Excel 函數(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用

陳英

摘 要：計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和普及，為辦公室管理人員提供越來(lái)越便捷的服務(wù)，針對(duì)人力資源管理部門(mén)，與員工相關(guān)的各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與匯總工作繁多，準(zhǔn)確而高效的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)至關(guān)重要。掌握并靈活運(yùn)用辦公軟件中Excel 函數(shù)，直接影響著辦公效率以及質(zhì)量。本文主要結(jié)合于常見(jiàn)統(tǒng)計(jì)案例介紹Excel 函數(shù)定義及用法技巧。

關(guān)鍵詞：Excel 函數(shù);人力資源管理;應(yīng)用技巧

隨著“放管服”改革要求，越來(lái)越多數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資格類證件審核等工作需要人力資源部門(mén)提供數(shù)據(jù)支撐，如何借助EXCEL軟件高效完成相應(yīng)工作任務(wù)很有必要。Excel 是office辦公軟件的重要組成部分，其中提供了大量的內(nèi)置函數(shù)，其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力為辦公人員工作帶來(lái)便捷，能有效提高工作效率，工作達(dá)到事半功倍的效果。人力資源管理中，涉及到數(shù)據(jù)處理的主要是員工基本情況表，崗位聘用表、績(jī)效統(tǒng)計(jì)表等等，其主要是完成員工基本信息的收集、統(tǒng)計(jì)與匯總工作，具體應(yīng)用中，Excel 函數(shù)的運(yùn)用相對(duì)基礎(chǔ)，且具備處理繁雜的數(shù)據(jù)處理能力，對(duì)提升工作效能有很大的促進(jìn)作用。在人力資源管理中將Excel 函數(shù)運(yùn)用在相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)工作中，使這些繁瑣的統(tǒng)計(jì)工作變得輕松、簡(jiǎn)便。

1.人力資源管理中Excel常用函數(shù)定義及用法

Excel 表格具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，通常以函數(shù)、公式方式完成運(yùn)算，通過(guò)復(fù)制功能完成批量運(yùn)算，從而快捷完成大量數(shù)據(jù)處理。人力資源管理中，主要涉及到的是員工基本情況表及績(jī)效等方面的統(tǒng)計(jì)。這里以常用的Excel函數(shù)為例，主要涉及 SUM（求和）、COUNT（計(jì)數(shù)）、COUNTA（計(jì)數(shù)）、TEXT（文本），COUNTIF（計(jì)數(shù)）、IF（條件）、MID（取串）、YEAR（年份）、TODAY（當(dāng)前時(shí)間）等等一些基本函數(shù)。SUM，某一單元格區(qū)域中數(shù)值之和，其括號(hào)內(nèi)寫(xiě)上起止單元格的計(jì)數(shù)范圍。COUNT 函數(shù)表示計(jì)數(shù)，統(tǒng)計(jì)值為數(shù)值型數(shù)字的單元格個(gè)數(shù)，而COUNTB則統(tǒng)計(jì)非空單元格個(gè)數(shù);COUNTIF 帶條件的統(tǒng)計(jì)，則統(tǒng)計(jì)符合條件范圍的單元格個(gè)數(shù)。MID從給定的字符串中獲取字符串，TEXT以給定方式完成字符格式化，if判斷是否滿足給定的條件，若滿足則返回一個(gè)值，不滿足則返回另一個(gè)值。

2.Excel 函數(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用技巧

（一）員工基本情況表

針對(duì)員工基本情況表，每年都有新員工的入職，通常情況下每年均需要對(duì)員工各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如職稱、性別、年齡段的統(tǒng)計(jì)等等。已知基本情況表中的身份證號(hào)，如何完成出生年月獲取，且按照“0000-00-00”格式生成，同步完成年齡分段統(tǒng)計(jì)。針對(duì)表1員工基本情況表中唯一的識(shí)別號(hào)—身份證號(hào)，我們首先學(xué)習(xí)其中蘊(yùn)含的特殊組成規(guī)律，從左到右，前六位為地址標(biāo)識(shí)，八位出生年月，三位順序碼以及一位驗(yàn)證碼。因此，從每一位員的身份證號(hào)中快捷挖掘出出生年月的信息尤其重要。默認(rèn)情況下，十八位身份證號(hào)碼采取字符型輸入方式，首先使用的MID 函數(shù)，從一連串的身份證號(hào)中選擇出出生年月的數(shù)字，其格式為=MID（文本字符串所在單元格，開(kāi)始位置，字符個(gè)數(shù)）。以表1員工基本情況表為例，其中F3單元格中輸入=TEXT（MID（E3，7，8），"0000-00-00"）即可獲得0001工號(hào)對(duì)應(yīng)的出身年月的信息。其次，便是年齡的計(jì)算，年齡的計(jì)算方法有多種，這里介紹兩種方法：一種選用年份相減法，G3單元格中輸入=year（today（））-mid（e3，1，4）即可;另一種選用時(shí)間天值之差對(duì)年份取整的方式，G3單元格中輸入=int（（today（）-f3）/365）即可，其中int表示向下取整。這里需要注意的是選擇不同函數(shù)的時(shí)候其參數(shù)類型的差別，是針對(duì)于字符型、日期型或數(shù)字型等類型中的哪一種，確保其數(shù)據(jù)類型的一致性。接表1員工基本情況表計(jì)算的基礎(chǔ)上繼續(xù)進(jìn)行年齡段的統(tǒng)計(jì)，在此表后增加一列年齡分段h列，在h3單元格中根據(jù)統(tǒng)計(jì)工作需要進(jìn)行年齡分段，這里將年齡分為五個(gè)段，H3單元格中輸入=IF（G3<30，”30以下”，IF（G3<=40，”31-40”，IF（G3<=50，”41-50”，IF（G3<=60，”51-60”，”60以上”），此后再次進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)即可。

在情況表中選用公式的方式處理數(shù)據(jù)，其批量處理的能力強(qiáng)，且數(shù)據(jù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)靈活性強(qiáng)，當(dāng)前統(tǒng)計(jì)的時(shí)間點(diǎn)有自動(dòng)更新功能，準(zhǔn)確性高，進(jìn)而提高統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。

針對(duì)于性別，或職稱人數(shù)的統(tǒng)計(jì)，可選用countif來(lái)進(jìn)行，需要注意的是它的參數(shù)選用的是數(shù)據(jù)范圍，其選定受所需統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)的范圍影響。以表1為例完成副教授的統(tǒng)計(jì)在D9單元格中輸入=countif（D3：d7，”副教授”）或者將副教授換成$D$5即可完成統(tǒng)計(jì)

（二）績(jī)效統(tǒng)計(jì)表

人力資源管理中，績(jī)效是員工工資的重要組成部分，通過(guò)績(jī)效數(shù)據(jù)的分析，能夠了解到員工的工作情況，為制定可靠且有效的績(jī)效方案提供重要的數(shù)據(jù)支撐。對(duì)于績(jī)效的統(tǒng)計(jì)相對(duì)簡(jiǎn)單，主要完成公式的計(jì)算。首先是員工工作量的錄入，譬如員工的課時(shí)數(shù)，課時(shí)單價(jià)，總金額等，考慮課時(shí)單價(jià)不占用單元格，員工課時(shí)津貼=員工課時(shí)數(shù)*課時(shí)單價(jià)進(jìn)行公式復(fù)制，對(duì)所有員工的課時(shí)數(shù)則選用=sum（所有員工的課時(shí)津貼），此外還可以完成系列數(shù)據(jù)的橫縱向分析。

3.總結(jié)

Excel 函數(shù)在日常工作中使用相當(dāng)廣泛，并且還可采取錄制宏的辦法，或者根據(jù)功能需要進(jìn)行程序定制編寫(xiě)，優(yōu)化工作流程，提高工作效能。當(dāng)然，對(duì)于人力資源管理人員來(lái)說(shuō)，熟練掌握Offic辦公軟件是非常有必要的，我們可以利用軟件所長(zhǎng)，充分挖掘Excel表格中的強(qiáng)大功能，更加直觀方便呈現(xiàn)數(shù)據(jù)分析圖解，進(jìn)而提升人力資源管理質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

[1]黃麗霞 Excel 函數(shù)在中職教務(wù)管理中的應(yīng)用技巧分析 [J].數(shù)碼世界2019年第2期