醫(yī)院人事檔案電子化管理淺析

侯仰鋒

【摘 要】醫(yī)院人事檔案管理是指對醫(yī)院人事檔案進(jìn)行采集、整理和保管等工作。現(xiàn)代計算機信息技術(shù)的大面積應(yīng)用，讓醫(yī)院人事檔案的管理實現(xiàn)電子化成為大勢所趨。利用現(xiàn)代化的管理方法和手段，引入信息資源開發(fā)技術(shù)，強化對醫(yī)院干部人事的檔案管理，能激發(fā)員工工作積極性，提高醫(yī)院經(jīng)營水平，獲得更好的經(jīng)濟效益。本文重點對醫(yī)院人事檔案如何實現(xiàn)電子化管理進(jìn)行初步探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案；電子檔案；人事信息

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員和管理人員成長履歷的依據(jù)和憑證，是對職工個人履歷、社會關(guān)系以及思想品德、工資待遇、獎罰等最客觀的記錄，是醫(yī)院對人才進(jìn)行選拔、競聘等優(yōu)化配置工作的基本依據(jù)。電子計算機技術(shù)不斷應(yīng)用，讓我們進(jìn)入了大數(shù)據(jù)、信息化時代。這也讓各行各業(yè)面臨著諸多機遇，也迎來了大挑戰(zhàn)。只有大力發(fā)展人事檔案電子化建設(shè)，才能適應(yīng)信息化時代的發(fā)展要求。

1 醫(yī)院人事檔案電子化的必要性所在

計算機的廣泛應(yīng)用，把我們帶入大數(shù)據(jù)時代。傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理方式由于存放無規(guī)律、查找過于繁瑣，而且提供的資料不全面，與信息資源共享的時代格格不入。再加上紙質(zhì)人事檔案內(nèi)容上的信息不對稱、形式上易作假性造成了一些問題，同時，紙質(zhì)人事檔案傳遞過程中的人為性，可能導(dǎo)致因磨損而毀壞乃至個人信息失真的現(xiàn)象，所以電子化有必要。要想使檔案材料收集、歸檔、查借、保管、保密、鑒別、檢查、核對等變得更加便捷、快速，與應(yīng)體制改革、人員流動相適應(yīng)，實現(xiàn)檔案電子化勢在必行。

1.1 電子人事檔案易管理的同時方便查閱

紙質(zhì)人事檔案對存放條件要求高，必須配備專門的檔案管理室，檔案大量堆放，加上年代久遠(yuǎn)，管理人員的變動，導(dǎo)致查找目錄不全、不準(zhǔn)，甚至有人事檔案材料丟失的現(xiàn)象，給檔案的調(diào)取查閱增加了難度。而電子檔案因為在電腦上有明晰的查詢目錄，查閱人只要根據(jù)索引就可以方便快捷地獲得所需信息，大大節(jié)省了辦事時間，提高了工作效率。

1.2 采集、歸檔和信息內(nèi)容的全面性、更新化不受時空限制

因為電子檔案的數(shù)據(jù)能隨時更新，個人存檔信息能隨時實現(xiàn)補充和修改，讓人事檔案信息時效性和新鮮度更強；再加上計算機電子設(shè)備存儲容量很大，不必受紙張制約，使可錄入的信息比紙質(zhì)檔案內(nèi)容更加全面和細(xì)化。

1.3 電子人事檔案易于保存，與紙質(zhì)并存能防涂改

電子人事檔案屬于電子信息數(shù)據(jù)，易于保管和存放，不會隨時間流失而發(fā)生損毀。然而，雖然人事檔案的電子化是不可避免的，但不能完全消滅紙質(zhì)檔案。一是，人事檔案是社會公共管理中不可缺少的一種信息載體。二是，有些蓋章文件是需要留存原件的。所以，隨著電子檔案的普及，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，分開存放，還能從根本上預(yù)防偽造、涂改檔案的現(xiàn)象；如果紙質(zhì)案卷不小心被損毀或遺失，電子案卷則能為補充提供了憑證，減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，保證了人事檔案的安全性和可靠性，實現(xiàn)了長期安全存放的目的。

2 信息化下人事檔案管理方式新舉措

2.1 加大無紙化閱檔建設(shè)

人事檔案電子化管理，而查閱卻仍沿用線下紙質(zhì)手工查閱方式，使人事檔案歸檔和整理變得繁重，這與當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員不足、管理水平落后形成矛盾。所以，要盡可能利用現(xiàn)代計算機技術(shù)和設(shè)備，使人事檔案全部實現(xiàn)信息化的同時，讓查閱、借閱等日常工作也實行微機化操作，才能解決這一矛盾，提高管理效率。

2.2 加大人事檔案與時俱進(jìn)的更新

以往的人事檔案十分簡單，信息幾乎是處于靜止?fàn)顟B(tài)，無法與職工的工作業(yè)績、后續(xù)教育、學(xué)歷變化等信息同步更新，造成了檔案信息失實。電子化管理，信息更新變得更容易，為了適應(yīng)人才柔性流動的需求，便于檔案查閱流轉(zhuǎn)，今后應(yīng)對這些動態(tài)信息及時錄入，不斷豐富人事檔案的信息。對于可以公開的部分由檔案主管部門制作并負(fù)責(zé)維護更改，以IC卡的電子檔案形式由個人持有，用人單位可以閱讀但沒有更改權(quán)，保證了檔案的真實性和客觀性，同時減輕了檔案管理的工作量。

2.3 構(gòu)建統(tǒng)一共享的人事信息管理系統(tǒng)

要推動人事檔案的電子化，要充分認(rèn)識到人事信息管理系統(tǒng)中主要數(shù)據(jù)來源于人事檔案的事實，構(gòu)建人事檔案、人事信息同步化管理模式，開發(fā)全國統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，將不屬于個人隱私內(nèi)容在網(wǎng)上共享，減少人事管理與檔案管理的重復(fù)勞動，既保證了信息采集的及時、準(zhǔn)確和完整，還可以提高對人事信息資源的利用率。對于重要的檔案材料，建議實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙套制，管理系統(tǒng)服務(wù)器必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實行物理隔離，經(jīng)常保持?jǐn)?shù)據(jù)庫備份，確保檔案信息安全。

3 結(jié)束語

總之，人事檔案管理是醫(yī)院管理的的重要組成部分，只要堅持科學(xué)的、先進(jìn)的現(xiàn)代管理方法和手段，借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行計算機管理，與數(shù)字化時代同步，使電子信息檔案全面建立，才能極大地提升了人事檔案工作，減輕檔案管理強度，給檔案歸檔、查詢、利用等檔案業(yè)務(wù)帶來了極大的便捷，使人事檔案管理更加科學(xué)、合理、有序，為職工和醫(yī)院建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)社會和諧發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王雨霞.淺析人事檔案的現(xiàn)代信息化管理方法[J].華章，2011（9）.

[2]潘霞.談人事檔案電子化分析[J].中小企業(yè)管理與科技，2009（2）.

[3]焦英.關(guān)于人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化管理的思考[J].機電兵船檔案，2012（05）.

[4]卜禹華.加強干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].改革與開放，2011（18）.