大數(shù)據(jù)時代，流動人員人事檔案管理使用困境與對策探討

劉紅

摘 要：市公共就業(yè)人才中心單位在日常工作開展過程中，積極做好流動人員人事檔案管理工作非常重要，有助于提高檔案服務水平，進一步加深對流動人員待業(yè)、就業(yè)等情況的了解。因此，本文以做好流動人員人事檔案管理工作的意義為切入點，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代流動人員人事檔案管理使用困境，提出相關(guān)優(yōu)化對策，旨在全面提高流動人員人事檔案管理工作的質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；流動人員；人事檔案管理；優(yōu)化對策

在大數(shù)據(jù)時代背景下，對流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求，需革新傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理單一化的模式，積極轉(zhuǎn)化為電子檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理電子化、信息化、智能化。但需注意的是，現(xiàn)狀下流動人員人事檔案管理工作仍存在有待解決的問題，如檔案管理制度不夠健全與檔案資料分散、檔案信息化建設滯后、檔案資源共享使用效率低等。鑒于此，為解決現(xiàn)狀問題，提高流動人員人事檔案管理使用工作質(zhì)量，本文圍繞“大數(shù)據(jù)時代流動人員人事檔案管理使用困境與對策”進行分析，其探討價值意義顯著。

一、流動人員人事檔案管理工作開展的意義

對于流動人員人事檔案管理來說，其工作較為系統(tǒng)化，從現(xiàn)狀來看，做好此項工作的意義顯著。

1.有助于為用人單位培養(yǎng)及應用人才提供有效的參考憑證

在人事檔案中，可以對流動人員的職業(yè)生涯、業(yè)務能力以及學識水平等個人信息情況進行詳細記錄，用人單位可以在利用流動人員人事檔案資料的基礎(chǔ)上，對人才的情況進行初步了解，使用人單位人力資源管理工作有序開展，進一步為用人單位培養(yǎng)及應用人才提供有效的參考依據(jù)。例如，相關(guān)用人單位在招聘專業(yè)人才過程中，因?qū)刚呷狈α私猓诖嘶A(chǔ)上會給用人單位招聘工作帶來一定阻礙。而做好流動人員人事檔案管理工作，用人單位通過相關(guān)合理合法的途徑調(diào)取應聘者的個人檔案，則有助于了解應聘者的工作履歷，使用人單位能夠客觀、有效地篩選符合崗位招聘的人才，提高單位招聘工作效率，并在一定程度上保證人才招聘的公平性與公正性。

2.有助于拓展社會人力資源管理范圍

在大數(shù)據(jù)時代背景下，單位人事檔案管理工作得到了計算機技術(shù)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)等現(xiàn)代化科學技術(shù)的支持，使流動人員人事檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，逐步朝向電子化、信息化與智能化方向不斷發(fā)展。這樣，不但能夠提高收集、分析整理、存儲管理、使用檔案資料的效率，而且有助于社會人力資源管理范圍的拓展，即在掌握一定區(qū)域范圍內(nèi)流動人員的人事檔案資料信息的基礎(chǔ)上，可以對相關(guān)區(qū)域范圍內(nèi)的人力資源管理工作提供有效參考依據(jù)，使區(qū)域人才資源配置不均勻、不充分問題得到有效解決，在了解流動人員就業(yè)需求的基礎(chǔ)上，結(jié)合市場經(jīng)濟發(fā)展及用人單位實際情況，為流動人員提供更多的就業(yè)與創(chuàng)業(yè)機會，使社會人力資源管理工作發(fā)展得到有效促進。

3.有助于保護人事檔案信息，促進單位管理事業(yè)發(fā)展

一方面，在大數(shù)據(jù)時代背景下，做好流動人員人事檔案管理方面的工作，能夠?qū)α鲃尤藛T的人事檔案信息進行有效保護，使有人才需求的單位能夠?qū)α鲃尤藛T的基本信息情況加深了解，進而通過合理安排崗位工作，使民生及社會治安壓力得到一定程度的緩解。另一方面，流動人員人事檔案管理本身屬于市公共就業(yè)人才中心單位重要的一項工作內(nèi)容，做好流動人員人事檔案管理，以信息技術(shù)、檔案管理信息化系統(tǒng)作為支撐，能夠使流動人員檔案信息的權(quán)威性得到有效強化，保證檔案信息安全，提高檔案資源使用效率，進一步促進單位綜合管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時代，流動人員人事檔案管理存在的問題

在大數(shù)據(jù)時代背景下，流動人員人事檔案管理是一項系統(tǒng)化的工作，此項工作的開展必然會面臨一些困境。結(jié)合實踐工作經(jīng)驗來看，涉及的主要問題包括：

1.檔案管理制度有待健全

大數(shù)據(jù)時代對單位流動人員人事檔案管理工作提出了越來越高的要求，單位需在做好人事檔案紙質(zhì)管理的基礎(chǔ)上，革新管理方式方法，重視電子檔案管理。但部分單位在流動人員人事電子檔案管理方面的制度有待完善。一方面，部分工作人員傳統(tǒng)管理思想根深蒂固，難以根據(jù)電子檔案管理制度規(guī)范開展工作，從而使檔案管理工作質(zhì)量難以得到有效提高。另一方面，檔案管理制度存在地域特點，流動人員人事檔案也不例外，在地域特點鮮明的情況下，不同地域?qū)嵭械臋n案管理制度有所差異，這樣會加大流動人員人事檔案管理工作的難度，難以保證單位流動人員人事檔案信息的完整性及真實性，使流動人員人事檔案使用價值難以得到有效提高。

此外，要想規(guī)范流動人員人事檔案管理制度，健全檔案人員管理制度也非常重要，但不同地區(qū)不同單位，在檔案管理人員的制度不統(tǒng)一，加上部分單位人員管理較為松散，在此情況下易影響工作人員對待人事檔案管理工作的積極性，在管理責任意識不強的情況下，則難以全方面做好流動人員人事檔案管理工作。

2.檔案資料分散

在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式下，各區(qū)域的流動人員人事檔案管理通常由流動人員戶籍所在地相關(guān)人事單位管理，而流動人員本身存在流動性大、不確定性因素多等情況，在人檔分離的情況下，長期下來便會出現(xiàn)流動人員檔案資料分散的狀況，進一步加大了流動人員人事檔案資料集中管理的難度。與此同時，在流動人員就業(yè)及失業(yè)手續(xù)辦理過程中，考慮到人員信息數(shù)據(jù)的真實性，在審查期間，需跨地區(qū)傳遞及保管流動人員的檔案信息，這樣，不但使檔案調(diào)取程序更加煩瑣，而且在缺少信息技術(shù)、信息系統(tǒng)支持下會進一步使流動人員的檔案資料分散于各地，加大了用人單位檔案收集工作的難度，不利于對人才基本信息及能力水平的有效評估。

3.檔案信息化建設滯后

在大數(shù)據(jù)時代背景下，需革新流動人員人事檔案管理工作方法，單位管理工作內(nèi)容多，流程復雜，在流動人員人事檔案管理工作中投入的資金、人力及物力資源有限。在此情況下，如果缺少信息技術(shù)、檔案信息管理系統(tǒng)的支持，便會使單位檔案信息化建設工作呈現(xiàn)滯后的局面。并且，部分單位仍以單一的紙質(zhì)檔案管理方式為主，在檔案信息化建設滯后的情況下，很難促進流動人員人事檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升，也難以提高流動人員人事檔案信息資料共享的使用價值。因此，需增加資金投入，推進檔案信息化建設，確保單位在流動人員人事檔案管理工作方面能夠突破現(xiàn)實困境。

4.檔案資源共享使用效率低

在大數(shù)據(jù)時代背景下，在信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、網(wǎng)絡計算機技術(shù)等的支持下，理論上能夠?qū)崿F(xiàn)各區(qū)域、單位流動人員人事檔案的集中管理，以網(wǎng)絡為媒介，還可以提升檔案資源共享使用效率。然而，現(xiàn)狀下流動人員人事檔案管理也存在一些發(fā)展困境，究其原因主要體現(xiàn)在：一是由于宣傳教育工作落實不到位，有相當一部分流動人員的自我檔案管理意識薄弱，在棄檔現(xiàn)象屢見不鮮的情況下，易出現(xiàn)流動人員人事檔案資料無人認領(lǐng)的情況；或者流動人員將檔案留在自己身邊，超過一定年限成為死檔，顯然，此類問題難以得到解決，便難以提高流動人員人事檔案資源共享使用的效率。另一方面，部分檔案管理工作人員的素質(zhì)水平有待提高，在未能掌握信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)等情況下，難以應用現(xiàn)代化信息技術(shù)及網(wǎng)絡平臺共享利用流動人員人事檔案資源，導致流動人員人事檔案資源共享使用效率低下，不利于單位人事檔案管理工作的進步及發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)時代，流動人員人事檔案管理工作的優(yōu)化對策

從流動人員人事檔案管理及使用效率提升角度考慮，需以大數(shù)據(jù)時代背景為依托，進一步落實有效的優(yōu)化對策。

1.建立健全流動人員人事檔案管理制度

為提升流動人員人事檔案管理工作質(zhì)量水平，有必要建立健全流動人員人事檔案管理制度。一方面，以現(xiàn)狀下單位在流動人員檔案管理工作方面的實際需求為參考，持續(xù)健全人事檔案管理體系制度內(nèi)容及流程，盡可能地減少非必要程序及形式，構(gòu)建健全的檔案信息管理存取、使用制度，規(guī)范檔案資料收集、歸檔管理，保證檔案資料文件傳輸?shù)男始鞍踩?。另一方面，人社部門需以國家在人事檔案管理工作中的相關(guān)指導建議為依據(jù)，結(jié)合關(guān)于流動人員人事檔案信息化管理政策，遵循因地制宜的基本原則，對流動人員人事檔案管理制度標準、規(guī)范細則逐一明確，根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度，以網(wǎng)絡為媒介，加強各地區(qū)之間的溝通交流，保證制度在各地區(qū)的適用性，保證流動人員人事檔案信息資料的真實性與完整性。除此之外，通過工作管理制度的健全，起到規(guī)范檔案管理人員日常工作行為的作用，使工作人員根據(jù)檔案管理工作規(guī)范嚴格履行檔案管理崗位工作職責，增強責任意識，確保流動人員人事檔案收集、分析整理、存儲管理、后期使用等各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量水平的提高。

2.革新方法，對檔案資料集中管理

流動人員的流動性特點鮮明，當一個時間段的人事檔案資料分散于各地，則會加大人事檔案資料集中管理工作的難度。所以，需要在流動人員人事檔案管理工作開展過程中革新方法，使檔案資料集中管理目標得到有效實現(xiàn)。一方面，需對現(xiàn)代化信息技術(shù)規(guī)范使用，以檔案資料集中管理為基本工作原則，構(gòu)建一體化大數(shù)據(jù)平臺，確保流動人員檔案信息傳輸效率能夠得到有效提高。與此同時，合理應用網(wǎng)絡計算機技術(shù)，構(gòu)建流動人員人事檔案管理與業(yè)務統(tǒng)一的經(jīng)辦平臺，使流動人員人事檔案集成化管理目標得到有效實現(xiàn)。另一方面，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合應用條件下，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息查詢平臺，使各地區(qū)檔案管理工作存在的“信息孤島”及行業(yè)壁壘等問題得到有效解決，確保流動人員人事檔案管理工作能夠跨行業(yè)及跨地區(qū)開展，使數(shù)據(jù)交換及共享目標得到有效實現(xiàn)，在互聯(lián)互通的基礎(chǔ)上，使流動人員人事檔案資源共享使用效率得到有效提高。此外，在流動人員人事檔案資料集中管理工作開展期間，需加強各地區(qū)人社部門與用人單位之間的溝通交流，確保流動人員的人事檔案資料信息能夠及時更新，以此進一步保證流動人員人事檔案資料信息的完整性、真實性及可參考性。

3.增加投資，加快檔案信息化建設

在大數(shù)據(jù)時代背景下，要想提升流動人員人事檔案管理工作的效率及質(zhì)量，單位方面有必要增加投資，確保資金、人力、物力資源投入的充足，進一步加快檔案信息化建設。一方面，保留傳統(tǒng)流動人員人事檔案人工工作模式，適當縮減、優(yōu)化配置人力資源，使人力資源成本得到有效控制。在此基礎(chǔ)上，在檔案信息化建設過程中，對人事檔案管理信息化規(guī)范標準加以明確，完善流動人員人事檔案信息化工作內(nèi)容及流程，按照信息化建設要求，在投入充足的資金資源的基礎(chǔ)上，引進檔案信息化建設所需的軟硬件設備設施，如在硬件設備設施方面購進計算機電腦、錄音筆、掃描儀、數(shù)碼攝影相機、刻錄機等；在軟件方面，包括檔案信息化管理軟件系統(tǒng)、防火墻軟件及殺毒軟件等，以此為檔案信息化建設提供有效的基礎(chǔ)保障。另一方面，在檔案信息化管理系統(tǒng)建設過程中，除完善軟硬件設備設施，還需要引進大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)與安全密鑰技術(shù)等，配合防火墻軟件及各種殺毒軟件，保證檔案信息化管理系統(tǒng)運行的可靠性及安全性，使病毒感染、黑客入侵等問題得到有效防控，保證檔案信息資源的安全性，進而提高流動人員人事檔案資料的使用價值。

4.互聯(lián)互通，提升檔案資源共享的使用效率

針對流動人員人事檔案資源共享使用效率低的問題，一方面，做好宣傳教育工作，在大數(shù)據(jù)時代背景下，可通過微信公眾號、微博、抖音自媒體等，由人社單位采取圖文、微視頻等方式，宣傳人事檔案管理的重要意義及注意事項，提升流動人員的自我檔案管理意識，使棄檔以及將檔案長期留在自己身邊等問題得到有效改善。另一方面，在檔案管理工作人員方面，有必要通過培訓教育方式，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保檔案管理人員在了解、掌握信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應用基礎(chǔ)上，通過檔案共享平臺，做好流動人員人事檔案的收集、分析整理、存儲管理等工作，以網(wǎng)絡及檔案共享平臺為媒介，樹立互聯(lián)互通的工作思維，在具備權(quán)限的基礎(chǔ)上，獲取相關(guān)流動人員的人事檔案資料，提高流動人員人事檔案資源的共享使用效率，確保用人單位能夠借助流動人員人事檔案資料，了解人才的基本信息，進一步促進人社單位與用人單位協(xié)同發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，做好流動人員人事檔案管理工作，不但能夠為用人單位培養(yǎng)及應用人才提供有效支持，而且能夠拓展社會人力資源管理范圍，在保護人事檔案信息的基礎(chǔ)上，促進單位管理事業(yè)發(fā)展。但在大數(shù)據(jù)時代背景下，流動人員人事檔案管理工作面臨一些問題。因此，需從完善各項規(guī)章制度、加強檔案資料集中管理、推進檔案信息化建設、提升檔案資源共享使用效率等方面進行優(yōu)化，在提升流動人員人事檔案管理工作質(zhì)量及共享使用效率的基礎(chǔ)上，保證用人單位能夠了解人才信息、合理應用人才，進一步為人社單位檔案管理工作進步與發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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（作者單位：濱州市公共就業(yè)和人才服務中心）