淺析企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)及其防

范袁華

摘 要：企業(yè)合同管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心工作， 其業(yè)務(wù)流程主要涉及合同的訂立、履行和后評(píng)價(jià)三個(gè)方面，合同管理職能包括合同審查、爭(zhēng)議解決及合同監(jiān)督，企業(yè)合同管理的目標(biāo)就是要加強(qiáng)事前的風(fēng)險(xiǎn)防范， 發(fā)揮監(jiān)測(cè)和管控作用， 提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。本文在分析企業(yè)合同管理的重要性基礎(chǔ)上，深入探討了企業(yè)合同管理存在的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及其識(shí)別方法，并針對(duì)性地提出了企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

關(guān)鍵詞：合同管理;風(fēng)險(xiǎn)防范;內(nèi)部控制

一、引言

企業(yè)合同管理是企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)利用規(guī)范來(lái)約束合同中所涉及的事項(xiàng)，從法律的角度對(duì)企業(yè)合同進(jìn)行管理，起到領(lǐng)導(dǎo)與組織企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的作用。合同管理屬于企業(yè)內(nèi)控管理環(huán)節(jié)之一，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的保障之一。合同管理是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，在企業(yè)內(nèi)控管理和外部交易中起到了銜接作用，在某種程度上，合同管理的成敗與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，而很多企業(yè)正是由于在法律風(fēng)險(xiǎn)防范方面缺乏制度約束和人員素質(zhì)低， 最終導(dǎo)致企業(yè)面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)合同管理體現(xiàn)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的承諾， 使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地， 通過(guò)持續(xù)經(jīng)營(yíng)，樹(shù)立企業(yè)核心品牌， 助力企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施。企業(yè)合同管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心，合同管理的職能包括合同審查、爭(zhēng)議解決和合同監(jiān)督，企業(yè)合同管理的目標(biāo)就是要事前加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范，發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)和管控作用，減少因合同風(fēng)險(xiǎn)而造成的企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。

二、企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的成因

（1）企業(yè)法律意識(shí)淡薄。企業(yè)負(fù)責(zé)人重視法律工作，可以提高公司各部門(mén)的法律意識(shí)和合法經(jīng)營(yíng)的工作態(tài)度，有些企業(yè)在不聘請(qǐng)外部法律顧問(wèn)或設(shè)立相應(yīng)的法務(wù)部門(mén)的情況下盲目追求經(jīng)濟(jì)利益，企業(yè)管理者的法律意識(shí)薄弱， 當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為法律糾紛時(shí)，將導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重的有可能使企業(yè)陷入生存危機(jī)。部分企業(yè)的合同管理制度不健全， 實(shí)施不到位，有的企業(yè)甚至簽訂“陰陽(yáng)合同”，法務(wù)部門(mén)未能有效地監(jiān)控合同執(zhí)行情況， 導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)防控存在漏洞，如合同糾紛處理不當(dāng)，嚴(yán)重的將損害企業(yè)信譽(yù)和造成經(jīng)濟(jì)利益受損。

（2）合同管理人員素質(zhì)偏低。合同管理部門(mén)是公司與其他合同主體交易的紐帶， 此環(huán)節(jié)存在很多風(fēng)險(xiǎn)，法務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)直接影響合同管理的效果，部分企業(yè)合同管理人員素質(zhì)參差不齊，例如合同蓋章隨意性大，合同管理流程執(zhí)行不到位，安全保密意識(shí)不強(qiáng)，合同隨意存放，電子資料未加密保存，合同信息可能外泄，導(dǎo)致合同在訂立時(shí)就存在風(fēng)險(xiǎn)。

（3）合同主體資格審查不嚴(yán)格，合同條款缺失不完整。合同主體資質(zhì)審查是合同訂立前的首要工作， 合同主體選擇不當(dāng)會(huì)直接影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。合同條款內(nèi)容包括締約雙方的名稱住所、合同標(biāo)的價(jià)款、結(jié)算方式、履約期限、履約地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等方面。對(duì)于未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同、合同主體資格未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐、合同條款缺失不全，合同標(biāo)的物品種、規(guī)格、工程項(xiàng)目交工條件等約定不明，都是產(chǎn)生合同爭(zhēng)議的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，合同履行期限是約束合同雙方的條款，如果合同未明確履約期限，則有可能造成合同無(wú)效或訴訟時(shí)效過(guò)期的風(fēng)險(xiǎn);在簽訂合同時(shí)，合同條款應(yīng)明確不可抗力的范圍，合同雙方應(yīng)采取措施防止損失擴(kuò)大，以降低相應(yīng)的法律風(fēng)險(xiǎn)。如果涉及合同糾紛，合同當(dāng)事人對(duì)合同糾紛處理不當(dāng)，不僅造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)形成損害企業(yè)信譽(yù)和形象的風(fēng)險(xiǎn)。

（4）企業(yè)合同管理制度不健全。某些企業(yè)合同管理混亂，從合同審核、訂立、履約、后評(píng)價(jià)等具體業(yè)務(wù)無(wú)相關(guān)的規(guī)范流程約束，各企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況制訂業(yè)務(wù)流程，提高效率、優(yōu)化管理效果是企業(yè)合同管理制度追求的目標(biāo)。

三、企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策措施

（1）加強(qiáng)企業(yè)的法律意識(shí)。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，根據(jù)合同管理制度規(guī)定的重要性原則和交易金額限額以上的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面協(xié)議，企業(yè)合同只有在符合法律規(guī)定的基礎(chǔ)之上才能夠維護(hù)合同雙方的利益，這點(diǎn)應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)的高度重視。在簽訂合同的時(shí)候要本著守法的基本原則，對(duì)于“陰陽(yáng)合同”等違法合同堅(jiān)決杜絕，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極提高自身的法律意識(shí)， 對(duì)于合同的內(nèi)容和條款從法律的角度進(jìn)行審查， 形成依法維護(hù)自身利益的意識(shí)， 提高合同管理的認(rèn)知。

（2）提高合同管理人員素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)安排專(zhuān)業(yè)法律人員、業(yè)務(wù)人員組成合同管理部門(mén)，定期組織部門(mén)人員進(jìn)行外部、內(nèi)部的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，經(jīng)常進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范教育和培訓(xùn)，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì);嚴(yán)格執(zhí)行合同管理制度中的關(guān)于合同專(zhuān)用章的保管及用章規(guī)定，合同專(zhuān)用章由專(zhuān)人保管，嚴(yán)禁個(gè)人或部門(mén)私刻公章或合同章，由用章人、用章部門(mén)負(fù)責(zé)人、專(zhuān)用章保管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管經(jīng)理、企業(yè)總經(jīng)理簽字同意后方可蓋章，避免用章隨意性給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)和造成經(jīng)濟(jì)損失。加強(qiáng)合同信息安全保密工作，特別是招投標(biāo)合同的標(biāo)的金額是相當(dāng)敏感的，無(wú)論企業(yè)是甲方或乙方，合同信息一旦泄露，都會(huì)給企業(yè)造成影響和損失，這就要求業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、合同管理部門(mén)的相關(guān)工作人員嚴(yán)守職業(yè)操守，遵守公司合同管理制度，對(duì)于違規(guī)員工要按制度做出相應(yīng)處罰，違反法律的要移送司法機(jī)關(guān)。

（3）加強(qiáng)合同主體資格及各條款審查。企業(yè)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)合同主體的信用評(píng)價(jià)、履約能力、資信狀況、營(yíng)運(yùn)狀況等資格審查嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)主體資格不符，提供虛假資料，有合同欺詐行為的供應(yīng)商堅(jiān)決摒棄，對(duì)于合作良好的誠(chéng)信企業(yè)納入合格供應(yīng)商名錄，并定期對(duì)名錄內(nèi)的合同主體進(jìn)行再評(píng)估。并且，集團(tuán)企業(yè)，集團(tuán)內(nèi)分、子公司可以共享合格供應(yīng)商名錄，從而在源頭上可杜絕部分風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門(mén)根據(jù)企業(yè)的主要業(yè)務(wù)類(lèi)型，在法律框架內(nèi)擬定規(guī)范合同范本，但由于范本合同并不能涵蓋所有業(yè)務(wù)類(lèi)型，所以還需根據(jù)協(xié)商、談判等的結(jié)果，修訂規(guī)范合同范本的部分細(xì)則。

合同初稿確定后，要按合同管理制度走審批流程，業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、管理層，最后到總經(jīng)理簽批，都要簽署意見(jiàn)，如有不同意見(jiàn)應(yīng)書(shū)面記錄，并返回修正或做出合理解釋?zhuān)瑫r(shí)審批流程單的簽字也為日后合同出現(xiàn)糾紛時(shí)分清責(zé)任提供依據(jù)，使企業(yè)的每一份合同都有法可依，有據(jù)可查。對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督管理，如發(fā)現(xiàn)合同有不公平、條款有誤或有欺詐行為等情況，應(yīng)按制度辦理合同變更或解除，涉及嚴(yán)重違法事件的人和企業(yè)應(yīng)移送司法機(jī)關(guān)處理。

加強(qiáng)合同糾紛管理，業(yè)務(wù)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)針對(duì)合同糾紛有相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，及時(shí)處理小的糾紛，避免形成更大的糾紛，給企業(yè)造成更大的損失，特別是某些合同主體由于資金或其他問(wèn)題無(wú)法繼續(xù)履行合同，那么業(yè)務(wù)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)就應(yīng)該啟動(dòng)應(yīng)急機(jī)制進(jìn)行合同評(píng)估，并將分析結(jié)果和建議及時(shí)匯報(bào)管理層，以便管理層研究決定是否需要中止合同，并給對(duì)方出具相關(guān)函件，以便日后索賠，避免企業(yè)遭受更大的經(jīng)濟(jì)損失、損害企業(yè)信譽(yù)和形象。

加強(qiáng)合同資金結(jié)算管理，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及合同的部分，最終會(huì)落地到財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行資金結(jié)算，從而財(cái)務(wù)部門(mén)必不可少地成為合同管理環(huán)節(jié)上重要的一環(huán)，財(cái)務(wù)部門(mén)審核合同條款及財(cái)務(wù)所需附件資料后，才能辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，對(duì)合同條款未履行或者無(wú)書(shū)面合同的，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕支付并及時(shí)向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)，這同時(shí)也是對(duì)資金風(fēng)險(xiǎn)控制的重要環(huán)節(jié)，也是合同管理的重要組成部分。

加強(qiáng)合同管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到合同管理中，更好地防控合同風(fēng)險(xiǎn)。不斷規(guī)范合同管理流程，盡量降低企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)合同信息化管理一是可以在企業(yè)內(nèi)各部門(mén)之間或集團(tuán)企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)可共享信息資源，對(duì)于不誠(chéng)信供應(yīng)商及合作單位建立黑名單;二是可以規(guī)避因人工管理出現(xiàn)的各方面的疏漏，對(duì)合同進(jìn)行有序高效的管理，從而有效降低合同管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（4）建立合同管理制度。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，應(yīng)該做好合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)防控工作，這就要求企業(yè)對(duì)于合同管理要制定相關(guān)的管理制度，并以此作為合同管理的工作流程指引。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，由法律人員、業(yè)務(wù)人員組成法務(wù)部，或在相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或管理部門(mén)中引進(jìn)專(zhuān)業(yè)法律人員，對(duì)企業(yè)的法律事務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)與指導(dǎo)，對(duì)企業(yè)有可能發(fā)生的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和判斷，在業(yè)務(wù)的前端規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于企業(yè)已發(fā)生的合同糾紛，對(duì)個(gè)案進(jìn)行評(píng)估與記錄，為以后的風(fēng)險(xiǎn)防控工作積累經(jīng)驗(yàn)。

制度執(zhí)行過(guò)程中應(yīng)注意以下兩點(diǎn)：一是按制度規(guī)范完成合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)、合同簽訂環(huán)節(jié)及合同履行環(huán)節(jié)的各項(xiàng)流程;二是重視合同履行情況評(píng)價(jià)制度的執(zhí)行情況，合同后評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)是合同管理的總結(jié)，一般不被企業(yè)重視，企業(yè)應(yīng)至少在每年年底分析和評(píng)估重大合同履行的總體情況，特別是重大合同履行的具體情況，及時(shí)改進(jìn)現(xiàn)有的不足之處。其實(shí)合同后評(píng)價(jià)管理是一項(xiàng)很重要的工作，對(duì)已經(jīng)完成的合同進(jìn)行履約、管理的得失評(píng)價(jià)，為下一個(gè)合同提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)好的經(jīng)驗(yàn)加以推廣總結(jié)， 對(duì)不符合現(xiàn)行法律法規(guī)， 以及不嚴(yán)謹(jǐn)、容易被對(duì)方索賠的條款要加以修正;對(duì)不可預(yù)見(jiàn)、不確定因素在合同中加以明示或制定相應(yīng)的預(yù)防措施以防范和降低風(fēng)險(xiǎn)。

總之，只有嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，嚴(yán)格加強(qiáng)合同管理，注意識(shí)別法律風(fēng)險(xiǎn)并采取有效地解決措施，才能有效地防控和規(guī)范合同管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，從而達(dá)到合同管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，提升企業(yè)的管理水平，減少合同的法律糾紛，保障企業(yè)的合法權(quán)益，規(guī)避企業(yè)不必要的損失，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

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