優(yōu)化企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)的必要性及措施

葉雅瑜

摘要：近年來，隨著我國經(jīng)濟的快速增長，特別是2016年全面推行“營改增”后，在新稅制下，企業(yè)對財務(wù)管理的要求越來越高。各大企業(yè)特別是集團化的企業(yè)為了適應(yīng)集團化管理以及日益增多的業(yè)態(tài)發(fā)展要求，建立一個功能完善、支撐集團財務(wù)集中管控的創(chuàng)新型管控平臺，打造專業(yè)化的強勢總部，更新財務(wù)管理系統(tǒng)顯得尤為迫切及重要。文章主要以房地產(chǎn)企業(yè)為研究對象，闡述優(yōu)化企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)的必要性及措施，旨在提高企業(yè)財務(wù)管理水平，促進企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展。

關(guān)鍵詞：財務(wù)管理信息系統(tǒng);集中管控;精細化管理

伴隨著我國改革開放的步伐，誕生了一大批的民營企業(yè)，其中最為亮麗的是房地產(chǎn)業(yè)。經(jīng)過地產(chǎn)業(yè)黃金十年的資產(chǎn)積累，很多房企為了不斷適應(yīng)經(jīng)濟環(huán)境的變化，逐漸發(fā)展成為一家多業(yè)態(tài)、多法人、多組織、跨地域的房地產(chǎn)集團企業(yè)。隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)規(guī)模日益壯大，需要的是一個能支撐集團型企業(yè)發(fā)展的信息化平臺，以實現(xiàn)縱向多層級、橫向多協(xié)同的財務(wù)大集中管理應(yīng)用，“一本賬”管理目標;并通過組織的穿透查詢，完成在線審計，把控過程風險，及時降低了經(jīng)營風險;同時統(tǒng)一口徑、標準化、規(guī)范化的財務(wù)體系、各業(yè)務(wù)體系建設(shè)，可以大大降低了運營成本，提升了內(nèi)部管理能力，逐步實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)、稅務(wù)一體化管理。同時，融合移動互聯(lián)網(wǎng)元素，可以讓企業(yè)各層級管理者、基層員工隨時、隨地、隨心的掌握企業(yè)經(jīng)營狀況，進一步提升企業(yè)的核心競爭力，優(yōu)化對內(nèi)對外雙輪驅(qū)動管理，從而實現(xiàn)未來向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型。

一、優(yōu)化企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)的必要性

房地產(chǎn)企業(yè)早在十多年前已經(jīng)實現(xiàn)財務(wù)信息化，隨著集團不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)類型從原有單一的房地產(chǎn)企業(yè)，逐步發(fā)展成為多元化，多業(yè)態(tài)的集團企業(yè)，旗下有地產(chǎn)業(yè)、物業(yè)管理、酒店管理、旅游等項目公司。原有的財務(wù)管理系統(tǒng)過于單一未能滿足多業(yè)態(tài)發(fā)展的需求，急需優(yōu)化財務(wù)信息化集中管控，打造統(tǒng)一財務(wù)管控平臺、統(tǒng)一各分子公司統(tǒng)一財務(wù)政策體系、統(tǒng)一財務(wù)核算歸口，打破組織間壁壘，協(xié)同上下游財務(wù)管理，實現(xiàn)財務(wù)集中管控，為未來實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化創(chuàng)造基礎(chǔ)。同時融入移動互聯(lián)網(wǎng)時代的新技術(shù)元素，通過 “云之家”的移動應(yīng)用平臺，促使各層級管理者打破時空界限，可以隨時、隨地、隨心地掌握企業(yè)經(jīng)營狀況，決勝千里。

二、優(yōu)化企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)的目標

（一）建立集團化的財務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)集中管理

現(xiàn)有的財務(wù)系統(tǒng)都是單個項目公司管理，各自獨立的財務(wù)系統(tǒng)。在公司不多，或者業(yè)務(wù)類別單一的情況下，這種單機版的財務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)可以滿足企業(yè)財務(wù)管理。但隨著集團不斷壯大，業(yè)務(wù)類別不斷增多，原有的單機版財務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)很難滿足集團管理需要了，這時就需要建立一個集團化多組織的財務(wù)體系進行財務(wù)管控。統(tǒng)一各項目公司財務(wù)管理包括：核算科目、報表輸出等。以前單機版的財務(wù)管理系統(tǒng)，由于各項目公司核算科目不統(tǒng)一，在導出賬務(wù)合并數(shù)據(jù)的時候耗費時間，更容易出錯。

（二）建立更加精細化的財務(wù)核算管理

集團在統(tǒng)一核算科目、報表的前提下，按照項目公司的業(yè)務(wù)特點，細化核算管理，按照項目公司的業(yè)務(wù)類別，將屬于該業(yè)務(wù)類別的核算科目劃撥給該項目公司。例如：房地產(chǎn)類的項目公司，將屬于房地產(chǎn)業(yè)務(wù)特有的成本結(jié)算科目劃撥給該公司。

（三）實現(xiàn)費用報銷和預(yù)算控制的結(jié)合，加強事前管控

在統(tǒng)一核算科目的情況下，導出集團各類費用報銷的歷史數(shù)據(jù)，生產(chǎn)收入及費用報銷比例分析表，作為下期資金計劃形成的依據(jù)。資金計劃落地后，系統(tǒng)自動對各類費用報銷等進行預(yù)算管控，實現(xiàn)事前管理。

（四）建立靈活便捷的移動應(yīng)用，全員移動應(yīng)用

自從智能手機被廣泛使用后，移動辦公成為了未來發(fā)展的趨勢。通過“云之家”設(shè)置權(quán)限，可以實現(xiàn)隨時查看財務(wù)數(shù)據(jù)，審批單據(jù)等的手段，方便管理者實時了解集團最新財務(wù)動態(tài)。

三、優(yōu)化企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)的措施

（一）完善總賬管理系統(tǒng)

目前大多數(shù)集團使用的財務(wù)軟件系統(tǒng)都是每個公司一個帳套，導致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)體系不完全相同、集團穿透下屬單位數(shù)據(jù)不便、集團管控不便等。下屬的地產(chǎn)、物業(yè)、中國香港投資公司、旅游等版塊下的各公司采用的科目均存在一定差異，客戶、供應(yīng)商沒有建立統(tǒng)一的分類，各版塊根據(jù)自身管理需求設(shè)定分類及設(shè)定編碼規(guī)則自行編碼用于核算，客戶、供應(yīng)商的分類、編碼規(guī)則有待規(guī)范。優(yōu)化財務(wù)系統(tǒng)，加強對下屬公司集團管控力度，實現(xiàn)集團隨時查詢和穿透下屬單位數(shù)據(jù)。實現(xiàn)現(xiàn)金管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化生成，確保業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的同步與一致性，可以提供實時的財務(wù)管理信息給企業(yè)決策層?？傎~系統(tǒng)透過賬本、憑證實現(xiàn)統(tǒng)一的集團財務(wù)核算功能。

（二）啟用出納管理系統(tǒng)

通過錄入收付單規(guī)范出納日常收支業(yè)務(wù)登記，以便于集團、各公司可通過系統(tǒng)實時了解公司或集團整體日常收支狀況。將出納日?，F(xiàn)金盤點、銀行存款對賬等業(yè)務(wù)固化處理流程，以便于集團統(tǒng)一管理。支持出納的日常業(yè)務(wù)處理功能，為出納人員提供了現(xiàn)金管理、銀行日記賬、銀行對賬、出納復核記賬等實用功能，通過銀行對賬單的導入對賬等功能可充分減輕出納人員的工作負擔?？傎~管理模塊與現(xiàn)金管理模塊功能雖然分離但所有數(shù)據(jù)可以集中共享，另外，集團內(nèi)部的收付款單還可以對應(yīng)集團內(nèi)部往來，可以實現(xiàn)集團內(nèi)部往來的收付款通知核對等功能。

（三）統(tǒng)一固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

目前各項目公司進行固定資產(chǎn)管理在不同的賬套中獨立核算，各自根據(jù)自身情況對固定資產(chǎn)制定折舊政策等，部分公司固定資產(chǎn)采用手工登記臺賬方式進行管理，在集團需要了解整體固定資產(chǎn)狀況時只能收集各公司從系統(tǒng)導出固定資產(chǎn)清單及手工臺賬數(shù)據(jù)加以統(tǒng)一匯總，需搭建統(tǒng)一固定資產(chǎn)管理平臺，統(tǒng)一及規(guī)范固定資產(chǎn)折舊政策，以便集團隨時了解各公司固定資產(chǎn)情況。優(yōu)化固定資產(chǎn)管理，除了提供日常的固定資產(chǎn)卡片管理、計提折舊、賬務(wù)核算等功能外，還新增了固定資產(chǎn)管理功能，包括固定資產(chǎn)融資租賃，固定資產(chǎn)的抵押，固定資產(chǎn)的維修，固定資產(chǎn)的減值等，實現(xiàn)固定資產(chǎn)全生命周期的管理。

（四）統(tǒng)一報表管理系統(tǒng)

目前使用的財務(wù)系統(tǒng)各子公司帳套獨立性，各公司自行設(shè)定報表模板取數(shù)，取數(shù)規(guī)則不統(tǒng)一，導致報表無法使用，需另行系統(tǒng)外加工生成報表用于合并報表合并，或者手工出具資產(chǎn)負債表和利潤表，提供給集團總部進行合并報表合并，影響工作效率。希望通過優(yōu)化報表管理系統(tǒng)快速、準確地從下屬單位系統(tǒng)中取數(shù)，生成所需的個別報表，用于后續(xù)合并報表使用。優(yōu)化報表系統(tǒng)模塊包括：一般性的報表管理功能、合并報表功能、擴展報表功能。一般性的報表管理除了提供日常的三大報表外，還支持各種自定義報表輸出制作提供集團運營需要的各類分析數(shù)據(jù)的報表制作。合并報表功能，支持多家項目公司，多業(yè)態(tài)、多組織、多角度的平行合并工作，確保數(shù)據(jù)安全，減輕財務(wù)人員重復工作，為財務(wù)會計提供財務(wù)信息支撐。擴展報表功能，包括導入導出等各項管理操作?？梢詽M足多維報表應(yīng)用。

（五）啟用費用管理系統(tǒng)

目前費用報銷流程都是由經(jīng)辦人填單，各級領(lǐng)導審批后再給財務(wù)出賬報銷的。有可能造成超計劃用款，月末統(tǒng)計部門費用時只能人工計算，無法進行系統(tǒng)化管理。啟用費用管理系統(tǒng)后，可以針對報銷人員，提供借款、報銷、借款余額查詢等功能;針對管理人員，提供費用跟蹤分析等報表幫助領(lǐng)導對員工的報銷單進行審批;針對財務(wù)人員，提供費用報銷的財務(wù)審批，直接生成記賬憑證等功能。

（六）加強用戶培訓

好的系統(tǒng)也要有操作者，為了保障系統(tǒng)上線后可以實現(xiàn)各個功能及目標，因此培訓這一環(huán)節(jié)是必不可少的。標準功能培訓，關(guān)鍵使用者及核心人員的基礎(chǔ)培訓，以便各項目的財務(wù)人員掌握產(chǎn)品的基本功能。業(yè)務(wù)流程的培訓，為使用者梳理業(yè)務(wù)功能，熟悉業(yè)務(wù)環(huán)境。上線支持，系統(tǒng)上線后提供輔導，特別是第一個月上線的支持就梳理工作等。業(yè)務(wù)流程培訓，培訓顧問會協(xié)助用戶在整個項目實施過程中，在藍圖設(shè)計階段將傳授業(yè)務(wù)流程知識， 此項工作將結(jié)合項目實施過程進行，由集團安排統(tǒng)一組織業(yè)務(wù)流程培訓。最終用戶培訓，為保證系統(tǒng)的正常運行，必須做好最終用戶的培訓工作，最終用戶培訓將由集團的關(guān)鍵用戶擔任講師，各項目公司將為關(guān)鍵用戶提供必要的支持以便保證培訓效果。上線支持，在系統(tǒng)上線后將提供一段時間的上線支持服務(wù)，幫助解決上線后可能出現(xiàn)的流程和系統(tǒng)問題，并對上線后發(fā)現(xiàn)的不合理流程提出優(yōu)化建議，上線支持服務(wù)完成后，簽署《驗收單》為結(jié)束點。

四、結(jié)語

本文以財務(wù)管理的角度分析多項目多業(yè)態(tài)的集團在現(xiàn)有財務(wù)信息化的基礎(chǔ)上如何優(yōu)化財務(wù)管理系統(tǒng)，統(tǒng)一搭建集團財務(wù)管控核算統(tǒng)一平臺，統(tǒng)一各分子公司財務(wù)政策體系、財務(wù)核算歸口，以實現(xiàn)各子公司公司的財務(wù)集中核算，為未來實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化創(chuàng)造基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)規(guī)范合并報表編制流程，實現(xiàn)合并報表應(yīng)用，梳理及規(guī)范費用報銷業(yè)務(wù)處理流程，并結(jié)合云之家移動應(yīng)用，實現(xiàn)手機端費用報銷的移動審批，以提高審批效率。這也對集團財務(wù)管理帶來新的挑戰(zhàn)。

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【作者單位：天譽置業(yè)（控股）有限公司】