醫(yī)院會計(jì)檔案管理的科學(xué)化及信息化管理對策

周萍

摘 要：隨著我國醫(yī)療改革的深入，對醫(yī)院的管理工作也更加重視。醫(yī)院會計(jì)檔案的管理是醫(yī)院管理的重要一部分，醫(yī)院會計(jì)信息反映了醫(yī)院的成長過程，以及國民醫(yī)療消費(fèi)的情況，是關(guān)系國計(jì)民生的大事。由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化已經(jīng)滲透到人們生產(chǎn)生活的各個領(lǐng)域，醫(yī)院會計(jì)檔案管理需要與時俱進(jìn)，重視信息化和科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)會計(jì)資源的共享，提高醫(yī)院會計(jì)核算的效率，增強(qiáng)醫(yī)院的綜合管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會計(jì)檔案管理；科學(xué)化；信息化

醫(yī)院會計(jì)檔案管理是一項(xiàng)重要的工作。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院會計(jì)核算已經(jīng)發(fā)生了改變，從傳統(tǒng)的手工記賬轉(zhuǎn)變?yōu)闀?jì)電算化，會計(jì)檔案管理也要隨之改變。過去對檔案的管理主要是紙質(zhì)檔案，現(xiàn)代主要是電子檔案和紙質(zhì)檔案并行使用，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，達(dá)到真正的資源共享。醫(yī)院會計(jì)檔案管理的科學(xué)化和信息化是必然趨勢，有利于醫(yī)院信息的收集和利用，提高醫(yī)院的整體運(yùn)行效率。

1 醫(yī)院會計(jì)檔案管理

（一）醫(yī)院會計(jì)檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院的會計(jì)檔案是在會計(jì)核算中形成的，內(nèi)容上具有較強(qiáng)的專業(yè)性。一般有財(cái)務(wù)收支、獨(dú)立核算的企業(yè)或者單位，都會有會計(jì)檔案。會計(jì)檔案的來源具有廣泛性，醫(yī)院會計(jì)工作人員在處理會計(jì)項(xiàng)目時，會產(chǎn)生相應(yīng)的會計(jì)材料，形成比較多的會計(jì)憑證，成為醫(yī)院的會計(jì)檔案。會計(jì)檔案的形成過程十分準(zhǔn)確和嚴(yán)密，在會計(jì)人員進(jìn)行會計(jì)核算的時候，會采用專業(yè)的會計(jì)方式，成本核算、復(fù)式記賬、填制和審核會計(jì)憑證、進(jìn)行財(cái)務(wù)清查等有關(guān)的各項(xiàng)內(nèi)容。對會計(jì)對象進(jìn)行系統(tǒng)、完整地記錄，并且做好監(jiān)督[1]。雖然會計(jì)檔案的種類和內(nèi)容比較多，但通常主要是三方面的內(nèi)容，會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表。并且三方面的內(nèi)容具有穩(wěn)定性，與其他類型的檔案有明顯的不同。醫(yī)院的會計(jì)檔案是患者消費(fèi)信息的記錄，具有明顯的行業(yè)特殊性，是醫(yī)院為患者提供服務(wù)的合法憑證，也是醫(yī)院管理的重要的信息資源。

（二）醫(yī)院會計(jì)檔案管理信息化的意義

醫(yī)院會計(jì)檔案加強(qiáng)科學(xué)化和信息化管理，對于促進(jìn)醫(yī)院會計(jì)工作制度的改革有重要意義。通過信息化管理，可以為醫(yī)院的經(jīng)營管理提供信息支持。會計(jì)檔案管理的信息化改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，并且會計(jì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置、內(nèi)部控制制度、會計(jì)人員的職責(zé)、檔案的管理制度都隨之改變[2]。隨著醫(yī)院會計(jì)檔案信息化的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了醫(yī)院內(nèi)部的資源共享，為醫(yī)院內(nèi)部的管理決策等提供了資源信息，有利于把握醫(yī)療服務(wù)市場，取得良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

會計(jì)檔案為醫(yī)院和患者提供了真實(shí)的、完整的信息會計(jì)，對于解決醫(yī)患矛盾、醫(yī)療糾紛問題有重要的作用。我國近年來，醫(yī)患矛盾不斷加劇，設(shè)置到的收費(fèi)問題也日益增多。通過醫(yī)院會計(jì)檔案管理信息化，能夠在出現(xiàn)糾紛時，提供完整的會計(jì)信息，成為重要的法律依據(jù)，有利于提高醫(yī)生的責(zé)任心，以及維護(hù)患者的正當(dāng)權(quán)益。

會計(jì)檔案管理的科學(xué)化和信息化，有利于醫(yī)院的經(jīng)營管理，提高會計(jì)檔案人員的綜合素質(zhì)。信息化為檔案管理提供了技術(shù)支持，能夠提供快速的、準(zhǔn)確的會計(jì)檔案信息，使醫(yī)院管理人員能夠及時了解實(shí)際情況，提出合理的經(jīng)營決策。同時會計(jì)人員能夠提高工作質(zhì)量，學(xué)習(xí)會計(jì)新知識，適應(yīng)會計(jì)檔案工作的現(xiàn)代化需求[3]。會計(jì)檔案信息化有利于會計(jì)檔案保存的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，減輕了工作人員的工作量，有利于提高檔案管理的工作質(zhì)量。

2 醫(yī)院會計(jì)檔案管理的問題

1.會計(jì)檔案信息化程度比較低，利用率低

醫(yī)院會計(jì)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，通常檔案管理人員、財(cái)務(wù)工作人員沒有專業(yè)的醫(yī)院檔案管理的知識和能力，大部分醫(yī)院的會計(jì)檔案管理主要是保存的作用，對于醫(yī)院會計(jì)檔案的開發(fā)和利用程度比較低，不少醫(yī)院忽視了會計(jì)檔案的信息化和科學(xué)化管理，造成信息化程度比較低，檔案的開發(fā)和利用更低，形成惡性循環(huán)。醫(yī)院的會計(jì)檔案信息化比較低，加大了資料尋找的難度，醫(yī)院的會計(jì)檔案整理工作量比較大，查找上有困難，不利于檔案的利用。

2.管理制度不完善

醫(yī)院會計(jì)檔案管理制度是檔案管理的基礎(chǔ)，提高醫(yī)院會計(jì)檔案管理的信息化和科學(xué)化，需要完善的會計(jì)檔案制度。當(dāng)前不少醫(yī)院的會計(jì)檔案管理強(qiáng)制性不高，不利于提高會計(jì)檔案管理工作人員的工作積極性[4]。隨著我國醫(yī)保的實(shí)行，醫(yī)療工作的發(fā)展，醫(yī)院的會計(jì)檔案管理工作更加復(fù)雜和繁重，缺乏有約束性的管理制度，不利于檔案信息及時保存和管理，甚至出現(xiàn)會計(jì)信息的缺失問題。

3.缺乏專業(yè)人才

過去醫(yī)院會計(jì)檔案管理主要是紙質(zhì)的管理，需要比較多的工作人員、紙張以及檔案保存空間。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院會計(jì)檔案信息基本上實(shí)現(xiàn)了電算化管理?；颊咴卺t(yī)院的費(fèi)用、財(cái)務(wù)等都是計(jì)算機(jī)錄入生成，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化運(yùn)行?；颊咴卺t(yī)院就醫(yī)時會自動生成消費(fèi)信息，與所有的財(cái)務(wù)費(fèi)用等歸結(jié)到統(tǒng)一的管理文件中。會計(jì)檔案管理人員必須熟悉財(cái)務(wù)系統(tǒng)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并且能夠?qū)ο到y(tǒng)的安全隱私問題、故障的處理問題有一定的了解，但是不少醫(yī)院的檔案管理工作人員缺乏這些專業(yè)技能，影響檔案管理的順利進(jìn)行。

3 加強(qiáng)醫(yī)院會計(jì)檔案管理科學(xué)化和信息化的對策

1.重視醫(yī)院會計(jì)檔案管理的科學(xué)化和信息化

醫(yī)院相關(guān)工作人員要明確會計(jì)檔案信息化管理的重要性，要重視會計(jì)資料的真實(shí)性和完整性，投入人力、物力和財(cái)力，完善基礎(chǔ)設(shè)施，加大對醫(yī)院會計(jì)檔案管理信息化的支持。會計(jì)工作人員要按照國家的規(guī)定，明確會計(jì)科目，進(jìn)行登賬、算賬和報(bào)賬的工作，使電腦中保存的會計(jì)信息具有客觀性和規(guī)范性。醫(yī)院會計(jì)檔案工作人員要樹立信息服務(wù)的觀念，改進(jìn)服務(wù)方式，熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，為醫(yī)院會計(jì)檔案信息化提供技術(shù)保障。

2.提高管理意識，完善管理制度

提高會計(jì)檔案管理的意識對于檔案管理的信息化有重要意義，重視檔案管理，才能完善管理制度，發(fā)揮會計(jì)檔案管理制度的約束作用。醫(yī)院管理部門可以設(shè)立獎勵機(jī)制，提高醫(yī)院會計(jì)檔案管理工作人員的工作積極性，確保會計(jì)檔案信息真實(shí)安全[5]。醫(yī)院要在財(cái)務(wù)部門設(shè)立專門的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任落實(shí)，明確分工，保障檔案管理工作順利進(jìn)行。

3.重視專業(yè)人員的培訓(xùn)

醫(yī)院會計(jì)檔案管理的科學(xué)化和信息化，對會計(jì)檔案管理人員提出了更高的要求，醫(yī)院需要定期對會計(jì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作人員的計(jì)算機(jī)技能，以及會計(jì)電算化的能力，確保檔案更加安全和準(zhǔn)確。要注重引進(jìn)專業(yè)的會計(jì)檔案管理人員，提高會計(jì)檔案管理工作人員的工作積極性，從整體上提升醫(yī)院會計(jì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。要完善檔案管理的監(jiān)督體系，對工作人員的檔案管理能力進(jìn)行實(shí)時的監(jiān)督，設(shè)定合理的獎懲機(jī)制，促進(jìn)醫(yī)院會計(jì)檔案管理的信息化和科學(xué)化。

總之，與傳統(tǒng)的醫(yī)院會計(jì)檔案管理方式不同，新時代下，醫(yī)院會計(jì)檔案管理的科學(xué)化和信息化對于醫(yī)院的經(jīng)營管理有重要的意義。醫(yī)院要重視會計(jì)檔案管理的科學(xué)化和信息化，積極引進(jìn)人才、培養(yǎng)專業(yè)的會計(jì)檔案管理人才，完善會計(jì)檔案管理制度，提高會計(jì)檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地為醫(yī)院服務(wù)。

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