淺談人事檔案信息化建設(shè)

摘 要：隨著現(xiàn)代人事制度不斷改革，人才管理變得越來越重要，人事檔案是人才管理過程中的重要內(nèi)容之一，記錄了人員的工作經(jīng)歷以及參與的各種實踐活動，充分體現(xiàn)出人才的能力、特長等，是重要的人才信息資源。新時期人事檔案管理逐漸朝信息化方向發(fā)展，本文對人事檔案信息化建設(shè)面臨的問題和對策進(jìn)行分析，旨在提高人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人才管理;信息化建設(shè);問題;對策

新經(jīng)濟(jì)時代，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展，人事檔案管理必須要逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展，借助計算機信息技術(shù)對人事檔案進(jìn)行分類、整理、存檔，以便人才工作崗位發(fā)生變化時需要對人事檔案進(jìn)行調(diào)動。人事檔案管理具有很強的完整性，而且是一個持續(xù)性的工作，需要不斷更新，隨著一個人的工作經(jīng)歷越來越豐富，其檔案內(nèi)容也越來越完善，采取信息化管理手段替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，可以確保人事檔案的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，從而提高人事檔案的利用率。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

如今我們正處于信息化時代，工作生活方式都發(fā)生了很大變化，信息化技術(shù)和智能技術(shù)的應(yīng)用，讓人們的生活變得越來越便捷。在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用也很普遍，人事檔案管理信息化就是一個重要體現(xiàn)，以前人事檔案管理相對滯后，主要采用紙質(zhì)檔案，人員流動變化頻繁，人事檔案信息復(fù)雜、瑣碎，在對檔案進(jìn)行利用時也比較緩慢。引入信息化技術(shù)之后，人事檔案管理也變得越來越方便?？傮w來講，人事檔案管理信息化發(fā)展的意義主要有以下幾個方面：

1.1 提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理受限于技術(shù)、設(shè)備、人員水平等因素，管理流程復(fù)雜、管理的信息比較混亂，而且工作量大，耗時耗力。檔案管理信息化建設(shè)可以徹底改變?nèi)耸聶n案管理流程，通過計算機信息技術(shù)、設(shè)備等對人事檔案信息進(jìn)行查詢、管理，大大提高了檔案管理效率，而且檔案的利用率也更高。

1.2 實現(xiàn)人事檔案信息化資源共享

人事檔案是人力資源管理的重要基礎(chǔ)，在人事檔案中記錄了人才的基本信息、工作經(jīng)歷、成就等內(nèi)容，加強人事檔案信息化建設(shè)，有助于推進(jìn)檔案資源數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，檔案信息資源的共享也更加方便，通過專門的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)信息共享，在人才調(diào)動、人力資源管理方面有很大的作用。

1.3 提升檔案安全水平

以前的人事檔案一般都是紙質(zhì)載體，這些檔案直接關(guān)系每個人的職業(yè)發(fā)展，紙質(zhì)檔案在長期存放過程中容易受損，比如受潮，或者反復(fù)打開封裝等，對檔案的損害較大。檔案信息化建設(shè)之后，反而有利于對檔案進(jìn)行保護(hù)，減少了紙質(zhì)檔案損毀帶來的損失。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施不足

人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是計算機設(shè)備、通訊設(shè)備、信息存儲設(shè)備等，為了實現(xiàn)人事檔案信息化管理，必須要配備充足的基礎(chǔ)設(shè)備作為技術(shù)支持，但目前很多基礎(chǔ)設(shè)施的配備還不夠完善，限制了人事檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展[1]。

2.2 人事檔案材料不完整

人事檔案的完整性決定了檔案的利用價值，目前有的人事檔案內(nèi)容不完整，對人才挖掘和管理造成了一定影響。比如職工的履歷表、學(xué)歷學(xué)位、職稱、獎懲經(jīng)歷等材料不完全，填寫的項目不完整。出現(xiàn)這一問題的主要原因是檔案管理人員的責(zé)任心不強，沒有及時收集和整理各個員工的檔案資料，對于收集來的資料也沒有及時進(jìn)行鑒別歸檔，對檔案內(nèi)容的審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案內(nèi)容殘缺。

2.3 檔案管理人員綜合能力水平不高

隨著時代的發(fā)展，檔案行業(yè)的要求也越拉越高，尤其是在信息化時代，檔案管理必須要與時俱進(jìn)，檔案管理人員要學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法和新理念，然而現(xiàn)實情況是單位的管理人員綜合能力水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案信息化管理的要求，有的檔案管理人員思想理念陳舊，沒有認(rèn)識到新時期檔案管理的發(fā)展趨勢，所掌握的檔案信息化技術(shù)不多，所以影響了檔案管理信息化發(fā)展。

3 人事檔案信息化建設(shè)途徑

3.1 加強對檔案信息化建設(shè)的重視和支持

第一，要提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，從思想上重視人事檔案信息化發(fā)展，對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改變，而且要在單位內(nèi)部進(jìn)行宣傳和推廣，對檔案管理信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行講解，讓檔案管理部門和相關(guān)人員逐漸轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理水平。

第二，要加強對人事檔案管理的支持，尤其是在信息化基礎(chǔ)設(shè)備的配備方面，只有給予足夠的支持，配備充足的設(shè)備，才能提高人事檔案管理水平。單位要給予檔案信息化建設(shè)更多支持，加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，與時俱進(jìn)，對檔案信息化設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，同時要制定完善的網(wǎng)絡(luò)信息化管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理效率不斷提升[2]。

第三，提升人事檔案管理服務(wù)意識。人事檔案管理工作不僅僅是對檔案信息進(jìn)行整理、歸類和利用，還需要深入挖掘檔案信息，發(fā)揮檔案信息的價值。所以，要進(jìn)一步提高人事檔案管理服務(wù)意識，使人事檔案管理從單一的檔案職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強綜合服務(wù)職能，真正發(fā)揮出人事檔案的作用。

3.2 人事檔案管理工作要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化

由于當(dāng)前一些人事檔案內(nèi)容不完整、不標(biāo)準(zhǔn)，則大大影響了人事檔案的利用效率。隨著人才的調(diào)動、人力資源管理模式的改變，人事檔案管理要求也發(fā)生了很大變化，要將檔案管理看成一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，制定完整的、規(guī)范科學(xué)的人事檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合信息化管理要求，對人事檔案的格式、內(nèi)容等進(jìn)行規(guī)定，從而保證人事檔案管理的規(guī)范性。

3.3 加強檔案管理人員培訓(xùn)教育

檔案管理人員的綜合能力水平不高，是目前人事檔案管理存在的重要問題，信息化時代，檔案管理人員必須要提高自己的綜合能力水平，才能保證檔案管理工作質(zhì)量。單位要加強對檔案管理隊伍建設(shè)工作的支持，一方面可以招聘新的檔案管理人員，招聘懂技術(shù)、懂管理的新型技術(shù)類人才，提高檔案管理信息化程度。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，建立完善的檔案管理人員培訓(xùn)教育體系，不斷提高檔案管理人員的綜合能力水平，實現(xiàn)更高效、更準(zhǔn)確的人事檔案管理工作[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理對于人才的開發(fā)、管理具有十分重要的意義，人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案管理的發(fā)展方向，在新時代背景下，人事檔案管理必須要結(jié)合時代要求，將人事檔案管理和信息化技術(shù)有效融合起來，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理隊伍，從而不斷提高檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]賴文建.淺談人事檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）：129.

[2]喬萌.淺談新時期人事檔案管理信息化建設(shè)策略[J].人力資源管理，2018（05）：313.

[1]張子義.高校合并后檔案管理工作存在的問題與對策研究[J].法制博覽，2019（35）：253-254.

作者簡介

魯玉忠（1978-），男，河北曲周人，本科，樂至縣人力資源和社會保障局，檔案館員，研究方向：人事檔案。