流動(dòng)人員人事檔案信息化管理和應(yīng)用

[摘要]流動(dòng)人員人事檔案信息化管理與應(yīng)用是社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，結(jié)合人事檔案信息化內(nèi)容，從流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)庫建立、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)、檔案誠信、本人知情權(quán)闡述了檔案信息化的具體管理和應(yīng)用，人事檔案經(jīng)過信息化后可為管理者及使用者提供便捷服務(wù)和可靠依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]流動(dòng)人員；人事檔案；信息化

[作者簡(jiǎn)介]管建輝（1964-），男，漢族，籍貫：河北深澤，現(xiàn)任石家莊市橋西區(qū)勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)局副局長，分管人力資源市場(chǎng)的靈活就業(yè)人員和失業(yè)人員檔案及其人事代理工作，中共黨員，大學(xué)本科（全日制），畢業(yè)于河北科技師范學(xué)院農(nóng)業(yè)機(jī)械化專業(yè)，副研究館員，主研靈活就業(yè)人員人事檔案的管理和應(yīng)用。

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1006-8031（2017）06-0050-02

檔案信息化是當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展要求，也是為了使檔案工作更好服務(wù)于社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。檔案信息化就是將先進(jìn)的電子信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理和使用中，通過對(duì)檔案信息電子載錄、儲(chǔ)存、檔案內(nèi)容數(shù)字化及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)行全方位的管理和使用檔案；達(dá)到檔案管理者和服務(wù)對(duì)象應(yīng)用十分便捷的目的。人事檔案管理發(fā)展歷史悠久，傳統(tǒng)的人事檔案管理在當(dāng)前大量頻繁快速人員流動(dòng)過程中出現(xiàn)了很多問題，凸顯出以前的檔案管理模式和使用方法不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展需求。為此，檔案管理和應(yīng)用，特別是流動(dòng)人員人事檔案管理和應(yīng)用必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)行人事檔案的信息化管理和應(yīng)用。只有這樣，才能跟上市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐，才能更好地服務(wù)社會(huì)。

一、人事檔案信息化

通常說，人事檔案信息化是指按照國家檔案行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理和應(yīng)用中全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案信息資源處置、管理和使用；人事檔案管理的信息化，就是把單一紙質(zhì)版檔案實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄬用婢C合檔案信息系統(tǒng)。采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備和管理檔案，提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平和層次；具體說人事檔案信息化是檔案管理部門運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)收集、整理、開發(fā)和利用檔案信息資源，實(shí)行檔案內(nèi)容信息的網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。可見，人事檔案信息化的載體是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化：

1、檔案信息的數(shù)字化。按照標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息要求和統(tǒng)一的規(guī)范數(shù)據(jù)格式，將需要存檔的內(nèi)容與資料用掃描儀、記錄儀收錄到計(jì)算機(jī)存貯系統(tǒng)，做好備份儲(chǔ)存。

2、檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化。在檔案收集和整理過程中，要統(tǒng)一接收、傳遞、存儲(chǔ)和使用的標(biāo)準(zhǔn)，通過專用軟件對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類、編目和排序；建立標(biāo)準(zhǔn)化的辦公系統(tǒng)，并與區(qū)域內(nèi)檔案管理系統(tǒng)融合，實(shí)行統(tǒng)一區(qū)域內(nèi)管理模式。

3、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。整合檔案信息，在系統(tǒng)內(nèi)傳遞信息并實(shí)現(xiàn)信息資源共享；檔案資源經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)化管理后其適用范圍得到很大擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展同步的目的。

二、流動(dòng)人員人事檔案信息化管理和應(yīng)用

（一）流動(dòng)人員人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫。在本系統(tǒng)（區(qū)域）建立流動(dòng)人員人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫是人事檔案信息化管理和應(yīng)用的前期基礎(chǔ)工作，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展及人事代理人員頻繁流動(dòng)，建立系統(tǒng)（區(qū)域）內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)化且可靠的人事檔案信息庫尤為必要；為實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化、信息載體多樣化、管理過程自動(dòng)化和信息共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。政府部門要牽頭組織協(xié)調(diào)，配備軟件公司設(shè)計(jì)的系統(tǒng)兼容的管理軟件，在系統(tǒng)（區(qū)域）內(nèi)推廣使用；在使用過程中綜合分析出現(xiàn)的問題并加以修改和完善，及時(shí)保存原始信息數(shù)據(jù)，選用政治素質(zhì)好和專業(yè)水平高的檔案管理人員進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化處理；設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限，避免個(gè)人信息泄露，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性；明確對(duì)泄露或非法使用個(gè)人檔案信息的相關(guān)責(zé)任人要承擔(dān)民事或刑事責(zé)任。

（二）系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)。雖然建立流動(dòng)人員人事檔案信息數(shù)據(jù)庫能快速查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析流動(dòng)人員信息，但系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫無法提供檔案中的鑒定、考核材料。為保護(hù)實(shí)體檔案內(nèi)容，將縮微技術(shù)應(yīng)用到流動(dòng)人員人事檔案管理中，在建立流動(dòng)人員人事檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫過程中，通過掃描儀把利用頻率高、易磨損、利用價(jià)值高的檔案材料傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中存儲(chǔ)。檔案應(yīng)用部門可根據(jù)需要從總數(shù)據(jù)庫中選取有關(guān)內(nèi)容，通過計(jì)算機(jī)打印出來；在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上實(shí)施區(qū)域網(wǎng)、系統(tǒng)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動(dòng)，形成技術(shù)先進(jìn)、功能完善的流動(dòng)人員人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行系統(tǒng)內(nèi)（區(qū)域內(nèi)）流動(dòng)人事檔案信息資源共享。這樣，既方便了管理人員應(yīng)用，又提高了對(duì)流動(dòng)人員人事檔案利用和開發(fā)的工作效率；實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)（區(qū)域內(nèi)）進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案信息化管理和應(yīng)用的目的。

（三）個(gè)人信用檔案。建立個(gè)人信用檔案是確保流動(dòng)人員人事檔案信息真實(shí)和可靠的基礎(chǔ)，目前流動(dòng)人員人事檔案在誠信建設(shè)方面還存在著許多問題，如三齡一歷更改、檔案內(nèi)容篡改，流動(dòng)人員頻繁流動(dòng)過程中的造假，使得流動(dòng)人員人事檔案可信度很低。因此，建立個(gè)人信用檔案尤為重要，在流動(dòng)人員人事檔案中添加個(gè)人信用情況、公職階段的信用記錄和在用人單位的履職情況等。同時(shí)，個(gè)人信用檔案還包括個(gè)人貸款及償還情況、勞動(dòng)合同執(zhí)行情況、民事和刑事訴訟記錄及處罰執(zhí)行的記錄等，實(shí)施個(gè)人信用檔案系統(tǒng)有利于政府、企業(yè)、個(gè)人在社會(huì)經(jīng)濟(jì)往來中有真實(shí)資料可循。也便于用人單位在招聘流動(dòng)人員時(shí)掌握其詳實(shí)綜合情況，為其選用人提供可靠依據(jù)；也宜于約束流動(dòng)人員行為，避免違法犯罪活動(dòng)發(fā)生。

（四）人事檔案知情權(quán)。當(dāng)前我國的人事檔案僅向組織提供相關(guān)服務(wù)，本人不能查閱自己的人事檔案，不知道自己人事檔案中有哪些檔案信息，易形成個(gè)人人事檔案具有神秘色彩的現(xiàn)象；或有些流動(dòng)人員因不知道個(gè)人檔案內(nèi)容及其社會(huì)價(jià)值而不在乎其人事檔案?？梢?，了解自己的人事檔案，知曉個(gè)人成長經(jīng)歷及相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)予以關(guān)注；還其于本人以知情權(quán)是很有必要的，同時(shí)，現(xiàn)實(shí)中常有對(duì)自己的某段經(jīng)歷或有些情況記憶模糊需查檔的情形，目前人事檔案管理制度不允許查閱，給個(gè)人帶來很多困惑和疑慮。為此，流動(dòng)人員人事檔案管理工作應(yīng)該樹立以人為本觀念，對(duì)于不屬于保密范圍的檔案內(nèi)容給予其知情權(quán)，本人可以知曉和了解自己檔案內(nèi)容，確保自己的人事檔案與實(shí)際經(jīng)歷或事實(shí)一致。

三、流動(dòng)人員人事檔案信息化在管理和應(yīng)用方面具有的特點(diǎn)

（一）流動(dòng)人員人事檔案信息化的快速輸入功能能夠很大地降低檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。流動(dòng)人員人事檔案動(dòng)態(tài)性需要人事檔案管理人員及時(shí)更新，實(shí)行信息化管理的人事檔案，在人事信息發(fā)生變動(dòng)或添加新檔案信息時(shí)，檔案管理人員在人事信息模型板塊中能輕松及時(shí)地變更或加載人事信息，使人事信息內(nèi)容更為完整和準(zhǔn)確，確保人事檔案信息及時(shí)更新和完善。

（二）流動(dòng)人員人事檔案信息化的數(shù)字處理功能能夠及時(shí)地調(diào)整或更新人事檔案，維持人事檔案的動(dòng)態(tài)性和連續(xù)性。人事檔案實(shí)行信息化以后，數(shù)字化的信息處理功能會(huì)自動(dòng)完成很多人事信息的數(shù)據(jù)處理，確保了人事檔案信息的完整與連續(xù)。

（三）流動(dòng)人員人事檔案信息化的搜索功能能快速查詢?nèi)耸聶n案信息，為領(lǐng)導(dǎo)擬定員工培訓(xùn)計(jì)劃、實(shí)施績(jī)效管理、人才選拔等提供詳實(shí)的依據(jù)。以前紙質(zhì)化人事檔案信息內(nèi)容多且雜，在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一些人事決策或者人事處理時(shí)不能迅速搜尋到所需人事檔案信息，影響工作正常進(jìn)行。而人事檔案信息化的搜索功能能有效克服這些缺點(diǎn)，只要點(diǎn)一下文件系統(tǒng)，會(huì)及時(shí)查詢到所需詳實(shí)信息，這樣，為領(lǐng)導(dǎo)決策、員工培訓(xùn)、績(jī)效管理、選拔人才等方面提供詳實(shí)可靠的信息。

（四）流動(dòng)人員人事檔案信息化的儲(chǔ)存功能能有效協(xié)助和處理人事糾紛。在工作單位對(duì)違規(guī)員工做出處分，因人事檔案信息缺失會(huì)帶來的勞動(dòng)糾紛，或核實(shí)檔案工齡時(shí)找不到可靠證據(jù)，使本來清楚的情況沒有證據(jù)可循，致使用工雙方耗費(fèi)很多精力去調(diào)查取證。實(shí)行流動(dòng)人員人事檔案管理信息化后，就能迅速準(zhǔn)確地搜集到信息，為人事部門提供有效幫助。人事檔案信息化的儲(chǔ)存功能能避免使用者丟失人事信息，同時(shí)也利于促進(jìn)勞動(dòng)雙方規(guī)范遵守合同。

（五）流動(dòng)人員人事檔案信息化的保密功能能有效地保護(hù)人事檔案。實(shí)行流動(dòng)人員人事檔案信息化后其檔案的保密性是有保障的，不會(huì)泄密的；信息化的密碼保護(hù)功能對(duì)流動(dòng)人員人事檔案會(huì)發(fā)揮保密作用，只要管理人員及時(shí)設(shè)置密碼保護(hù)，就會(huì)有效地對(duì)人事檔案信息保密。

（六）流動(dòng)人員人事檔案信息化的提醒功能會(huì)及時(shí)提醒員工何時(shí)退養(yǎng)、退休或及時(shí)調(diào)整工資事宜。人事管理工作人員是很難記清單位員工何時(shí)退養(yǎng)、何時(shí)退休或何時(shí)調(diào)整工資的；實(shí)行檔案信息化后，系統(tǒng)有備忘提示功能，會(huì)及時(shí)提醒人事管理工作人員到了為退養(yǎng)、退休人員和調(diào)資辦理手續(xù)的時(shí)間了，防止因工作繁忙造成工作的遺忘或缺失。

總之，流動(dòng)人員人事檔案信息化管理和應(yīng)用是流動(dòng)人員人事檔案管理工作的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅是一個(gè)單位或系統(tǒng)的事情，也不只是技術(shù)和手段現(xiàn)代化過程，或是檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；同時(shí)，還有檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息資源的采集和利用；還有檔案管理者專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)與使用者具備的應(yīng)用技術(shù)、檔案信息化管理和應(yīng)用的有關(guān)制度等；還需政府部門牽頭組織協(xié)調(diào)，在本系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，共同努力實(shí)現(xiàn)。