國(guó)企電子檔案歸檔思考

韓雪

摘要：科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化潮流席卷全球，各行各業(yè)逐步采用自動(dòng)化辦公技術(shù)，電子化的辦公資料具有方便、快捷的特性，且利用電子化手段能夠儲(chǔ)存多種格式的辦公資料。基于此，使用者對(duì)文件的各項(xiàng)需求也有所改變，傳統(tǒng)的資料歸檔及管理存在不足之處，這在很大程度上影響了資料的完整性。

關(guān)鍵詞：國(guó)企;電子檔案;歸檔

引言

電子檔案是當(dāng)前進(jìn)行檔案管理的主要形式，是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存的方式，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。隨著時(shí)代的發(fā)展，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)水平的提升，很多資料逐漸發(fā)展成電子化和數(shù)字化，而不是依靠紙質(zhì)載體進(jìn)行儲(chǔ)存，這促使電子檔案成為檔案管理的主流。而當(dāng)前來(lái)說(shuō)，電子檔案逐漸使用云存儲(chǔ)的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，更加方便，而且儲(chǔ)存時(shí)間的持續(xù)性進(jìn)一步提升。相對(duì)來(lái)說(shuō)，電子檔案的優(yōu)勢(shì)更為明顯，管理起來(lái)也更加便利。歸檔操作就是對(duì)電子文件和信息轉(zhuǎn)變成電子檔案的必要操作，需要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，按照制度進(jìn)行。

1國(guó)企電子文件的鑒定與歸檔方法

1.1鑒定方法

這項(xiàng)操作需要在資料歸檔之前進(jìn)行，目的是明確檔案資料的價(jià)值，方便進(jìn)行電子檔案的分類(lèi)管理。對(duì)于國(guó)企產(chǎn)生的電子文件中，對(duì)國(guó)企發(fā)展有利用查詢(xún)、保管等價(jià)值的文件，才有必要做成電子檔案進(jìn)行保存，其他重復(fù)性強(qiáng)、毫無(wú)意義的文件直接就可以刪除。進(jìn)行鑒定還需要判斷文件的真?zhèn)?。主要是認(rèn)定文件是否是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的，是否是原始文件。一般企業(yè)的檔案部門(mén)保管的電子檔案，都是文件原件的掃描保存或自身轉(zhuǎn)變成電子形式進(jìn)行保存，否則會(huì)失去儲(chǔ)存價(jià)值。歸檔時(shí)還需要區(qū)別出原件與復(fù)印件，國(guó)企需要將原件歸檔，保證電子文件的原始性，確保其可以作為憑證和依據(jù)。另外鑒定工作還需要評(píng)價(jià)具體資料的完整性，包括需要?dú)w檔的資料本身是否齊全、數(shù)據(jù)完整，且文件與電子化軟件的連接有效，以確保電子文件的完整。比如說(shuō)一些需要保存的歷史記錄，或者作為憑證依據(jù)的電子單據(jù)、證書(shū)等，就要求完整性且具備檔案的應(yīng)有屬性，并可以作為檔案進(jìn)行儲(chǔ)存。

1.2歸檔時(shí)間

一般分為定期歸檔和實(shí)時(shí)歸檔。定期歸檔是一定時(shí)間間隔后歸檔期間收集的各種資料;實(shí)時(shí)歸檔是電子檔案在編寫(xiě)完成后立刻歸檔。一般而言，網(wǎng)絡(luò)歸檔的電子檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)歸檔，而介質(zhì)歸檔應(yīng)當(dāng)定期歸檔。

2國(guó)企電子檔案歸檔措施

2.1完善制度體系，建立長(zhǎng)效穩(wěn)定運(yùn)行機(jī)制

電子檔案強(qiáng)有力地保障了國(guó)有企業(yè)的科研產(chǎn)出，同時(shí)，其也是對(duì)科研過(guò)程的完整記錄，部分情況下還可以作為調(diào)研任務(wù)的參考資料。因此，妥善保存電子檔案具有重要意義。著手優(yōu)化電子檔案歸檔工作則應(yīng)當(dāng)事先設(shè)立制度，并對(duì)其逐步完善，使之體系化、科學(xué)化?？傮w而言，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照政府頒布的有關(guān)電子檔案歸檔的文件，結(jié)合已有的工作模式和信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)立符合當(dāng)前情況的長(zhǎng)效資料歸檔制度。具體而言包括以下幾點(diǎn)：

①按照制度的有關(guān)規(guī)定，檔案處人員應(yīng)當(dāng)使用信息化方法實(shí)時(shí)采集并整理資料。盡最大努力確保已存檔電子檔案的實(shí)效性，滿(mǎn)足查閱資料的需要。②設(shè)立明確的審批資料查閱申請(qǐng)的過(guò)程，根據(jù)實(shí)際情況和各方需求不斷地優(yōu)化審批流程。任何需要查閱資料的員工均應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循此流程，不允許出現(xiàn)例外。嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批制度可以有效地避免資料外泄等事件發(fā)生，保證電子檔案歸檔后的安全性。③部分重要資料應(yīng)當(dāng)做到紙質(zhì)資料與電子檔案互為補(bǔ)充，同時(shí)做到統(tǒng)籌管理資料，從而推動(dòng)國(guó)有企業(yè)資料管理工作的進(jìn)步。

2.2運(yùn)用大數(shù)據(jù)，助力業(yè)務(wù)拓展

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，大數(shù)據(jù)在很多行業(yè)都受到廣泛關(guān)注。與此同時(shí)，檔案部門(mén)擁有龐大的數(shù)據(jù)資源，可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)這些檔案進(jìn)行挖掘、分析，挑選出有價(jià)值的方案。同時(shí)，為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率和利用率，檔案管理部門(mén)可以和信息技術(shù)部門(mén)合作，形成檔案信息管理數(shù)據(jù)池，從中進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整合。國(guó)內(nèi)一知名公司的檔案管理與檔案分析利用工作走在時(shí)代前沿，該公司將檔案部門(mén)與信息技術(shù)部門(mén)整合，以客戶(hù)檔案作為數(shù)據(jù)池，通過(guò)現(xiàn)代科技及大數(shù)據(jù)分析，對(duì)客戶(hù)形成完美的生命周期圖，以流程圖的方式對(duì)客戶(hù)進(jìn)行畫(huà)像，并且對(duì)客戶(hù)進(jìn)行全方位、多方面的評(píng)級(jí)，然后將客戶(hù)信息送至企業(yè)業(yè)務(wù)前端，助力前端開(kāi)發(fā)和維護(hù)客戶(hù)，形成一個(gè)完善的流程。另外，該公司通過(guò)大數(shù)據(jù)分析，將客戶(hù)所需推送到客戶(hù)面前，從各個(gè)方面分析客戶(hù)，為客戶(hù)帶來(lái)利益，增加客戶(hù)黏性。因此，該公司的檔案管理工作發(fā)揮了最大作用，助力國(guó)企的發(fā)展與進(jìn)步。

2.3針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用管理系統(tǒng)的協(xié)議進(jìn)行制定

在國(guó)家制定發(fā)布的針對(duì)電子檔案的利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對(duì)電子檔案的使用問(wèn)題進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范，主要內(nèi)容是檔案的使用人員，但如果其他業(yè)務(wù)的系統(tǒng)要使用此檔案管理的系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)當(dāng)怎樣進(jìn)行操作，特別是隨著知識(shí)管理的相關(guān)需求，以及伴隨大數(shù)據(jù)的應(yīng)用深入的發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)所產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)將是非常關(guān)鍵的數(shù)據(jù)源，因此需要通過(guò)制定調(diào)用和利用的相關(guān)協(xié)議，以及相關(guān)的規(guī)范來(lái)確定管理系統(tǒng)和其他系統(tǒng)的利用。

2.4建設(shè)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子歸檔

國(guó)企在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化管理，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檔案的分類(lèi)，對(duì)于一些沒(méi)有及時(shí)歸檔的重要檔案和文件，應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，通過(guò)對(duì)檔案的掃描確定檔案的類(lèi)型，結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)其進(jìn)行辨別和歸類(lèi)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子歸檔。還要不斷提升檔案管理工作人員的個(gè)人素養(yǎng)，善于運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，促使檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)，在工作中不斷學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)和管理手段，包括檔案的保護(hù)技術(shù)、檔案管理的理論知識(shí)，等等。同時(shí)，還要了解和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)和復(fù)印復(fù)制技術(shù)，等等，提高個(gè)人的綜合能力和綜合素養(yǎng)。不同工作人員之間應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)工作問(wèn)題進(jìn)行高效處理，優(yōu)化和提升檔案管理工作的質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

伴隨著政府頒布電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范文件，電子檔案的歸檔工作逐漸走向正軌。然而根據(jù)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)可知伴隨著科技發(fā)展的腳步還會(huì)浮現(xiàn)更多的難題和相應(yīng)的解決方法。我們作為電子檔案歸檔工作的從業(yè)者和管理者應(yīng)當(dāng)保持不斷創(chuàng)新、積極推進(jìn)發(fā)展的心態(tài)從事此項(xiàng)工作，使得電子檔案歸檔制度不斷科學(xué)化、體系化。推動(dòng)我國(guó)電子檔案信息化的進(jìn)程。在國(guó)有企業(yè)當(dāng)中電子檔案歸檔工作仍是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)工作。所以，應(yīng)當(dāng)充分地意識(shí)到此項(xiàng)工作的重要意義，傾盡全力的優(yōu)化歸檔工作各方面的制度。促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

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