知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式

楊玲

摘 要：在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案是一種十分重要的知識資源，是與企業(yè)同步發(fā)展的重要無形資產。如果企業(yè)要做出正確的決策，就需要可靠的檔案作為依據(jù)。因此，企業(yè)檔案管理是企業(yè)日常運營過程中的重要部分。在當前知識管理背景下，顯然傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經滿足不了實際需求，這就需要企業(yè)改善并創(chuàng)新檔案管理模式?；诖?，本文對知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式進行了分析，并提出了完善建議，以供參考。

關鍵詞：知識管理；檔案管理；模式

1 知識管理在企業(yè)檔案管理當中的作用

知識管理是一種新興的管理理念，其主要管理對象為知識，目標則是運用知識。知識管理涉及企業(yè)的方方面面，包括人員、技術、市場、企業(yè)戰(zhàn)略等。通過知識管理將這些要素充分聯(lián)系起來，并使之協(xié)調化運作，共同為企業(yè)服務。從本質上來看，知識管理的核心目標還是讓企業(yè)能夠不斷增強自身的競爭力，利用知識管理對各類信息、知識進行整合、加工及提煉并共享，在創(chuàng)新知識的同時，也讓其實現(xiàn)增值，使其能夠充分發(fā)揮價值，進而提高企業(yè)整體的創(chuàng)造能力[1]。對于企業(yè)檔案管理而言，將知識管理運用其中，可進一步挖掘出檔案的潛在價值。一方面，通過知識管理能夠對檔案管理業(yè)務流程進行優(yōu)化。這種優(yōu)化進一步強化了檔案為企業(yè)各項業(yè)務的服務功能，有利于提升企業(yè)整體運營效率。另一方面，知識管理能夠讓檔案管理職能得到完善。在知識管理背景下，檔案管理職能也在不斷發(fā)生變化，企業(yè)需要改變檔案管理模式才能應對這種變化。換句話說，知識管理刺激了企業(yè)檔案管理的轉型，使其從傳統(tǒng)的實體管理逐漸轉變?yōu)閮热莨芾?。這對于檔案知識開發(fā)利用具有強化作用，能夠促進檔案知識資源共享。

2 目前企業(yè)檔案管理存在的問題

盡管很多企業(yè)的檔案管理水平較以往有所提升，但在部分環(huán)節(jié)上還是存在一定問題，與當前知識管理的要求并不契合，主要表現(xiàn)為以下幾個方面[2-3]：（1）企業(yè)檔案管理理念滯后。知識管理不但是一種管理技術，也是一種理念。知識管理盡管需要信息技術作為支撐，但也不可能完全依靠信息技術，其參與主體還是人。因此，要將知識管理與檔案管理關聯(lián)起來，相關人員就必須具備良好的知識管理意識。然而，很多企業(yè)大部分員工，甚至是領導層對檔案管理重視程度并不夠，未能意識到檔案是企業(yè)的重要信息資源。在檔案管理上，還是以紙質形式為主，未能將電子檔案融入至檔案管理工作中，使得檔案管理的成效受到了制約。還有一些企業(yè)盡管已經實施了電子化檔案信息管理，但檔案信息化建設較為盲目，忽視了檔案信息開發(fā)利用，未能將檔案信息價值充分發(fā)揮出來。（2）企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)性管理。很多企業(yè)在檔案管理過程中，依然采取的是分散管理的方式，并未將各部門、各機構檔案信息進行整合，未能形成統(tǒng)一化管理。同時，檔案信息未與其他信息共享，制約了檔案信息的實際效用。在市場不斷發(fā)展的過程中，出現(xiàn)了很多企業(yè)重組或合并從而形成了一些大型企業(yè)集團。集團下屬公司或分公司從自身利益出發(fā)，不會完全將檔案移交給集團公司，使得檔案管理出現(xiàn)漏洞。另外，部分企業(yè)缺乏一套健全、科學的檔案管理制度來規(guī)范檔案管理，使得檔案管理工作隨意性較大。（3）檔案管理硬件設施落后。由于檔案管理硬件投入不足，檔案管理工作受到了一定程度的制約。檔案室設計不夠規(guī)范、功能單一、缺乏信息資源開發(fā)能力、計算機設施不夠到位、未構建出統(tǒng)一化的檔案信息管理平臺等問題都制約了檔案管理的成效，影響了檔案服務的質量與效率。

3 基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式構建分析

基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式，其核心目標在于讓檔案知識信息化、資源化，將其轉變?yōu)槠髽I(yè)經營真正意義上的重要資源。具體來說，就是將數(shù)據(jù)型檔案資料視作歷史資料信息，并以信息管理的方式對這些信息進行合理分類、整合，構建出檔案信息庫，以供查詢。同時，要將信息型檔案視為知識型文檔，并根據(jù)知識資源結構對其進行歸類，用以共享。對已經形成的知識型文檔進行優(yōu)化處理，從而構建出標準化模板，讓知識型文檔處理流程規(guī)范化，使之轉變?yōu)橹R資源[4]。

知識管理背景下，檔案信息資源被視為一種典型的知識資源。上述目標，結合企業(yè)實際情況，構建出一個知識資源管理系統(tǒng)。企業(yè)內部要設立知識資源管理中心，主要負責知識資源管理系統(tǒng)維護及操作。在此基礎上，構建出知識資源管理團隊，并將團隊人員安插到各個部門，以便對各部門檔案信息資料進行收集、匯總、反饋等，從而響應知識資源管理中心，使得知識資源管理能夠與檔案管理充分關聯(lián)起來。與此同時，還要建立配套的制度，主要包括知識資源收集制度、內容建設制度、管理組織制度、安全訪問權限制度等。同時，實現(xiàn)檔案知識資源管理，必然離不開相關技術支持。在整個系統(tǒng)的構建過程中，要充分利用到計算機技術、信息貯存技術、通訊技術、安全技術及數(shù)據(jù)庫技術等[5]。除了技術、制度支持外，還需要一定的資金投入及人才支持。企業(yè)內部要具備知識資源管理系統(tǒng)分析及設計人員、系統(tǒng)維護及管理專家等，這樣才能保證系統(tǒng)穩(wěn)定運營，讓檔案管理服務質量及效率得以提升。

4 進一步促進企業(yè)檔案管理的有效建議

要實現(xiàn)基于知識管理的企業(yè)檔案管理，還需要對以下方面工作進行完善：

4.1 優(yōu)化工作方法

在檔案管理優(yōu)化過程中，要意識到創(chuàng)新的重要性。在一些細節(jié)上進行小的創(chuàng)造或革新，往往能夠取得意想不到的效果。對于現(xiàn)代化企業(yè)而言，要實現(xiàn)高效的檔案管理，必然要擺脫傳統(tǒng)紙質檔案管理模式，并將計算機管理技術融入至檔案管理當中。以信息、網(wǎng)絡、計算機為基礎，并以知識管理理念為導向，真正意義上實現(xiàn)檔案信息交流、共享，并加強檔案信息資源開發(fā)。通過分析軟件，對信息數(shù)據(jù)進行整合，使之成為有用的數(shù)據(jù)流，以此來挖掘出其所蘊含的潛在價值，讓檔案信息產生效益。

4.2 加強數(shù)字化建設

首先，企業(yè)檔案部門要進一步拓展知識收集，包括內部檔案資料收集、外部資料信息收集及客戶信息收集。通過信息收集、分類整合、分析，并將其納入數(shù)據(jù)庫，作為企業(yè)重要的知識管理資源。其次，要將檔案信息進行精密化加工，讓零散的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)化、統(tǒng)一化，使之能夠轉變?yōu)橹R成果，以此作為技術進步的基礎。另外，要在企業(yè)內部及外部形成縱向聯(lián)系與橫向聯(lián)系，行業(yè)之內能夠建立互通檔案信息渠道，形成互補，從單一信息向多元化方向發(fā)展。

4.3 完善統(tǒng)籌協(xié)作

基于知識管理的檔案管理，應充分考慮知識要素的流動性，保證管理工程中不會出現(xiàn)明顯的分工斷層，這就需要相關人員完善統(tǒng)籌協(xié)作，形成團隊合力。不僅企業(yè)內部要加強協(xié)作，企業(yè)外部也要構建起良好的協(xié)作關系，實現(xiàn)行業(yè)合作、區(qū)域合作，讓檔案信息管理層次不斷提升，形成一個公共化的檔案知識資源管理平臺。

5 結語

知識管理能夠促進檔案知識信息化，有利于實現(xiàn)檔案智能化服務，讓檔案管理效率及質量得到提升。在檔案管理完善的過程中，要注重信息交流及信息共享，形成一條完整的信息鏈，以此來提升檔案信息利用效率，使之能夠創(chuàng)造出更多的價值。

參考文獻

[1]徐平，蘇愛明.淺議知識管理背景下的企業(yè)檔案管理[J].科技情報開發(fā)與經濟，2010（22）：119-121.

[2]劉曉紅，夏春陽.知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式[J].湖北經濟學院學報（人文社會科學版），2015（12）：61-62.

[3]徐和華.知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2016（02）：55.

[4]秦偉強.知識管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設探討[J].現(xiàn)代商業(yè)，2013（02）：71-72.