關(guān)于電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的思考

邵海燕

摘 要：在當(dāng)前信息化時(shí)代，信息化技術(shù)在檔案工作中廣泛應(yīng)用，有效的打破了檔案管理的模式和檔案工作方式，辦公過(guò)程中紙質(zhì)文件被電子文件所取代，這就出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的現(xiàn)象。而且在當(dāng)前及今后較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，紙質(zhì)檔案和電子檔案都會(huì)處于相互依存、相互兼容及協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系，因此需要針對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展的情況來(lái)做好檔案管理工作，更好的促進(jìn)檔案管理的多元化發(fā)展。文中分析了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的必要性，并進(jìn)一步對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；并存發(fā)展；管理模式；管理制度；同步歸檔

信息技術(shù)的快速發(fā)展為紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)變提供了必要的條件，這也使檔案載體發(fā)生了較大的變化。針對(duì)于當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的問題，在檔案管理工作中需要有效的完成檔案手工管理向現(xiàn)代化管理的過(guò)渡，強(qiáng)化對(duì)兩種檔案載體的管理，推進(jìn)檔案管理的多元化發(fā)展，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的必要性

（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案在社會(huì)發(fā)展中都發(fā)揮著重要的作用

在紙質(zhì)檔案管理工作中，需要針對(duì)檔案來(lái)源、內(nèi)容形式和時(shí)間來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類、組卷和歸檔。而電子檔案管理工作中需要依托于先進(jìn)的技術(shù)條件及電子設(shè)備，通過(guò)對(duì)電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。盡管紙質(zhì)檔案和電子檔案在功能和特點(diǎn)方面存在較大的差別，但這兩種檔案形式在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中具有必需性，任何一方都無(wú)法完全取代對(duì)方而獨(dú)立存在。原始檔案的原始性和電子檔案的大存儲(chǔ)量、信息共享性等都無(wú)法被對(duì)方所替代，而且電子檔案載體缺乏耐久性，數(shù)據(jù)易丟失，其穩(wěn)定性、真實(shí)性和完整性受諸多因素影響，這些缺點(diǎn)在實(shí)際工作中也無(wú)法克服。

（二）紙質(zhì)檔案具有不可替代性

當(dāng)前電子檔案數(shù)量不斷激增，但在人類長(zhǎng)期的發(fā)展歷程中，紙質(zhì)檔案發(fā)展時(shí)間較長(zhǎng)，具有豐富的紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，而且紙質(zhì)檔案的作用和效力也得到了法律的認(rèn)可，其具有重要憑證作用，這也使紙質(zhì)檔案在法律體系范圍內(nèi)的權(quán)威性受到廣泛認(rèn)可。部分具備憑證作用的電子檔案和電子文件，需要經(jīng)過(guò)拷貝存檔才能保證其安全性。所以即使當(dāng)前科學(xué)技術(shù)取得了較快的發(fā)展，電子檔案具有顯著的優(yōu)勢(shì)，但要在短期內(nèi)完全取代紙質(zhì)檔案也不現(xiàn)實(shí)。

2 加快電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的策略分析

（一）實(shí)行雙套制管理模式

在當(dāng)前紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展過(guò)程中，需要針對(duì)兩種檔案載體的各自特點(diǎn)來(lái)完善各自的管理體系，做好保管和利用工作。通過(guò)實(shí)行雙套制管理模式，同時(shí)在紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)之間建立必要的通道，實(shí)現(xiàn)不同載體存儲(chǔ)的檔案信息之間的有效轉(zhuǎn)換，更好的滿足檔案信息資源共享的需求，為檔案需求者提供更高效及優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

（二）建立健全電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的管理制度

由于電子文件的可復(fù)制性和刪改無(wú)痕跡性，電子檔案的保護(hù)應(yīng)貫串于電子文件的整個(gè)生命周期，在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理的重點(diǎn)是過(guò)程而不是檔案本身。因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

（三）同步歸檔，提高兩種檔案的關(guān)聯(lián)性

針對(duì)于當(dāng)前的實(shí)際情況，電子檔案與紙質(zhì)檔案共存發(fā)展的局面會(huì)持續(xù)較長(zhǎng)的一段時(shí)間，基于檔案管理和利用的角度出發(fā)，需要記錄各類有價(jià)值的檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，全面提高檔案的利用價(jià)值，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。這就要求檔案管理人員在日常工作中，需要做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的共同歸檔，通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，加快其向電子檔案的轉(zhuǎn)換。同時(shí)將部分電子檔案進(jìn)行復(fù)制和保存，將其轉(zhuǎn)化了紙質(zhì)檔案進(jìn)行脫機(jī)保存。進(jìn)一步增強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)性，有效的保證檔案信息的完整性，確保檔案信息資源的安全。

（四）注重檔案管理設(shè)施建設(shè)

在檔案的保管問題上，不管是電子檔案，還是紙質(zhì)檔案，都需要具備一定的保存條件、空間和保管設(shè)施，這樣才能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)檔案信息的完整性與安全性提供有力保障。對(duì)于把“件”當(dāng)作最小保管單位的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，單個(gè)的紙質(zhì)檔案并沒有很大的信息存儲(chǔ)量，但會(huì)形成很多的案卷，并且案卷數(shù)量會(huì)隨著時(shí)間的推移越積越多，會(huì)需要大面積的存儲(chǔ)空間；對(duì)于以光盤等為存儲(chǔ)載體的電子檔案來(lái)說(shuō)，并不需要很多的存放空間，但卻對(duì)電子系統(tǒng)、保管設(shè)施等有更高的要求。這樣來(lái)看，就應(yīng)該對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存狀態(tài)下的保管設(shè)施建設(shè)加強(qiáng)重視。比如，統(tǒng)一安排滿足防潮、防火、防塵和防盜需求的庫(kù)房；配備符合國(guó)標(biāo)的檔案密集架等保險(xiǎn)設(shè)施，以及復(fù)印機(jī)、掃描儀、去濕機(jī)以及刻錄盤等現(xiàn)代化設(shè)備。

（五）創(chuàng)新電子檔案管理體系

電子檔案和紙質(zhì)檔案管理工作要想取得顯著成效，必須在模式、思路和手段上不斷創(chuàng)新。許多機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案部門都沒有獨(dú)立性，其職能主要是執(zhí)行相關(guān)決策而非決策制定，這種相對(duì)滯后的管理模式已經(jīng)不適宜社會(huì)發(fā)展，這也約束了檔案管理和利用成效。這就要求企事業(yè)單位不斷提高檔案管理意識(shí)，變檔案部門為直屬單位，要求檔案部門在資源開發(fā)、人員編制等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，為檔案管理工作提供一個(gè)良好的環(huán)境。檔案部門則要解放思想，改變過(guò)去那種重館藏輕利用的發(fā)展理念，不斷充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量，嚴(yán)格電子檔案標(biāo)準(zhǔn)與館藏要求，并在檔案管理方法、環(huán)節(jié)和手段上做出改變，變紙質(zhì)文件為系統(tǒng)的電子文件組合，完善紙質(zhì)檔案信息化轉(zhuǎn)換流程與管理程序。同時(shí)通過(guò)電子檔案組盤和著錄優(yōu)化電子檔案管理，使電子檔案與紙質(zhì)檔案管理交叉進(jìn)行。

（六）提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

針對(duì)于當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的新形勢(shì)，檔案人員需要與新形勢(shì)的發(fā)展要求相適應(yīng)，不斷對(duì)自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行補(bǔ)充，努力提高自身的專業(yè)技能。并在實(shí)際工作中靈活應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)，不斷的改進(jìn)檔案管理的方式方法，從而推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

3 結(jié)束語(yǔ)

在新時(shí)期電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展具有長(zhǎng)期性，因此在實(shí)際檔案管理工作中，需要針對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，充分的發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，相互彌補(bǔ)各自的缺點(diǎn)，更好的推動(dòng)檔案工作的規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化的發(fā)展進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

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