淺談檔案資源的功能與合理利用

楊旸旸

摘 要 檔案涵蓋了政府、社會(huì)組織、企事業(yè)、公民活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的信息資料。因此，檔案資源是綜合信息資源一部分?？茖W(xué)發(fā)展史證明：任何一門科學(xué)體系的建立，理論與概念體系的形成，都必須明確其思維得以發(fā)展的那一抽象概念——邏輯起點(diǎn)。檔案學(xué)也不例外。

關(guān)鍵詞 檔案資源 功能 合理利用

中圖分類號(hào)：G271.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

二十一世紀(jì)是以知識(shí)和信息為特征的新時(shí)代，誰擁有知識(shí)，誰就可能擁有財(cái)富，誰獲得了信息，誰就具有獲取利益的可能。要使檔案學(xué)理論實(shí)現(xiàn)從“經(jīng)驗(yàn)科學(xué)”到“解釋性科學(xué)”的過渡，使其具有“科學(xué)”所應(yīng)具有的基本品質(zhì)，就必須找到整個(gè)理論體系得以發(fā)展和完善的邏輯起點(diǎn)，否則，檔案學(xué)就不可能成為一門真正的科學(xué)。

要發(fā)揮檔案作用，首先檔案工作者要認(rèn)識(shí)到位。從檔案的形成及其發(fā)揮的作用來看，檔案具有社會(huì)性公益型和經(jīng)濟(jì)性收益型兩種不同類型的屬性，它們產(chǎn)生的條件不同，利用的目的不同，利用后產(chǎn)生的效果也不同，將這兩種屬性有機(jī)地結(jié)合起來，在組織管理和利用上采取不同的方式、方法，達(dá)到最佳效果，才能在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮檔案部門的工作優(yōu)勢(shì)。

社會(huì)性公益型檔案是就服務(wù)對(duì)象和服務(wù)范圍而言的，它是立足于國(guó)家政權(quán)和全社會(huì)之上，在宏觀范圍內(nèi)起作用。從檔案形成過程來看，國(guó)家機(jī)構(gòu)的設(shè)立、運(yùn)轉(zhuǎn)、上下左右的縱橫聯(lián)系，都有記錄產(chǎn)生，經(jīng)過收集、整理、歸檔、建檔，形成文書檔案、科技檔案、人事檔案、教育檔案等等。其中一大類是國(guó)家法律、法規(guī)、制度等，涉及到國(guó)計(jì)民生的重大信息。我國(guó)政府在特定歷史階段，為了國(guó)家安全，對(duì)檔案工作制定了一套嚴(yán)密的管理制度，利用者可以憑證件在一定范圍內(nèi)查閱。從利用檔案發(fā)揮的作用來看，宏觀效果是十分顯著的。

由檔案行政管理部門強(qiáng)制監(jiān)督收集和管理，檔案體系的建設(shè)、保存、使用等制度完善，取得很好的效果。公益型檔案產(chǎn)生之時(shí)，就決定了要為國(guó)家的利益服務(wù)，為全社會(huì)服務(wù)，為大多數(shù)人的利益服務(wù)。國(guó)家、民族利益，澤惠千家萬戶，同時(shí)也要求全體國(guó)民學(xué)法、用法、依法辦事，自覺遵守政府的規(guī)定，約束自己的行為。

國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組第一次會(huì)議決定，把電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個(gè)時(shí)期我國(guó)信息化建設(shè)工作的重點(diǎn)。不少地方政府、部門的檔案，逐步采取措施，向社會(huì)開放，把政策放到人民手中，由群眾來關(guān)心、監(jiān)督政府工作，政府和人民產(chǎn)生聯(lián)動(dòng)。吉林省檔案館承辦的“省現(xiàn)行文件閱覽中心”機(jī)構(gòu)，為全省黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾提供現(xiàn)行文件查詢服務(wù)。該中心開放文件的范圍是從2012年1月1日以后產(chǎn)生的文件。目前總計(jì)有27個(gè)部門的138份文件，以后由閱覽中心每季度集中收集一次。以前只是在機(jī)關(guān)單位才能看到的“紅頭文件”，普通群眾只需要出示合法證件，就可到省檔案館現(xiàn)行文件閱覽中心免費(fèi)查詢。

發(fā)揮社會(huì)性檔案的公益型作用，應(yīng)該建立必要的保障制度。當(dāng)前，由于國(guó)家重視并推行政務(wù)公開，各地相應(yīng)采取了行動(dòng)。吉林市政府制定了《吉林市政府信息公開規(guī)定》，并宣布將于2013年1月1日起施行。這是中國(guó)目前為止由地方制定的第一部全面、系統(tǒng)規(guī)范政府信息公開行為的政府規(guī)章。公開范圍包括事權(quán)、財(cái)權(quán)、人事權(quán)。根據(jù)《規(guī)定》，吉林省市各級(jí)人民政府及其職能部門以及依法行使行政職權(quán)的組織應(yīng)當(dāng)主動(dòng)向社會(huì)公開事權(quán)、財(cái)權(quán)、人事權(quán)等方面的政府信息。經(jīng)過半個(gè)多世紀(jì)的實(shí)踐證明，集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制，是我國(guó)干部人事檔案工作的特有優(yōu)勢(shì)。正是堅(jiān)持了這一管理體制，才建立起具有全國(guó)規(guī)模的干部人事檔案工作，并始終沿著規(guī)范有序之路不斷向前發(fā)展。反之，人事檔案工作滯后或問題較多的地區(qū)或單位，往往是未能堅(jiān)持好集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。其表現(xiàn)形式為：（1）在縣一級(jí)單位，有的過份強(qiáng)調(diào)了相對(duì)集中，事實(shí)上出現(xiàn)了多頭管理的分散現(xiàn)象，縣委組織部、縣人事局、教育局、衛(wèi)生局……等多家管理干部人事檔案。（2）一些級(jí)別較高但人數(shù)較少的單位，未能執(zhí)行其干部人事檔案由上一級(jí)單位管理的規(guī)定，自行設(shè)兼職人員管理。（3）未能很好貫徹執(zhí)行《條例》對(duì)“每管理一千人的檔案需配備一名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員”的規(guī)定。結(jié)果出現(xiàn)了管理干部人事檔案的單位多，兼職人員多，管理人員少，財(cái)務(wù)物力投入少，機(jī)構(gòu)小、保管條件差，管理水平低，嚴(yán)重影響了人事檔案工作的發(fā)展。上述現(xiàn)象的存在，從一個(gè)側(cè)面說明了干部人事檔案管理應(yīng)走集約化、規(guī)?；?、人員專職化之路。地（市）、縣一級(jí)的人事檔案，原則上應(yīng)集中到地（市）、縣組織、人事部門設(shè)置的檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，克服分散與多頭管理的現(xiàn)象。單位無論級(jí)別多高，凡不能設(shè)置專職人員或以兼職人員為主的，其干部人事檔案應(yīng)集中到上一級(jí)管理，切實(shí)克服兼而不管或管理流于形式。為此，必須繼續(xù)堅(jiān)持集中統(tǒng)一、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制不動(dòng)搖。

從檔案的來源看，收益型檔案是社會(huì)服務(wù)部門以及社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)管理、提供服務(wù)、日常社會(huì)生活中產(chǎn)生的記錄資料，其形成方式和利用目的與國(guó)家機(jī)關(guān)形成的行政檔案有本質(zhì)的區(qū)別。經(jīng)濟(jì)收益型檔案與經(jīng)濟(jì)收益有明顯聯(lián)系，它能滿足企業(yè)、事業(yè)單位以及家庭個(gè)人某些方面的需要，是從事科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)營(yíng)獲利、家庭生活等方面的有用資料，成為一種社會(huì)資源。

經(jīng)濟(jì)性收益型檔案主要有：（1）科技、專利檔案；（2）市場(chǎng)、成本、價(jià)格檔案；（3）金融、稅務(wù)檔案；（4）教育資源檔案；（5）醫(yī)學(xué)、醫(yī)療檔案；（6）勞動(dòng)、人事檔案；（7）誠(chéng)信檔案；（8）家庭、個(gè)人檔案等等。

收益型檔案的管理和利用，要經(jīng)過立法，明確由檔案管理部門管理和指導(dǎo)，建立規(guī)范、高效、有序、安全的體系，并區(qū)別情況，分類指導(dǎo)，分類管理，提出不同的要求。收益型檔案由于運(yùn)行機(jī)制不同，征、收集要發(fā)生費(fèi)用，保存、傳輸、利用上都有成本，使用者常常獲得收益，接受服務(wù)者應(yīng)有償使用。