新時(shí)期電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用

劉麗華++黃秋平

【摘要】新時(shí)期，電子檔案在檔案管理中應(yīng)用具有重要意義，能確保檔案安全、提高管理效率。但目前管理工作存在一些問題，主要表現(xiàn)為安全管理不足、相關(guān)制度缺失、人員素質(zhì)偏低。為彌補(bǔ)這種不足，需要采取有效的改進(jìn)對策：加強(qiáng)安全管理、完善管理制度、提高工作人員素質(zhì)，并重視電子檔案備份、優(yōu)化管理服務(wù)方式。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；電子檔案；檔案管理；安全管理

新時(shí)期，在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷進(jìn)步和應(yīng)用的時(shí)代背景下，檔案管理工作也面臨全新變革，電子檔案出現(xiàn)并得到廣泛應(yīng)用。同時(shí)，為促進(jìn)電子檔案更好發(fā)揮作用，采取有效措施，提高電子檔案管理水平是必要的。本文將結(jié)合電子檔案管理需要，有針對性地提出管理對策，希望能為實(shí)際工作開展提供啟示。

一、新時(shí)期電子檔案在檔案管理中應(yīng)用的意義

隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，新時(shí)期電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，并發(fā)揮十分重要的作用，其重要意義表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）確保檔案安全。電子檔案管理工作中，安全問題尤為突出。因此，為促進(jìn)電子檔案安全管理水平的提升，避免電子檔案受到損失，應(yīng)該結(jié)合具體需要，構(gòu)建完善的完全管理制度措施。同時(shí)還要明確管理人員的職責(zé)，讓他們有效適應(yīng)電子檔案管理需要，并做好備份工作，綜合應(yīng)用防火墻技術(shù)，密鑰技術(shù)，重視病毒查殺，加強(qiáng)安全防護(hù)工作，避免電子檔案受到不必要的攻擊和破壞，進(jìn)而確保電子檔案的安全。

（二）提高管理效率。電子檔案將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和處理之后，進(jìn)行存儲(chǔ)和分類，方便統(tǒng)計(jì)和查詢，為廣大用戶使用電子檔案創(chuàng)造便利。同時(shí)還能為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，減輕管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，讓他們有效適應(yīng)管理工作需要，實(shí)現(xiàn)提高電子檔案管理水平的目的。

二、新時(shí)期電子檔案在檔案管理中應(yīng)用的不足

雖然電子檔案的出現(xiàn)，對檔案管理具有重要作用。但由于受到制度、人員等因素制約，當(dāng)前電子檔案管理仍然存在不足，存在的問題體現(xiàn)在以下方面：

（一）安全管理不足。未能結(jié)合電子檔案管理工作需要，構(gòu)建健全完善的管理規(guī)章制度，制約安全管理水平提高。管理人員安全意識淡薄，難以全面提升安全管理水平，忽視電子檔案備份，一旦丟失，數(shù)據(jù)無法找回。

（二）相關(guān)制度缺失。電子檔案制度缺失，相關(guān)規(guī)定不完善，難以有效約束和規(guī)范管理工作，制約電子檔案管理的規(guī)范化和制度化進(jìn)程。同時(shí)，相關(guān)工作人員責(zé)任不明確，電子檔案管理責(zé)任制沒有嚴(yán)格落實(shí)，影響管理工作水平提升。

（三）人員素質(zhì)偏低。一些管理人員素質(zhì)偏低，未能有效適應(yīng)電子檔案管理需要，管理專業(yè)技能缺乏，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平不強(qiáng)，也忽視加強(qiáng)管理培訓(xùn)工作，制約信息技術(shù)應(yīng)用水平和電子檔案管理效率提升。

三、新時(shí)期電子檔案在檔案管理中應(yīng)用的對策

為彌補(bǔ)電子檔案管理的不足，促進(jìn)管理水平提升，結(jié)合新形勢和新要求，根據(jù)存在的問題，筆者認(rèn)為可以采取以下對策：

（一）加強(qiáng)安全管理。重視軟件維護(hù)，確保電子檔案安全有效運(yùn)營。完善安全管理措施，預(yù)防安全隱患發(fā)生，明確管理人員的職責(zé)和權(quán)限，讓他們有效開展安全管理的各項(xiàng)工作。另外還要加強(qiáng)軟件和系統(tǒng)更新維護(hù)，確保電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備安全。落實(shí)專機(jī)專用制度，保證電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備處于良好性能和運(yùn)營狀態(tài)。做好日常巡視工作，注重電子檔案備份，避免出現(xiàn)安全隱患。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，重視安全密鑰的使用，合理設(shè)置密碼，防止受到攻擊和破壞，促進(jìn)電子檔案安全管理水平的提升。

（二）完善管理制度。根據(jù)電子檔案管理需要，建立完善的管理制度，明確管理的目的、流程和方法。落實(shí)管理責(zé)任制，讓每個(gè)管理人員有效開展管理工作。這樣既能預(yù)防安全隱患，還能推動(dòng)電子檔案管理的規(guī)范化和制度化，保障電子檔案管理效率提升。

（三）提高工作人員素質(zhì)。管理人員要了解電子檔案的信息，挖掘、開發(fā)和綜合利用電子檔案資源。及時(shí)存儲(chǔ)電子檔案信息資源，構(gòu)建完善的資源庫，方便電子檔案資料查詢。提高管理人員的服務(wù)意識，加強(qiáng)管理培訓(xùn)，具備愛崗敬業(yè)精神，具有服務(wù)意識和奉獻(xiàn)精神。構(gòu)建先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提供在線咨詢服務(wù)，提升管理水平。

（四）重視電子檔案備份。電子檔案要及時(shí)備份，保證其安全性與可靠性。對相關(guān)軟件定期升級和維護(hù)，使軟件處于良好性能和運(yùn)營狀態(tài)。加強(qiáng)備份管理，避免資料丟失，改進(jìn)并應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，有效保障電子檔案的安全。

（五）優(yōu)化管理服務(wù)方式。綜合利用多媒體技術(shù)、光盤制作技術(shù)、信息技術(shù)，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)，促進(jìn)電子檔案資源共享。為用戶提供在線咨詢服務(wù)，完善電子檔案咨詢平臺(tái)，嚴(yán)格各項(xiàng)操作，優(yōu)化管理服務(wù)方式。

四、結(jié)語

新時(shí)期，隨著電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，給檔案利用帶來巨大方便。在這樣的形勢下，更應(yīng)該認(rèn)識電子檔案的重要作用，結(jié)合管理工作需要，完善管理制度，確保電子檔案的安全，并提高管理人員素質(zhì)。從而促進(jìn)電子檔案管理水平提升，使其更好地發(fā)揮作用。

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