國企檔案資源管理創(chuàng)新方式的思考

摘 要：國企檔案資源管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要意義，是國企經(jīng)濟(jì)建設(shè)過程中的重要組成部分。創(chuàng)新檔案管理理念，完善相關(guān)管理制度，是當(dāng)前國企檔案資源管理人員的首要目的，通過理念和制度的創(chuàng)新，帶動(dòng)管理創(chuàng)新?；诖?，作者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)國企檔案資源管理創(chuàng)新方式進(jìn)行分析研究，以供人員參考。

關(guān)鍵詞：國企；檔案資源；管理

隨著時(shí)代不斷發(fā)展，國有企業(yè)進(jìn)行重組，使其人員安置、資產(chǎn)的評(píng)估處置以及人員遺留等問題需要通過檔案資源進(jìn)行解決和整理。國有企業(yè)工作人員在對(duì)檔案資源進(jìn)行管理時(shí)，由于受國企的規(guī)模、行業(yè)類別、工作習(xí)慣以及區(qū)域等因素影響，導(dǎo)致檔案資源管理方式多種多樣，例如，檔案資源網(wǎng)絡(luò)管理、分類管理等。

1 我國國有企業(yè)檔案資源管理現(xiàn)狀

1.1 檔案資源管理工作面臨新環(huán)境

由于改革開放的不斷深化，國有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)管理逐漸由國家政府管理轉(zhuǎn)變?yōu)閲笞灾鹘?jīng)營管理，因此，使國有企業(yè)面臨復(fù)雜的市場環(huán)境，企業(yè)經(jīng)營方向逐漸向多元化發(fā)展，并向國際市場拓展。在實(shí)際拓展過程中，國有企業(yè)需要大量的相關(guān)檔案資源以及信息文件資料，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案資源管理部門工作量增加，同時(shí)受戰(zhàn)略重組和內(nèi)部改革影響，檔案管理的隸屬問題也發(fā)生較大變化[1]。

1.2 檔案資源管理工作逐漸信息化

受網(wǎng)絡(luò)信息影響，電子計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域之中，檔案資源管理工作也逐漸信息化。在國有企業(yè)不斷發(fā)展過程中，企業(yè)對(duì)信息資源的需求不斷升高，大部分日常工作都需要以檔案資源為佐證，但由于國企檔案資源管理工作信息化不高，未針對(duì)企業(yè)的不同業(yè)務(wù)設(shè)置不同類別，導(dǎo)致檔案資源管理工作效率較低，嚴(yán)重影響國有企業(yè)健康發(fā)展。

1.3 檔案資源管理工作內(nèi)容多樣化

國有企業(yè)與其它企業(yè)不同，它由國家政府直接進(jìn)行管理，但又與相關(guān)政府事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)有所區(qū)別，導(dǎo)致國有企業(yè)的檔案資源管理工作需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行管理。當(dāng)前，我國國企檔案資源管理內(nèi)容逐漸呈現(xiàn)多樣化，其管理方式復(fù)雜多變，例如，檔案網(wǎng)絡(luò)管理、綜合管理檔案室以及委托管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理等，同時(shí)受國企經(jīng)營理念的改革影響，檔案資源管理工作還增加了資料復(fù)印、監(jiān)控?cái)z像等工作，使其工作內(nèi)容逐漸多樣化。

2 我國國有企業(yè)檔案資源管理存在的問題

2.1 管理工作不受重視

隨著信息化時(shí)代的到來，國企檔案資源管理工作為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，逐漸實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化管理。但在實(shí)際管理過程中，大部分國企對(duì)于檔案管理工作重視程度不高，檔案部門的設(shè)備更新投入資金較少，只是簡單為其配備微機(jī)等設(shè)備，用于簡單的接收電子文件等，甚至部分企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備沒有更新，計(jì)算機(jī)處于脫機(jī)狀態(tài)，導(dǎo)致檔案資源管理工效率不高，未能充分發(fā)揮其作用價(jià)值。

2.2 工作人員專業(yè)水平較低

基于國有企業(yè)不重視檔案管理工作影響，導(dǎo)致當(dāng)前我國大部分國企檔案管理部門缺乏專業(yè)人員，甚至從其他部門借調(diào)一部分工作人員，其本身不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，管理水平偏低。同時(shí)，由于受傳統(tǒng)思想束縛，檔案管理工作人員工作積極性不高，日常管理工作效率較低。

2.3 管理方式落后陳舊

受國有企業(yè)文化影響，企業(yè)管理方式沿用傳統(tǒng)的政府機(jī)關(guān)管理方式，帶有濃厚的重藏輕用思想，管理方式陳舊落后，導(dǎo)致檔案資源管理工作人員在日常工作過程中，將工作重心放在檔案保管、整理以及接收等方面，忽略了檔案原有的作用意義，實(shí)際檔案利用效率較低。

3 我國國有企業(yè)檔案資源管理創(chuàng)新方式

3.1 加大對(duì)檔案資源管理工作的投入

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資源管理數(shù)字化、信息化是未來主要的發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)的文件檔案、紙質(zhì)存檔逐漸滿足不了當(dāng)前時(shí)代的需求，并且，紙質(zhì)存檔、文件檔案等長時(shí)間進(jìn)行儲(chǔ)存易出現(xiàn)損壞、丟失等情況，影響工作的時(shí)效性。而檔案資源管理數(shù)字化、信息化的存儲(chǔ)方式，可以有效的保證檔案信息安全，不受外界環(huán)境影響，因此，國有企業(yè)應(yīng)加大對(duì)檔案資源管理的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字設(shè)備設(shè)施，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，利用先進(jìn)的設(shè)備，提升檔案資源管理工作效率。但是，由于數(shù)字設(shè)備檔案管理自身的物理特性，需要以硬盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)施為基礎(chǔ)，一旦出現(xiàn)意外或者操作失誤，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息發(fā)生損毀，并且是不可恢復(fù)性的毀滅，所以，相關(guān)工作人員應(yīng)及時(shí)做好備份措施，并記錄相關(guān)詳細(xì)的備份信息，以便于查詢。加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的利用效率，可以將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與信息管理系統(tǒng)相融合，并納入國有企業(yè)信息化建設(shè)工作中，與業(yè)務(wù)、資金等部門實(shí)現(xiàn)信息共享，以此來推進(jìn)我國國有企業(yè)信息化進(jìn)程加快[2]。

3.2 提升檔案資源管理人員專業(yè)水平

在國有企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)檔案對(duì)于國企的未來發(fā)展方向以及改革目標(biāo)具有重要的參考價(jià)值，其作用的重要性不言而喻。因此，國有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)提高檔案資源管理人員的專業(yè)技能水平，提升檔案資源信息的利用效率，以促進(jìn)國企快速發(fā)展。例如，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和方法，同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的信息管理技術(shù)，提升日常工作效率。加強(qiáng)對(duì)綜合能力較強(qiáng)的管理人才招聘力度，以人才為基礎(chǔ)，帶動(dòng)管理工作不斷發(fā)展。同時(shí)，為充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，加大管理部門的向心力，企業(yè)應(yīng)建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于在日常工作中表現(xiàn)突出或作出巨大貢獻(xiàn)的員工應(yīng)給予一定的精神和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，使其不斷開發(fā)利用檔案資源，促進(jìn)國有企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.3 創(chuàng)新檔案管理制度靈活運(yùn)用檔案資源

當(dāng)前，我國國有企業(yè)處于改革的重要階段，為避免遺漏重要信息資源，企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新完善檔案管理制度，防止檔案信息混亂情況發(fā)生。例如，在企業(yè)改革過程中，部分國有企業(yè)將檔案資源管理工作單獨(dú)提出，成立相對(duì)應(yīng)的管理部門，完善現(xiàn)有的各項(xiàng)檔案管理制度，以便于對(duì)企業(yè)重組、人事變動(dòng)、企業(yè)構(gòu)架等信息檔案進(jìn)行收集，提升工作效率。國企應(yīng)建立檔案保密機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)信息的保護(hù)措施，防止重要信息泄露，同時(shí)，提升檔案資源的利用效率，將其進(jìn)行詳細(xì)分類，設(shè)置獨(dú)立單元，以便于員工查詢。

4 結(jié)論

綜上所述，國有企業(yè)檔案資源管理在創(chuàng)新過程中，應(yīng)充分利用當(dāng)前的信息技術(shù)，提升檔案資源管理水平和利用效率，在增強(qiáng)國有企業(yè)活力的同時(shí)，為其創(chuàng)造更多的價(jià)值。但在實(shí)際的檔案管理過程中，還存在一些不完善之處，需要相關(guān)工作人員積極創(chuàng)新改革，以促進(jìn)國企檔案資源管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]褚鳳華，胡梅芬.國企檔案資源管理信息化創(chuàng)新方式探析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，3721：71-72.（2016-08-29）

[2]李兵.國業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2015，04：94-95.

作者簡介

胡榮芳（1978-），女，江蘇南京人，本科，科技檔案管理。endprint