小學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

甄桂文

摘 要： 時(shí)代在發(fā)展的同時(shí)，檔案管理為單位發(fā)展提供了參照依據(jù)，所起的作用尤為突出。對(duì)小學(xué)檔案管理而言，檔案管理分為兩種情況：學(xué)籍檔案管理和文書檔案管理。從調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，小學(xué)檔案管理產(chǎn)生了很多問(wèn)題。文章對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析并提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞： 小學(xué)檔案管理 文書檔案 學(xué)籍檔案

在小學(xué)校長(zhǎng)看來(lái)，檔案管理包含學(xué)校不同層級(jí)間的管理，如學(xué)校人事、財(cái)政和行政等部門的管理。從中可見(jiàn)，檔案管理在小學(xué)管理中扮演了重要角色，所以，分析檔案管理中的問(wèn)題，提出解決對(duì)策，有必要。

一、小學(xué)文書檔案管理中產(chǎn)生的問(wèn)題

（一）小學(xué)文書檔案的管理未引起學(xué)校重視。

許多學(xué)校在對(duì)文書管理，只是在必要時(shí)，才使用。文書檔案沒(méi)能經(jīng)常性使用。此外，和教學(xué)也沒(méi)有必然聯(lián)系，學(xué)校對(duì)這方面的認(rèn)識(shí)不足，使得文書管理容易被學(xué)校忽視。

（二）文書檔案管理力度不夠。

一些學(xué)校的文書管理是一種“外緊內(nèi)送”的狀況，對(duì)進(jìn)入學(xué)校的外來(lái)人員，文書檔案的管理人員會(huì)按照規(guī)定流程，做詳細(xì)登記，然而，當(dāng)學(xué)校內(nèi)部人員來(lái)校借閱，沒(méi)有按照程序，只是直接性地將檔案交付給借閱人，往往容易導(dǎo)致文書檔案的丟失，無(wú)益于文書檔案的管理。

（三）文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)低。

調(diào)查反饋得知，一些小學(xué)的文檔管理人員都沒(méi)有培訓(xùn)，一些教師缺少上崗證，這就使得文案管理變得較為困難。此外，學(xué)校文檔管理還有一些問(wèn)題，如檔案管理人員素質(zhì)較低，不能有效收集文書檔案信息，信息收集范圍狹窄，文書沒(méi)有按要求進(jìn)行分類，產(chǎn)生的種種問(wèn)題使得文書檔案管理沒(méi)有存在的意義。所以，文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低在文書檔案管理中所起的作用很關(guān)鍵。

二、小學(xué)學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）學(xué)校對(duì)學(xué)籍管理缺少認(rèn)識(shí)。

在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)看來(lái)，學(xué)籍管理不如學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)重要。此外，學(xué)籍管理需要學(xué)校管理部門完成，和自身關(guān)系不大，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍管理不重視，使得許多學(xué)生的學(xué)籍檔案管理沒(méi)有登記在檔案信息管理中，如學(xué)生在日常過(guò)程中產(chǎn)生的違紀(jì)行為。學(xué)校缺少對(duì)學(xué)籍管理的認(rèn)識(shí)，這就使得雖然對(duì)學(xué)生的處分公布了，但是，沒(méi)有登記到檔案中，這是對(duì)學(xué)生不良行為的一種隱蔽性包容。

（二）學(xué)籍檔案管理機(jī)制松懈。

對(duì)四平市遼河農(nóng)墾管理區(qū)第二小學(xué)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些教師過(guò)于寬容學(xué)生。當(dāng)學(xué)生犯了錯(cuò)，任課教師沒(méi)有將這種情況上報(bào)給上級(jí)部門，甚至將這一情況私自隱瞞。對(duì)學(xué)生犯的錯(cuò)，未進(jìn)行教育，不管不問(wèn)，無(wú)益于學(xué)生成長(zhǎng)，也不利于學(xué)校檔案管理。不僅如此，極個(gè)別教師甚至背離自己的職業(yè)道德，存在隨意修改學(xué)生成績(jī)的行為。

（三）學(xué)籍檔案管理人員不專業(yè)。

學(xué)籍管理同小學(xué)文書管理是相同的道理，學(xué)籍檔案管理人員未接受專業(yè)培訓(xùn)，擔(dān)任檔案管理職位的多是一些退休教師，這就給檔案管理工作帶來(lái)了很大困難。事實(shí)上，退休教師不是專業(yè)檔案管理人員，在設(shè)計(jì)檔案管理中，常常感到無(wú)從下手。

三、文書檔案管理和學(xué)籍檔案管理解決問(wèn)題的對(duì)策

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人要正確認(rèn)識(shí)文檔管理，端正正思想。

小學(xué)校長(zhǎng)要對(duì)檔案管理形成正確認(rèn)識(shí)，正確認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理和文書檔案管理。文書檔案管理人員要發(fā)揮自身職責(zé)，發(fā)揮檔案管理功效，滲透進(jìn)單位的各個(gè)部門，如人事部門和財(cái)政部門，在無(wú)形中形成影響，使校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理加深認(rèn)識(shí)。學(xué)籍檔案管理人員要細(xì)致地記錄檔案行為，避免產(chǎn)生檔案的泄漏及徇私舞弊的行為，否則將背離職業(yè)道德。另外，學(xué)籍檔案管理人員和文書檔案管理人員還可以直接上報(bào)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，把學(xué)籍檔案管理和文書檔案管理的重要意義闡述給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，以這種方式引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視。

（二）完善文書檔案的管理制度，加大文書檔案的管理力度。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際，構(gòu)建切實(shí)有效的、實(shí)用性較強(qiáng)的檔案管理制度，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一集中管理。檔案管理人員一定要依照程序，開(kāi)展檔案管理工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不僅要構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，而且要加強(qiáng)檔案的管理制度，確保檔案管理人員按照程序辦事，避免出現(xiàn)違背職業(yè)道德的事情。

（三）文書檔案和學(xué)籍檔案的專業(yè)管理人員接受培訓(xùn)。

檔案管理人員要提高自身素質(zhì)，首先需要做學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作。檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)，需要檔案管理人員具有豐富而扎實(shí)的基礎(chǔ)，能夠勝任學(xué)籍檔案管理和文書檔案管理，對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分門別類，保障檔案收集的及時(shí)性，同時(shí)擴(kuò)大檔案收集的范圍，明確各檔案的到期期限。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，開(kāi)展崗前培訓(xùn)。在學(xué)籍檔案和文書檔案工作期間，組織管理人員學(xué)習(xí)新知識(shí)，逐漸豐富并完善檔案管理方面知識(shí)，提高學(xué)籍檔案管理和文書管理人員管理質(zhì)量，與時(shí)代同趨。

小學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題很多，問(wèn)題的解決要突出針對(duì)性。文章對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出解決問(wèn)題的方法?？傊己玫臋n案管理，需要完善的檔案管理機(jī)制，檔案管理人員一定要具備較高素質(zhì)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加大檔案管理力度，只有做到上述幾點(diǎn)，學(xué)校檔案管理制度才能更好地落到實(shí)處。