淺議企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作

白芝梅

摘 要：企業(yè)文書檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件，具有查考憑證作用。文件的收集與歸檔是將文件轉(zhuǎn)化成檔案的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理的核心內(nèi)容，制約著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文基于文書檔案收集與歸檔工作的重要意義，探究了在日常檔案管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題，并提出建設(shè)性的改進(jìn)意見及應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案；收集；歸檔

文書檔案是歷史發(fā)展進(jìn)程的文字載體和客觀依據(jù)，記載著特定社會(huì)背景下、一定歷史時(shí)期內(nèi)，問(wèn)題的產(chǎn)生、所采取的解決措施以及產(chǎn)生的結(jié)果。文書檔案管理在檔案管理工作中兼具重要性和基礎(chǔ)性等特點(diǎn)，文書檔案的收集與歸檔是企業(yè)各項(xiàng)管理工作中的一項(xiàng)輔助性和服務(wù)性的檔案管理工作。文書檔案收集與歸檔的重要性日益凸顯，只有規(guī)避可能出現(xiàn)的問(wèn)題，確保文書檔案內(nèi)容的連貫性、完整性和真實(shí)性，才能使文書檔案在日常管理和運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮最大效用。

一、文書檔案收集與歸檔工作的重要意義

文書檔案收集與歸檔在企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中起到基礎(chǔ)性和輔助性的作用，是完善檔案管理工作的前提基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)。文書檔案所涵蓋的內(nèi)容相當(dāng)龐雜，其中不乏涉及到企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程和重大事件，這些材料并不是塵封于檔案室的陳年舊事，而對(duì)于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展與重大決策有著重要的參考意義和依據(jù)價(jià)值。文書檔案中的重要文件材料，如計(jì)劃任務(wù)書、審計(jì)報(bào)告、考核評(píng)定辦法等，對(duì)其進(jìn)行收集、歸檔，確保形式完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，則會(huì)對(duì)企業(yè)處理日常事務(wù)、調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略提供事實(shí)依據(jù)。因此，文書檔案收集與歸檔工作重要性明顯、意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。

二、文書檔案收集與歸檔工作中存在的問(wèn)題

1.文書檔案管理人員管理意識(shí)薄弱

文書檔案管理在整個(gè)檔案管理工作中屬于基礎(chǔ)性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文書檔案的收集與歸檔工作并未受到相關(guān)部門以及工作人員的重視，主要體現(xiàn)在工作人員綜合素養(yǎng)有待提高，缺乏對(duì)文書檔案的管理意識(shí)。如，將文件按級(jí)別劃分，只關(guān)注重要文件，對(duì)于普通文件的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，致使文書檔案管理工作的質(zhì)量大打折扣，維持在低效率運(yùn)行水平，更為嚴(yán)重的后果是珍貴的檔案材料收集不完整，出現(xiàn)缺失和破損的現(xiàn)象，無(wú)法確保檔案的真實(shí)性。

另一方面，文書檔案管理工作人員缺乏崗位責(zé)任感和工作責(zé)任心。工作人員是檔案管理的執(zhí)行者，人員要素出現(xiàn)問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)拉低檔案管理工作的質(zhì)量，文書檔案資源無(wú)法得到高效利用。如，工作人員在處理檔案資料時(shí)，并未對(duì)檔案資料的來(lái)源和出處進(jìn)行核實(shí)，真實(shí)性和可靠性有待考證，類似于這樣的檔案資料處理方式，喪失了檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性，利用價(jià)值更是微乎其微。加之，檔案管理人員未能與時(shí)俱進(jìn)、順應(yīng)技術(shù)變革，及時(shí)更新和學(xué)習(xí)檔案管理技術(shù)，在識(shí)別檔案真實(shí)性和有效性上缺乏應(yīng)有的技能和措施，一定程度上阻礙了檔案管理的順利開展。

因此，針對(duì)文書檔案收集與歸檔中所涉及的管理問(wèn)題及實(shí)際操作問(wèn)題，應(yīng)引起相關(guān)部門的重視，并及時(shí)采取行之有效的措施，確保文書檔案工作的有序開展，進(jìn)而提升檔案管理工作的整體水平。

2.文書檔案收集與歸檔力度不足

就目前的文書檔案管理工作而言，需進(jìn)一步加強(qiáng)收集和歸檔的力度，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索：（1）流程的規(guī)范性。文書檔案的收集與歸檔工作的流程比較混亂，缺乏規(guī)范的操作流程，如，在給文書檔案歸類時(shí)，文件資料的處理方式較隨意，不按既定規(guī)則擺放，不成章法，并存在歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象；（2）歸檔模式的綜合性。傳統(tǒng)的文字檔案運(yùn)用廣泛、歷史悠久，目前較多的檔案資料都是以文字檔案的形式進(jìn)行存檔。而檔案管理技術(shù)的不斷完善，電子文書檔案已日漸成為重要的存檔形式，而相關(guān)工作人員尚未扭轉(zhuǎn)對(duì)于電子文書檔案的看法，缺乏對(duì)電子文書檔案收集和歸檔的意識(shí)，經(jīng)驗(yàn)不足。在實(shí)踐中，文字檔案與電子文書檔案相輔相成，互為補(bǔ)充，因而要對(duì)這兩種歸檔模式加以綜合運(yùn)用，進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案收集和歸檔的力度；（3）信息的可靠性。檔案資料是對(duì)歷史信息的統(tǒng)計(jì)和記錄，只有作為真實(shí)信息的載體時(shí)，才能發(fā)揮應(yīng)有的參考、備查效用，檔案管理實(shí)踐中仍存在一些篡改檔案信息的事件，檔案信息的真實(shí)性、權(quán)威度受到極大的挑戰(zhàn)；（4）文書檔案的完整性。完整性包括時(shí)間的連貫性，頁(yè)碼的連貫與完整等。在文書檔案收集與歸檔過(guò)程中，未錄入相應(yīng)的時(shí)間，或者缺頁(yè)，都破壞了其完整性，進(jìn)而對(duì)真實(shí)性和可靠性產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.文書檔案的收集與歸檔不全面

文書檔案收集與歸檔的全面性是衡量檔案管理工作效率的一個(gè)重要指標(biāo)。一方面，檔案管理工作需要處理的文件數(shù)量大、內(nèi)容龐雜、來(lái)源豐富，加之一些文件資料的重要性和唯一性，如果出現(xiàn)遺失和錯(cuò)誤歸檔，將加重文書檔案收集與歸檔的工作量，為后續(xù)工作的開展設(shè)置了無(wú)形的障礙。另一方面，一些文書檔案管理人員在進(jìn)行日常工作時(shí)，由于職責(zé)劃分的模糊性以及個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的制約力等綜合因素的影響，導(dǎo)致文書檔案收集與歸檔工作無(wú)法在既定的軌道上有序運(yùn)行，往往會(huì)出現(xiàn)收集與歸檔不全面的問(wèn)題。

三、文書檔案收集與歸檔工作的改進(jìn)措施

1.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)

對(duì)于檔案管理人員的評(píng)價(jià)，應(yīng)從兩個(gè)維度來(lái)衡量：業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)。（1）業(yè)務(wù)能力，包括檔案管理人員系統(tǒng)掌握專業(yè)領(lǐng)域的管理知識(shí)，并能夠熟練、靈活的將其運(yùn)用于日常檔案管理實(shí)踐中，從而將知識(shí)與技能相結(jié)合，進(jìn)一步形成檔案管理核心能力。優(yōu)秀的檔案管理人員除了要掌握自身領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)與技能外，還應(yīng)具備檔案管理的主動(dòng)性等職業(yè)習(xí)慣，充分調(diào)動(dòng)管理人員自身的積極性，確保文書檔案收集與歸檔工作順利開展。業(yè)務(wù)能力的實(shí)現(xiàn)有賴于內(nèi)部培訓(xùn)，相關(guān)部門主管人員針對(duì)檔案管理人員的階段性績(jī)效目標(biāo)和業(yè)務(wù)能力指標(biāo)，制定出相應(yīng)的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)培訓(xùn)的方式，促使檔案管理人員在較短的時(shí)間內(nèi)，熟練掌握領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)與技能，并于培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核，在培訓(xùn)的終端把握檔案管理人員的培訓(xùn)效果。（2）綜合素養(yǎng)，綜合素養(yǎng)涵蓋了工作態(tài)度：敬業(yè)精神，責(zé)任心，使命感；文化修養(yǎng)：學(xué)識(shí)、文化層次、主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力；心理狀態(tài)：積極樂(lè)觀、熱情友善、堅(jiān)毅果敢；價(jià)值理念：奉獻(xiàn)工作，熱愛集體等。檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是其內(nèi)在狀態(tài)，而業(yè)務(wù)能力是其外在表現(xiàn)，內(nèi)心狀態(tài)與外在表現(xiàn)之間是相輔相成，相互作用的，亦即良好的綜合素養(yǎng)彰顯管理人員積極健康的狀態(tài)，為業(yè)務(wù)能力的培育提供良好的素質(zhì)條件；而過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力使得管理人員在優(yōu)秀的績(jī)效激勵(lì)下，保持積極進(jìn)取的內(nèi)在狀態(tài)。

2.優(yōu)化文書檔案管理制度

文書檔案的收集與歸檔工作制度的完善，為相關(guān)檔案管理工作的開展提供了有利的制度保障。（1）歸檔期限，明確設(shè)置歸檔期限，更便于將不同期限類別的材料分類保管，防止遺失，為檔案管理人員收集與歸檔工作提供了便利，更省時(shí)、省力、高效的完成工作，減輕了工作負(fù)荷，無(wú)形中提高了檔案管理人員的工作積極性與滿意度；（2）歸檔范圍，科學(xué)、合理的歸檔范圍應(yīng)具有一定的適應(yīng)性和針對(duì)性，以企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略為依據(jù)，立足于實(shí)際需要，依照相關(guān)制度規(guī)范、工作職責(zé)范疇，綜合考量這些因素之后，制定最佳的文書檔案的歸檔范圍；（3）制度更新，文書檔案收集與歸檔管理制度如果滯后于現(xiàn)實(shí)需求，就失去了存在的意義和價(jià)值，甚至?xí)铚n案收集與歸檔工作的順利開展，因此，相關(guān)部門應(yīng)在考量現(xiàn)實(shí)需求和自身發(fā)展的基礎(chǔ)上，及時(shí)調(diào)整文書檔案管理制度中的不適應(yīng)性，及時(shí)更新制度，來(lái)適應(yīng)不同時(shí)期、特定條件下對(duì)于文書檔案收集與歸檔的需要。

3.調(diào)整文書檔案收集與歸檔工作方式

文書檔案收集與歸檔工作在傳統(tǒng)的軌道上積弊已久，多體現(xiàn)為缺乏主動(dòng)性、檔案資料的遺失與不完整性。因此，改變以往的文書檔案收集與歸檔工作方式，有助于檔案管理工作取得更高的效率、實(shí)現(xiàn)新的突破。（1）問(wèn)題反饋的及時(shí)性，在文書檔案收集與歸檔過(guò)程中，最大限度的規(guī)避可能出現(xiàn)的紕漏，但問(wèn)題的出現(xiàn)在所難免，如不及時(shí)處理，會(huì)造成巨大的管理成本，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理效率，因此，出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋并處理；（2）工作的主動(dòng)性，在檔案收集與歸檔工作中，化被動(dòng)為主動(dòng)，相關(guān)管理人員主動(dòng)開啟與別的部門的聯(lián)系，統(tǒng)籌安排檔案收集與歸檔工作的開展進(jìn)程，定期實(shí)行檢查，確保檔案材料的真實(shí)性、可靠性、連續(xù)性，主動(dòng)做好每一個(gè)細(xì)節(jié)工作，滿足各部門乃至整個(gè)企業(yè)對(duì)于檔案資料的需求；（3）硬件設(shè)施的完備性。檔案管理人員在進(jìn)行檔案收集與歸檔工作時(shí)，容易因短期內(nèi)無(wú)法克服的人員特質(zhì)因素，而導(dǎo)致工作失誤，如：人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、工作疲勞度等。在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的當(dāng)下，充分利用高科技設(shè)備，可以有效規(guī)避人員特質(zhì)因素而產(chǎn)生的工作失誤和潛在危機(jī)，還能節(jié)省人力成本，提升文書檔案收集與歸檔工作的效率。

四、結(jié)語(yǔ)

文書檔案作為行政管理活動(dòng)的記錄載體和現(xiàn)實(shí)依據(jù)，其重要地位不言而喻，文書檔案的收集與歸檔工作兼具基礎(chǔ)性、輔助性和重要性，是文書檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，在日常檔案管理工作中，優(yōu)化文書檔案的收集與歸檔工作，及時(shí)發(fā)掘可能存在的問(wèn)題與潛在隱患并調(diào)整策略，制定切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)措施，確保文書檔案的連貫性、完整性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)文書檔案收集與歸檔工作的有序進(jìn)行，不斷提升文書檔案管理的效率，更好的為企業(yè)服務(wù)。

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