財(cái)務(wù)共享中心在集團(tuán)企業(yè)中的應(yīng)用研究

孫潔

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模日益擴(kuò)大，同時(shí)在經(jīng)濟(jì)與科技迅速發(fā)展的推動(dòng)下，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式也不斷改進(jìn)，共享的概念逐漸滲透到企業(yè)財(cái)務(wù)管理中，財(cái)務(wù)共享中心模式應(yīng)運(yùn)而生，并且越來(lái)越多的集團(tuán)化企業(yè)看到了財(cái)務(wù)共享中心給企業(yè)帶來(lái)的好處，開(kāi)始大力推行財(cái)務(wù)共享中心模式。本文在分析財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在集團(tuán)公司應(yīng)用的必要性基礎(chǔ)上，深入探討了當(dāng)前財(cái)務(wù)共享中心在集團(tuán)公司應(yīng)用中存在的問(wèn)題，并針對(duì)性地提出了加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心在集團(tuán)公司應(yīng)用的對(duì)策措施。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享中心? 集團(tuán)公司? 財(cái)務(wù)管控

中圖分類(lèi)號(hào)：F253.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2020）01（b）--02

1 財(cái)務(wù)共享中心在集團(tuán)公司應(yīng)用的必要性

1.1 能夠更加快捷地為企業(yè)集團(tuán)提供經(jīng)營(yíng)決策相關(guān)的信息

集團(tuán)公司下設(shè)多個(gè)分公司或子公司，結(jié)構(gòu)之龐大，本身就會(huì)導(dǎo)致匯總數(shù)據(jù)困難，會(huì)計(jì)信息質(zhì)量低下，會(huì)計(jì)信息不透明。如果采用共享中心，可以更為快捷地匯總底層財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，整合數(shù)據(jù)，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，有利于管理者更準(zhǔn)確地做出決策。

1.2 節(jié)省人力成本，降低經(jīng)營(yíng)成本，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率和效益

集團(tuán)企業(yè)已經(jīng)形成規(guī)模，大部分集團(tuán)企業(yè)的結(jié)構(gòu)趨于成熟完整，但是大企業(yè)的弊端也會(huì)顯現(xiàn)，比如冗余的人員和部門(mén)結(jié)構(gòu)，審批流程的層級(jí)復(fù)雜漫長(zhǎng)，影響業(yè)務(wù)搶占商機(jī)，資金使用效率低下，周轉(zhuǎn)率過(guò)低。通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心來(lái)實(shí)現(xiàn)一種“規(guī)模效應(yīng)”，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)處理規(guī)?；?，將應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、成本費(fèi)用等簡(jiǎn)單重復(fù)的財(cái)務(wù)職能進(jìn)行集中化管理和標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，減少各分子公司的審核人員，從而大幅度降低企業(yè)的運(yùn)作成本，節(jié)省的人力可以投入到公司核心業(yè)務(wù)的開(kāi)展當(dāng)中去，降低人力資源的機(jī)會(huì)成本。

1.3 有利于加強(qiáng)集團(tuán)公司的集中管控

集團(tuán)公司的層級(jí)較多、業(yè)務(wù)種類(lèi)復(fù)雜、市場(chǎng)環(huán)境不同導(dǎo)致核心業(yè)務(wù)的特點(diǎn)也各有不同，公司總部很難及時(shí)管控各分子公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和行為，但是通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心，能夠?qū)崟r(shí)通過(guò)報(bào)銷(xiāo)管理、應(yīng)付管理、固定資產(chǎn)管理等間接監(jiān)控分子公司的業(yè)務(wù)行為，通過(guò)財(cái)務(wù)集中處理，實(shí)時(shí)進(jìn)行監(jiān)督、監(jiān)管、監(jiān)控，便于集團(tuán)企業(yè)隨時(shí)掌握下屬公司的財(cái)務(wù)信息，達(dá)到監(jiān)管目的。

1.4 有助于強(qiáng)化集團(tuán)總部的交流與溝通，統(tǒng)一公司戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)

分散的財(cái)務(wù)組織不容易對(duì)總部的文化思想、戰(zhàn)略意圖有正確的理解，因?yàn)槿狈ψ韵露匣蛘咦韵露系臏贤ǘ斐尚畔⒆枞?，各分子公司各自為政，不以公司長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，做業(yè)務(wù)只顧及本公司的短期利益，影響公司的戰(zhàn)略規(guī)劃的進(jìn)行，通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心，集團(tuán)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)一種信息的互通有無(wú)，財(cái)務(wù)共享中心則是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息快速傳輸和交通的平臺(tái)和途徑，是支持企業(yè)管理決策的服務(wù)中心。通過(guò)信息的有效傳遞，各分子公司能夠成為集團(tuán)決策的支持者和強(qiáng)有力的執(zhí)行者，最終為集團(tuán)企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

2 當(dāng)前財(cái)務(wù)共享中心在集團(tuán)公司應(yīng)用中存在的問(wèn)題

2.1 共享中心與本地財(cái)務(wù)管理模塊的對(duì)接技術(shù)匱乏

目前，共享中心與各分子公司的財(cái)務(wù)軟件兼容技術(shù)的可操作性不高。由于財(cái)務(wù)共享中心需要兼容很多系統(tǒng)，ERP財(cái)務(wù)軟件、客戶(hù)管理軟件CRM系統(tǒng)、辦公協(xié)同OA系統(tǒng)、圖像管理系統(tǒng)等，還包括公司自主研發(fā)的能夠提高工作效率的本地軟件，集成端口的難度較大，這其中涉及技術(shù)機(jī)密的權(quán)限是否對(duì)外開(kāi)放，數(shù)據(jù)bug的影響，系統(tǒng)無(wú)法識(shí)別的壁壘，這些因素直接導(dǎo)致了端口對(duì)接的無(wú)法實(shí)現(xiàn)或者實(shí)現(xiàn)后系統(tǒng)并不穩(wěn)定，易操作性不高，信息管理成本和維護(hù)成本提高，各分子公司與財(cái)務(wù)共享中心的溝通成本過(guò)高而造成浪費(fèi)大量的時(shí)間成本來(lái)解決問(wèn)題，影響了日常工作的效率。

2.2 共享中心的流程標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，采集的信息并不完整

在集團(tuán)公司中，由于各分子公司的具體業(yè)務(wù)流程情況多樣，存在一定的地域差異，標(biāo)準(zhǔn)的共享信息的全套流程可能并不適合每一個(gè)分子公司。比如費(fèi)用的計(jì)算口徑不一致。如果在上馬共享中心之前業(yè)務(wù)流程梳理工作沒(méi)有到位，沒(méi)有做充分徹底，那么會(huì)導(dǎo)致在業(yè)務(wù)流程再造的環(huán)節(jié)拘泥流程，重復(fù)設(shè)崗，造成人員浪費(fèi)。比如分子公司為了繼續(xù)能夠使用本地ERP軟件的預(yù)算執(zhí)行功能，而采用與共享中心平行的兩套審批流程，極大地增加了分子公司的工作量，而沒(méi)有增加價(jià)值，共享中心所帶來(lái)的邊際成本甚至大于其邊際收益，在流程再造中變成了一個(gè)非增值環(huán)節(jié)，與總部集團(tuán)建立推廣共享中心的初衷相違背。另外，受地方財(cái)務(wù)核算制度和要求的限制，與共享中心的兼容性并不高，很多單據(jù)可能并不能全部體現(xiàn)于共享系統(tǒng)中而繼續(xù)保留在分子公司各自的核算中，這就導(dǎo)致總部集團(tuán)整合供財(cái)務(wù)決策分析的數(shù)據(jù)實(shí)際上是不夠準(zhǔn)確的，降低了數(shù)據(jù)之間的可比性。

2.3 共享中心和分子公司財(cái)務(wù)人員的不穩(wěn)定性增加

由于共享服務(wù)中心所做的工作是大量重復(fù)機(jī)械地按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行審核單據(jù)的流水線(xiàn)操作，所以可能會(huì)造成人員對(duì)自身價(jià)值的感知降低，沒(méi)有工作帶來(lái)的成就感，這樣會(huì)使員工對(duì)工作產(chǎn)生厭倦和懈怠，產(chǎn)生消極怠工的情緒。另外，財(cái)務(wù)共享中心實(shí)際上是財(cái)務(wù)管理模式由傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式向智能管理模式的一種轉(zhuǎn)變，原有的組織架構(gòu)被打亂，財(cái)務(wù)職能崗位被重新調(diào)整。如何妥善安置節(jié)約下來(lái)的人力資源，財(cái)務(wù)人員的舊思想如何來(lái)轉(zhuǎn)變，通過(guò)什么形式來(lái)轉(zhuǎn)換，都需要一定時(shí)間去適應(yīng)和處理。

2.4 分子公司的業(yè)務(wù)部門(mén)不能支持財(cái)務(wù)共享的推進(jìn)

財(cái)務(wù)共享中心是一個(gè)財(cái)務(wù)管理模式的重大變革，不僅會(huì)影響財(cái)務(wù)部門(mén)，而且對(duì)整個(gè)公司上上下下的行為模式都會(huì)有所改變，這在一定程度上會(huì)波及一些人的內(nèi)部利益格局，如果分子公司認(rèn)為財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)施只是換了一批人來(lái)審核，這將大大地降低實(shí)施財(cái)務(wù)共享的效果，在推進(jìn)財(cái)務(wù)共享的過(guò)程中，需要得到業(yè)務(wù)部門(mén)的理解和支持。

2.5 共享環(huán)節(jié)的功能性單一局限且審核機(jī)制過(guò)于單一

財(cái)務(wù)共享中心填報(bào)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是掃描上傳，但只能使用企業(yè)固定的高拍儀設(shè)備操作，由于地點(diǎn)固定，致使外勤人員辦公喪失效率。此外，大量單據(jù)通過(guò)共享中心審核，沒(méi)有緊急與重要的區(qū)別，降低了審單效率。

2.6 共享數(shù)據(jù)平臺(tái)面臨網(wǎng)絡(luò)非法訪(fǎng)問(wèn)、數(shù)據(jù)被盜、木馬植入的安全隱患

目前網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境信息爆炸的同時(shí)魚(yú)龍混雜，尤其涉及商業(yè)機(jī)密的財(cái)務(wù)信息容易被非法訪(fǎng)問(wèn)、黑客入侵，財(cái)務(wù)共享服務(wù)的客戶(hù)端也同樣面臨風(fēng)險(xiǎn)。另外，如此集中的數(shù)據(jù)一旦發(fā)生意外損毀，將直接影響公司的整體運(yùn)營(yíng)，信息安全的重要性并不亞于資產(chǎn)保全的重要性。因?yàn)槿绾伪ＷC網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全和信息的保全也是集團(tuán)企業(yè)即將面臨的重大挑戰(zhàn)。

3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心在集團(tuán)公司應(yīng)用的對(duì)策措施

3.1 強(qiáng)大的技術(shù)支持促進(jìn)信息化整合

財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)按照集團(tuán)公司的統(tǒng)一要求制定接口標(biāo)準(zhǔn)的操作手冊(cè)，分子公司盡量使用總部集團(tuán)要求的ERP系統(tǒng)以最大程度實(shí)現(xiàn)兼容性。同時(shí)，技術(shù)研發(fā)人員應(yīng)對(duì)公司的外接端口相當(dāng)熟悉，能在最快時(shí)間找到問(wèn)題所在，這不僅對(duì)技術(shù)人員經(jīng)驗(yàn)水平有一定要求，還要對(duì)公司的具體情況有很清楚的了解。

另外，各分子公司內(nèi)部有多套相互獨(dú)立且口徑不一致的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，造成與共享中心的對(duì)接困難，分子公司可以考慮在評(píng)估成本效益后，刪減原來(lái)的不再必要的系統(tǒng)，在符合成本效益原則下，減少與共享中心的對(duì)接困難。

3.2 業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)與統(tǒng)一

共享中心涉及的總分支機(jī)構(gòu)很多，跨區(qū)省遍布全國(guó)的情況也是很常見(jiàn)的，所以要處理多個(gè)地區(qū)的業(yè)務(wù)，必須要有一個(gè)統(tǒng)一的可復(fù)制的財(cái)務(wù)管理流程來(lái)規(guī)范種類(lèi)繁多、情況多樣的各種業(yè)務(wù)類(lèi)型，既要符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，符合國(guó)家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，也要滿(mǎn)足各個(gè)地區(qū)的不同需求，保證流程的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化貫徹，并明確了管理制度的基本標(biāo)準(zhǔn)嵌入共享流程中并固化。共享中心統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)單據(jù)的實(shí)時(shí)上傳，實(shí)現(xiàn)共享系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)對(duì)接，批量生成憑證，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)才能使進(jìn)入共享中心的數(shù)據(jù)有可比性，流程的再造才有實(shí)際意義。

3.3 做好員工安撫、培訓(xùn)工作

第一，公司可以通過(guò)職工之家、公司工會(huì)及領(lǐng)導(dǎo)與員工面對(duì)面的座談，多找員工進(jìn)行心靈交流，與員工親切交談，及時(shí)了解員工的情緒動(dòng)態(tài)，并做好撫慰工作，平復(fù)員工消極情緒。第二，公司應(yīng)積極組織關(guān)于共享中心的操作培訓(xùn)工作，讓填報(bào)人熟練掌握，有問(wèn)題及時(shí)解決，不要讓系統(tǒng)成為工作效率的阻礙，員工技能上要過(guò)硬。第三，公司應(yīng)多向基層員工宣貫公司的愿景和戰(zhàn)略目標(biāo)，讓員工有主人翁意識(shí)，提升員工的成就感和幸福感。第四，共享中心的績(jī)效考核應(yīng)該包括使用共享服務(wù)的客戶(hù)滿(mǎn)意度、工作完成度以及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)三個(gè)方面相結(jié)合的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)共享中心人員有一定的激勵(lì)作用，也有利于共享中心人員的業(yè)務(wù)提升。

3.4 集團(tuán)公司高層的足夠重視

面對(duì)一場(chǎng)深刻的變革，單靠財(cái)務(wù)部門(mén)不遺余力的推進(jìn)是無(wú)法完成的，因此來(lái)自高層管理者對(duì)變革的重視程度直接影響到其他業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)共享中心的態(tài)度，要讓集團(tuán)高層植入財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念，讓領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識(shí)到規(guī)?；钠髽I(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享所帶來(lái)的成本節(jié)約，為企業(yè)戰(zhàn)略提供充分的決策信息，從而提升集團(tuán)企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力。只有來(lái)自高層的充分肯定和支持，才能給基層員工強(qiáng)有力的推動(dòng)力和執(zhí)行力，特別是當(dāng)流程節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)問(wèn)題，耽誤業(yè)務(wù)人員報(bào)銷(xiāo)，業(yè)務(wù)部門(mén)有不滿(mǎn)情緒，業(yè)務(wù)部門(mén)可以正面面對(duì)這是變革過(guò)渡期不可避免的環(huán)節(jié)，共享中心推進(jìn)過(guò)程需要部門(mén)之間相互配合協(xié)調(diào)時(shí)，來(lái)自高層的鼓勵(lì)與認(rèn)可也會(huì)極大促進(jìn)業(yè)務(wù)部門(mén)配合的程度。

3.5 實(shí)現(xiàn)共享處理的多元化

首先，共享中心的客戶(hù)端可以開(kāi)發(fā)手機(jī)端，并有流程環(huán)節(jié)通知，這樣大大增加了審批環(huán)節(jié)的靈活性，加快了流程審核的進(jìn)度。其次，單據(jù)的掃描上傳不僅可以通過(guò)高拍儀設(shè)備，手機(jī)拍照也可以上傳為掃描數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)人員直接將報(bào)銷(xiāo)單上傳，可以節(jié)約時(shí)間。最后，共享中心日均審單的工作量非常大，人手不足或業(yè)務(wù)不精會(huì)影響報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度，共享審批時(shí)可采用自動(dòng)審核，設(shè)立員工信用等級(jí)庫(kù)，按等級(jí)高低確定審單形式（人工還是自動(dòng)），并按照員工的信用等級(jí)實(shí)施檢查性控制，采用抽檢的形式，通過(guò)信用評(píng)級(jí)來(lái)確定抽檢比例，發(fā)現(xiàn)違規(guī)單據(jù)有相應(yīng)的懲戒制度，并在發(fā)現(xiàn)違規(guī)后降低信用等級(jí)，信用等級(jí)要不斷地根據(jù)提單量和準(zhǔn)確率實(shí)時(shí)更新，這樣既保證單據(jù)審核的效率又保證效益。

3.6 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)緊急預(yù)案

第一，共享中心應(yīng)接入國(guó)家商密網(wǎng)，保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，商密網(wǎng)禁止插入外部存儲(chǔ)設(shè)備，防止病毒的入侵;第二，集團(tuán)總部定期進(jìn)行病毒入侵演練，提高公司快速應(yīng)對(duì)病毒入侵的速度;第三，加強(qiáng)軟件硬件的監(jiān)管，定期加固防火墻，防止病毒感染;第四，建立災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃緊急預(yù)案，設(shè)立場(chǎng)外的冷戰(zhàn)或者熱戰(zhàn)，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù);第五，加強(qiáng)員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)異常提示的外部存儲(chǔ)設(shè)備提高警惕，及時(shí)隔離，防止感染辦公電腦。

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