淺談電子檔案管理在大學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

馬曉丹

摘要：大學(xué)檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展尤為重要，應(yīng)當(dāng)把大學(xué)檔案管理工作與學(xué)校規(guī)劃發(fā)展聯(lián)系起來(lái)，面對(duì)現(xiàn)階段大學(xué)檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，學(xué)校要加強(qiáng)大學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升大學(xué)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，使得管理工作更高效，更便捷，從而更好的服務(wù)學(xué)校，服務(wù)社會(huì)，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)做出杰出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；大學(xué)檔案；管理；應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）025-000-01

電子檔案管理的應(yīng)用不僅僅在大學(xué)檔案管理中很重要，它在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用也有著非常重要的地位。在學(xué)校中，它能很便捷的存儲(chǔ)學(xué)生的大量信息，方便其他人查找、管理，為學(xué)生后續(xù)就業(yè)提供了便捷服務(wù)，使檔案的傳遞更快速，高效，在企業(yè)中，電子檔案管理的高效、有序，使得各個(gè)部門(mén)的管理里工作銜接緊密，企業(yè)的發(fā)展更加迅速，從而促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。

一、大學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀及意義

全國(guó)教育的不斷發(fā)展，各個(gè)大學(xué)的招生人數(shù)不斷增加，數(shù)以千萬(wàn)計(jì)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，變遷，使得大學(xué)學(xué)生檔案管理的難度增加，學(xué)生檔案如實(shí)的記錄了大學(xué)生的德、智、體、美、勞及大學(xué)生在大學(xué)中的一切發(fā)展，為學(xué)生以后找工作提供了重要的依據(jù)，所以大學(xué)學(xué)生檔案管理是學(xué)校所有工作中最為重要的。

大學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀是學(xué)生數(shù)量多，數(shù)據(jù)多，電子檔案管理的工作量大，數(shù)據(jù)傳遞次數(shù)頻繁，檔案管理不規(guī)范等。所以我們要提高大學(xué)檔案管理的工作效率。

大學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的意義：第一，大學(xué)學(xué)生檔案管理在學(xué)生的思想教育方面很重要，學(xué)校在對(duì)學(xué)生進(jìn)行思想教育工作時(shí)，可以根據(jù)學(xué)生檔案的如實(shí)反應(yīng)針對(duì)不同的學(xué)生采取不同的教育方法，讓每個(gè)學(xué)生都能成為有道德修養(yǎng)的人，學(xué)生檔案提供的信息是學(xué)生工作能否順利執(zhí)行的保障，電子檔案管理的建立提高了檔案的利用率，陪養(yǎng)了學(xué)生的積極性，提高了他們的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，讓他們?cè)诟?jìng)爭(zhēng)中不斷進(jìn)取，電子檔案管理的便捷查詢(xún)服務(wù)使得學(xué)校能夠很容易了解到優(yōu)秀人才的全部情況，有利于學(xué)校優(yōu)秀人才計(jì)劃的培養(yǎng)，學(xué)生檔案管理的建立為學(xué)生的素質(zhì)培養(yǎng)提供了保障。第二，大學(xué)檔案管理為大學(xué)發(fā)展提供了服務(wù)，學(xué)生檔案管理又是學(xué)校管理工作中最為重要的，學(xué)?？梢詮膶W(xué)生檔案中提取很多有用的信息，并且能夠從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)學(xué)校教育中存在的問(wèn)題，電子檔案的管理方便學(xué)校及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，找到解決問(wèn)題的方法，從而提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，推動(dòng)學(xué)校教育全面發(fā)展。

二、大學(xué)檔案管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題

隨著科技的發(fā)展，檔案管理也在逐步向現(xiàn)代化發(fā)展，電子檔案管理的出現(xiàn)為大學(xué)檔案管理提供了方便，但同時(shí)也存在著很多問(wèn)題，大學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題分為以下兩個(gè)方面。

1.電子檔案本身存在的問(wèn)題

（1）電子檔案存儲(chǔ)的安全性，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，電子檔案有高速讀寫(xiě)功能，一旦被盜取，它將會(huì)泄露大量的信息，對(duì)個(gè)人造成嚴(yán)重傷害，對(duì)學(xué)校造成難以挽回的損失。

（2）電子檔案易缺失，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤，容易被人發(fā)現(xiàn)，容易改正，電子檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤會(huì)對(duì)后面的大量數(shù)據(jù)都有影響，且不易被發(fā)現(xiàn)，容易造成嚴(yán)重的后果，電子檔案不及時(shí)維護(hù)更新，容易造成數(shù)據(jù)丟失，有些重要的信息一旦丟失，會(huì)對(duì)學(xué)校的工作造成嚴(yán)重影響。

（3）電子檔案不具備長(zhǎng)期可讀性，科技在不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的發(fā)展更是迅速，電子檔案對(duì)新的設(shè)備會(huì)產(chǎn)生不兼容問(wèn)題，容易造成數(shù)據(jù)丟失，使得電子檔案不能長(zhǎng)期使用，為學(xué)校檔案管理工作增加難度。

2.管理制度存在的問(wèn)題

（1）大學(xué)學(xué)生檔案管理人員對(duì)自己的職責(zé)不清楚，管理人員未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案收集、整理、歸納的內(nèi)容不清楚，從而使收集的內(nèi)容有重復(fù)，導(dǎo)致收集工作量大，效率不高。

（2）大學(xué)學(xué)生檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，學(xué)校對(duì)大學(xué)學(xué)生檔案管理不太重視，在開(kāi)會(huì)過(guò)程中沒(méi)有反復(fù)強(qiáng)調(diào)，造成管理人員的不重視，開(kāi)始出現(xiàn)懈怠情緒，導(dǎo)致管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。

（3）沒(méi)有確立專(zhuān)門(mén)的審查監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致管理松懈，出現(xiàn)學(xué)生檔案泄露等問(wèn)題，對(duì)學(xué)生未來(lái)的發(fā)展造成影響，管理人員對(duì)自己的工作不仔細(xì)，不認(rèn)真，在學(xué)生檔案的編輯過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，可能對(duì)多個(gè)學(xué)生造成影響。

三、大學(xué)檔案管理應(yīng)用的改進(jìn)措施

1.電子檔案的安全改進(jìn)

加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全，存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)只用來(lái)存儲(chǔ)檔案信息，不能再作為其他設(shè)備使用，以免造成數(shù)據(jù)丟失，對(duì)設(shè)備定期檢查、維護(hù)，以免設(shè)備損壞造成數(shù)據(jù)丟失，對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份，一旦數(shù)據(jù)損壞，還可以使用備份的數(shù)據(jù)，不至于造成嚴(yán)重?fù)p失，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)防火墻等安全措施加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的管理，避免在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中出現(xiàn)丟失、損壞等問(wèn)題。

2.增強(qiáng)電子檔案的長(zhǎng)期可讀性

延長(zhǎng)電子檔案的使用時(shí)間，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備及時(shí)更新，保證存儲(chǔ)環(huán)境的穩(wěn)定性，管理人員不能私自讓其他人員查看存儲(chǔ)的信息，以免其他人對(duì)其進(jìn)行刪改，確保大學(xué)生檔案管理的私密性。

3.提升工作人員的素質(zhì)

大學(xué)檔案管理中要加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，學(xué)校要對(duì)管理工作人員進(jìn)行思想教育培訓(xùn)，提高他們對(duì)大學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，只有具備良好的思想政治素養(yǎng)，才能明白自己的職責(zé)所在，在以后的工作中，才能更好的發(fā)揮自己的作用。

4.規(guī)范管理的操作流程

大學(xué)檔案管理要規(guī)范操作流程，確立專(zhuān)門(mén)的審查監(jiān)督機(jī)制，對(duì)工作人員的工作及時(shí)檢查、監(jiān)督，防止工作人員在工作中出現(xiàn)各種失誤，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)改正，影響后續(xù)工作的進(jìn)度，審查監(jiān)督機(jī)制還能對(duì)工作人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，一旦工作人員有不良的行為習(xí)慣，審查監(jiān)督機(jī)制能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并制止該工作人員的行為，從而使管理制度更加完善。

大學(xué)生檔案對(duì)大學(xué)生今后的工作和生活尤為重要，所以大學(xué)檔案管理在大學(xué)管理工作中有著及其重要的地位，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，電子檔案的建立，大學(xué)檔案管理的工作要更加規(guī)范，避免出現(xiàn)失誤，否則會(huì)對(duì)學(xué)生以后尋找工作帶來(lái)困難，學(xué)生檔案是學(xué)生大學(xué)生活的真實(shí)寫(xiě)照，這就要求學(xué)校對(duì)大學(xué)檔案管理更加重視，加大大學(xué)檔案管理力度，使檔案管理工作與學(xué)校其他工作同步發(fā)展，提高學(xué)校的管理質(zhì)量，加強(qiáng)學(xué)校建設(shè)，使得學(xué)校在未來(lái)能有更好的發(fā)展。

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