事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

崔順彩

摘 要：當前時期，很多事業(yè)單位并沒有很好的利用到檔案管理，也沒有充分的意識到檔案管理的重要性，普遍存在檔案使用率較低的現象。并且在事業(yè)單位中，檔案管理方式和管理設備也比較落后，影響了事業(yè)單位的進一步發(fā)展。因此，有必要對事業(yè)單位檔案管理存在的問題進行分析，希望能夠為相關人員提供一定的理論借鑒。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題分析

一、前言

現階段，事業(yè)單位尚沒有充分利用好檔案管理，絕大多數單位沒有認識到檔案管理的真正價值，從而致使檔案管理的自身價值沒有充分發(fā)揮出來，影響了檔案利用率。事業(yè)單位的檔案管理工作，涉及到方方面面的內容，同單位的一些日常工作具有緊密的聯系，比如說人才管理、工作考核等等內容，都需要檔案管理部門的權利配合。當前很多事業(yè)單位的檔案管理工作還存在一些問題，還需要相關人員高度重視。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員缺少專業(yè)知識

在一些事業(yè)單位中，普遍存在檔案管理人員專業(yè)素質不高的現象，嚴重情況還存在檔案管理人員，是由其他行業(yè)的人員所構成，對檔案管理工作內容不甚了解。由此可知，此種情況必將會影響檔案管理工作的順利開展，降低工作效率。

（二）檔案管理人員缺少該有的工作態(tài)度

可以說，所有的工作均需要工作人員能夠具有較高的職業(yè)操守以及良好的工作責任感。并且工作人員是否具有積極的工作態(tài)度，將會對事業(yè)單位的未來發(fā)展產生一定影響。在事業(yè)單位中，一些檔案管理人員工作不夠認真負責，常常表現出怠慢的情緒，無法及時有效的更新檔案，對于工作中存在的問題也無法在第一時間內解決，從而制約了事業(yè)單位檔案管理工作質量的提升。

（三）檔案管理工作人員離職后檔案的管理問題

在如今的社會環(huán)境背景下，很多人們缺乏耐心和毅力，無法在一個工作崗位上堅持很長時間，他們常會不斷的更換工作。即便有人能夠一直堅持一個工作崗位，但是也存在著退休的問題，或者是其他問題。種種因素的存在，必將會影響到事業(yè)單位檔案管理工作的開展，一些事業(yè)單位，在檔案管理人員準備離開時，并沒有很好的進行工作內容的交接，使很多檔案變成了“棄檔”或者“死檔”，給事業(yè)單位造成了嚴重的損失。

第一，對于現有的檔案，事業(yè)單位未能夠充分認識，無法科學合理的進行運用。盡管絕大多數事業(yè)單位均具有檔案，但是普遍存在檔案利用率較低的情況，更有一些檔案，多年來一直處于存放狀態(tài)，得不到應用，從而致使一些檔案失去了自身的價值。還有一些事業(yè)單位，在使用檔案材料時也只是在基礎意義上的使用，并沒有完全的發(fā)揮出檔案的真正價值，無法有效的去應用檔案材料。第二，事業(yè)單位在保管檔案時，缺乏具體有效的保管措施。在管理檔案的過程中，需要制定科學可行的保管措施，對于檔案管理至關重要。最近幾年，雖然很多單位開始使用電子檔案，但是，還是存在很多事業(yè)單位，依舊采取傳統紙質方式，來保管和管理檔案資料。第三，事業(yè)單位在管理檔案時，缺乏規(guī)范性和科學性。通常來講，檔案管理工作比較系統、復雜，很多事業(yè)單位在管理檔案時，缺乏具體的規(guī)章制度進行指導，沒有規(guī)律性；甚至還有一些事業(yè)單位，檔案紙張隨意堆放，雜亂無章，從而導致在需要或者是查找相應的檔案資料時，需要投入較大的精力和實踐去找尋，嚴重降低了工作效率。第四，事業(yè)單位的檔案無法及時更新。現如今，一些事業(yè)單位的檔案比較落后和陳舊，更新速度不夠及時，當今時期正處于信息技術和計算機技術高速發(fā)展的時期，科學技術發(fā)展和更新迅速，事業(yè)單位為做到與時俱進，必須不斷進行更新和完善。第五，事業(yè)單位缺少引進先進理念來管理和保護檔案的意識。當今社會發(fā)展迅猛，科技技術更新較快，事業(yè)單位傳統的檔案管理方式、使用設備已經無法滿足時代發(fā)展的需求。但是很多事業(yè)單位尚未意識到此問題的嚴峻性，認為引進先進設備需要投入很多資金，并且后期維護也需要費用開支。所以，一些事業(yè)單位，引進先進理念和技術來提升檔案管理的意識不夠強烈。

三、事業(yè)單位檔案管理的對策分析

（一）加強對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓

在事業(yè)單位中，檔案管理人員直接影響到事業(yè)單位檔案的管理效率和管理質量。所以，在檔案管理的過程中，有必要對檔案室工作人員展開定期或者是不定期的培訓活動，加強素質方面以及專業(yè)能力方面的教育，以此提升檔案管理人員的專業(yè)技能，不斷提升自身的職業(yè)素質和工作責任感，并且具有積極良好的工作態(tài)度。特別是在信息化高速發(fā)展的時代，信息傳遞的方式也更加的豐富，所以，檔案管理人員必須提升綜合素質，緊跟時代發(fā)展的步伐，才能夠提升檔案管理效率，確保事業(yè)單位檔案管理工作得以有效開展。

（二）對事業(yè)單位的檔案管理人員的工作交接問題做好相應規(guī)定

在如今的社會中，很多有人能夠長時間的堅持一個工作崗位，基于此種情況考慮，有必要在檔案管理人員在工作崗位的階段，做好檔案相應的交接工作。交接工作也就是指，工作人員除了需要交接手中的工作，還需要針對檔案室中的陳舊檔案進行統計，以清單的方式交接到下一個檔案管理人員，確保后來的檔案管理人員能夠更加快速、簡單的開展檔案管理工作?？梢哉f，檔案交接工作能夠推動事業(yè)單位的穩(wěn)步向前發(fā)展。

（三）做好檔案管理的保護工作

在做好上述兩方面內容的同時，還需要加強對檔案管理的保護措施，以此確保檔案管理人員，能夠積極負責的投入到具體的工作中。此外，還需要檔案管理人員能夠對檔案進行定期查看，以此及時有效的發(fā)現檔案中存在的問題，之后開展具體的應對措施進行修正。相比較而言，事業(yè)單位檔案管理的保護工作比較復雜，所以在面對此類型工作時，要求具備足夠的耐心，從而確保事業(yè)單位檔案管理的保護工作能夠有效進行。

（四）合理有效的利用檔案為自己服務

在事業(yè)單位的檔案室中，存放多種多樣的檔案資料。所以，事業(yè)單位有必要對檔案室中的檔案材料提高重視程度，充分研究，加強利用程度。當今時期，我國科學技術取得了有效的進步，信息查詢的方式也逐漸豐富起來，不單單局限于一種形式。因此，事業(yè)單位檔案管理人員有必要對現有的檔案材料，開展合理有效的應用，使檔案能夠與事業(yè)單位的工作做到充分結合，以此推動事業(yè)單位的未來發(fā)展。

（五）引進先進的設備管理檔案

在事業(yè)單位中進行檔案管理時，通常情況下都會采取傳統的管理方式進行檔案管理，此種傳統的管理方式具有一定的滯后性，如果未能及時的更新檔案管理設備或者管理方法，將會嚴重影響事業(yè)單位的正常運行和發(fā)展，在同其他企業(yè)進行競爭時會處于不利的局面。因此，事業(yè)單位有必要引進先進的檔案管理設備，以此滿足時代發(fā)展的需求。通過使用先進技術管理檔案，不僅提高了工作效率，還極大程度的緩解人力勞動工作量，防止發(fā)生信息混論和遺漏的情況。

四、總結

總而言之，當今時期科學技術不斷發(fā)展和創(chuàng)新，我國事業(yè)單位檔案管理工作也需要不斷進行完善，更新管理方式和管理理念，積極引進先進的設備，以此緊跟時代發(fā)展的步伐，滿足社會進步對于事業(yè)單位的要求。事業(yè)單位現階段有必要將改變檔案管理模式擺在首要位置，加強對檔案管理重要性的認識，在不斷的檔案管理工作中累積和總結經驗，提升檔案利用程度，使檔案管理工作的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，以此為事業(yè)單位的長久發(fā)展奠定良好的基礎。（作者單位：望都縣人力資源和社會保障局）

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