工程檔案信息化管理現(xiàn)狀及未來發(fā)展策略研究

摘 要：進入新時代，工程檔案數(shù)量呈幾何級數(shù)增長，信息化建設為工程檔案治理帶來新模式新思路。經(jīng)過信息化建設大潮，工程檔案管理還存在思想認識轉型不徹底、管理架構不完善、信息安全亟待解決等問題。為更好地適應數(shù)據(jù)化建設，要從加快建設智慧檔案室一體化平臺、著力打造數(shù)字化工程檔案管理云平臺、建立檔案信息系統(tǒng)查詢利用安全保護系統(tǒng)、完善工程檔案管理的支撐保障體系等方面下功夫。

關鍵詞：工程檔案；信息化管理；發(fā)展策略

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，工程行業(yè)得到了飛速發(fā)展，工程檔案數(shù)量也隨之增多。工程檔案是對工程建設全過程的記錄，為工程項目的維修、擴建及復建工作提供了依據(jù)，對推進建筑、市政、交通等相關行業(yè)發(fā)展起著重要作用。

1 工程檔案信息化管理的特征與必要性

1.1 工程檔案信息化管理的特征

信息時代的工程檔案信息化呈現(xiàn)以下特征：一是檔案管理對象是電子檔案。根據(jù)《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T39362-2020）定義，電子檔案是隨著計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)[1]。大部分工程檔案實現(xiàn)了“存量數(shù)字化、增量電子化”，檔案管理的中心從紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案。二是檔案的收集和利用是工程檔案管理的核心任務。傳統(tǒng)檔案模式中檔案的查詢利用都需要翻閱紙質(zhì)檔案，對檔案本身保護要求高。信息化條件下工程檔案的查詢利用通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)來實現(xiàn)，避免對檔案資料的二次破壞，保護了紙質(zhì)檔案實體。工程檔案的重心實現(xiàn)由管理到資源建設、精準服務上來，對工程檔案的收集齊全、查詢效率提出了更高要求。三是工程檔案服務的跨空間性。在傳統(tǒng)的工程檔案查詢利用服務中，查詢檔案需要履行一定的審批手續(xù)，而且必須到檔案室實地查閱，效率低、費時費力、流程煩瑣。檔案信息化模式推行以后，數(shù)字檔案可通過檔案數(shù)據(jù)管理或共享平臺進行便捷查詢利用，有效地避免時間和距離對資源共享的限制，提升了檔案服務質(zhì)效。

1.2 實施工程檔案信息化管理的必要性

一是信息化建設是工程檔案管理的時代潮流。工程檔案中的數(shù)據(jù)、信息、知識作為新生產(chǎn)要素，要依靠信息技術的驅動才能發(fā)揮其時代價值。目前，信息化與檔案工作正在發(fā)生“化學反應”，形成一個完整的檔案工作現(xiàn)代化體系，并不斷催生工程檔案的新模式、新業(yè)態(tài)。一個以人工智能為核心，融知識圖譜、數(shù)據(jù)挖掘、智能服務為一體的新型工程檔案數(shù)據(jù)服務方式正在興起，它將改變工程檔案部門的服務模式和人民群眾利用檔案的傳統(tǒng)習慣。二是信息化是工程檔案現(xiàn)代化管理的必要手段。以信息化建設引領現(xiàn)代化管理，是工程檔案管理新模式的要求。當前，數(shù)字經(jīng)濟引領社會進步，工程檔案管理已成為數(shù)字中國建設的重要方面，強化工程檔案收管存用各環(huán)節(jié)的電子檔案建設，使信息化全方位融入工程建設成為大勢所趨。三是信息化是工程檔案現(xiàn)代化的動力引擎。以信息化驅動現(xiàn)代化，是人類歷史發(fā)展的寶貴經(jīng)驗?？v觀人類歷史，每一輪由技術創(chuàng)新引發(fā)的科技革命，都會帶來社會生產(chǎn)力的大解放。以信息技術為引領的新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革方興未艾、浩蕩前行。工程檔案管理部門必須抓住這一重大機遇，以信息化建設推動檔案工作轉型升級。

2 工程檔案信息化管理存在的現(xiàn)狀和困境

2.1 工程檔案管理模式實現(xiàn)了根本轉變

信息時代的工程檔案管理模式已經(jīng)實現(xiàn)了由紙質(zhì)管理向數(shù)據(jù)管理的轉型。一是工程檔案管理質(zhì)效呈現(xiàn)新氣象。云計算、互聯(lián)網(wǎng)+等技術的廣泛應用，提升了檔案存儲的體量，實現(xiàn)了檔案查詢的一鍵式直達，拓展了工程檔案的深度和高度。二是工程檔案信息整合力度明顯提升。工程檔案的信息更具有開放性和共享性，數(shù)字化管理系統(tǒng)整合工程檔案資源，數(shù)據(jù)化共享平臺搭建了互聯(lián)互通的橋梁，突破了時空局限，檔案服務模式已由“被動性”向“主動性”轉型，延伸了服務網(wǎng)絡，擴大了服務主體，工程檔案的價值得到充分彰顯。三是工程檔案高質(zhì)量發(fā)展能力得以提升。工程檔案涵蓋面廣，不僅包括文書、圖片、音視頻檔案，還有大量的圖紙、規(guī)劃圖，這些檔案資料利用率高，對后期工程維護和模式借鑒有重要作用。工程檔案信息化為整個工程行業(yè)的發(fā)展提供精準、高效的檔案利用服務，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供了工程檔案智慧。

2.2 制約工程檔案信息化的因素依然較多

一是思想認識轉型不徹底。主要表現(xiàn)在檔案信息化管理體系雖然建立起來，但是使用率不高，有的還僅停留在從紙質(zhì)檔案轉換為電子檔案的階段，在利用過程中還習慣于傳統(tǒng)模式，導致信息化建設形式大于內(nèi)容。二是信息化建設投入力度有欠缺。工程檔案管理從投入回報比來看，短時期內(nèi)高投入低回報，工程建設單位建設意愿較低。從目前來看，有的單位資金投入不足，長效機制未建立起來，致使信息化軟硬件設施建設不達標。三是工程檔案管理架構不完善。根據(jù)《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）規(guī)定，要建立完善的電子文件管理體系。但是實際過程中，有的工程建設單位未建立完備的檔案信息化管理制度，現(xiàn)有的管理制度已不適應時代發(fā)展要求。四是檔案信息安全亟待解決。信息化為檔案管理帶來便利的同時，也催生新的安全隱患，特別是網(wǎng)絡技術的高速發(fā)展，檔案失竊泄密事件層出不窮。從目前來看，工程檔案的保密性決定了對信息化技術的安全性的要求更高。有的建設單位在研發(fā)或者購置信息化系統(tǒng)時，沒有考慮工程檔案的特殊性，信息安全防護軟件更新不及時，信息管理系統(tǒng)運行面臨諸多風險。五是專業(yè)人才缺口較大。做好信息化檔案管理工作，不僅要具備扎實的檔案管理知識，也要有深厚的計算機專業(yè)背景。工程建設部門作為業(yè)務單位，對檔案人才重視力度不夠，復合型的信息化人才緊缺。工程檔案管理正經(jīng)歷從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到網(wǎng)絡共享檔案資源的變革過程，創(chuàng)新型、復合型檔案人才的缺乏制約了信息化工作的可持續(xù)發(fā)展[2]。

3 工程檔案信息化管理未來發(fā)展的策略

3.1 加快建設智慧檔案室一體化平臺

智慧化檔案室建設是推動工程檔案數(shù)據(jù)化管理的基礎。在新型信息技術不斷革新的環(huán)境下，傳統(tǒng)工程檔案室硬件條件和環(huán)境已不能夠滿足現(xiàn)代檔案管理信息化的需求，老舊檔案室急需改造升級為智慧檔案室，滿足新形勢下工程檔案工作的應用需要。智慧檔案室一體化平臺管理系統(tǒng)方案能夠最大化保護和挖掘檔案價值，使檔案室管理工作變得更加安全、便利、智能高效。智慧檔案室一體化平臺實現(xiàn)密集架的容量管理可視化，建設以3D模型與數(shù)據(jù)形式展示密集架的使用狀況，通過系統(tǒng)面板可以直觀地了解到密集架的實時的空余、占用情況[3]。節(jié)省人員的查驗時間，使得工作安排更加便捷有效，工作效率得到提升。在檔案管理的工作中可以實時展現(xiàn)工作進程，在管理平臺中可輸入關鍵詞檢索檔案，展示檢索結果，點擊定位，3D動畫顯示定位到目標檔案所在的排架及層列。鼠標指向檔案盒，即可顯示檔案盒的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)秒查詢、秒檢索，大大提高工作效率，同時也通過RFID技術對檔案進行安全監(jiān)控，極大提高了檔案的保密性與安全性。在可視化平臺中，工作人員通過線上可實時監(jiān)測智慧檔案室的檔案狀態(tài)與環(huán)境數(shù)據(jù)，設定適宜的數(shù)據(jù)區(qū)間，由系統(tǒng)進行環(huán)境監(jiān)控，對超出既定數(shù)值的環(huán)境模塊進行示警，并通過連接對應環(huán)控設備進行調(diào)整控制，使空間環(huán)境始終適宜于檔案的存放。實現(xiàn)24小時實時監(jiān)控管理，做到比人工更高效、準確、安全，極大地保障了檔案的存儲安全，提升檔案存放壽命。智慧檔案室一體化平臺實現(xiàn)檔案室各類信息的一站式訪問，打破了原各信息子系統(tǒng)間的信息孤島，集成各個智能工程業(yè)務系統(tǒng)的信息碎片，聚合在同一數(shù)據(jù)展示平臺上統(tǒng)一展示，為信息聯(lián)動應用打下基礎。

3.2 著力打造數(shù)字化工程檔案管理云平臺

《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T39362-2020）規(guī)定，要大力推進電子公文建設，推動電子檔案集約化管理。工程紙質(zhì)檔案具有易磨損性，一旦原始檔案數(shù)據(jù)、圖紙、圖標有缺失，會造成難以挽回的損失。數(shù)字化檔案管理云平臺利用信息化和數(shù)字化技術改善了工程檔案的利用方式，不再受“孤本”的限制，實現(xiàn)檔案信息資源的共享、異地調(diào)閱檔案，切實提高檔案的利用效率和對原始工程檔案的保護。采用電子文件方式，防止檔案被篡改，并可對變更的材料進行追溯，展現(xiàn)歸檔后幾次變更情況的檔案圖像信息，便于檔案管理人員對歷史情況的查詢與分析。數(shù)字化檔案管理云平臺將物聯(lián)網(wǎng)技術、信息技術、工控技術進行整合，依托RFID電子標簽技術、計算機網(wǎng)絡構建的可視化智能工程檔案管理平臺，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案、庫房智能一體化的綜合智能系統(tǒng)。產(chǎn)品采用B/S架構模式進行設計研發(fā)，以工程檔案數(shù)字化深度應用為前提，開展智能識別、信息比對、預警提醒等應用探索，精準反應工程進展，為工程決策和施工提供客觀、全面的輔助決策依據(jù)，解決數(shù)字化檔案管理及利用難題，為利用單位及查閱者提供便捷、安全的應用服務。

3.3 建立檔案信息系統(tǒng)查詢利用安全保護系統(tǒng)

《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）規(guī)定，要加強電子文件安全管理和防護體系。該系統(tǒng)主要作用是防止檔案信息的擴散，有效防范人員操作的風險、過程的風險等，對這些風險進行預判，做到事前可防范、事中可控制和事后可審計，從而有效保障檔案信息的安全。具體地說，可以采用以下的策略和技術方式實現(xiàn)：一是安全策略。檔案利用者在進行檔案信息的查詢利用時，需要按照電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一安全策略，通過審批流程獲得相應的調(diào)閱權限。檔案管理系統(tǒng)應根據(jù)利用者所使用主機的硬件環(huán)境生成機器密鑰和借閱人身份密鑰對檔案進行自動的加密處理，該檔案信息將只能由利用者在該主機內(nèi)正常訪問，任何方式的傳閱或拷貝在其他終端或工作站都無法訪問該檔案文件。二是輸出保護。傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中的檔案文件在點擊下載到終端上查看和操作時，檔案信息處于明文狀態(tài)，由于用戶終端或信息網(wǎng)絡存在安全和管理的脆弱點，容易造成檔案信息外傳而導致信息泄密，需要對檔案信息進行版權加密保護。加密保護技術主要涉及數(shù)據(jù)傳輸前以及在用戶終端上的保護?？梢圆捎脴藴实膶ΨQ算法對文檔內(nèi)容進行加密，使用非對稱算法對文檔內(nèi)容的加密密鑰進行加密。三是操作控制。對用戶操作的控制是確保檔案信息安全的關鍵。通過設定安全策略，將管理上的要求嵌入電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)對所有檔案信息的操作控制，實現(xiàn)檔案信息的防泄密和防篡改。該技術主要包括：截圖控制、進程控制、操作告警等。四是設備管控。設備管控是指通過對檔案信息查詢利用中涉及的設備進行管控來規(guī)避設備引起的風險，確保檔案信息安全。主要是：對每臺終端計算機和相關設備進行登記備案，并做好標識，自動發(fā)現(xiàn)非法接入的計算機或設備并進行告警；根據(jù)工作需要，對計算機上的所有可連通的端口和網(wǎng)絡口進行管控，如USB、光驅、Wifi、串口、藍牙等。如需開通，必須通過管理員的認可，履行相應的審批程序，并進行記錄；對于存儲檔案信息的存儲介質(zhì)進行加密，即使存儲介質(zhì)丟失，別人也無法解密；導出的檔案信息只有在指定人員的計算機上，利用專用的解密工具和KEY才能解密，確保檔案信息的安全。

3.4 完善工程檔案管理的支撐保障體系

一是在組織保障上，要積極主動向上級匯報存量數(shù)字化和數(shù)字檔案室建設的重要性、必要性，最大限度地取得支持。加強組織領導，規(guī)范工作職責，規(guī)定工作進程，加大經(jīng)費投入，確保信息化建設工作保質(zhì)保量完成。要對工程檔案工作高度重視，從國家建設、經(jīng)濟發(fā)展、服務民生的高度，增強做好信息化建設的使命感和責任感。二是在人才保障上，加強干部隊伍建設。要加強培訓，引導干部職工加強學習，接受新事物，學習新知識、新法規(guī)政策，特別是要加強對年輕人的業(yè)務培訓，開拓其眼界，拓寬其知識面，增強其技能；注意補充優(yōu)秀人才、新鮮血液，使檔案事業(yè)后繼有人。要切實做好信息化復合型人才培養(yǎng)工作，積極培養(yǎng)既懂技術又懂檔案業(yè)務的全面型人才，以人才隊伍的高質(zhì)量推動工程檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。三是在制度保障上，要進一步加大指導和督查力度。要加強工程檔案資源和信息化基礎條件建設，對館藏數(shù)字化、數(shù)字檔案室的創(chuàng)建工作進行檢查評比，建立增量數(shù)字化工作每半年、數(shù)字檔案室建設每年通報制度，并作為年終考核評比的重要依據(jù)。要抓好新形勢下電子工程檔案管理，運用新技術方法和手段收好、管好、用好工程檔案，保證電子文件有效形成、有效積累、有效管理。

參考文獻

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[2]譚必勇，劉芮.堅守與轉型：大數(shù)據(jù)時代中國檔案學的研究進路[J].蘭臺世界，2022（01）：25.

[3]梁鵬，秦旭芝.廣西土壤樣品庫建設及樣品信息化系統(tǒng)管理研究[J].綠色科技，2021（11）：30.

作者簡介：廖云艷（1980— ），本科；北海市路港建設投資開發(fā)有限公司工程師；研究方向：檔案管理。