國(guó)企電子檔案歸檔探析

李媛

摘 要 當(dāng)今社會(huì)大環(huán)境下，電子檔案是國(guó)企軍工單位檔案中的重要組成，在國(guó)企黨政、人事及科研生產(chǎn)工作中有著舉足輕重的作用，但由于制度、人才和技術(shù)這些因素的限制，國(guó)企軍工單位電子檔案歸檔工作中存在很多劣勢(shì)，這極大影響了檔案歸檔的條理性和時(shí)效性，本文主要論述了電子檔案歸檔中存在的問題及改進(jìn)措施，以此為國(guó)企軍工單位電子檔案管理工作人員提供一些建議。

關(guān)鍵詞 國(guó)企;電子檔案;歸檔

伴隨著科技的迅猛發(fā)展，在信息化時(shí)代下，辦公自動(dòng)化程度持續(xù)提高，電子文檔得益于其效率及方便，不可避免地成為存儲(chǔ)多樣化信息的有效載體。在此情況下，用戶對(duì)檔案的需求度變高，當(dāng)前的文檔歸檔管理工作缺乏切實(shí)可行的管理制度及方式，這極大影響了歸檔的完整性，因此如何突破這個(gè)瓶頸，這問題急需解決。

1電子文檔歸檔中存在的問題

1.1 電子文檔歸檔制度不完善

電子檔案雖已經(jīng)過(guò)了很長(zhǎng)時(shí)間的推廣和普及，但因國(guó)企軍工單位信息化普及度差，加之與其相關(guān)的文件歸檔制度不完善，不健全。有很大一部分國(guó)企制度及管理辦法無(wú)章可循，電子文檔歸檔方面也是無(wú)制度或制度過(guò)于簡(jiǎn)化，缺少了必要的規(guī)范性和科學(xué)性，這會(huì)使得部門與部門之間隨意且分散，極有可能會(huì)出現(xiàn)無(wú)意丟失。還有一部分國(guó)企單位電子文檔歸檔的流程雖沒制度化，但確在明確執(zhí)行，由于缺少了制度作為有力保障，會(huì)導(dǎo)致責(zé)任主體不明確，各相關(guān)合作部門互相推責(zé)或踢皮球，要么歸檔太過(guò)于隨意，要么紙質(zhì)文檔與電子文檔不能同步，這極大制約著電子文檔歸檔的準(zhǔn)確性及查文的方便性。

1.2 電子文檔收集歸檔保存難

信息技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用不斷地使工作效率加速提高，但與此同時(shí)也增加了電子文檔收集整理的困難，主要是由下列原因造成的，一是單位各部門在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中必然會(huì)導(dǎo)致極大數(shù)量電子文檔的產(chǎn)出，這類文檔在OA辦公系統(tǒng)中會(huì)到處傳遞，即便有些遵守制度或工作仔細(xì)的人會(huì)按照要求自己留存，但仍然會(huì)出現(xiàn)大量的電子文檔散落在各處，外加一些檔案工作人員重視程度不高，歸檔意識(shí)有欠缺，所以要想實(shí)現(xiàn)及時(shí)高效地歸檔難上加難。二是國(guó)企科研單位各部門之間工作會(huì)出現(xiàn)重合，導(dǎo)致責(zé)權(quán)不明，這樣會(huì)造成文檔歸檔的責(zé)任不明確，踢皮球現(xiàn)象的產(chǎn)生，給電子文檔的整理帶來(lái)難題。三是出制度的個(gè)人及部門對(duì)于文檔歸檔沒有引起足夠的重視，頭腦里沒有出了制度要及時(shí)歸檔這根弦，并且也不明確知道電子文檔歸檔的要求及流程，這會(huì)造成電子文檔歸檔的不規(guī)范及沒有時(shí)效性。

1.3 網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)電子文檔歸檔的可信度造成影響

紙質(zhì)文檔雖然傳統(tǒng)，卻可以表現(xiàn)文檔的真實(shí)性和原創(chuàng)性，然而電子文檔卻與之不同，它由于載體是光盤或word文檔及書生閱讀軟件，在保存及傳輸過(guò)程中很容易被修改或人為破壞，并且還能做到不留痕跡。與此相伴的，電子文檔在讀取及傳輸中由于網(wǎng)絡(luò)或載體的不穩(wěn)定，極易造成文件中信息的破壞，這樣單位中電子文檔的可信度會(huì)大打折扣。并且電子文件的原創(chuàng)性和真實(shí)性也就變得不好辨認(rèn)，極大影響可信度。

1.4 由于大學(xué)課程對(duì)于檔案歸檔沒有設(shè)置一門專業(yè)的學(xué)科來(lái)保障

致使各單位從事電子文檔歸檔人員都是由于崗位要求臨時(shí)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，造成缺少了文件管理認(rèn)知水平。從業(yè)人員素質(zhì)整體偏低。

2應(yīng)對(duì)措施

2.1 完善歸檔制度，建立長(zhǎng)效機(jī)制

電子檔案是國(guó)企軍工單位科研生產(chǎn)的有力保障，是整個(gè)科研全過(guò)程的真實(shí)寫照，是調(diào)研各項(xiàng)任務(wù)的第一手資料?；诖耍龊秒娮游臋n管理工作具有很大意義。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。如果想要很好地利用并管理電子文件資料，完善歸檔制度十分可行。完備的歸檔制度是國(guó)企電子檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化及科學(xué)化的有力保障。因此，要做精電子文檔歸檔工作，國(guó)企軍工單位一定要依照國(guó)家頒布的相關(guān)電子文檔管理要求，并與本單位的各種環(huán)境及軟硬件條件結(jié)合起來(lái)，根據(jù)實(shí)際建立起符合自身的文檔歸檔制度。首先，依照制度規(guī)定，檔案工作人員要隨時(shí)利用信息化手段收集整理檔案，在最大程度上保證電子文件的隨時(shí)更新，很好地迎合文檔查閱的需求。其次，要確立清晰的檔案查閱審批流程，在符合自身實(shí)際的基礎(chǔ)上，不斷更新完備使用審批手續(xù)，無(wú)論是單位任何部門的任何人，有查閱科研電子文檔的需求，嚴(yán)格按照流程獲得部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，這在很大程度上能阻止失泄密事件發(fā)生，有效地保障了電子文檔歸檔的安全性。最后還要做好紙質(zhì)文檔與電子文檔的互補(bǔ)作用，整合檔案資源，進(jìn)而在最大程度上促進(jìn)國(guó)企軍工科研文檔管理的不斷優(yōu)化。

2.2 探索電子文檔歸檔的方式

要想搞定電子文檔整理收集的困難，國(guó)企軍工單位需建立明晰的信息化檔案管理體系，從而保證電子文檔歸檔的制度化、體系化。第一，不能只是很簡(jiǎn)單的認(rèn)為這是電子文檔歸檔部門或文檔產(chǎn)生部門的問題，電子文檔工作是一項(xiàng)煩瑣且覆蓋面大的一項(xiàng)任務(wù)，這需要協(xié)調(diào)好兩個(gè)部門的關(guān)系，這兩者之間要定時(shí)溝通，隨時(shí)檢查，在最大程度上保證電子文檔能完整真實(shí)有效的上傳并保存。第二，檔案館要嚴(yán)格依照本單位制定的歸檔制度，將文件格式按照制度整齊劃一后歸檔，這樣可在最大程度上保障數(shù)據(jù)的及時(shí)性和可查閱性。第三，單位要優(yōu)化電子文檔保存環(huán)境，并每年撥發(fā)專項(xiàng)資金，指定相關(guān)人員進(jìn)行維護(hù)，保障電子文檔保存的安全性和持久性。

2.3 做好電子文檔安全防范措施，排除隱患

一要結(jié)合本單位實(shí)際，把檔案歸檔系統(tǒng)與OA辦公軟件結(jié)合，在最大程度上實(shí)現(xiàn)電子文檔的歸口管理，為電子文檔的保存提供保障。二要將歸檔電子文檔復(fù)制并備份儲(chǔ)存于標(biāo)準(zhǔn)化磁介質(zhì)上或移動(dòng)硬盤，保證萬(wàn)無(wú)一失。三要保證電腦OA網(wǎng)絡(luò)登錄的安全性，要限制人員權(quán)限，僅規(guī)定特定的人員來(lái)處理，防止有人隨意進(jìn)入電腦并對(duì)原始文件造成破壞。四要嚴(yán)格控制檔案館的溫濕度，保持適宜的溫濕度，防止硬盤等載體變形，讀不出來(lái)。

2.4 提升從業(yè)人員專業(yè)知識(shí)水平及素養(yǎng)

在國(guó)企檔案管理中，由于工作方式的多樣性，科研電子檔案管理者一定要具備極強(qiáng)的工作素養(yǎng)，由此才能為電子檔案管理人員進(jìn)行有效指導(dǎo)。一要抓住機(jī)會(huì)支持檔案工作人員參加單位及社會(huì)上的專業(yè)培訓(xùn)、信息系統(tǒng)培訓(xùn)及計(jì)算機(jī)培訓(xùn)。二要對(duì)缺乏管理意識(shí)的工作人員進(jìn)行談話提醒教育，使其從內(nèi)心深處感知到文件歸檔的重要意義。三要引進(jìn)人才管理，讓專業(yè)人員運(yùn)用更加專業(yè)的方式來(lái)管理單位的檔案歸檔，更好地促進(jìn)本單位檔案歸檔工作的順利進(jìn)行。

3結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在國(guó)企軍工單位中，電子文檔歸檔工作是當(dāng)前一項(xiàng)任務(wù)重大的工作。因此，要從內(nèi)心深處意識(shí)到文檔歸檔的意義及重要性，竭盡全力做好文檔歸檔工作，使企業(yè)更加健康有序地發(fā)展。