簡析如何加強高校會計檔案管理

宋曉淳

摘要：高校會計檔案指的是高等院校在各項會計核算活動中直接形成的，具有保存價值的歷史記錄，其是高等院校的重要檔案。高校對會計檔案進行管理，不僅能確保會計檔案的完整性、真實性與與原始性。也能使會計檔案存放有序，方便高校財務部門的工作人員查閱。綜上所述，我們可以看見，高校開展會計檔案管理工作的必要性和重要性。下文對會計檔案進行了詳細的概述，以及對高校會計檔案管理過程中存在的問題進行了詳細的分析與研究，并提出加強高校會計檔案管理質量的有效措施，希望能為高校在開展會計檔案管理工作的過程中提供一些參考。

關鍵詞：高校;會計檔案管理;概述;問題;有效措施

一、會計檔案概述

會計檔案指的不僅是具有入檔價值、已經(jīng)入檔的會計資料，也是記錄和反映事業(yè)單位或者企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的重要證據(jù)與史料。會計檔案的內容一般包括四個部分，即會計憑證;會計憑證指的是能夠用來證明經(jīng)濟業(yè)務事項發(fā)生、明確經(jīng)濟責任并據(jù)以登記賬簿、具有法律效力的書面證明。會計賬簿;會計賬簿亦可簡稱為賬簿，其指的是以會計憑證為依據(jù)，對事業(yè)單位或者企業(yè)的各項經(jīng)濟業(yè)務進行連續(xù)、系統(tǒng)、全面、分類地核算和記錄的簿籍，是由專門格式并以一定形式聯(lián)結在一起的賬頁所組成的。會計賬簿按用途分類，可分為三類，即①分類賬簿、②序時賬簿、③備查賬簿。會計報表;會計報表指的是事業(yè)單位或者企業(yè)對日常核算的會計資料按一定的表格形式進行綜合反映和匯總反映的報告文件。其他會計核算資料;其他會計核算資料指的是除了會計賬簿、會計憑證、財務報告以外的會計資料。其主要包括的有納稅申報表、各類經(jīng)濟合同（協(xié)議）以及簽署時的會談記錄、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、會計檔案銷毀清冊、財務清查匯總資料、會計檔案保管清冊、會計檔案移交清冊、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料等。

二、高校會計檔案管理存在的問題

（1）高校會計檔案管理人員業(yè)務水平良莠不齊

高校會計檔案管理人員業(yè)務水平的高低，會直接影響著會計檔案管理水平和會計檔案管理質量的高低。目前，我國多數(shù)高校存在會計檔案管理人員業(yè)務水平良莠不齊的現(xiàn)象，究其緣由，是因為多數(shù)高等院校在開展會計檔案管理工作的過程中，大部分會計檔案管理工作是由會計人員兼任。而這些會計人員由于未接受過檔案管理專業(yè)知識與專業(yè)技能的培訓，業(yè)務水平良莠不齊。

（2）高校會計檔案管理制度缺乏完善性

會計檔案管理制度是會計檔案管理中的一個重要組成部分。高等院校建立一套完善的會計檔案管理制度，不僅能有效地保護好會計檔案，也能明確會計檔案管理人員的崗位職責，使會計檔案管理標準化、規(guī)范化，提升高等院校會計檔案管理的效率。但是，目前我國多數(shù)高等院校會計檔案管理制度缺乏完善性，導致高等院校會計檔案管理存在管理混亂的現(xiàn)象，嚴重影響著高等院校會計檔案管理的效率。高等院校會計檔案管理制度缺乏完善性，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一、會計檔案查閱制度不完善。第二、會計檔案管理工作人員崗位責任制度不完善。高效會計檔案管理工作人員崗位制度缺乏完善性，就會導致檔案管理人員在工作中，出現(xiàn)敷衍了事、馬虎不仔細、糊弄應付的現(xiàn)象，進而會直接影響會計檔案管理工作的質量。第三、會計檔案銷毀制度缺乏完善性。

三、高校會計檔案管理問題的原因分析

現(xiàn)階段，我國部分高校在開展會計檔案管理工作的過程中，仍然存在著諸多問題，其中最為嚴重的問題就是高校會計檔案管理人員業(yè)務水平良莠不齊以及會計檔案管理制度不健全，嚴重影響著會計檔案管理的質量和效率。而導致這些問題產(chǎn)生的原因主要有以下幾個方面：第一、高校未建立會計檔案管理人員培訓機制。高校新進的會計檔案管理人員與老員工相比，在工作經(jīng)驗和業(yè)務能力上都存在較大的差距，如果高校沒有建立會計檔案人員培訓機制，就無法使新進的會計檔案管理人員的業(yè)務能力得到提升，進而導致高校會計檔案管理人員水平業(yè)務良莠不齊。第二、高校領導缺乏對會計檔案管理的重視。現(xiàn)階段，多數(shù)高等院校領導對教學檔案非常重視，使得教學檔案管理制度非常完善和規(guī)范，而對會計檔案管理高等院校領導卻缺乏重視，其認為會計檔案管理是財務人員的事，沒有必要制定單獨的財務管理制度。進而導致會計檔案管理制度不健全。

四、加強高校會計檔案管理的有效措施

（1）提高會計檔案管理人員的專業(yè)知識

高等院校想要提高會計檔案管理的水平，需提高會計檔案管理人員的專業(yè)知識。高等院校提高會計檔案管理人員的專業(yè)知識可從以下幾點入手：第一、高等院?？刹欢ㄆ趯嫏n案管理人員進行培訓，這樣不僅有助于提高其的業(yè)務能力，也能加強與更新他們的專業(yè)知識。第二、高等院校會計檔案管理人員可利用休息時間，多翻閱財會與檔案管理方面的書籍，不斷的充實自己，提高自身的財會知識與檔案管理知識。

（2）高校需建立健全的會計檔案管理制度

正所謂“無規(guī)矩，不成方圓”。高等院校想要做好會計檔案管理工作，并提高會計檔案管理質量與效率，需建立健全、完善的會計檔案管理制度。因一套有效、健全的檔案管理制度，是保證會計檔案管理工作順利進行的必要條件之一。所以，高等院校想要建立健全的、完善的會計檔案管理制度，可以從以下幾個方面著手：第一、建立健全的會計檔案管理人員崗位責任制度。第二、建立健全的會計檔案銷毀制度。第三、建立健全的會計檔案查閱制度。

參考文獻：

[1]強化高校會計檔案管理 提高會計與檔案工作質量[J].徐榮靖.辦公室業(yè)務.2013 （23）

[2]淺談新形勢下的高校會計檔案管理工作[J].呂書權.佳木斯教育學院學報.2013 （11）

[3]高校會計檔案管理存在的問題及對策研究[J].劉剛，封頔.物流工程與管理.2017 （05）