國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作的改進(jìn)和創(chuàng)新

文｜劉玲杰

辦公室是處理特定事務(wù)或提供服務(wù)的地方。它具有綜合性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，在企業(yè)決策管理中發(fā)揮著重要作用，是國(guó)有企業(yè)發(fā)展的重要核心組織。新時(shí)期，辦公室行政事務(wù)管理可以有效提高企業(yè)的整體管理水平。然而，各級(jí)機(jī)關(guān)行政事務(wù)監(jiān)督管理仍存在各種突出問(wèn)題。有關(guān)主管部門和工作人員要及時(shí)高度重視，積極采取有效控制措施，及時(shí)解決，使各級(jí)機(jī)關(guān)行政事務(wù)監(jiān)督管理更好地適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展要求。

一、國(guó)有企業(yè)辦公室管理的特點(diǎn)

辦公室作為一個(gè)綜合性很強(qiáng)的管理服務(wù)部門，對(duì)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，科學(xué)有效的辦公室管理有利于保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保證整體的良好運(yùn)行。國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）全局性和整體性

在國(guó)有企業(yè)快速發(fā)展中，辦公室起著非常重要的領(lǐng)導(dǎo)作用。它具有整體性和全局性特征，是一個(gè)企業(yè)運(yùn)作的環(huán)節(jié)?？茖W(xué)合理的辦公管理是企業(yè)發(fā)展決策的基礎(chǔ)。決策的順利實(shí)施需要辦公室管理的保障。企業(yè)自上而下的決策和工作都與辦公室管理有關(guān)，這說(shuō)明辦公室管理在國(guó)有企業(yè)的整體發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。

（二）重要性

國(guó)有企業(yè)的業(yè)務(wù)信息資源傳遞和業(yè)務(wù)溝通主要還是依靠部門辦公室，部門之間的工作關(guān)系主要由部門辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。企業(yè)與社會(huì)外界、企業(yè)內(nèi)部之間的密切聯(lián)系也主要由企業(yè)辦公室人員進(jìn)行直接維系，由此可見(jiàn)企業(yè)辦公室的巨大重要性。科學(xué)合理的公司辦公室工作管理，有助于員工調(diào)節(jié)和有效改善公司辦公室各個(gè)部門之間的工作關(guān)系，有助于員工構(gòu)建良好的團(tuán)隊(duì)工作管理氛圍，增進(jìn)全體員工工作感情，加強(qiáng)其在團(tuán)隊(duì)中的凝聚力，助于帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)開(kāi)展工作。此外，由于辦公室工作常常需要和外單位接觸，因此辦公室工作的水平和質(zhì)量往往還代表著企業(yè)形象。助于構(gòu)建良好的工作氛圍，增進(jìn)員工感情，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，助于團(tuán)隊(duì)工作。

（三）輔助性

科學(xué)合理的辦公室管理有助于管理者決策，有助于國(guó)有企業(yè)進(jìn)行全面的公共關(guān)系管理，有助于保證決策的順利進(jìn)行。因此，企業(yè)總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要科學(xué)合理的辦公室管理作為支撐，體現(xiàn)了辦公室管理鮮明的輔助特征。

二、國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作不足之處

（一）沒(méi)有充分發(fā)揮辦公室的作用

一些大型國(guó)有企業(yè)，不管他們是高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還是一些普通員工，都沒(méi)有真正意識(shí)到辦公室日常工作的管理重要性。所以首先在進(jìn)行實(shí)際操作管理過(guò)程中，不斷地注重對(duì)于辦公室日常工作的技術(shù)改進(jìn)和管理創(chuàng)新，大大降低了一些國(guó)有企業(yè)對(duì)于辦公室日常工作的管理效率。其次，國(guó)有企業(yè)目前招聘各類辦公室工作人員的專業(yè)門檻相對(duì)較低，使得這些辦公室招聘人員的專業(yè)整體素質(zhì)水平有待逐步提高，在一定程度上這也限制了未來(lái)國(guó)有企業(yè)招聘辦公室人員工作效率的逐步提高。最后，國(guó)企日常辦公管理人員通常受公司工作管理環(huán)境和辦公工作管理內(nèi)容的雙重影響，日常辦公工作管理過(guò)程中實(shí)際危機(jī)感較弱，難以充分激發(fā)全部辦公工作者的潛能，影響國(guó)企日常辦公工作質(zhì)量。

（二）國(guó)企辦公室相關(guān)的培訓(xùn)系統(tǒng)

在國(guó)有企業(yè)的健康發(fā)展壯大過(guò)程中，為了能夠更好地發(fā)展壯大，國(guó)有企業(yè)的一些相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會(huì)需要培訓(xùn)各種不同技術(shù)型的員工，但是對(duì)于一些相關(guān)的企業(yè)辦公室工作人員來(lái)說(shuō)，接受各種相應(yīng)技術(shù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)很少，這在一定程度上也阻礙了國(guó)有企業(yè)的健康發(fā)展。比如國(guó)企辦公室里的相關(guān)工作人員如果沒(méi)有嚴(yán)格接受國(guó)企相應(yīng)的專業(yè)崗位培訓(xùn)，自身的相關(guān)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能就可能跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐，從而嚴(yán)重阻礙了國(guó)企的發(fā)展進(jìn)步。如果辦公室工作人員缺乏大量的經(jīng)濟(jì)管理知識(shí)和手段，國(guó)有企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的基礎(chǔ)工作就無(wú)法很好地完成，在一定程度上會(huì)造成國(guó)有企業(yè)決策一定程度的偏差，自身的專業(yè)知識(shí)和技能就跟不上時(shí)代的步伐，從而阻礙了國(guó)企的進(jìn)步。

三、當(dāng)前國(guó)有企業(yè)辦公室管理改進(jìn)與創(chuàng)新策略

（一）最大程度上發(fā)揮辦公室管理人員管理以及協(xié)調(diào)職能

辦公室高層管理工作能否順利進(jìn)行，很大程度上直接可以看出一個(gè)辦公室高層管理者的綜合能力。因此，綜合運(yùn)用能力強(qiáng)的大型辦公室內(nèi)部管理人員培訓(xùn)是努力促進(jìn)大型國(guó)有企業(yè)內(nèi)部辦公室管理工作正常順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)。合格的行政辦公室財(cái)務(wù)管理人員是否需要充分發(fā)揮履行財(cái)務(wù)管理和組織協(xié)調(diào)各項(xiàng)職能，主要因素體現(xiàn)在以下幾個(gè)主要方面：

1.加強(qiáng)事務(wù)管理

辦公室管理人員是本辦公室組織的直接責(zé)任人，對(duì)辦公室的各項(xiàng)工作，特別是重要會(huì)議的安排、接待外部來(lái)訪等重要事務(wù)，應(yīng)盡職盡責(zé)，加強(qiáng)對(duì)這些典型事務(wù)的管理。

2.文件的管理

辦公文件的內(nèi)容雖然有限，但也要進(jìn)行文稿的撰寫(xiě)、審核、登記和歸檔等工作。辦公室管理層需要參與文書(shū)工作，安排和監(jiān)督，以確保其順利實(shí)施。

3.參與和指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策

國(guó)有企業(yè)需要通過(guò)科學(xué)的方法解決發(fā)展中的問(wèn)題，辦公室管理者要充分發(fā)揮全體員工的智慧，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息支持。

4.重視辦公室管理協(xié)調(diào)

辦公室管理人員需要加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)，確保不同類型的工作之間能夠形成和諧的工作氛圍。最大限度地保證上下級(jí)關(guān)系的和諧，在企業(yè)指令的協(xié)調(diào)和上下級(jí)的配合上下功夫。

（二）不斷完善企業(yè)辦公室硬件工作設(shè)備

現(xiàn)代工業(yè)社會(huì)已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入移動(dòng)信息時(shí)代，但是對(duì)一些大型國(guó)有企業(yè)的基層辦公室管理來(lái)說(shuō)，基礎(chǔ)的軟硬件辦公設(shè)施還是比較落后的，甚至還會(huì)有一些辦公工作流程需要人工協(xié)助完成的特殊情況，直接影響了企業(yè)信息源的獲取和數(shù)據(jù)傳輸?shù)某杀拘?，同時(shí)也嚴(yán)重限制了企業(yè)辦公服務(wù)功能的有效性。因此，隨著企業(yè)信息時(shí)代的快速到來(lái)，企業(yè)政府有必要通過(guò)投入大量相應(yīng)的社會(huì)資金不斷升級(jí)企業(yè)辦公室軟硬件，增加企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)建設(shè)和推廣應(yīng)用，提高企業(yè)信息化程度。

（三）優(yōu)化公司辦公室內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)配置，提高內(nèi)部管理效率

對(duì)現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)管理辦公室組織來(lái)說(shuō)，管理組織流程必須充分順應(yīng)國(guó)家改革開(kāi)放發(fā)展的時(shí)代趨勢(shì)，加強(qiáng)組織管理模式創(chuàng)新，最大限度地有效保證企業(yè)辦公室組織管理與國(guó)有基層企業(yè)管理的高度協(xié)調(diào)均衡發(fā)展。受各種因素的影響，一些大型國(guó)有企業(yè)在國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中長(zhǎng)期處于被動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)，導(dǎo)致黨政辦公室經(jīng)營(yíng)管理落后。因此，必須堅(jiān)決確保各級(jí)辦公室財(cái)務(wù)管理的工作方式及其方法制度符合新的時(shí)代發(fā)展要求，通過(guò)不斷創(chuàng)新來(lái)解除其對(duì)舊思想、舊管理制度的根本限制。管理者必須要不斷深入基層，充分深入了解管理基層經(jīng)濟(jì)工作者的指導(dǎo)思想和實(shí)際需求，增強(qiáng)管理基層工作的實(shí)際針對(duì)性。此外，相關(guān)企業(yè)管理人員還應(yīng)牢固樹(shù)立實(shí)事求是的企業(yè)管理服務(wù)理念，充分考慮結(jié)合本家企業(yè)具體實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況特點(diǎn)來(lái)設(shè)立管理辦公室。辦公室技術(shù)管理人員通常需要深入研究了解當(dāng)前的相關(guān)行業(yè)發(fā)展政策和市場(chǎng)決策研究方向，通過(guò)充分的市場(chǎng)調(diào)研研究提高行業(yè)研究成果的技術(shù)實(shí)用性。此外，要不斷優(yōu)化各級(jí)辦公室管理人員構(gòu)成組織結(jié)構(gòu)，貼近工作實(shí)際反映管理工作情況，促進(jìn)各級(jí)辦公室各項(xiàng)職能均衡協(xié)調(diào)發(fā)展。同時(shí)，辦公室人員要定期對(duì)公司相關(guān)工作人員定期進(jìn)行財(cái)務(wù)專業(yè)培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化人員專業(yè)業(yè)務(wù)能力，提高人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，建設(shè)一支具有專業(yè)知識(shí)能力強(qiáng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的財(cái)務(wù)管理專業(yè)人才隊(duì)伍。

（四）不斷優(yōu)化完善辦公室的規(guī)章制度以及管理體系

首先，要明確每個(gè)負(fù)責(zé)人具體的管理崗位工作職能和管理權(quán)限，落實(shí)人員崗位管理責(zé)任制，保證各項(xiàng)管理工作和日常辦公業(yè)務(wù)能夠高效率的運(yùn)行；其次，根據(jù)每個(gè)企業(yè)的實(shí)際工作情況，制定明確的內(nèi)部管理工作流程，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，降低人員出錯(cuò)的概率，提高管理工作效率；再次，確保企業(yè)辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度具備有效的針對(duì)性，防止因規(guī)章制度上的差異性所導(dǎo)致的各種誤解和利益沖突，影響正常管理工作。嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，降低出錯(cuò)概率，提高工作效率；最后，確保辦公室的相應(yīng)制度有針對(duì)性，防止因制度差異導(dǎo)致的誤解和沖突，影響正常工作。

國(guó)有企業(yè)辦公室管理是整個(gè)企業(yè)管理的中心環(huán)節(jié)，與企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展密切相關(guān)。隨著當(dāng)前國(guó)有企業(yè)改革的蓬勃發(fā)展，國(guó)有企業(yè)的管理體制也在探索創(chuàng)新的途徑，發(fā)展需求日益增加，這也對(duì)辦公室管理提出了不小的挑戰(zhàn)。為了提高國(guó)有企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，保證國(guó)有資產(chǎn)的保值增值，順利實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，需要腳踏實(shí)地，努力工作，轉(zhuǎn)變觀念，不斷進(jìn)步，在實(shí)踐中探索新的管理理念。