加強檔案信息資源開發(fā)利用的對策

趙洪偉

鑒于檔案信息資源開發(fā)利用面臨的種種困難，我們不能怨天尤人，更不能坐以待斃，而要正視現(xiàn)實，積極進取，采取有力措施，徹底加以解決。

（一）更新思想觀念，確立檔案信息資源開發(fā)利用工作的地位。檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，是檔案工作其它環(huán)節(jié)的落腳點。首先，從事檔案工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創(chuàng)新，明確檔案信息開發(fā)利用的好壞是衡量檔案工作優(yōu)劣的尺度和標志。要破除“重管輕用”的觀點，每位檔案工作者都必須熱愛自己的工作，克服“無所作為”、“不求進取”等消極落后的思想認識，愛崗敬業(yè)，銳意進取，這是做好檔案信息開發(fā)利用的前提和條件。其次，各級黨委和政府分管檔案工作的領導，要重視對檔案信息開發(fā)利用工作的領導，在人、財、物等方面向檔案信息開發(fā)利用工作傾斜，使檔案信息開發(fā)利用工作能在高起點、高標準的基礎上開展，真正在當?shù)亟?jīng)濟建設和社會事業(yè)發(fā)展中起到引導和服務作用。同時，檔案部門也應樹立超前意識，立足于出成果，出精品。

（二）加強基礎建設，努力提高檔案管理水平。一要抓館庫建設。檔案館基礎設施的建設和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質(zhì)基礎。因此，檔案部門要積極主動地向當?shù)攸h委、政府匯報，爭取得到相關部門和領導的支持，加大對檔案館相關設施設備建設的經(jīng)費投入，努力把檔案館建成保管黨和國家重要檔案的基地、愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會提供利用中心、檔案信息服務中心和設計科學、功能齊全、具有先進文化標志性特征的現(xiàn)代化檔案館，以及具有文化品位、民族特色、現(xiàn)代氣息，能夠充分發(fā)揮檔案館各項功能的標志性建筑。二要抓業(yè)務建設。各級檔案部門要加強對檔案信息資源開發(fā)利用工作的組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌規(guī)劃和監(jiān)督管理，制訂檔案信息資源開發(fā)利用的計劃，爭取將其納入各級地方政府信息化規(guī)劃之中。重視對重大問題的科學研究，嚴格執(zhí)行相關業(yè)務規(guī)章和技術規(guī)范，按照國家檔案局制定的各項技術標準開展檔案數(shù)字化、電子文件歸檔、數(shù)據(jù)庫建設和檔案網(wǎng)站管理等工作，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享，把檔案信息資源開發(fā)利用工作納入科學化、規(guī)范化發(fā)展軌道。正確處理新形勢下檔案公開與保密的關系，建立檔案信息安全的規(guī)章制度，采取有效措施和技術手段，保證數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)運行安全、可靠。健全檔案數(shù)據(jù)備份和災難恢復機制，注意保護檔案信息和信息產(chǎn)品的知識產(chǎn)權，保護國家利益，保護個人隱私。進一步推進檔案資源建設，提高對檔案基礎業(yè)務建設重要性和緊迫性的認識，不斷豐富館藏，優(yōu)化結構，更好地為黨和政府的中心工作服務，為人民群眾服務。

（三）建立檔案信息資源利用制度，健全檔案信息資源服務體系。為提高檔案信息資源利用率，應適時建立檔案信息利用制度。首先，必須突破“自我服務”的傳統(tǒng)編研方式。根據(jù)本地經(jīng)濟建設、技術進步、科研生產(chǎn)以及各項社會事業(yè)的需要，開展檔案編研工作，有計劃的編研一些適應形勢發(fā)展的信息資料，不能只顧資料積累、文化財富堆積，要把編研工作重點放在“精、管、用”的基礎之上。其次，必須建立檔案信息利用預測制度。通過對檔案信息利用可行性的分析預測，了解社會各行業(yè)對檔案信息的需求動向和發(fā)展趨勢，掌握他們需求的重點，建立需求信息預測點和預測網(wǎng)絡，有針對性地進行收集、匯總、分析和信息輸出。同時，也應經(jīng)常對檔案信息利用率進行分析，通過信息反饋，明確每個階段的利用重點。再次，必須建立信息銷售制度。要主動出擊、服務上門，推銷檔案信息，推廣編研成果，與廣大利用者加強聯(lián)系。在推銷信息方面，可以采取“拉、推、溝通”等方法，使檔案信息利用工作既有成效，又規(guī)范科學。

檔案部門要加強檔案接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結構合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源服務體系。從檔案室來說，要改變單位檔案信息資源的分散管理體制，設立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案。從檔案館來看，要堅持館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，一方面要合理擴大接收范圍，另一方面要對接收檔案的質(zhì)量進行控制。要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案資源征集工作，想方設法收集散存在社會和個人手中的歷史檔案資料。努力改變館藏結構中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案的接收力度。注意加強與專業(yè)檔案館、圖書館、博物館的聯(lián)系，掌握館藏情況，協(xié)商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實現(xiàn)館際交流，資源共享。

（四）完善服務機制，多層次多渠道開發(fā)檔案信息資源。首先，各級檔案館要根據(jù)“檔案信息開發(fā)創(chuàng)造經(jīng)濟效益”的主題大力開展宣傳活動，特別要根據(jù)當?shù)氐闹行墓ぷ?，采取編印館藏、文件目錄、專題、實例、舉辦展覽等多種形式，公布檔案內(nèi)容，多渠道宣傳檔案在經(jīng)濟和社會發(fā)展中的作用。同時，注重宣傳利用檔案信息取得效益的實例，為檔案信息的開發(fā)利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。其次，在堅持傳統(tǒng)服務的基礎上，大膽改革提供利用方式。在日常工作中，繼續(xù)做好接待查檔工作，但要打破常規(guī)接待查檔的方法，設立環(huán)境較好的閱檔室，配備復印機、閱讀器，熱情接待查檔人員，提高查全率和查準率，更重要的還要根據(jù)現(xiàn)代化建設的需要，調(diào)整服務重點，拓寬服務領域，采取主動服務、超前服務、上門服務、定點服務等形式，及時向利用者提供檔案信息，實行全方位社會服務。第三，加快經(jīng)濟、科技、文化以及歷史檔案的開放進程，便于社會、團體及時利用。各級檔案館應加快推進檔案開放進程，對到期的檔案資料提高鑒定速度，對經(jīng)濟、科技、文化檔案可根據(jù)《檔案法》及有關條例的規(guī)定隨時向社會開放，這是開發(fā)利用檔案信息的重要渠道。第四，加快檔案資料編研工作步伐。要改變傳統(tǒng)的以文件匯編為重點的編研方式，圍繞當?shù)毓ぷ髦行模?注重經(jīng)濟、科技、文化等專題資料的編研，使其成為檔案信息開發(fā)的主要方面。通過編研工作，把館藏檔案中具有地方特色、并且富于利用價值的檔案資料按專題集中編排起來，裝訂成冊，供領導和有關部門參考利用。

（五）加強高新信息技術研究，努力造就新型檔案專業(yè)人才。這里，應著重做好以下工作：（1）重視現(xiàn)代信息技術的規(guī)范化，大力扶植相關理論的研究，如檔案信息開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)結構、檔案數(shù)據(jù)庫等。（2）積極推進檔案部門計算機管理系統(tǒng)的建設。目前，檔案部門人員少而館藏量大，使用計算機對檔案信息進行檢索、編目、統(tǒng)計，可以大大提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益。計算機的使用，也為檔案信息資源聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)資源共享創(chuàng)造了條件。（3）努力提高檔案信息開發(fā)人員的素質(zhì)。當前社會上迫切需要一批既懂得技術又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，使其更新知識結構，拓寬知識層面，提高業(yè)務技能，盡快掌握計算機網(wǎng)絡技術、微縮技術等新知識、新方法。還要大力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識培訓，使之盡快適應檔案館網(wǎng)絡化工作。

（六）搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造良好的社會環(huán)境。檔案部門在宣傳《檔案法》等法律、法規(guī)的同時，還應采取靈活多樣的形式，廣泛開展檔案信息系列宣傳活動。首先，要開展有關檔案價值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道什么是檔案，檔案有何用處，從而激發(fā)人們利用檔案的熱情，引導更多的人利用檔案。其次，要開展有關檔案利用程序的宣傳，讓社會知道如何利用檔案，利用檔案的益處，從而引導人們用好、用活檔案。再次，要開展檔案開放目錄的宣傳，使人們了解館藏檔案信息的具體內(nèi)容，從而引導人們有針對性的利用檔案。