簡論現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在國企檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：為適應(yīng)社會及市場發(fā)展，滿足國家政策、企業(yè)自身以及客戶需求，我國國企正在進(jìn)行或改革或轉(zhuǎn)型，而國企檔案管理工作在這一進(jìn)程中也出現(xiàn)了新的變化和問題，為進(jìn)一步加強(qiáng)國企檔案管理，提升管理水平，我們從國企檔案管理現(xiàn)狀與問題入手，研究現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在國企檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代管理；服務(wù)方式；國企檔案管理

在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案扮演著不可取代的重要作用，其對企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、市場預(yù)測、做出重要決策、輔助生產(chǎn)經(jīng)營以及解決一些經(jīng)濟(jì)糾紛等方面發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。但隨著企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展，企業(yè)中尤其是國企檔案管理還沿襲著傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有進(jìn)行及時地創(chuàng)新和發(fā)展。當(dāng)下國企檔案管理在速度、質(zhì)量、效率等方面都亟待提高以滿足市場及企業(yè)運(yùn)營的需求，現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式的應(yīng)用不僅能夠幫助當(dāng)下國有企業(yè)提升企業(yè)的檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，更能從根本上幫助企業(yè)提高運(yùn)作效率和工作水平，從而對提升企業(yè)整體核心競爭力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展起到強(qiáng)有力的支撐作用。

1 當(dāng)下國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及問題

隨著市場經(jīng)濟(jì)愈加開放，國有企業(yè)從壟斷性市場中脫離出來，不僅要面對同行業(yè)的競爭，包括民企、私企、外企等，還要面臨著國際市場的競爭，在追求“高效率、高質(zhì)量、高收益”的競爭市場中，國企雖然有著一定的政策支持且前期有一定的平臺優(yōu)勢，但國企“節(jié)奏慢”的特點(diǎn)容易在競爭中處于劣勢，而國有企業(yè)檔案管理目前也同樣存在一定的問題需要解決。

1.1 檔案質(zhì)量管理

在這個信息爆炸的時代，國有企業(yè)需要保存和處理的文件檔案也日益增多，如何在數(shù)量大幅增加的情況下保證檔案的質(zhì)量成為首要問題。企業(yè)的發(fā)展通常伴隨著活動內(nèi)容的增加，一些業(yè)務(wù)的擴(kuò)展和行業(yè)的跨界合作也讓日常經(jīng)手的檔案文件種類、數(shù)目激增，如果不能保證這些文件檔案的管理質(zhì)量，在后期項(xiàng)目落地或者有新工作需要進(jìn)行參考時，一是查閱起來較為麻煩，二是資料很可能產(chǎn)生遺失，為公司帶來不必要的損失和麻煩。

1.2 檔案的進(jìn)一步開發(fā)利用

很多國企確實(shí)比較注重檔案的管理，但大多數(shù)只是遵照質(zhì)量管理文件執(zhí)行，具體檔案管理起到什么作用并沒有受到足夠的重視。如果對檔案的管理僅僅只停留在簡單的整理、編目上，則檔案就失去了其管理的價值，我們應(yīng)當(dāng)知道檔案對于企業(yè)未來發(fā)展起到的不可或缺的重要作用，提高檔案利用率，對檔案作進(jìn)一步的開發(fā)利用將有助于企業(yè)挖掘和分析出資料背后的潛在價值，幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險。

1.3 檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

電腦已經(jīng)成為了每個企業(yè)必備的電子設(shè)施，但許多國企中并未將檔案管理與現(xiàn)代科技手段相結(jié)合，一方面是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)未意識到電子檔案管理的必要性和重要性，另一方面則是因?yàn)闄n案管理人員的素質(zhì)水平普遍不高，不能對電子設(shè)備有效利用。隨著電子設(shè)備的普及，許多重要文件資料都開始以電子檔的形式出現(xiàn)，如果檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)水平達(dá)不到檔案電子管理要求，企業(yè)則無法正常與社會、市場進(jìn)行接軌。

除以上問題外，當(dāng)下國企檔案管理還存在著諸多亟待解決的問題，包括檔案科目分類不合理、未建立科學(xué)的系統(tǒng)性的管理模式、信息化管理不完善等。

2 現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式的應(yīng)用

國企檔案管理問題突顯的最根本原因在于其并沒有引進(jìn)現(xiàn)代化的管理手段和服務(wù)方式，導(dǎo)致檔案管理無法跟上信息化社會的高速發(fā)展態(tài)勢，繼而難以保證企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展要求。因此，為了達(dá)到符合企業(yè)發(fā)展長遠(yuǎn)利益的目標(biāo)，尤其是對于正在進(jìn)行大量改革和轉(zhuǎn)型的國企而言，利用現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式就顯得尤為重要。

2.1 充分認(rèn)識國企檔案管理現(xiàn)代化的必要性

受傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，一些國企管理檔案的方式方法依然遵循老舊思想，難以在管理手段和服務(wù)方式上進(jìn)行有效提升，從而造成了落后的檔案管理與企業(yè)對檔案信息日益增加的需求之間的矛盾逐漸凸顯。無論是國企高層還是從事檔案管理的人員，都必須及時轉(zhuǎn)變觀念，意識到企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的必要性和緊迫性，提升檔案管理效率，為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展和健康運(yùn)營提供保障。

2.2 利用先進(jìn)技術(shù)手段進(jìn)行國企檔案科學(xué)化管理

引進(jìn)現(xiàn)代化手段有助于實(shí)現(xiàn)國企檔案管理信息化，其中包括利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對檔案資料進(jìn)行深度分類、歸檔和分析；利用數(shù)據(jù)存儲技術(shù)對檔案資料進(jìn)行有效儲存，免去人工存檔所耗費(fèi)的時間與精力；利用數(shù)據(jù)安全技術(shù)對儲存數(shù)據(jù)的輸入與輸出進(jìn)行管理，保證企業(yè)資料信息的安全；利用數(shù)據(jù)檢索技術(shù)對已存檔的信息資料進(jìn)行隨時隨地的清查與閱覽，極大地提高了檔案檢索的效率等。這些技術(shù)手段的應(yīng)用為國企檔案管理提供了一個有效的管理平臺，在傳統(tǒng)管理方式方法的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展，同時也增加了企業(yè)資料的信息載體方式，方便對企業(yè)檔案進(jìn)行整體清理和檢索查閱。

2.3 提升工作人員整體素質(zhì)水平

企業(yè)現(xiàn)代化速度的日益加快導(dǎo)致企業(yè)檔案的管理模式也從簡單往復(fù)雜開始過渡，資料的門類越來越多，內(nèi)容越來越交錯復(fù)雜，這就需要企業(yè)管理檔案的人員專業(yè)素質(zhì)隨之提升，考慮到企業(yè)檔案的特殊性和重要性，檔案管理人員在上崗時必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對于檔案整理以及科學(xué)化管理有了一定程度的基礎(chǔ)之后再上崗，且上崗之后有必要不定時對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。在綜合檔案管理的第一線必須對工作職責(zé)和工作內(nèi)容有清晰的認(rèn)識，在崗在責(zé)，提高保密意識，維護(hù)企業(yè)利益。

除以上幾點(diǎn)之外，企業(yè)還可根據(jù)自身需要與合作單位建立共享數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行資源和信息共享，一方面節(jié)省了市場調(diào)研和數(shù)據(jù)考察的成本，另一方面也為內(nèi)部員工建立了一個可以有效溝通的平臺，不過值得注意的是要做好企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全管理。

3 小結(jié)

現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在國企檔案管理中的應(yīng)用實(shí)際上實(shí)現(xiàn)了管理體制的創(chuàng)新，一方面是傳統(tǒng)向新時代的過渡，在這一過程中不斷“取其精華，去其糟粕”，精簡不必要的流程，淘汰落后過時的方式方法；另一方面也是檔案管理工作內(nèi)涵的外延，檔案管理信息化意味著企業(yè)已經(jīng)開始轉(zhuǎn)變觀念和思想對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行革新，同時也意味著企業(yè)開始意識到檔案資料對于企業(yè)發(fā)展的重要性。為適應(yīng)國企信息化建設(shè)和檔案管理現(xiàn)代化的要求，國企檔案管理工作還有很長一段路要走，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新，現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式也將處于不斷變化的過程中，如此才能順應(yīng)社會和市場的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理乃至整個企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

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作者簡介

宋玉芬（1984-），女，漢族，山東高密人。