“多校區(qū)”高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理問題及對策研究

羅文

【摘要】高校學(xué)生學(xué)籍檔案是高校在招生錄取、教育教學(xué)、學(xué)籍管理、畢業(yè)就業(yè)等活動中形成的，具有保存價值的、記載學(xué)生在校期間基本情況的歷史記錄。它具有原始記錄性，是學(xué)生擇業(yè)、單位招聘、公務(wù)員考試、出國進修的重要依據(jù)，對學(xué)生具有非同尋常的意義。因此，做好學(xué)生學(xué)籍檔案管理對學(xué)校實現(xiàn)高素質(zhì)、高規(guī)格的人才培養(yǎng)目標(biāo)起著重要作用。

【關(guān)鍵詞】多校區(qū)；學(xué)籍檔案；問題分析；對策

教育部頒布的新修訂的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》已于今年9月1日正式施行。其中，在第三章學(xué)籍管理第十八條中明確規(guī)定：高校應(yīng)當(dāng)健全學(xué)生學(xué)業(yè)成績和學(xué)籍檔案管理制度，真實、完整地記載、出具學(xué)生學(xué)業(yè)成績，對通過補考、重修獲得的成績，應(yīng)當(dāng)予以標(biāo)注。那么，在新形勢下，如何將“多校區(qū)”學(xué)校學(xué)生的學(xué)籍檔案進行科學(xué)管理呢？

一、西財天府學(xué)院學(xué)生學(xué)籍檔案現(xiàn)狀及問題分析

西南財經(jīng)大學(xué)天府學(xué)院是一所獨立院校。從2002年開始建立，可以說學(xué)校的歷史并不長遠(yuǎn)，但學(xué)校的發(fā)展卻非常迅速。從2002年的幾百名學(xué)生發(fā)展到現(xiàn)在的2萬多學(xué)生；從以前的一校區(qū)發(fā)展到現(xiàn)在正在使用的三校區(qū)（不包括在建的第四校區(qū)）。三校區(qū)的學(xué)生類別各有側(cè)重：一校區(qū)主要為本科的大一到大三學(xué)生；二校區(qū)主要為專科的大一到大二學(xué)生；三校區(qū)主要為本、?？飘厴I(yè)學(xué)生。每年7月份，大三本科、大二?？频膶W(xué)生都會從一個校區(qū)搬遷到畢業(yè)生實習(xí)實訓(xùn)基地這個校區(qū)。而這些搬遷學(xué)生的學(xué)籍檔案也需要隨之轉(zhuǎn)交。多校區(qū)辦學(xué)是學(xué)校改革發(fā)展的客觀需要，對學(xué)校辦學(xué)能力與辦學(xué)效益的提高也發(fā)揮了重要作用。但同時，多校區(qū)辦學(xué)的狀況也讓學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作面臨不少困難和挑戰(zhàn)。

（一）校區(qū)分散給檔案管理帶來了難度。多校區(qū)辦學(xué)最大的問題就是校區(qū)較為分散。天府學(xué)院由多個校區(qū)組成，每個校區(qū)又有專門的學(xué)生群體，但無論是?？七€是本科學(xué)生，最后到畢業(yè)那一年又都搬遷到另外一個校區(qū)。近的校區(qū)之間間距幾公里，但是遠(yuǎn)的校區(qū)之間比如本科校區(qū)和畢業(yè)生校區(qū)之間甚至相距100多公里。每次大三本科生需要到另外一個校區(qū)去讀大四時，都會面臨一次大遷徙。校區(qū)和寢室變化不說，輔導(dǎo)員老師又要重新變換一次，當(dāng)然，對學(xué)生學(xué)籍檔案管理的機構(gòu)和人員也發(fā)生了變化。幾千學(xué)生的紙質(zhì)學(xué)籍檔案在運輸和交接過程中難免出現(xiàn)差錯。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。在學(xué)校發(fā)展過程中，因人力、物力、財力等各方面因素影響，對于學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，都是先由各位輔導(dǎo)員老師直接管理，學(xué)生發(fā)展中心各校區(qū)負(fù)責(zé)日常管理工作的專職輔導(dǎo)員老師協(xié)調(diào)管理。對于如何有效地收集學(xué)生學(xué)籍檔案，輔導(dǎo)員老師缺少一定的專業(yè)性。再加上輔導(dǎo)員老師本事務(wù)繁多，精力有限，異動性也較大。在輔導(dǎo)員與輔導(dǎo)員之間交接班級的過程中，對于學(xué)生的學(xué)籍檔案很少能當(dāng)面清點交接。有一些班級在大學(xué)階段甚至面臨更換四五個輔導(dǎo)員的情況，再加上缺少專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)生學(xué)籍檔案在交接過程中出現(xiàn)疏忽和差錯就在所難免。

（三）缺乏統(tǒng)一的學(xué)生學(xué)籍資料收集標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生的學(xué)籍檔案收集一般要經(jīng)歷三個階段：一是起始階段，指學(xué)生報考高校到錄取這段時間形成的材料，如學(xué)生高考志愿表、錄取通知書、高考成績單、黨團員資料等。二是積累階段，指學(xué)生被正式錄取到畢業(yè)前大學(xué)幾年時間里，在校期間的全面綜合評價，包括學(xué)習(xí)成績、獎懲、社會實踐等各方面情況。這是學(xué)籍檔案材料形成的關(guān)鍵階段。三是完善階段，指學(xué)生畢業(yè)離校這段時間，主要對學(xué)生學(xué)習(xí)期間形成內(nèi)容的原始材料通過整理達到歸檔保存。第一階段因涉及的學(xué)生實體資料少，較為容易，因而在學(xué)生正式報到后的第一個月內(nèi)基本上會收齊完善，但這只是學(xué)生基本的檔案內(nèi)容。檔案收集第二階段會因收集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而出現(xiàn)較大的問題。學(xué)生在校期間獲得的獎勵、懲處等材料大多數(shù)沒有裝入學(xué)生學(xué)籍檔案中，對于學(xué)生在創(chuàng)新、實踐等方面的證明材料再收集也存在一定困難。

（四）學(xué)生學(xué)籍檔案管理質(zhì)量有待提升。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，學(xué)校的學(xué)籍檔案管理應(yīng)該緊跟形勢，積極進行信息化建設(shè)。之前的檔案收集基本上是以線下手工為主，重復(fù)勞動多，工作量大。在每學(xué)期結(jié)束時，學(xué)生發(fā)展中心網(wǎng)站會要求學(xué)生將參與活動、比賽獲獎等情況上傳至網(wǎng)站，但諸多與學(xué)生緊密相關(guān)的信息僅用于期末時對學(xué)生的綜合素質(zhì)測評及評定獎學(xué)金，并沒有和學(xué)生的學(xué)籍檔案相關(guān)聯(lián)。因此，學(xué)生學(xué)籍檔案對于學(xué)生的特長、社會參與活動、發(fā)明創(chuàng)造、社會經(jīng)歷、個人成果等重要資料極為缺乏，到最后也不能全方位反映學(xué)生的教育經(jīng)歷和個人能力。

鑒于以上種種情況，學(xué)生學(xué)籍檔案的管理就出現(xiàn)了檔案資料整理更新不及時、檔案查閱借閱不登記、檔案隨意亂拿亂放等情況，從而出現(xiàn)檔案材料丟失損壞等情況。當(dāng)學(xué)生面臨就業(yè)時，一查閱檔案，才發(fā)現(xiàn)學(xué)籍檔案已經(jīng)丟失，給就業(yè)和未來發(fā)展帶來了很大麻煩。

二、多校區(qū)高校學(xué)生學(xué)籍檔案建設(shè)的必要性

高校學(xué)生學(xué)籍檔案主要是指學(xué)生獲取正式學(xué)籍后從進入大學(xué)一直到畢業(yè)之前整個大學(xué)期間產(chǎn)生的相關(guān)材料，是學(xué)生大學(xué)生活的真實反映，是他們接受教育的原始記錄和憑證之一。它詳細(xì)記錄了每個學(xué)生的成長經(jīng)歷，在高校管理中的利用率很高，不僅是評價高校辦學(xué)水平、調(diào)整招生計劃及人才培養(yǎng)模式的重要參考依據(jù)，同時也是用人單位選用、聘用人才的重要參考。學(xué)籍檔案的作用主要有：一為學(xué)生提供查檔服務(wù)；二為學(xué)校人才培養(yǎng)模式提供參考；三為學(xué)校辦學(xué)水平評估提供原始支撐材料；四為用人單位招聘提供咨詢，其重要性不言而喻。因此，大學(xué)生學(xué)籍檔案不僅僅關(guān)系到學(xué)生未來的發(fā)展，也反映著學(xué)校本身的教育教學(xué)管理水平。

三、學(xué)籍檔案建設(shè)的可行性分析及實施路徑

（一）整合資源，完成規(guī)范管理。建立和健全統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)籍檔案收集管理制度，是做好多校區(qū)學(xué)生學(xué)籍檔案建設(shè)的重要前提，也是保證學(xué)生學(xué)籍檔案齊全完整的重要條件。在制度規(guī)范的前提下，明確劃分責(zé)任人。一切有章可循保證資料收集整理的規(guī)范性和細(xì)致性。哪些資料應(yīng)該收集，收集起來如何整理，一清二楚。因此，學(xué)校在招聘了2名專職檔案管理老師的基礎(chǔ)上，積極制定相關(guān)規(guī)章制度，以使三校區(qū)在學(xué)生學(xué)籍檔案的收集上能政出一門，步調(diào)一致。另外，為更好地加強管理，每個校區(qū)下的每一個苑區(qū)都固定了一個專門負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的老師，甚至是2名老師。當(dāng)其中一名老師工作發(fā)生異動時，能夠保證學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的連續(xù)性，而不會造成學(xué)生學(xué)籍檔案在移交過程中出現(xiàn)丟失、損壞的情況。在每學(xué)期快結(jié)束時，都要求輔導(dǎo)員老師對學(xué)生學(xué)籍檔案進行一次登記和統(tǒng)計，認(rèn)真核實，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。endprint

（二）積極培訓(xùn)，加強隊伍建設(shè)。對于獨立學(xué)院來說，經(jīng)費緊張是一大問題。但即使是這樣，學(xué)校還是花大力氣投入，引進了“南大之星”檔案管理系統(tǒng)以實現(xiàn)校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案管理。對于各部門的兼職檔案員，一方面學(xué)校也加大技能培訓(xùn)以及專業(yè)知識培訓(xùn)，通過開展多種類型的教育形式，包括講座等方式，以保證管理人員具備相應(yīng)的管理能力和水平；另一方面，學(xué)校還為兼職檔案員額外增加了經(jīng)費補貼，并制定了具體的考核管理細(xì)則，就他們對學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔原則、保管期限以及歸檔范圍提出了明確的要求，對管理人員提出具體的工作要求和工作目標(biāo)，甚至對各苑區(qū)的學(xué)生學(xué)籍檔案工作管理情況納入部門的整體考核。這樣以制度和考核為動力，進一步確保了相關(guān)資料的安全以及長期保存，提升了每位輔導(dǎo)員老師及兼職檔案員的緊迫感，也促進兼職檔案員主動投入學(xué)習(xí)。

（三）加強宣傳，貫穿日常教育。根據(jù)《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》（試行）第七章第二十九條規(guī)定，學(xué)生個人不能查閱自己的檔案材料。因此，學(xué)生從頭到尾就沒見過自己的“神秘”檔案。如果檔案管理者責(zé)任心不強，造成檔案的遺失，學(xué)生不需要檔案時是完全不知情的。因此，學(xué)校和相關(guān)負(fù)責(zé)老師也積極利用學(xué)校的宣傳展板、校園廣播等方式，向?qū)W生傳遞個人的學(xué)籍檔案關(guān)系著自身的就業(yè)與未來發(fā)展，讓學(xué)生也加入對自身學(xué)籍檔案的重視工作中。另外，在新生入學(xué)教育過程中，組織學(xué)生學(xué)習(xí)個人檔案中涉及的檔案內(nèi)容和分類，檔案的管理范圍，檔案的利用制度等。通過這些方式，引導(dǎo)和幫助學(xué)生認(rèn)識到自身學(xué)籍檔案完善和規(guī)范的重要性，也知道哪些材料是需要裝入自身檔案袋中或者上傳檔案系統(tǒng)中，在信息有變動時，能第一時間主動將相關(guān)材料交到輔導(dǎo)員老師或者檔案管理老師處，畢業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)到入職單位或者人才交流中心。

（四）聯(lián)動實施，形成整體規(guī)模。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，學(xué)校有效結(jié)合“大數(shù)據(jù)”應(yīng)用，積極構(gòu)建學(xué)生檔案資料庫的建設(shè)。比如，在每學(xué)期期末時，就及時將學(xué)生本學(xué)期德、智、體、美、勞等方面的表現(xiàn)輸入系統(tǒng)，加強信息化技術(shù)在學(xué)生學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用。在檔案資料庫構(gòu)建后，學(xué)生在校期間的獎助學(xué)金記錄、政治表現(xiàn)、心理健康狀況等用于綜合測評和獎學(xué)金評定的相關(guān)信息可以及時和檔案管理系統(tǒng)對接，并經(jīng)過篩選收入系統(tǒng)中，同時與學(xué)生工作相關(guān)的教務(wù)處、圖書館、后勤服務(wù)中心等部門構(gòu)建了聯(lián)動機制。學(xué)校有效利用現(xiàn)有的“南大之星”系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)了學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)。這樣下來，自然就不存在因?qū)W生搬遷校區(qū)或者更換輔導(dǎo)員甚至當(dāng)學(xué)生的紙質(zhì)檔案因各種原因丟失時愛莫能助的狀況，因為，能適時根據(jù)系統(tǒng)里留存的學(xué)生個人信息進行相關(guān)信息的補辦。

四、結(jié)語

不管怎樣，在“多校區(qū)”辦學(xué)的情況下，學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作還是面臨一定困難。在學(xué)校不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，學(xué)校也在對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理做出相應(yīng)的改革，并取得初步的成果。當(dāng)然，在此過程中應(yīng)不斷反思和完善，以此進一步促進和提升多校區(qū)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的效率和質(zhì)量，有效保障學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化。

【基金項目：西南財經(jīng)大學(xué)天府學(xué)院2017年度教研與科研項目（課題批準(zhǔn)號：TFC2017YB04）】

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