探園林綠化工程檔案的有效管理

王宇明

摘 要：園林綠化工程真實(shí)記錄園林綠化工程項(xiàng)目活動，包括園林綠化工程招投標(biāo)檔案和工程竣工驗(yàn)收檔案，是城建檔案工作的基礎(chǔ)內(nèi)容。園林綠化工程從立項(xiàng)、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收，涉及多部門檔案管理工作，本文通過探尋園林綠化工程檔案有效管理措施，開發(fā)利用園林綠化工程檔案，促進(jìn)城建檔案工作健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：園林綠化；工程檔案；檔案管理

園林綠化工程作為城市建設(shè)園林綠化工程，通過工程技術(shù)融合園林景觀和工程構(gòu)筑物表現(xiàn)園林藝術(shù)，旨在滿足廣大市民回歸自然的生活追求，為廣大市民提供休憩娛樂活動場所。園林綠化工程檔案以圖文聲像等形式，真實(shí)記錄并反映園林綠化工程過程，反映園林綠化工程項(xiàng)目各主體施工狀態(tài)和權(quán)責(zé)。筆者結(jié)合園林綠化工程檔案形成環(huán)節(jié)，對園林綠化工程檔案進(jìn)行有效管理，確保園林綠化工程順利開展，做好園林綠化工程見證。

一、施工技術(shù)檔案管理

在園林綠化工程中，收集工程前期基礎(chǔ)資料、技術(shù)文件，報(bào)審政府主管部門進(jìn)行立項(xiàng)審批、批復(fù)，做好建設(shè)單位報(bào)告、招投標(biāo)文件標(biāo)書、設(shè)計(jì)單位圖紙會審和設(shè)計(jì)方案、相關(guān)合同協(xié)議、協(xié)調(diào)會議紀(jì)要、備忘錄、領(lǐng)導(dǎo)視察活動等資料歸檔管理。園林綠化工程施工建設(shè)包括園林小品、廣場、建筑物、水電設(shè)施等子項(xiàng)目，也包括挖溝埋管、平整場地、開槽鋪路等施工項(xiàng)目，技術(shù)性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)多，有非常龐大的檔案資料。

施工單位依據(jù)設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)圖紙，根據(jù)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位簽訂的合同文件，編制施工方案，構(gòu)建施工組織設(shè)計(jì)，經(jīng)由施工單位對手續(xù)是否齊全進(jìn)行內(nèi)部審批，并填報(bào)《工程技術(shù)文件報(bào)審表》，由監(jiān)理（建設(shè)）單位進(jìn)行審查批復(fù)。施工單位結(jié)合監(jiān)理（建設(shè)）單位的批復(fù)意見和工程技術(shù)文件，與建設(shè)單位進(jìn)行技術(shù)交底，形成技術(shù)交底記錄，并對施工質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收報(bào)驗(yàn)。

二、施工物資材料檔案管理

施工物資材料供應(yīng)單位按照供貨合同，向施工單位和建設(shè)單位提供相關(guān)供貨質(zhì)量證明文件，如施工苗木、物資材料的出廠合格證，廠家質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，廠家質(zhì)量保證書，進(jìn)口商品商檢證明，環(huán)保、消防部門出具的認(rèn)可文件等，質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的檢驗(yàn)報(bào)告，如本地苗圃提供出圃證明，外埠苗木出具進(jìn)京檢疫證。施工單位應(yīng)按照供貨合同組織工程物資進(jìn)場，對工程物資進(jìn)行抽樣復(fù)試，開箱檢查，外觀檢查，并將檢查結(jié)果記錄在冊。

施工單位在組織工程物資進(jìn)場報(bào)驗(yàn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)填報(bào)《材料、構(gòu)配件進(jìn)場檢驗(yàn)記錄》、《設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄》、《材料試驗(yàn)報(bào)告》、《設(shè)備及管道附件試驗(yàn)記錄》、《苗木進(jìn)場檢驗(yàn)記錄》、《客土進(jìn)場檢驗(yàn)記錄》、《非圃地苗木質(zhì)量證明》、《種子進(jìn)場檢驗(yàn)記錄》、《物資進(jìn)場復(fù)試報(bào)告》等進(jìn)場報(bào)驗(yàn)表，經(jīng)由監(jiān)理（建設(shè)）單位審核審批，投入園林綠化工程使用。

三、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收檔案管理

施工單位結(jié)合施工規(guī)范、圖紙、方案和技術(shù)交底，組織具體施工，并由監(jiān)理工程師對分項(xiàng)、工序、分部工程質(zhì)量進(jìn)行檢查檢驗(yàn)控制，由施工單位對工程質(zhì)量進(jìn)行自檢，形成《施工測量記錄》、《施工試驗(yàn)記錄及試驗(yàn)報(bào)告》、《各種施工檢查驗(yàn)收記錄》、《檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄》，繼而由監(jiān)理（建設(shè)）單位協(xié)同施工單位，必要時(shí)邀請?jiān)O(shè)計(jì)單位參加，對分項(xiàng)/分部工程質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，形成《分項(xiàng)/分部工程施工報(bào)驗(yàn)表》、《分項(xiàng)/分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄》，然后良性循環(huán)開始下一次分項(xiàng)/分部工程質(zhì)量驗(yàn)收流程。

園林綠化工程分項(xiàng)/分部檔案管理，參照《園林綠化工程施工及驗(yàn)收規(guī)范》，按照分項(xiàng)名錄劃分，包括綠化種植、園林景觀構(gòu)筑物及其他造景、園林鋪地、園林給排水、園林用地，在分項(xiàng)名錄中劃分不同分部工程，在子分項(xiàng)/分部工程中，給具體的物資材料進(jìn)行編號，按照先后順序填制分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收表單，在分項(xiàng)/分部工程中，對施工技術(shù)、物資、質(zhì)量、管理的資料進(jìn)行記錄，對資料進(jìn)行編號，建立資料科學(xué)規(guī)范管理體系，實(shí)現(xiàn)資料組卷、查詢、整理歸檔。

四、單位工程驗(yàn)收檔案管理

同一單位工程的各分部工程施工在完成后申請驗(yàn)收通過，需要在施工單位自檢合格后，向監(jiān)理單位申請驗(yàn)收，形成《單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄》、《單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄》、《單位工程安全、功能和植物成活要素檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄》、《植物成活率統(tǒng)計(jì)記錄》，繼而由監(jiān)理單位對單位工程進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，形成《單位工程竣工預(yù)驗(yàn)收報(bào)驗(yàn)表》，在預(yù)驗(yàn)收合格后，由施工單位申請竣工驗(yàn)收，在建設(shè)單位牽頭下，組織勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收，形成《工程質(zhì)量檢查報(bào)告》、《工程竣工報(bào)告》、《工程質(zhì)量評估報(bào)告》、《工程竣工驗(yàn)收報(bào)告》、《單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄》。待竣工驗(yàn)收合格后，工程移交給建設(shè)單位，形成《竣工移交證書》，園林綠化工程進(jìn)入合同養(yǎng)護(hù)期，對工程進(jìn)行養(yǎng)護(hù)保修。

園林綠化工程驗(yàn)收檔案包括基建文件、施工資料、監(jiān)理及施工監(jiān)理資料、竣工資料、資料組卷，涉及到景觀建筑小品、園林市政道路廣場、綠化種植、園林照明、部門仿古建筑裝飾、園林水系等專業(yè)，按照《園林綠化工程資料管理規(guī)程》對工程資料進(jìn)行分類管理，做好園林綠化工程檔案編制、歸檔、整理，順利驗(yàn)收工程，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)園林綠化工程發(fā)展。（作者單位：濰坊市奎文區(qū)園林綠化管理處）

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