事業(yè)單位電子檔案管理研究

吳巧娟

【摘要】隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，其在事業(yè)單位檔案管理中也有著較為顯著的作用。在疾控中心，檔案是非常多的，若還像之前那樣運(yùn)用紙質(zhì)的檔案，不僅不利于保存，在查閱上也是非常麻煩，因此，就需要利用電子檔案進(jìn)行管理。我國(guó)較多的事業(yè)單位已經(jīng)使用電子檔案進(jìn)行管理，不僅便于保存，而且還給日常的工作帶來(lái)較多的便利。但是，正是因?yàn)檫@樣廣泛的運(yùn)用，在使用中出現(xiàn)了較多的問(wèn)題。因此，本文就對(duì)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理進(jìn)行討論，并解決措施，希望可以給予電子管理者一個(gè)良好的參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案

從目前來(lái)看，在我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案已然是全面普及的，尤其是在疾控中心。電子檔案就是將原先的紙質(zhì)檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)的方式將數(shù)據(jù)錄入到電腦中，而后將其保存在電腦中。信息化時(shí)代，在疾控中心以及其他的事業(yè)單位中，采取電子檔案管理系統(tǒng)是必不可少的。這樣的方式不僅可以節(jié)省實(shí)體的空間，還方便日后的整理、查閱以及補(bǔ)錄等，不僅減少了工作人員的工作量，還使得檔案管理更加便捷、高效。然而，在實(shí)際的操作中卻出現(xiàn)了較多的問(wèn)題。

一、電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已然不能滿足時(shí)代發(fā)展的腳步。所謂的傳統(tǒng)檔案管理就是，要求工作人員用手動(dòng)的方式對(duì)內(nèi)容進(jìn)行記錄，并且人為進(jìn)行保管。而在這樣的過(guò)程中，不可避免出現(xiàn)一些問(wèn)題，例如在檔案錄入的過(guò)程中，由于工作人員不小心或者分心，而導(dǎo)致記錄出現(xiàn)錯(cuò)誤，若及時(shí)改正并不會(huì)有很大的影響，若是沒(méi)有發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，在之后的操打中必然會(huì)有很大的影響。而且傳統(tǒng)的檔案記錄方式非常落后，如果遇到工作量大的情況時(shí)，就會(huì)降低工作人員效率。由于傳統(tǒng)的檔案都是由紙張做成的，因此，就會(huì)受到天氣的影響。若紙質(zhì)材料存放在較為潮濕的環(huán)境中，就會(huì)使得紙張潮濕化，進(jìn)而導(dǎo)致字體不清晰，紙張出現(xiàn)損壞等問(wèn)題，從而導(dǎo)致后續(xù)的保存工作難以開(kāi)展。因此，為了更好地提升檔案的管理效率，就應(yīng)當(dāng)運(yùn)用電子檔案的方式，讓檔案的保存形成一種自動(dòng)化的模式，這樣不僅解決了檔案保存的問(wèn)題，還可以提高工作效率，避免在操作過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，對(duì)檔案修改以及查詢都是非常便捷的。

（一）節(jié)約資源，利用率高。傳統(tǒng)的檔案都是由紙張做成的，每次采集、編制、印刷以及出版都需要投入大量的資金，而且紙張非常容易受到環(huán)境天氣等各種情況的影響，若紙張受到損壞之后，修復(fù)以及重建都有較大的難度，還會(huì)導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。而電子檔案是一種非常節(jié)約、簡(jiǎn)約的檔案管理模式，只需要在電腦中建立起一個(gè)電子檔案的系統(tǒng)，而后讓管理人員在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作即可。這些被錄入的檔案數(shù)據(jù)都被轉(zhuǎn)化為電子文件的形式，保存起來(lái)是非常簡(jiǎn)單，不易受到損壞，并且電子檔案還可以將文字、圖片、音頻以及視頻等內(nèi)容全部轉(zhuǎn)化為需要保存的數(shù)據(jù)，這樣不僅提高了保存的時(shí)效，還使得檔案在保存時(shí)具有一定的安全性。

（二）電子檔案可以提高工作的效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是通過(guò)管理人員手寫(xiě)輸入的，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，修改起來(lái)非常麻煩，工作效率也非常低。而且紙質(zhì)檔案在查閱以及查漏補(bǔ)缺時(shí)，工作量非常龐大，為了找尋一個(gè)資料可能就需要翻閱大量的卷宗，若檔案中出現(xiàn)資料不全的情況時(shí)，就需要對(duì)原先的檔案進(jìn)行拆裝，然后再進(jìn)行重訂。而電子檔案管理的模式可以提高工作的效率，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息的方式進(jìn)行輸入，在修改上也是非常便捷的。若想要對(duì)檔案進(jìn)行管理或查閱時(shí)，可以運(yùn)用檢索條的方式，將相關(guān)的詞匯輸入其中即可進(jìn)行篩選查閱，從而提高工作人員的工作效率，減輕了負(fù)擔(dān)。而且電子檔案辦理不會(huì)受到地域的限制，可以進(jìn)行遠(yuǎn)程的操作，這樣就避免了異地辦理的麻煩。

（三）檔案存儲(chǔ)的安全性較高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案非常容易破損，在借閱的過(guò)程中會(huì)有較多的不確定因素，而電子檔案就可以避免這些問(wèn)題。電子檔案不會(huì)受到環(huán)境等各個(gè)方面的影響，其也是存儲(chǔ)在固定的存儲(chǔ)空間，相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)安全性非常高。在運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)，若想要對(duì)檔案進(jìn)行查閱或者管理時(shí)，就需要將所有的卷宗匯集在一起，而后進(jìn)行翻閱，這樣不僅增大了工作量，還使得檔案信息的保密性不高。而在對(duì)電子檔案進(jìn)行查閱管理時(shí)，就可以通過(guò)關(guān)鍵詞搜索的方式，這樣不僅可以準(zhǔn)確地將文件資料提取出來(lái)，還可以提高檔案存儲(chǔ)的安全性，增加保密性。

二、電子檔案管理的不足

電子檔案管理的方式憑借著上述的優(yōu)點(diǎn)，已然成為較多單位檔案管理的主要手段，但是畢竟是新型的產(chǎn)物，在運(yùn)用的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)一些不足。在運(yùn)用電子檔案的過(guò)程中，檔案的管理人員會(huì)不經(jīng)意間出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，使得丟失較為重要的文件，甚至將機(jī)密的文件泄露出去。在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，工作人員會(huì)不經(jīng)意間刪除一些自己覺(jué)得不重要的文件，但是在之后，在查詢過(guò)程中，就會(huì)找不到這些文件，這樣就會(huì)造成較大的損失。由于電子檔案的存儲(chǔ)方式比較便捷，就會(huì)導(dǎo)致工作人員重復(fù)的對(duì)某一檔案進(jìn)行錄入，檔案出現(xiàn)查重的概率也非常高。在對(duì)電子檔案進(jìn)行分類時(shí)，由于不能快速地對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行清晰地查看，導(dǎo)致一些重要的文件與一些不重要的文件摻雜在一起存放，若在遇到緊急情況時(shí)，信息采集就會(huì)非常不利，這樣不僅加大了工作人員對(duì)檔案管理的難度，還會(huì)導(dǎo)致工作人員在工作上的積極性降低，從而使得電子檔案的存儲(chǔ)方式不受到重視。

三、事業(yè)單位加強(qiáng)電子檔案管理工作的措施

（一）加強(qiáng)系統(tǒng)安全的建設(shè)，保證檔案的安全性。在事業(yè)單位的電子檔案管理工作中，若想要提高檔案的安全性，不僅要對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，還要完善檔案的基礎(chǔ)設(shè)施，這樣才可以更好地提高檔案管理工作的質(zhì)量。事業(yè)單位要不斷完善檔案系統(tǒng)的安全性，增加各種訪客的權(quán)限，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、修復(fù)等工作，保證系統(tǒng)內(nèi)的檔案不會(huì)被外泄、偽造或者是篡改。

（二）培養(yǎng)出新型的管理人才。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，科技也是在不斷進(jìn)步的。事業(yè)單位在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的工作中，就需要不斷地引進(jìn)優(yōu)秀的人才，并且要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。培訓(xùn)主要以思想素質(zhì)、專業(yè)技能以及業(yè)務(wù)能力等多個(gè)方面進(jìn)行。事業(yè)單位不僅要對(duì)電子檔案的管理人員進(jìn)行上述的培訓(xùn)，還要相應(yīng)地給予一些政策上的鼓勵(lì)，從而使得檔案的工作人員可以更好地提高工作效率。

（三）不斷完善電子檔案管理機(jī)制。在一些事業(yè)單位中，運(yùn)用的管理機(jī)制還是較為老套的。因此，需要不斷對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行完善，積極轉(zhuǎn)變管理觀念，調(diào)整電子檔案管理部門(mén)的工作，并且要對(duì)工作的責(zé)任進(jìn)行分配。事業(yè)單位還要定期地對(duì)工作人員的工作效率、工作態(tài)度、專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)技能等各個(gè)方面進(jìn)行嚴(yán)格的考察，還要對(duì)工作人員實(shí)行嚴(yán)格的管理機(jī)制，幫助其在工作中不斷完善自身。除此之外，事業(yè)單位還要根據(jù)單位的具體情況，制定出一套較為科學(xué)的電子檔案管理機(jī)制，這樣才可以更好地協(xié)助電子檔案的管理。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位中，電子檔案的管理模式已然成為非常重要的手段，尤其是在檔案較多的疾控中心，其運(yùn)用率是非常高的。電子檔案管理的模式不僅成本低、效率高，還具備著社會(huì)發(fā)展的需求要點(diǎn)。筆者相信在不久的未來(lái)，電子檔案管理模式將會(huì)運(yùn)用在更多的領(lǐng)域中，因此，必須要對(duì)電子檔案的機(jī)制進(jìn)行不斷的完善，解決其中存在的各種問(wèn)題，這樣才可以更好地讓電子檔案從多方位滿足人們的需求。事業(yè)單位還要重視起對(duì)專業(yè)型人才的培養(yǎng)，使得電子檔案的管理機(jī)制可以更好地發(fā)展。

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