辦公室接待工作中精細(xì)化管理的運(yùn)用研究

周以金

摘 要： 辦公室屬于單位中綜合管理的部門，對(duì)于企業(yè)開展管理工作有著極大的意義。而接待工作是辦公室中最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，其重點(diǎn)就是注重精益求精，并努力完成每項(xiàng)細(xì)節(jié)工作，這樣能夠更好地展示出辦公室的協(xié)調(diào)能力，也能將單位管理質(zhì)量展示出來。因此，文章針對(duì)辦公室接待工作中如何運(yùn)用精細(xì)化管理進(jìn)行全面分析，從而為辦公室接待工作的開展提供有利條件。

關(guān)鍵詞：辦公室接待；精細(xì)化管理；運(yùn)用

辦公室接待工作中精細(xì)化管理的重要性分析

因?yàn)檗k公室擁有特殊的職能，這就決定了辦公室工作會(huì)呈現(xiàn)以下幾個(gè)特點(diǎn)。首先，工作任務(wù)比較重、事情較為復(fù)雜。辦公室工作承擔(dān)了大量文稿的起草、綜合協(xié)調(diào)工作的開展、會(huì)議籌備工作以及信息反饋等工作，而且也承擔(dān)了很多臨時(shí)性、應(yīng)急性和額外性的任務(wù)內(nèi)容。其次，工作質(zhì)量高、要求較高。例如，在開展政務(wù)方面的工作時(shí)，因?yàn)檗k公室人員要在事務(wù)性工作當(dāng)中花費(fèi)較長的時(shí)間，這樣將無法為領(lǐng)導(dǎo)分憂工作，因此參謀助手所發(fā)揮的作用也是有限的。最后，工作影響面廣且責(zé)任較大，在辦公室工作中沒有小事。由于辦公室的工作地位較為特殊，而且工作的頭緒繁多且責(zé)任較大，如果不能很好地把握，不能有效處理，那么就會(huì)出現(xiàn)小事變大事的問題，而且還會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)、領(lǐng)導(dǎo)威信以及單位形象等帶來一定的影響。

辦公室接待工作中的問題

缺乏良好的服務(wù)意識(shí)以及工作熱情

該問題是工作人員在進(jìn)行接待工作的環(huán)節(jié)中欠缺一定的熱情導(dǎo)致的，而且整體的創(chuàng)造性也不夠充足，工作也較為粗放，一般情況下都是應(yīng)付了事。然而，在開展接待工作中最主要的部分就是服務(wù)意識(shí)，也是其核心環(huán)節(jié)。在評(píng)判接待人員是否是一個(gè)合格的工作人員時(shí)，就要分析其是否具有良好的服務(wù)意識(shí)，但是當(dāng)前有些接待人員且并沒有意識(shí)到接待工作的重要性，且服務(wù)意識(shí)也相對(duì)薄弱，只是關(guān)注解決工作中的突發(fā)問題。

對(duì)崗位職責(zé)欠缺正確的認(rèn)識(shí)

在辦公室中有很多崗位類別，但在實(shí)際中不同的崗位并沒有具體的職責(zé)規(guī)定，而且還有些崗位職責(zé)出現(xiàn)相互重疊的情況，甚至還有些崗位存在著職責(zé)懸空的問題，而這些問題的出現(xiàn)極易使工作人員出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況，甚至?xí)绊懙焦ぷ鞯男省Ａ硗?，因管理工作?dāng)中欠缺一定的規(guī)范性，使得辦公室崗位職責(zé)并未明確劃分，因而會(huì)影響到工作上的溝通與交流，甚至還會(huì)對(duì)員工的工作積極性帶來影響。

欠缺完善的辦公室管理制度

辦公室工作具有煩瑣以及突發(fā)性的特點(diǎn)，可是由于很多單位并未對(duì)辦公室管理制度進(jìn)行優(yōu)化，因而使得工作的狀態(tài)呈現(xiàn)盲目。而在這樣的辦公室中，領(lǐng)導(dǎo)在遇到事情時(shí)很容易會(huì)出現(xiàn)慌亂的情況，甚至?xí)绊懙较聦偃藛T的工作態(tài)度，導(dǎo)致辦公室工作欠缺章法，嚴(yán)重影響到辦公室管理工作的開展。

辦公室接待工作當(dāng)中運(yùn)用精細(xì)化管理的有效策略

有效增強(qiáng)工作人員的精細(xì)化服務(wù)意識(shí)

首先，應(yīng)不斷提升工作人員的責(zé)任意識(shí)。在辦公室接待工作中有較為龐大的工作量，很多工作都需要細(xì)致分析，而精細(xì)化管理對(duì)工作人員的責(zé)任感有較高要求，因此應(yīng)合理地將精細(xì)化管理滲透到辦公室接待工作當(dāng)中，注重員工精細(xì)化服務(wù)意識(shí)的提升，從而更好地提升辦公室接待工作的整體質(zhì)量。其次，要合理提升員工服務(wù)理念。在辦公室接待工作中提升其質(zhì)量的重要部分就是服務(wù)理念，因此應(yīng)注重員工服務(wù)理念的提升，進(jìn)而提升整體工作的質(zhì)量和水平，促進(jìn)后期工作有序開展。

正確認(rèn)識(shí)工作職責(zé)，注重員工間的溝通與交流

在實(shí)際工作中如果無法明確自身崗位職責(zé)，那么在工作中將會(huì)出現(xiàn)紊亂表現(xiàn)，而且員工間會(huì)出現(xiàn)相互推脫，將會(huì)對(duì)辦公室接待工作的質(zhì)量以及效率帶來嚴(yán)重影響。因此，員工必須要正確地認(rèn)識(shí)自身工作職責(zé)，并將接待工作落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)中，確保接待工作能夠有序進(jìn)行。而且辦公室員工間要善于交流，人員間也要學(xué)會(huì)相互理解，從而更好地完成相應(yīng)工作。

制定合理的辦公室管理制度體系

精細(xì)化管理不能脫離管理制度的幫助，管理制度的完善是確保精細(xì)化管理工作有效開展的關(guān)鍵。因此，要簡化辦公室工作內(nèi)的崗位職責(zé)，合理地處理崗位職責(zé)中存在的模糊以及分工不清的問題，解決辦公室工作中存在的死角問題，進(jìn)而確保相應(yīng)工作能夠更加有效地開展。另外，辦公室也要落實(shí)相應(yīng)的崗位權(quán)責(zé)，制定合理的考評(píng)制度體系，以此來確保接待工作有序進(jìn)行。而且辦公室也要制定合理的辦公室工作制度體系，結(jié)合相應(yīng)的制度來保障接待工作能夠良好運(yùn)行。

結(jié)語

辦公室屬于一個(gè)小小的社會(huì)，也是一個(gè)較大的舞臺(tái)。在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，辦公室接待工作已經(jīng)呈現(xiàn)出自身的重要性，而且接待人員的工作責(zé)任意識(shí)也得到了重視。而在實(shí)際的辦公室接待工作當(dāng)中，要想更好地提升整體工作水平，提升工作人員的責(zé)任感以及事業(yè)心，就必須要增強(qiáng)辦公室接待工作的整體水平，并將精細(xì)化管理合理地運(yùn)用到辦公室接待工作當(dāng)中，這樣才能確保辦公室接待工作的有序開展。

（作者單位：江蘇省鹽城市大豐區(qū)大中鎮(zhèn)村鎮(zhèn)建設(shè)環(huán)保服務(wù)中心）

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