現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型方向與實(shí)踐研究

段竹瑩

摘 要：在大力發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)，推動(dòng)產(chǎn)業(yè)信息化發(fā)展背景下，檔案信息價(jià)值被進(jìn)一步放大，社會(huì)信息化對(duì)檔案管理提出了新的要求。此時(shí)，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行，打造“以信息為核心”的檔案管理新模式迫在眉睫?；诖耍疚木劢宫F(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型之路，從實(shí)際出發(fā)，分析檔案管理轉(zhuǎn)型的必要性，并對(duì)檔案管理轉(zhuǎn)型的主要方向、要求及其實(shí)踐要點(diǎn)加以論述，以期為加速轉(zhuǎn)型提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型；數(shù)字化；信息化；轉(zhuǎn)型方向

檔案是信息的集合，屬于社會(huì)生產(chǎn)重要記錄和發(fā)展依據(jù)；檔案管理是發(fā)揮信息價(jià)值，向社會(huì)提供檔案信息這一特殊性服務(wù)的工作。在實(shí)踐中，檔案管理扮演著極為重要的角色，是生產(chǎn)生活中不可或缺的基礎(chǔ)性工作。社會(huì)信息化發(fā)展速度不斷加快，檔案管理需求增多，導(dǎo)致檔案管理難度加大，在此背景下，現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型逐漸提上日程。

一、現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型的必要性

大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)信息化發(fā)展已成必然，在這種環(huán)境中，社會(huì)工作需要提高適應(yīng)性才能保證實(shí)效性，所以，基于社會(huì)發(fā)展潮流做出必要的轉(zhuǎn)型升級(jí)十分必要。對(duì)于檔案管理工作來說，提高工作適應(yīng)性，保證工作實(shí)效性的關(guān)鍵在于轉(zhuǎn)型，只有始終保持現(xiàn)代化檔案管理工作模式的先進(jìn)性，才能從根本上確保該項(xiàng)工作具有服務(wù)社會(huì)發(fā)展的價(jià)值。因此，現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型十分必要。

當(dāng)前，各行各業(yè)都在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，優(yōu)化升級(jí)成為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、提質(zhì)增效、可持續(xù)發(fā)展的有效措施，這種情況下，作為社會(huì)發(fā)展基礎(chǔ)性工作的檔案管理自然不能免俗。事實(shí)上，檔案管理轉(zhuǎn)型是新時(shí)代國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施的必然要求，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理提質(zhì)增效的必要前提，更是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展、發(fā)揮檔案管理服務(wù)社會(huì)發(fā)展功能的根本方法?？傊?，現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型有著必然性，更具有緊迫性。

二、現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型的主要方向

從當(dāng)前情況來看，現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行，這一過程必須堅(jiān)定實(shí)施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，以提高檔案管理質(zhì)量效率、有效發(fā)揮檔案管理服務(wù)價(jià)值為根本目標(biāo)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理轉(zhuǎn)型的本質(zhì)是從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸走向檔案數(shù)據(jù)管理，讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖文檔案轉(zhuǎn)變成以文字、圖片和音視頻數(shù)字化檔案管理由“檔案”變成“檔案信息”。而且，轉(zhuǎn)型過程中必須突出數(shù)據(jù)作為國(guó)家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源的重要作用，基于檔案管理進(jìn)一步深挖和展示數(shù)據(jù)價(jià)值?；诖?，現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型應(yīng)朝著以下方向推進(jìn)：

1.數(shù)字化轉(zhuǎn)型

提高檔案信息管理安全性和便捷性，延長(zhǎng)檔案儲(chǔ)存年限與使用壽命是檔案管理優(yōu)化的基本要求，現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型應(yīng)該以此為切入點(diǎn)，利用數(shù)字化轉(zhuǎn)型改變檔案信息載體，基于電子檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。社會(huì)信息化發(fā)展加速，為電子檔案應(yīng)用提供了有利環(huán)境，各級(jí)檔案館中數(shù)字檔案資源的比例均有所提升，這種新型檔案資源的使用率持續(xù)提高，已經(jīng)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案齊平。為滿足數(shù)字檔案管理要求，現(xiàn)代化檔案管理必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，否則，檔案管理工作質(zhì)效將會(huì)大打折扣?？傊?，現(xiàn)代化檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代高質(zhì)量開展檔案管理的必然要求，朝著這一方向轉(zhuǎn)型能讓檔案管理找到更具可持續(xù)發(fā)展性的優(yōu)化道路。

2.信息化轉(zhuǎn)型

根據(jù)中辦國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》可知，檔案事業(yè)發(fā)展需要適應(yīng)國(guó)家治理體系的現(xiàn)代化要求，實(shí)踐工作應(yīng)該以檔案強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略為導(dǎo)向，逐步邁出檔案資源建設(shè)新步伐，走上檔案信息化建設(shè)新臺(tái)階。由此可見，現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型需要朝著信息化方向推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是工作轉(zhuǎn)型的基本要求。實(shí)踐中，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中發(fā)揮出引領(lǐng)作用。朝著信息化方向轉(zhuǎn)型，可以真正實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，從根本上滿足電子檔案管理需求。作為檔案管理現(xiàn)代化的動(dòng)力引擎和必然選擇，檔案管理信息化轉(zhuǎn)型使得檔案服務(wù)能力全面提升。

3.數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型

前文提到，現(xiàn)代化檔案管理重點(diǎn)正逐漸轉(zhuǎn)向檔案數(shù)據(jù)管理。此時(shí)，要求檔案管理深度挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，發(fā)揮優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)供給功能。所以，在檔案管理工作轉(zhuǎn)型環(huán)節(jié)，應(yīng)該朝著數(shù)據(jù)化方向轉(zhuǎn)型，真正以檔案信息的有效利用為目標(biāo)優(yōu)化實(shí)踐。在檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型過程中，管理人員需要高度重視數(shù)值型數(shù)據(jù)、二進(jìn)制數(shù)據(jù)、原料型數(shù)據(jù)以及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的綜合管理，保障數(shù)據(jù)豐富性、真實(shí)性、完整性和安全性。而且，檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型還必須立足檔案內(nèi)容開發(fā)和利用，打造更符合現(xiàn)實(shí)需求的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)體系。

三、現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型的實(shí)踐要求

正如前文所言，現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)勢(shì)在必行，此番操作不僅能夠提高檔案的應(yīng)用效率，更可以促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。實(shí)踐中，想要切實(shí)發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理實(shí)效性，企業(yè)必須在檔案信息化管理的過程中打造個(gè)性化工作機(jī)制，確保使檔案管理觀念、模式、方法符合知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代需求，保證檔案管理與企業(yè)治理深度融合、有效銜接是開展實(shí)踐的必然要求。

為達(dá)到這一目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)在檔案管理轉(zhuǎn)型環(huán)節(jié)做好以下工作：第一，打造“大檔案”管理格局；企業(yè)應(yīng)基于電子文件的整合以及檔案信息的統(tǒng)一化處理，消除業(yè)務(wù)系統(tǒng)“各自為政”對(duì)檔案管理造成的阻礙；通過立足整體的信息資源綜合管理解決信息孤島問題。第二，保證檔案管理與管理適配；根據(jù)企業(yè)管理體系特征，靈活選用檔案管理形態(tài)，基于實(shí)體、檔案信息以及檔案信息資源等不同的檔案管理形態(tài)提升檔案管理與企業(yè)管理協(xié)同性和互動(dòng)性，依托于檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。第三，強(qiáng)調(diào)檔案管理與企業(yè)技術(shù)管理相適應(yīng)；企業(yè)應(yīng)該合理運(yùn)用人工管理手段以及信息化管理手段，使檔案管理與企業(yè)發(fā)展保持步調(diào)一致，立足企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)更新、調(diào)整檔案管理手段。

四、現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型的實(shí)踐要點(diǎn)

現(xiàn)代化檔案管理朝著數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)化方向轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行，這不僅是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理提質(zhì)增效的根本方法，也是促進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。為達(dá)到轉(zhuǎn)型目標(biāo)，檔案管理工作需要以數(shù)字驅(qū)動(dòng)、以技術(shù)賦能。此外，日常工作必須保證戰(zhàn)略與實(shí)踐并行，強(qiáng)調(diào)技術(shù)與業(yè)務(wù)并肩。目前，各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)紛紛開啟轉(zhuǎn)型之路，但不同機(jī)構(gòu)的檔案管理轉(zhuǎn)型成效相差甚遠(yuǎn)。從當(dāng)前情況來看，陷入認(rèn)知、協(xié)同、管理和人才困境是導(dǎo)致檔案管理轉(zhuǎn)型不力的根本原因，因此，在現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型環(huán)節(jié)必須以突破實(shí)踐困境為切入點(diǎn)探索優(yōu)化路徑。

1.轉(zhuǎn)變新時(shí)代檔案管理認(rèn)知

現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型十分容易走入認(rèn)知困境，這與轉(zhuǎn)型意識(shí)薄弱有直接關(guān)系。許多檔案管理人員并未真正認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的必要性，導(dǎo)致這一工作遲遲未能提上日程，檔案管理優(yōu)化升級(jí)之路障礙重重。實(shí)踐中，檔案管理轉(zhuǎn)型認(rèn)知不足主要表現(xiàn)在檔案管理人員對(duì)新興技術(shù)認(rèn)識(shí)不足，以及對(duì)現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)管理要求了解不多，部分檔案管理人員甚至沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案信息重要性以及服務(wù)功能，其檔案管理觀念相對(duì)陳舊、檔案管理方法也并不高效，無法真正滿足新時(shí)代的檔案管理需求。

基于此，現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型必須從改變認(rèn)知開始。只有真正轉(zhuǎn)換視角，讓檔案管理人員能夠從數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)化角度出發(fā)，審視、開展檔案管理工作，才能從根本上保證現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型質(zhì)量。在此環(huán)節(jié)，必須夯實(shí)檔案管理轉(zhuǎn)型的環(huán)境基礎(chǔ)，通過改善宏觀環(huán)境與微觀環(huán)境，增強(qiáng)檔案管理轉(zhuǎn)型驅(qū)動(dòng)力，讓檔案管理轉(zhuǎn)型的緊迫感和正確性進(jìn)一步提升。比如，加強(qiáng)電子政務(wù)、數(shù)字經(jīng)濟(jì)“互聯(lián)網(wǎng)+”等內(nèi)容宣導(dǎo)，為檔案管理數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型營(yíng)造良好的宏觀輿論環(huán)境，加大檔案管理轉(zhuǎn)型資金和資源支持，改善檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境，優(yōu)化檔案管理轉(zhuǎn)型的頂層設(shè)計(jì)，為檔案管理轉(zhuǎn)型提供針對(duì)性輔助。

2.打造現(xiàn)代化檔案資源體系

如今，我們身處于信息大爆炸的環(huán)境中，信息資源的應(yīng)用價(jià)值大大提高。在這樣的背景下，人們?cè)絹碓街匾晹?shù)據(jù)信息綜合管理，進(jìn)一步提高了信息數(shù)據(jù)總量的增長(zhǎng)速度，也對(duì)其管理質(zhì)量提出了更高要求。對(duì)于檔案管理人員來說，每天都有海量電子文件產(chǎn)生，對(duì)其進(jìn)行妥善管理是歸納管理的重中之重。除此之外，現(xiàn)代化檔案管理具有資源豐富性特征，檔案管理還需兼顧存量檔案。

為做好現(xiàn)代化檔案管理工作，相關(guān)工作人員要立足豐富多樣的檔案信息資源，打造現(xiàn)代化檔案資源體系，從資源綜合管理角度出發(fā)推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型。第一，促進(jìn)存量檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，利用數(shù)字化加工將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，讓檔案的安全性和實(shí)用性提升，進(jìn)一步滿足檔案利用需求。第二，增量檔案的電子化轉(zhuǎn)型。檔案管理員需要從加強(qiáng)電子文件的全過程管理角度出發(fā)，運(yùn)用自動(dòng)化、智能化手段，提高電子檔案采集使用質(zhì)效。第三，數(shù)據(jù)資源整合化轉(zhuǎn)型。檔案管理人員應(yīng)該強(qiáng)化多源檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理與集成化管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)整合檔案資源，優(yōu)化其內(nèi)部結(jié)構(gòu)，深挖信息價(jià)值，從而進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理的決策支持效用。

3.加強(qiáng)信息化管理技術(shù)應(yīng)用

現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型必須以先進(jìn)技術(shù)為支撐，在這一過程中要求檔案管理人員加強(qiáng)信息化管理技術(shù)應(yīng)用。明確檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)要求是強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)支撐的關(guān)鍵，要求檔案管理人員充分了解先進(jìn)科技應(yīng)用的必要性，掌握檔案管理轉(zhuǎn)型的個(gè)性化技術(shù)引進(jìn)和應(yīng)用需求，進(jìn)而以全面提升檔案管理技術(shù)性和實(shí)效性為目標(biāo)，夯實(shí)技術(shù)基礎(chǔ)。檔案管理轉(zhuǎn)型環(huán)節(jié)，必須加強(qiáng)數(shù)字化、自動(dòng)化、信息化技術(shù)應(yīng)用，積極構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)。通常來說，基于技術(shù)引進(jìn)的檔案管理轉(zhuǎn)型，需要確保先進(jìn)技術(shù)為自動(dòng)收集檔案、安全訪問檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、便捷利用檔案資源和綜合處理檔案內(nèi)容提供支持，也需要保證先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用可起到優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的作用。而且，加強(qiáng)信息化管理技術(shù)應(yīng)用需要實(shí)現(xiàn)全文檢索、OCR技術(shù)和雙層PDF技術(shù)的有效集成，更必須重視物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和大數(shù)據(jù)等技術(shù)的綜合應(yīng)用。此外，加速現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型還應(yīng)該推動(dòng)管理系統(tǒng)對(duì)接，基于先進(jìn)技術(shù)聯(lián)通檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)辦公系統(tǒng)，為進(jìn)一步提高檔案數(shù)字化、信息化、數(shù)據(jù)化管理質(zhì)量提供保障。

4.夯實(shí)數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)

（1）構(gòu)建精細(xì)化制度體系

正如前文所言，現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型常常走入?yún)f(xié)同管理困境，其根本原因是檔案信息化管理缺乏完善的制度支撐，不能依靠精細(xì)化制度體系為轉(zhuǎn)型保駕護(hù)航。因此，檔案管理轉(zhuǎn)型優(yōu)化環(huán)節(jié)應(yīng)該構(gòu)建精細(xì)化制度體系，明確檔案管理規(guī)章制度，夯實(shí)檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)。夯實(shí)檔案信息化管理制度基礎(chǔ)，需要基于現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型需求量身定制精細(xì)化制度體系，使制度的保障約束作用得以切實(shí)發(fā)揮。比如，建立健全檔案利用管理制度，完善檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范，改進(jìn)檔案信息歸檔制度，為高質(zhì)量實(shí)施全過程管理提供保障。此外，還要完善檔案信息化建設(shè)相關(guān)制度，構(gòu)建個(gè)性化檔案信息化建設(shè)規(guī)章制度，制定明確的檔案管理規(guī)范。同時(shí)，檔案管理人員也需要加強(qiáng)監(jiān)管機(jī)制建設(shè)，以便進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的制度基礎(chǔ)。比如，優(yōu)化檔案歸檔流程，建設(shè)數(shù)字化線上歸檔機(jī)制，建立檔案管理動(dòng)態(tài)監(jiān)管機(jī)制與責(zé)任追蹤機(jī)制。

（2）開展長(zhǎng)效化人才培養(yǎng)

從現(xiàn)實(shí)角度來看，檔案管理數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型進(jìn)一步提高了檔案管理的專業(yè)性和技術(shù)性，也對(duì)檔案管理人員的能力提出更高要求。因此，培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高檔案管理人員的適應(yīng)力和專業(yè)性至關(guān)重要。為此，檔案管理轉(zhuǎn)型需要以加強(qiáng)內(nèi)部人才梯隊(duì)建設(shè)、構(gòu)建高質(zhì)量培訓(xùn)體系并深化內(nèi)外協(xié)同管理為重點(diǎn)，積極夯實(shí)人才基礎(chǔ)，提升檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的源動(dòng)力。

實(shí)踐中，檔案管理機(jī)構(gòu)需要先做好內(nèi)部組織架構(gòu)調(diào)整，使其更符合現(xiàn)代化檔案管理實(shí)施要求。檔案管理部門需要保持獨(dú)立性，但也不能超脫事外，在組織架構(gòu)調(diào)整方面還需要考量?jī)?nèi)外協(xié)同問題。為此，應(yīng)打造一個(gè)由高管直接領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)人才組成的檔案管理部門。該部門可在工作中基于自動(dòng)化程序與數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)外協(xié)同。為做好人才培養(yǎng)，檔案管理機(jī)構(gòu)需要先優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體水平以及發(fā)展?jié)摿Α?/p>

此時(shí)，可引進(jìn)兼具檔案管理、信息技術(shù)以及專業(yè)知識(shí)的優(yōu)秀人才，打造復(fù)合型工作隊(duì)伍，提高檔案管理實(shí)效性。若無法直接聘請(qǐng)到復(fù)合型人才，則需要從實(shí)際出發(fā)“查缺補(bǔ)漏”，面向在職檔案管理人員開展針對(duì)性培訓(xùn)，定期組織專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，持續(xù)提高檔案管理人員的綜合實(shí)力。為豐富人才儲(chǔ)備，檔案管理部門需要加強(qiáng)校企合作，以訂單式人才培養(yǎng)模式提前鎖定優(yōu)秀人才，還應(yīng)該加強(qiáng)校招與社招，不斷網(wǎng)羅優(yōu)秀人才。此外，新員工入職后，需先經(jīng)歷輪崗培訓(xùn)，以便熟悉各部門工作內(nèi)容與檔案管理需求，讓他們能更快地適應(yīng)本職工作。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)化是現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型的主要方向，在社會(huì)信息化發(fā)展中，檔案管理應(yīng)該以打造智慧檔案模式為最終目標(biāo)。為滿足檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)需求，必須從思想和行動(dòng)兩個(gè)層面著手推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型，真正做到全方位升級(jí)?，F(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型需要明確新的工作重點(diǎn)，并依靠先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)賦能，還應(yīng)該從多維度著手改善檔案管理轉(zhuǎn)型環(huán)境，夯實(shí)檔案管理轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)。

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（作者單位：中國(guó)科學(xué)院上海技術(shù)物理研究所）