如何提高檔案管理的信息化

萬素馨

摘 要：隨著中國信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高新科技在潛移默化地改變的人們的生產(chǎn)、生活方式，人類已經(jīng)徹底步入信息時代。信息化在改變?nèi)祟惿?、生活方式的同時也提高了生產(chǎn)效率、生活質(zhì)量，人類出行、購物、吃飯、就醫(yī)等都離不開信息化產(chǎn)業(yè)，如今各政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位也在推行辦公信息化，以方便群眾辦事。為了適應(yīng)時代的發(fā)展，同時也為了方便瀏覽查閱、保存，檔案管理也在逐步推進(jìn)信息化管理，利用現(xiàn)代化的、科學(xué)的技術(shù)方法進(jìn)行管理。本文主要從“檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)概述、如何提高檔案管理的信息化建設(shè)”這兩個方面進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：提高；檔案管理；信息化

1 傳統(tǒng)的檔案管理方式存在的弊端

1、檔案的查詢、管理不便。檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案在長期頻繁的查閱過程中，會造成磨損、丟失、污損等情況，大大縮短檔案的保存壽命。伴隨著檔案接收工作的開展，紙質(zhì)檔案逐年增多，不僅占用了大量庫房存儲空間，而且加重了檔案查閱的難度，造成檔案提檔和還卷工作復(fù)雜繁重。手工查詢檔案速度慢、工作量大，直接影響檔案的查詢效率，導(dǎo)致了檔案信息資源的浪費。

2、檔案的管理存在很多安全隱患，包括：環(huán)境、人為等各方面的因素，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對檔案庫房的保存環(huán)境要求很高，灰塵、高溫、潮濕、日光照射的強(qiáng)度等因素都會導(dǎo)致檔案壽命變短，檔案管理人員因調(diào)卷、還卷頻繁的進(jìn)出檔案室，本身就會破壞檔案的管理環(huán)境，不利于檔案的保管。

2 如何提高檔案管理的信息化建設(shè)

中國現(xiàn)如今使用的檔案大多是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，但隨著社會的發(fā)展以及信息技術(shù)的普及推廣，檔案管理信息化建設(shè)勢在必行，但如何提高檔案管理的信息化建設(shè)需要我們不斷去摸索、探究，我們應(yīng)該充分把握高新科技為人類生活帶來的便利，將檔案管理與高新科技相結(jié)合，以實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)主要可以從以下幾個方面著手：（1）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。任何高新技術(shù)都離不開人的因素，檔案管理信息化必然會應(yīng)用到高新科技產(chǎn)品，加強(qiáng)對各種檔案管理人員的知識培訓(xùn)，讓其盡快熟悉、掌握檔案信息化管理平臺，以提高工作效率及服務(wù)質(zhì)量。（2）增加投資，更新信息化管理設(shè)備。改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，建設(shè)檔案管理信息化，就勢必要開發(fā)信息化檔案管理平臺、增加電腦、存儲盤等高新科技產(chǎn)品，以保證檔案管理信息化的正常運行。（3）創(chuàng)新檔案管理，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱非常麻煩，往往檔案一旦被封存，只要不是急需要用，檔案就被扔在那里無人問津，如今社會信息化程度越來越高，檔案需求度越來越高，檔案管理者面對眾多的紙質(zhì)檔案往往應(yīng)接不暇，已無法滿足社會的快速發(fā)展，因此檔案管理者要創(chuàng)新檔案管理方法，開展網(wǎng)上利用服務(wù)，將檔案上傳至網(wǎng)絡(luò)，充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利性，方便利用者使用檔案信息。

綜上所述，檔案管理的信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢，但檔案管理信息化建設(shè)是一項任重而道遠(yuǎn)的任務(wù)，它需要所有檔案管理部門及政府、企事業(yè)單位共同努力、積極參與、互相配合，全心全意為檔案管理信息化建設(shè)貢獻(xiàn)出自己的力量，以便能跟上時代發(fā)展的步伐，更好的服務(wù)社會。

參考文獻(xiàn)

[1]和夢吉. 企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究[D].山東大學(xué)，2012.

[2]郭芳芳. 福州市流動人員檔案管理信息化研究[D].福建農(nóng)林大學(xué)，2014.

[3]路萍. 企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[D].湖北大學(xué)，2014.

[4]李佳妍. 企業(yè)檔案信息化探究[D].云南大學(xué)，2010.

[5]徐媛. 淺析高校檔案管理信息化建設(shè)[A]. 《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.決策論壇——政用產(chǎn)學(xué)研一體化協(xié)同發(fā)展學(xué)術(shù)研討會論文集（下）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：，2015：1.