人力資源管理中人事檔案管理的作用

莫小玲

摘 要：人事檔案管理以信息載體的角色，在人員信息組織中占據(jù)關(guān)鍵地位。即妥善且適宜的人事檔案管理，不僅可加快企事業(yè)人力資源的開發(fā)、利用，還可維持企事業(yè)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。鑒于此，本文首先對人事檔案管理的重要性予以探討，結(jié)合人力資源管理中人事檔案管理積極作用及消極作用的闡述，提出相關(guān)整改措施，意在促進(jìn)企事業(yè)人力資源管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；作用

無論是國家機(jī)構(gòu)，還是社會(huì)組織，于人事管理中均會(huì)存在人事檔案，即通過對職工個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)及德能勤績等信息的記錄，以便更好為企業(yè)事業(yè)人力資源管理奠定基礎(chǔ)。在此過程中，人事檔案作為信息儲(chǔ)存載體，是人才識別和選拔的前提，借助和人事資源管理工作，以相互影響及相互促進(jìn)的優(yōu)勢，對企事業(yè)經(jīng)營管理實(shí)施嚴(yán)格管控。

1 人力資源管理中人事檔案管理的重要性

（一）概念

人力資源管理：以科學(xué)方法為基準(zhǔn)，融合企事業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略思想，將人力資源戰(zhàn)略、規(guī)劃及職位等實(shí)施剖析，用以做好資源調(diào)配、開發(fā)培訓(xùn)、激勵(lì)考核和凝集整合等工作，繼而切實(shí)職工價(jià)值、企業(yè)目標(biāo)。目前，企事業(yè)人力資源管理工作，往往涉及人力資源規(guī)劃、招聘培訓(xùn)和績效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)管理等內(nèi)容。

人事檔案管理：是指在人事活動(dòng)中呈現(xiàn)的職工個(gè)人經(jīng)歷、工作情況和家庭情況等信息，主要用于對職工品德、工作表現(xiàn)和才能的記錄和反映，屬于企事業(yè)文件資料。其在實(shí)體管理中，往往包含檔案收集和鑒定、保管及登記、統(tǒng)計(jì)與檢索等工作。

（二）重要性

關(guān)于人事檔案管理在人力資源管理中的重要性，筆者建議可從以下三點(diǎn)予以說明：其一，人事檔案通過對職工動(dòng)態(tài)軌跡的記錄，便于企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對職工過去、現(xiàn)在的資歷予以審查，以供預(yù)測職業(yè)規(guī)劃的執(zhí)行。同時(shí)，人事檔案借助價(jià)值信息的呈現(xiàn)，加快人才挖掘，在人力資源管理中起到揚(yáng)長避短效果的同時(shí)，彰顯人才管理的效力。其二，結(jié)合人事檔案對職工信息的深入剖析，繼而強(qiáng)化對內(nèi)企事業(yè)內(nèi)部職工的管控。即利用人事檔案管理中信息共享的優(yōu)勢，融合資源優(yōu)化配置工作的思考，按照職工能力及特點(diǎn)的差異，遵循“人才有序、合理流動(dòng)”的原則，用以在彰顯人才優(yōu)勢的背景下，切實(shí)企事業(yè)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。其三，企事業(yè)組織部作為影響人力資源的關(guān)鍵點(diǎn)，只有做好人力資源檔案管理工作，方可在明確人才需求的同時(shí)，擬定適宜的人才選拔方案。

2 人力資源管理中人事檔案管理的積極作用及消極作用

（一）積極作用

首先，提供可靠數(shù)據(jù)。借助人事檔案管理工作的開展，企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠全面對職工業(yè)績、表現(xiàn)、發(fā)展動(dòng)態(tài)予以掌握，且還可依據(jù)職工個(gè)人經(jīng)歷，便于人力資源調(diào)配工作的施行。在此過程中，人事檔案主要通過價(jià)值性信息的儲(chǔ)存，有助于人力資源管理中對人才的挖掘，提高企事業(yè)經(jīng)營效益。此外，人事檔案還可依據(jù)職工動(dòng)態(tài)，對其職業(yè)能力予以考核，擬定相應(yīng)的職業(yè)規(guī)劃，避免人才埋沒、人才壓制等現(xiàn)象。

其次，便于資源優(yōu)化?？茖W(xué)且適宜的人事檔案，能夠在信息共享的前提下，結(jié)合人力資源管理的方式，對人才予以管理及利用，以此達(dá)到資源優(yōu)化的目標(biāo)。然而，若要在人力資源優(yōu)化期間，存在人才優(yōu)勢、特長等方面的差異性問題，則可通過問題解析的方式，采用“因人而異、因事選人”的原理，既是彰顯人才優(yōu)勢的前提，又可保證人才流動(dòng)的合理性，為企事業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高夯實(shí)基礎(chǔ)。

再次，合理預(yù)測企事業(yè)人事變化。企事業(yè)內(nèi)部組織，作為生成及影響人力資源管理工作的致因，需通過人事檔案管理的方式，對人事需求和發(fā)展予以全方位考究，繼而有利于人才篩選工作的開展，以便能夠在滿足企事業(yè)發(fā)展的前提下，對人事需求、人事變化等問題加以預(yù)測。

最后，促進(jìn)管理水平的提升。人事檔案管理作為人力資源管理的核心部位，以不可分割和同步發(fā)展的優(yōu)勢，成為企事業(yè)經(jīng)營管理的重中之重。即無論是人事檔案的輸出，還是輸入工作，均為人力資源提供服務(wù)，以便提高人力資源使用率，降低企事業(yè)管理成本。

（二）消極作用

虛假性：真實(shí)性、完整性作為人事檔案的基本特性，若因真實(shí)性價(jià)值的缺失，則人事檔案將喪失利用價(jià)值。例如：假年齡、假學(xué)歷、假工齡等問題的出現(xiàn)，不僅無法為人力資源評估奠定基礎(chǔ)，還會(huì)對人員補(bǔ)充、配置及退休、解聘等工作計(jì)劃造成影響。

分散性：從理論上來講，人事檔案需要對企事業(yè)職工歷史信息、真實(shí)“面貌”予以全面且客觀展現(xiàn)。但是，由于各類因素的存在，致使人事檔案呈現(xiàn)抽象化、單一化現(xiàn)狀，喪失職工信息完整化和個(gè)性化體現(xiàn)的價(jià)值，甚至于某種程度上無法為人才選拔提供依據(jù)，繼而增加企事業(yè)效益損失。

滯后性：對于企業(yè)事業(yè)人事檔案管理工作而言，其主要是對職工歷史信息的記錄，然而因二次審核力度的缺失，導(dǎo)致人事檔案過于程式化，更談不上對職工近況的反映，無法為人力資源管理提供價(jià)值信息。再者，企事業(yè)職工流動(dòng)問題，也為人事檔案管理工作帶來難度，不僅降低自身工作效率，還會(huì)造成時(shí)間、人力等資源的浪費(fèi)。

3 關(guān)于人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）側(cè)重管理人員專業(yè)技能的強(qiáng)化

企事業(yè)若要將人事檔案管理的重要性、作用落實(shí)于實(shí)處，則應(yīng)做好管理人員專業(yè)技能強(qiáng)化工作。即通過專業(yè)人員聘請的方式，對現(xiàn)有人事檔案管理人員實(shí)施專業(yè)培訓(xùn)，通過知識汲取的方式，確保人事檔案持續(xù)發(fā)展，滿足現(xiàn)代化企事業(yè)發(fā)展的需求。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理部門和各部門間的工作銜接，以便能夠在隨時(shí)掌握職工動(dòng)態(tài)的前提下，做好人事檔案信息更新工作，使其為人力資源管理提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）制定健全化管理機(jī)制

針對企事業(yè)人事檔案管理工作，若因新政策、新形勢下規(guī)章制度的限制，出現(xiàn)不適應(yīng)和不合理等問題，則應(yīng)立即通過完善優(yōu)化的方式，制定健全化管理機(jī)制，以便彰顯人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及制度化的價(jià)值。例如：在檔案材料收集階段，則應(yīng)遵循完整性、及時(shí)性的原則；資料鑒定應(yīng)滿足去偽存真的標(biāo)準(zhǔn)，以此保證信息的真實(shí)性；信息歸檔處理中，應(yīng)預(yù)先做好分類工作，以便達(dá)到整齊裝訂、便于查閱的效果；檔案傳遞時(shí)，需嚴(yán)格按照規(guī)定章程辦事；他人在傳閱或查閱人事檔案信息時(shí)，應(yīng)保持熱情的原則，但需謹(jǐn)記本分，時(shí)刻對檔案的安全性、保密性予以嚴(yán)控。

（三）構(gòu)建多元化服務(wù)平臺(tái)

目前，雖然諸多企事業(yè)已構(gòu)建現(xiàn)代化人事管理體系，且滿足信息化管理的目標(biāo)，但由于人事檔案管理不允許連接公共網(wǎng)絡(luò)，只能通過部門數(shù)據(jù)共享的方式，達(dá)到人事檔案查閱的目的。同時(shí)，排除人事檔案管理部門、人員，企事業(yè)其它部門及職工尚未具備人事檔案信息體系訪問權(quán)限，致使該項(xiàng)工作演變?yōu)椤靶畔⒐聧u”，不利于企事業(yè)各項(xiàng)工作的開展。鑒于此，若要改變此現(xiàn)狀，筆者建議企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)側(cè)重人事檔案管理向服務(wù)型、網(wǎng)絡(luò)型和運(yùn)用型角色的轉(zhuǎn)變，即以信息網(wǎng)絡(luò)化為基準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫、管理體系的雙向構(gòu)建，有利于人力資源管理工作的全面施行。

4 結(jié)束語

綜上所述，人事檔案以關(guān)鍵性的角色，在企事業(yè)人力資源管理中占據(jù)核心地位。即人事檔案管理作為人才聘用、選拔的依據(jù)，工作質(zhì)量是決定人力資源管理是否成功的關(guān)鍵。對此，筆者建議企事業(yè)人事檔案管理部門，應(yīng)側(cè)重人事優(yōu)化調(diào)配工作，通過對其工作價(jià)值及作用的彰顯，為職工發(fā)展提供條件，繼而促進(jìn)企事業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益的提高。

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