論當(dāng)代企業(yè)文秘工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)

劉鵬

摘要：當(dāng)代企業(yè)文秘工作者在企業(yè)實(shí)施內(nèi)部管理以及進(jìn)行新聞宣傳等工作中發(fā)揮著重要作用。企業(yè)的發(fā)展和各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，都要求企業(yè)文秘工作者必須提高自身的素質(zhì)，同時(shí)還必須具備創(chuàng)造性的思維能力和駕馭專業(yè)知識(shí)、運(yùn)用文字表達(dá)等能力。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文秘工作；政治理論；文化專業(yè)；綜合能力

企業(yè)文秘工作者在企業(yè)實(shí)施內(nèi)部管理以及進(jìn)行新聞宣傳等工作中發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前，在社會(huì)變革和經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)期，也對(duì)文秘工作者的素質(zhì)和能力提出了更新更高的要求。下面筆者對(duì)新時(shí)期、新形式下企業(yè)文秘工作應(yīng)具備的素質(zhì)談些自己的看法。

一、必須具備高度的政治理論素質(zhì)

文秘工作是一項(xiàng)事業(yè)，無(wú)論是國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)部門、企業(yè)單位、群眾團(tuán)體都少不了它。并且總是伴隨在機(jī)關(guān)團(tuán)體的中樞部門及決策者身邊，成為其整體事業(yè)中不可缺少的重要組成部分。因此，文秘工作者必須從事業(yè)的高度，認(rèn)識(shí)到文秘工作在整體事業(yè)中的位置，在任何時(shí)候，任何情況下，都要毫不動(dòng)搖地把“工作第一”作為行動(dòng)準(zhǔn)則，自覺(jué)地抵制拜金主義、享樂(lè)主義和極端個(gè)人主義等腐朽思想的侵蝕。要能做到這樣，最根本的是要努力學(xué)習(xí)馬克思主義、毛澤東思想，在當(dāng)前最主要的是要學(xué)習(xí)“三個(gè)代表”和習(xí)近平重要講話精神，從根本上明確把握文秘工作的社會(huì)主義方向，無(wú)限忠誠(chéng)黨的文秘工作，全心全意，任勞任怨地搞好本職工作，使領(lǐng)導(dǎo)滿意，機(jī)關(guān)滿意，基層滿意。

二、必須具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)

一名合格的企業(yè)文秘工作者應(yīng)具有嚴(yán)肅認(rèn)真、實(shí)事求是、不求名利、嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)等職業(yè)道德。這是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文秘工作職能、做好本職工作、塑造自身良好形象的重要前提。因此，現(xiàn)代企業(yè)文秘人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)。

一是實(shí)事求是，忠誠(chéng)老實(shí)。文秘人員擔(dān)負(fù)和處理任何工作，首先必須尊重事實(shí)，從實(shí)際出發(fā)。比如，起草文件，必須認(rèn)真核實(shí)，真實(shí)可靠，不能憑主觀臆斷；向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，要全面準(zhǔn)確，不能添枝加葉，也不能隱瞞實(shí)情。二是埋頭苦干，任勞任怨。企業(yè)辦公室作為綜合協(xié)調(diào)管理部門，它的工作瑣碎而又繁雜，文秘人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，雖然不從事具體業(yè)務(wù)工作，但其對(duì)各部門工作的協(xié)調(diào)展示了企業(yè)員工的精神風(fēng)貌和辦事效率。三是行為端正，謙虛謹(jǐn)慎。文秘人員要清醒地認(rèn)識(shí)自己的地位和作用，工作中做到不“越位”，不“出格”。言談舉止應(yīng)維護(hù)自己的職業(yè)形象，行為要端莊穩(wěn)重，待人接物要熱情誠(chéng)懇，要自覺(jué)遵守公共場(chǎng)合的規(guī)定。四是不求名利、無(wú)私奉獻(xiàn)。不求名利、無(wú)私奉獻(xiàn)是企業(yè)文秘工作者的基本職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)文秘工作的性質(zhì)，決定了文秘工作者應(yīng)當(dāng)是默默無(wú)聞的實(shí)干者，沒(méi)有埋頭苦干、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神是很難做到的，企業(yè)文秘工作者應(yīng)努力成為這種高尚的人。

三、必須具備較高的文化專業(yè)素質(zhì)

首先，企業(yè)文秘人員應(yīng)具有廣博的基礎(chǔ)文化知識(shí)。一是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)文化知識(shí)，如歷史、政治、思想史，社會(huì)發(fā)展史，哲學(xué)理論等。在世界經(jīng)濟(jì)日趨一體化的今天，企業(yè)要生存發(fā)展，必然要進(jìn)入世界市場(chǎng)參予競(jìng)爭(zhēng)，這就要求文秘人員不僅要了解本國(guó)文化，而且要了解國(guó)外業(yè)務(wù)伙伴所屬國(guó)家的歷史變遷和民族文化形成。例如日本企業(yè)倡導(dǎo)的是儒家理論，強(qiáng)調(diào)職員、公司是一家。而美國(guó)企業(yè)則更多地倡導(dǎo)開(kāi)拓、奮斗、競(jìng)爭(zhēng)精神，強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新和自我實(shí)現(xiàn)。二是自然科學(xué)基礎(chǔ)文化知識(shí)。當(dāng)代社會(huì)的工作與生活離不開(kāi)自然科學(xué)知識(shí)，高科技含量的企業(yè)生產(chǎn)，以自然科學(xué)知識(shí)為基礎(chǔ)。同時(shí)，現(xiàn)代辦公設(shè)備日益復(fù)雜化、高技術(shù)化，沒(méi)有一定的自然科學(xué)知識(shí)很難學(xué)習(xí)了解其原理和性能。

其次，企業(yè)文秘人員應(yīng)具有專業(yè)知識(shí)。主要包括兩個(gè)方面：一是文秘崗位專業(yè)知識(shí)。主要包括企業(yè)秘書(shū)學(xué)，行政、總務(wù)、后勤管理學(xué)，企業(yè)文書(shū)檔案學(xué)，信息溝通學(xué)，寫作學(xué)。二是所屬企業(yè)的行業(yè)專業(yè)知識(shí)。一個(gè)企業(yè)的文秘人員，除了要掌握扎實(shí)的辦公室知識(shí)外，還應(yīng)了解并掌握與本企業(yè)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，也就是必須具備所在行業(yè)和部門的專業(yè)知識(shí)，這是文秘工作專業(yè)化的基本要求。

四、必須具備較強(qiáng)的綜合能力素質(zhì)

一是工作適應(yīng)能力。文秘人員必須學(xué)會(huì)適應(yīng)所在企業(yè)的環(huán)境、管理方式、規(guī)章制度以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和工作習(xí)慣，包括上下級(jí)關(guān)系在內(nèi)的一切公務(wù)關(guān)系和公共關(guān)系、甚至價(jià)值準(zhǔn)則。二是觀察分析能力。用自己掌握的知識(shí)，觀察理解企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作、內(nèi)部管理中的事情，并能敏銳地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，迅速地抓住癥結(jié)，從而找出解決問(wèn)題的辦法，這是文秘人員觀察分析能力的體現(xiàn)。三是語(yǔ)言表達(dá)能力。表達(dá)能力是文秘人員的重要能力之一。匯報(bào)工作、接待來(lái)客、協(xié)調(diào)溝通等都要通過(guò)表達(dá)。文秘人員應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)潔、規(guī)范地表達(dá)工作情況，準(zhǔn)確把握何時(shí)該說(shuō)什么，何時(shí)該寫什么，說(shuō)該怎么說(shuō)，只有在這些問(wèn)題上把握適度，才算是真正具備了較強(qiáng)的表達(dá)能力。四是文秘寫作能力。企業(yè)文秘寫作主要是公文和企業(yè)的宣傳材料，對(duì)這兩者來(lái)說(shuō)，質(zhì)量和時(shí)效都是其命脈，文秘人員要把握好這兩條命脈，時(shí)刻注意在思想上、政策上把好關(guān)，在發(fā)揮本部門職能的基礎(chǔ)上，以高度的政治責(zé)任感、強(qiáng)烈的事業(yè)心，把好辦文關(guān)，提高公文質(zhì)量。五是公關(guān)協(xié)調(diào)能力。通過(guò)文秘的公關(guān)協(xié)調(diào)工作使企業(yè)與企業(yè)之間，企業(yè)與公眾之間建立良好的合作關(guān)系，為本企業(yè)提供其他企業(yè)的信息，提高企業(yè)應(yīng)變能力。

當(dāng)今時(shí)代，我國(guó)正處于建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的攻堅(jiān)階段，身處企業(yè)文秘這一工作崗位的文職人員，肩負(fù)著承前啟后、繼往開(kāi)來(lái)的歷史重任。隨著時(shí)代不斷前進(jìn)，企業(yè)文秘工作會(huì)碰到許多新問(wèn)題、新情況，因而只有在工作中堅(jiān)持學(xué)習(xí)，才能適應(yīng)新形勢(shì)下的企業(yè)文秘工作。