信息化背景下我國科技檔案管理的創(chuàng)新建議

摘 要：隨著信息化進(jìn)程的加快，科技檔案在管理技術(shù)方面與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求相比還需要進(jìn)一步的完善和改進(jìn)，本文詳細(xì)的分析了我國科技檔案在管理過程中出現(xiàn)的問題和不足，而且對科技檔案信息化管理制度和體系進(jìn)行了深入的研究和討論，這有利于提高其檔案管理的水平和能力。

關(guān)鍵詞：信息化；科技檔案；管理

科技檔案管理在一定程度上可以提高科技管理的能力，由于當(dāng)前世界正處于檔案管理的應(yīng)用階段，所以對其管理的技術(shù)有更多的需求，并提出了更高的要求。在使用信息化管理方式的基礎(chǔ)上，有利于提高檔案資源的優(yōu)化配置效率，節(jié)約管理的成本和費(fèi)用，滿足社會(huì)發(fā)展的需求等。

1 科技檔案管理的現(xiàn)狀分析

由于當(dāng)前正處于社會(huì)變革新時(shí)期，要求建立知識(shí)型經(jīng)濟(jì)新社會(huì)，科技檔案體系的建立健全和完善是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，而且相關(guān)管理部門也對此引起了高度的關(guān)注。但是，在很多方面仍需要再進(jìn)行改進(jìn)。但深入分析研究，一些組織的科技檔案管理水平還較為落后，很多檔案管理部門仍然沒有突破傳統(tǒng)管理體系的束縛限制，受到社會(huì)快速發(fā)展變遷的影響，很多方式和制度難以適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)，致使其無法正常的投入使用，這就不利于提高檔案管理的效率，使檔案管理工作難以正常進(jìn)行，而且降低了信息傳播的速度，逐漸的跟人們的需求背道而馳，不符合社會(huì)實(shí)際發(fā)展需要。

對于科技類檔案的在整理及管理上，需要注意下列幾方面問題：首先，在現(xiàn)代化的檔案管理是不斷進(jìn)步，相關(guān)軟件、硬件都運(yùn)用在了檔案管理上，在這個(gè)知識(shí)更迭交替迅速的年代，科技檔案相關(guān)的歸檔及分類管理的工作量極具增加，原有的傳統(tǒng)模式，過于落后守舊，在時(shí)代進(jìn)步中，應(yīng)摒棄原來陳舊的科技檔案管理形式方法。其次，目前由于科技管理針對科研工作的內(nèi)容較多且繁雜，眾多的科研工作的任務(wù)時(shí)間周期較長并分為不同的階段，在不同的環(huán)節(jié)中又涉及到項(xiàng)目的遞交申請、開展實(shí)踐、驗(yàn)收查看等多個(gè)階段。原有的傳統(tǒng)模式已經(jīng)不適應(yīng)目前的科技檔案管理工作任務(wù)，因此要求必須采用完備的科技檔案管理方式方法，避免檔案管理的混亂及效率低下的問題。另外，由于一套完備的科技檔案內(nèi)容記錄了科學(xué)研究的整個(gè)科研流程順序內(nèi)容，在科研中又運(yùn)用了信息化方式來參與研究，其中包括大量的設(shè)計(jì)圖紙、工程圖片、數(shù)據(jù)記載及視頻錄像等等，這些新的模式都給科技檔案管理提出了新的要求，目前的檔案管理工作與此還存在很大的差距，在檔案管理中缺乏管理人才、缺少設(shè)備配置、缺少相關(guān)信息數(shù)據(jù)資源、缺少資金投入等等問題，要求必須要提高科技檔案管理的專業(yè)化水平。

2 信息化時(shí)代背景下的我國科技檔案管理建議

（一）采用現(xiàn)代化的形式來進(jìn)行科技檔案的目錄，編排，立卷等任務(wù)

在科技檔案管理中需要具備目錄的自動(dòng)編排及檢索功能，這是現(xiàn)代信息化管理檔案的手段之一，自動(dòng)編排目錄是將檔案管理的內(nèi)容全部收集整理后，信息運(yùn)行自動(dòng)編成檔案的目錄，并在不同的檢索要求下來編制相應(yīng)的條款目錄，其中有整個(gè)卷宗目錄、分類建立案卷目錄、小節(jié)目錄等等，在對作者及題目編制過程能迅速的發(fā)揮出現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)處理信息數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。自動(dòng)檢索功能可實(shí)現(xiàn)通過檔案的關(guān)鍵詞及標(biāo)題、檔案號(hào)等詞語快速的反應(yīng)并及時(shí)找到查詢目標(biāo)，得出查詢結(jié)果，這種方法相對于人工檢索更加的快速、便捷、高效、有利于提高其準(zhǔn)確率與精細(xì)程度。能最大限度地滿足利用者實(shí)際需求。通過電腦自動(dòng)生成立卷，是電腦利用科技信息管理，把具有相關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容文件進(jìn)行分類整理，綜合分析并重新整理成卷宗，并對每本的卷宗進(jìn)行統(tǒng)一的編排并分類，有效的提高立卷的高效與速度。

（二）采用現(xiàn)代化的形式來自動(dòng)進(jìn)行科技檔案實(shí)現(xiàn)借閱、統(tǒng)計(jì)等任務(wù)

科技檔案中的查驗(yàn)及分析、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)及歸納任務(wù)十分的瑣碎，通過采用現(xiàn)代化的信息方式來可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)借閱過程及分析相關(guān)數(shù)據(jù)信息的任務(wù)，在科技檔案的工作中，能夠進(jìn)行自動(dòng)管理的包括登記、挑選、得出結(jié)果、歸檔、數(shù)據(jù)分析總結(jié)、查驗(yàn)等等，采用現(xiàn)代化的管理借閱手段可以提高工作的效能。在實(shí)現(xiàn)科技和借閱管理的方面主要涉及以下內(nèi)容：是否可借、借閱人的資格權(quán)屬、借閱的登記內(nèi)容、借閱的退還等等處理。采用此信息技術(shù)還可以對檔案的相關(guān)資料自動(dòng)整理編輯，在實(shí)現(xiàn)提供檔案內(nèi)容的檢索外還可以對檔案之中內(nèi)容進(jìn)行編輯及進(jìn)行排版的任務(wù)。此外，還要在檔案管理中注重檔案環(huán)境的自動(dòng)控制，例如可利用電腦程序?qū)n案柜及架子進(jìn)行自動(dòng)的管理與應(yīng)用，運(yùn)用檔案登記的相關(guān)信息數(shù)據(jù)編制檔案柜內(nèi)的具體派位管理，根據(jù)數(shù)據(jù)的具體內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案架及柜子的自動(dòng)管理工作，可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的分配資料位置并提升資料的管理利用率，自動(dòng)的預(yù)警檔案管理環(huán)境中的濕度、溫度、防火及防盜等功能。

（三）加強(qiáng)培育科技檔案管理的信息化人才

在科技檔案的信息化管理中必須注重檔案管理的高效能人才，因此，科技檔案管理工作中必須不斷的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

擁有信息化的人才，才能有效的采用信息化手段來管理科技檔案管理工作，逐步的推進(jìn)科技化管理的方向。因此，在科技檔案信息化管理的不斷發(fā)展中必須重視信息化的人才建設(shè)。以現(xiàn)代化的管理人才為載體，逐步的提升科技檔案管理價(jià)值與效率。因此，我們必須的加強(qiáng)信息管理人才的培訓(xùn)教育，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理工作持續(xù)有效的展開。另外，檔案管理上級(jí)部門要注重提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，鼓勵(lì)參加培訓(xùn)與自我提升學(xué)習(xí)的方式方法，使得檔案管理人才進(jìn)一步的提高個(gè)人素質(zhì)并完善專業(yè)檔案知識(shí)。

3 結(jié)束語

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，在科技檔案管理領(lǐng)域，基于信息化的應(yīng)用將越來越廣泛，因此科技檔案管理部門需要采取有效措施，加大投入，確?？萍紮n案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，有效推進(jìn)的建立科技檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

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作者簡介

張金秀（1965-）女，本科，工程師。