產(chǎn)管理的最終效果。其原因主要有幾下幾點：一是資產(chǎn)管理員一般都是兼職，自身的工作任務(wù)繁重而導(dǎo)致疲于應(yīng)付日常資產(chǎn)管理工作；二是大多數(shù)資產(chǎn)管理員缺少資產(chǎn)管理方面的專業(yè)知識和相關(guān)經(jīng)驗，導(dǎo)致管理不得法、效率低下；三是資產(chǎn)管理員崗位變動頻繁，交接工作不及時、不規(guī)范，造成某些資產(chǎn)信息經(jīng)歷幾任管理員后模糊不清，影響賬目的完整和準(zhǔn)確。

資產(chǎn)管理員除了負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的管理和維護，還肩負(fù)著新設(shè)備的使用培訓(xùn)等任務(wù)。在此次資產(chǎn)清查中發(fā)現(xiàn)，有些設(shè)備狀況良好，但是使用率并不高，其原因在于有些教師不會使用新設(shè)備，也不好意思問別人，導(dǎo)致設(shè)備長期閑置，造成資源浪費，沒有做到“物盡其用”。

目前，高校的固定資產(chǎn)管理體系一般為三級管理體系，即實行高校資產(chǎn)管理部門統(tǒng)管、使用部門專管、領(lǐng)用人保管模式。在三級管理體系下，盡管對固定資產(chǎn)流失等有相應(yīng)的處罰制度，但由于管理部門職責(zé)不夠細(xì)化、監(jiān)管缺失，導(dǎo)致責(zé)任追究不到位、處罰得不到落實，規(guī)章制度形同虛設(shè)。

(三)固定資產(chǎn)實行靜態(tài)管理，管理手段落后

高校固定資產(chǎn)是一個動態(tài)的過程，只有動態(tài)的資產(chǎn)管理才能滿足要求?，F(xiàn)行的單機版資產(chǎn)管理系統(tǒng)越來越難以滿足不斷更新變化的資產(chǎn)管理要求。靜態(tài)的管理方式是由資產(chǎn)管理部門主導(dǎo)的，全校師生參與資產(chǎn)管理的積極性沒有被調(diào)動起來，管理權(quán)限單一；單機版資產(chǎn)管理系統(tǒng)不利于及時更新設(shè)備信息，對于設(shè)備的信息調(diào)整無法做到及時跟蹤，且信息采集和更新只能依靠學(xué)校資產(chǎn)管理部門單獨完成，由于設(shè)備數(shù)量巨大，導(dǎo)致管理效率低下；資產(chǎn)信息沒有對外開放，不利于實現(xiàn)各單位之間的設(shè)備共享，采購時易出現(xiàn)重復(fù)購置，造成國有資源浪費；高校不同部門之間使用不同的管理系統(tǒng)，無法進行業(yè)務(wù)共享，再加上對接不良，導(dǎo)致實物賬和財務(wù)賬不符。

四、以資產(chǎn)清查為契機，提高高校固定資產(chǎn)管理水平

(一)強化資產(chǎn)管理意識，制定科學(xué)的報修、報廢流程

為了避免清查中出現(xiàn)的種種問題再次出現(xiàn)，必須增強全體師生的資產(chǎn)管理意識，可以通過宣傳國有資產(chǎn)管理的相關(guān)政策法規(guī)，加強對學(xué)校固定資產(chǎn)的概念、登記、移交、報廢等內(nèi)容和流程的學(xué)習(xí)，定期開展一些關(guān)于固定資產(chǎn)管理的研討活動、宣傳月和知識競賽，以增強廣大教職員工主動參與固定資產(chǎn)管理的自覺性。

成立一個專門報修、維修部門。對于一些專業(yè)的儀器設(shè)備，可以使用專人收集產(chǎn)品信息(使用時間、保修期限等)，設(shè)備損壞時直接找廠家進行維修處理；對于一些常用辦公用電子設(shè)備(微型計算機、激光打印機等)，可以雇用專職維修人員，做到故障及時處理，不影響教職員工正常的辦公和教學(xué)活動。

電子設(shè)備的管理和使用要本著“管好、用好”的原則，盡量延長其使用年限。擬報廢的電子設(shè)備實際的使用時間原則上不得少于規(guī)定使用年限，根據(jù)品類、使用年限、損壞程度等指標(biāo)，制定一套科學(xué)的電子設(shè)備報廢標(biāo)準(zhǔn)。電子設(shè)備正常使用年限[3]：發(fā)電機設(shè)備10年；一般電子設(shè)備8年；計算機類電子設(shè)備5年；網(wǎng)絡(luò)類電子設(shè)備5年；核心業(yè)務(wù)電子設(shè)備3年。使用時間不夠正常使用年限而申請報廢的，必須出書面說明，且由學(xué)校組織專家組對其進行技術(shù)鑒定，通過后方可進行報廢處理。

(二)提高資產(chǎn)管理隊伍整體素質(zhì)，建立多級管理責(zé)任制

資產(chǎn)管理人員的素質(zhì)決定資產(chǎn)管理的水平。高校資產(chǎn)管理部門應(yīng)充分發(fā)揮資產(chǎn)管理人員的自身優(yōu)勢和紐帶作用，定期舉辦專業(yè)技能培訓(xùn)，建立人員培訓(xùn)的長效機制，讓資產(chǎn)管理員帶動周圍的教職員工提高資產(chǎn)管理意識，并掀起全校教師學(xué)習(xí)使用新設(shè)備的熱情，提高設(shè)備的使用率，使固定資產(chǎn)真正做到為教學(xué)和科研服務(wù)。

為了有效防止資產(chǎn)流失，使資產(chǎn)管理的各項制度和措施真正落到實處，尤其是使考核落實到位，應(yīng)將現(xiàn)行的三級管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗉壒芾碡?zé)任制。根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，將責(zé)任分散給使用單位負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理員、各科室負(fù)責(zé)人、崗位責(zé)任人各級，將每一臺儀器設(shè)備都落實到相關(guān)的人員名下，徹底明晰管理方、使用方在資產(chǎn)的使用、保管、維護和監(jiān)察等各個環(huán)節(jié)所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)以及對應(yīng)獎懲辦法，一同建立起責(zé)任落實制度和責(zé)任追究制度[4]。

為了調(diào)動資產(chǎn)管理員工作的積極性和穩(wěn)定性，制定必要的獎懲措施勢在必行。對于一些認(rèn)真負(fù)責(zé)的管理人員，可以給予一定的物質(zhì)或精神獎勵；對于造成資產(chǎn)流失的管理員可采取通報批評或物質(zhì)處罰等措施。各級資產(chǎn)管理員應(yīng)明確責(zé)任，相互配合，相互制約，這樣才能建立起一支高素質(zhì)的資產(chǎn)管理隊伍。

(三)建立網(wǎng)絡(luò)化資產(chǎn)管理平臺，實現(xiàn)資產(chǎn)的動態(tài)管理

為了克服單機版管理系統(tǒng)的種種弊端，建立網(wǎng)絡(luò)化管理平臺迫在眉睫。高?？筛鶕?jù)自身的資產(chǎn)狀況和管理要求，定制一套個性化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，這樣不僅可以提高資產(chǎn)管理效率，還可以逐步將縱向管理向橫向管理轉(zhuǎn)變[5]。

網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)將設(shè)備使用的全過程放在網(wǎng)絡(luò)上呈現(xiàn)，讓使用者自己完成設(shè)備登記入賬、信息查詢、調(diào)撥調(diào)整及報廢報損等工作，這樣既可以減輕學(xué)校資產(chǎn)管理部門的工作量，也可以改變當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，提高資產(chǎn)管理部門的工作效率和設(shè)備信息的準(zhǔn)確性，同時也提高了全校教職員工共同參與管理的熱情。

網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)有利于實現(xiàn)校內(nèi)資產(chǎn)信息的共享，根據(jù)本校的實際情況設(shè)置權(quán)限等級，在確保信息安全的情況下，盡量放開校內(nèi)資產(chǎn)信息，以滿足不同等級用戶的需求，從而實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。此外，該系統(tǒng)還可以實現(xiàn)高校不同部門之間的業(yè)務(wù)共享，使固定資產(chǎn)管理從縱向管理逐步向橫向管理轉(zhuǎn)變[6]。例如，網(wǎng)絡(luò)化管理可以實現(xiàn)資產(chǎn)管理部門和財務(wù)部門的業(yè)務(wù)對接，從而避免賬物不符的情況發(fā)生，同時也提高了各自部門的工作效率。

總之，固定資產(chǎn)管理是一項長期而細(xì)致的工作。只有實現(xiàn)資產(chǎn)清查的常態(tài)化，及時了解當(dāng)前資產(chǎn)狀況，才能為今后的資產(chǎn)管理提供有效的數(shù)據(jù)支持。堅持建立資產(chǎn)清查的長效機制，定期開展資產(chǎn)清查，才能真正地掌握家底，保證固定資產(chǎn)的安全與完整，更好地為高校的教學(xué)和科研服務(wù)。高校資產(chǎn)管理部門要依靠先進的管理方式和完善的管理制度，全面、科學(xué)、規(guī)范地做好固定資產(chǎn)管理工作，鞏固高校教學(xué)科研工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。

參考文獻

[1] 吳德潘.基于資產(chǎn)清查視角的高校固定資產(chǎn)管理探析[J].韶關(guān)學(xué)院學(xué)報，2011,32(8)：87-90.

[2] 金麗芳.強化資產(chǎn)清查提升高校固定資產(chǎn)管理[J].財經(jīng)管理，2009,25(6)：231-232.

[3] 王延剛.從資產(chǎn)清查審視高校固定資產(chǎn)管理[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2014(1)：13-15.

[4] 薛海利.開展資產(chǎn)清查提升高校資產(chǎn)管理水平[J].中國電力教育，2007(15)：406-408.

[5] 呂雪寒，房麗敏，趙劍英.高校資產(chǎn)流失的原因分析及對策[J].實驗室研究與探索，2009，28(2)：65-67.

[6] 蔡德紅.高校管理信息化建設(shè)有效策略研究[J].鞍山師范學(xué)院學(xué)報，2014(3)：103-105.

(責(zé)任編輯：劉士義)

鞍山師范學(xué)院學(xué)報

Journal of Anshan Normal University2015-10,17(5):105-108

By assets inventory as an opportunity to raise the level of management

of fixed assets in colleges

ZHAO Rui

(AssetManagementDepartment,AnshanNormalUniversity,AnshanLiaoning114007,China)

AbstractFixed assets in institutions of higher education is an important part of state-owned assets,fixed assets is the necessary material base of carrying out teaching and scientific research.Asset inventory is an important measure of the fixed assets management in colleges and improve the level of fixed assets management to play an active role.In this paper,analysis of the necessity of asset inventory work,formulate the implementation of the asset inventory work,put forward the problems found in the process of asset inventory,and gives the corresponding solution problem.

Key wordscolleges;fixed assets;asset inventory;asset management

作者簡介趙瑞(1986-)，女，遼寧鞍山人，鞍山師范學(xué)院資產(chǎn)管理處研究實習(xí)員，碩士。

收稿日期2015-06-21

中圖分類號G475

文獻標(biāo)識碼A文章篇號1008-2441(2015)05-0105-04