電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展

鄒春妮

摘 要：信息時(shí)代的到來，檔案事業(yè)不斷進(jìn)步，多元化的信息技術(shù)融入到檔案管理行業(yè)中，為推進(jìn)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用，促進(jìn)二者共存發(fā)展。本文簡(jiǎn)要分析檔案管理工作中電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)與不足，并探討如何實(shí)現(xiàn)二者之間的整合利用與共存發(fā)展，僅供業(yè)內(nèi)人士參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合；利用；共存發(fā)展

檔案管理工作主要包含檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編輯和開發(fā)利用等內(nèi)容，在檔案管理工作中，電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理中的重要部分，各自具備一定優(yōu)勢(shì)和不足，為推進(jìn)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)尊重事物的兩面性，準(zhǔn)確把握電子檔案與紙質(zhì)檔案的實(shí)際特點(diǎn)，加強(qiáng)整合利用，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存發(fā)展。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案整合利用的必要性

現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，電子檔案得以產(chǎn)生和應(yīng)用，一定程度上拉動(dòng)了紙質(zhì)檔案的發(fā)展?？梢哉f，電子檔案的產(chǎn)生和應(yīng)用，打破了檔案管理工作中紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)模式，通過對(duì)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，節(jié)約了人力物力資源，實(shí)現(xiàn)了檔案管理一體化，檔案管理工作效率明顯提升。因此在檔案事業(yè)發(fā)展過程中，若能夠準(zhǔn)確把握電子檔案與紙質(zhì)檔案的具體特點(diǎn)，加強(qiáng)整合利用，能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的有序轉(zhuǎn)化，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存與管理，并確保電子檔案的信息化優(yōu)勢(shì)得到有效發(fā)揮，通過雙向聯(lián)系，推進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的協(xié)調(diào)發(fā)展，對(duì)于檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重要意義。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案各自優(yōu)勢(shì)與不足

2.1 電子檔案的優(yōu)勢(shì)與不足

現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，推進(jìn)了檔案事業(yè)的進(jìn)步，人類社會(huì)生活呈現(xiàn)出多元化特征，社會(huì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展，離不開信息技術(shù)的支持。此種形勢(shì)下，檔案管理工作逐漸邁入新的時(shí)代，電子檔案逐漸產(chǎn)生并得到廣泛應(yīng)用。

電子檔案具有良好的應(yīng)用價(jià)值，其存儲(chǔ)量較大，不會(huì)占用實(shí)際空間，便于管理和應(yīng)用。在檔案管理工作中，電子檔案模式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案之間的互相傳輸，具備資源共享的優(yōu)勢(shì)。電子檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的保存時(shí)間較長，且檔案資源的查閱更具便捷性、高效性，有助于提升檔案管理工作效率。

電子檔案也存在一定不足，尤其是信息存儲(chǔ)方面，其安全性較低，部分不法分子利用技術(shù)手段獲取保密的檔案信息，導(dǎo)致檔案管理工作存在嚴(yán)重的安全隱患。電子檔案運(yùn)行過程中主要依靠設(shè)備，缺乏獨(dú)立性，此種情況下，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障，極易導(dǎo)致電子檔案信息資源丟失，此種情況下，電子檔案信息存在嚴(yán)重的安全隱患。

2.2 紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)與不足

自古開始，中國人就習(xí)慣將國家大事和重要的人物記錄下來，供后世流傳。也有許多家族擁有屬于自己家族的族譜，這些都是最傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。隨著時(shí)間的推移保留下來許多珍貴的史實(shí)資源供后人發(fā)掘。進(jìn)入21世紀(jì)，紙質(zhì)檔案收到了極大地沖擊，電子檔案的優(yōu)勢(shì)將大家的目光轉(zhuǎn)移。還有人預(yù)言紙質(zhì)檔案將退出人類歷史的舞臺(tái)，之后將是電子檔案的世界。這些雖然只是一面之詞，但是卻也看出紙質(zhì)檔案重要性的下降。

紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)大家顯而易見，和電子檔案相比，直觀性和簡(jiǎn)明性十分突出，另外在書寫方面的簡(jiǎn)單性、閱讀方面的便利性，還有對(duì)事情記錄方面的穩(wěn)定性等等，這些都是電子檔案無法超越的優(yōu)勢(shì)；印章和簽字，這是紙質(zhì)檔案獨(dú)立于電子檔案的優(yōu)勢(shì)，沒有當(dāng)事人簽名的電子檔案不具備法律效率，這是為何還有大部分人倡導(dǎo)紙質(zhì)檔案的原因之一。但是，紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也是顯而易見的，與電子檔案想法，紙質(zhì)檔案在空間占用、環(huán)境保護(hù)、傳遞查閱方面的劣勢(shì)是不能避免的。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案在利用方面的比較

紙質(zhì)檔案的載體是文本實(shí)體，具有相對(duì)的穩(wěn)定性，文字有個(gè)人字跡特征、有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，對(duì)它的利用途徑是通過提供檔案原件、檔案副本或復(fù)制品、檔案信息加工品等滿足用戶的需要。電子信息技術(shù)的運(yùn)用改變了傳統(tǒng)文件的利用方式.使檔案信息在利用上不受時(shí)間和空間的限制，可以隨時(shí)隨地利用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的開放檔案，網(wǎng)絡(luò)不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)利用者的需要對(duì)其中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等，還可以形成檔案匯編或其它形式的編研成果以提供利用。

然而，由于信息的易更改性和共享性.在電腦應(yīng)用上要具有限讀功能，即具有反刪改、反復(fù)制、反銷毀功能，才能防止泄密。通過電子檔案和紙質(zhì)檔案整合和利用活動(dòng)的比較，紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的特點(diǎn)表現(xiàn)得淋漓盡致。其區(qū)別也就顯而易見。盡管電子檔案和紙質(zhì)檔案存在諸多不同。然而從檔案的開發(fā)利用方面講，二者卻具有異曲同工之妙。

4 電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展的具體策略

4.1 堅(jiān)持揚(yáng)長避短

檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展過程中，在準(zhǔn)確把握電子檔案與紙質(zhì)檔案各自優(yōu)勢(shì)與不足的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持趨利避害，對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行合理整合利用，并采取有效措施去除檔案管理中的缺點(diǎn)，推進(jìn)檔案管理工作的順利開展。在電子檔案方面，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)發(fā)揮其科學(xué)化、信息化的檔案管理優(yōu)勢(shì)，在紙質(zhì)檔案方面，應(yīng)當(dāng)保持器印章和簽字生效憑證優(yōu)勢(shì)不變，在此基礎(chǔ)上將二者優(yōu)勢(shì)進(jìn)行有機(jī)融合，全面提高檔案管理工作效率。

電子檔案與紙質(zhì)檔案也不可避免的存在一定不足，為實(shí)現(xiàn)二者之間的整合利用與共存發(fā)展，應(yīng)當(dāng)以紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)彌補(bǔ)電子檔案的缺點(diǎn)，并以電子檔案的優(yōu)勢(shì)彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的不足，轉(zhuǎn)變視角，堅(jiān)持具體問題具體分析的原則，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的協(xié)調(diào)共存發(fā)展，為檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展奠定可靠的基礎(chǔ)。

4.2 遵循“雙套制”原則

在檔案事業(yè)發(fā)展過程中，所謂“雙套制”原則，就是指將電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)提交并保存歸檔，以保證檔案的準(zhǔn)確性和可靠性。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷完善，“雙套制”原則的有效應(yīng)用，有助于推進(jìn)檔案管理工作的順利開展，這就要求檔案管理工作人員在準(zhǔn)確把握電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)際優(yōu)勢(shì)與不足的基礎(chǔ)上，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技術(shù)，明確“雙套制”的適用范圍，依據(jù)檔案管理的具體情況選擇“雙套制”檔案，最大程度上實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置和利用，全面提高檔案管理效率。

結(jié)束語

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力資源，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和崗位能力都有著嚴(yán)格的要求，為推進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)與不足，遵循“雙套制”原則，揚(yáng)長避短，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、信息化、高效化檔案管理，從而為社會(huì)群體提供更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉曉菲.電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（1）.

[2]韓宇秀.論信息化條件下檔案管理工作的發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）.

[3]劉繼東.檔案管理中電子檔案的有效管理和利用[J].才智，2015（36）.