淺析如何做好財務(wù)檔案管理工作

徐軍燕

摘 要：財務(wù)檔案，是指機(jī)關(guān)、企業(yè)單位、事業(yè)單位等在經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行過程中，對于財務(wù)活動的真實反映和原始記錄。是各個單位對于自身的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程的第一手重要資料和研究依據(jù)。也是單位發(fā)展的重要借鑒資源之一。而在這個健康發(fā)展的過程中，財務(wù)檔案作為一個單位經(jīng)營等各項經(jīng)濟(jì)活動的直接記述，對于其的管理、審計和應(yīng)用也逐漸為各單位檔案工作者們所重視。也逐漸成為了財務(wù)工作的一個重點難點

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；問題；管理；措施

1 會計檔案的定義和內(nèi)容

會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄 和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

（二）會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計。

（三）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專 業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

2 財務(wù)檔案管理工作中存在的問題

改革開放后，我國社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，并在各方面取得了巨大進(jìn)步。各項管理工作也逐漸完善起來，并取得了很大成就。財務(wù)檔案管理作為管理工作的重要組成部分，也在不斷進(jìn)步，取得了很好的成績。但在管理工作中依然存在很多問題，主要有以下幾點：

2.1 缺乏財務(wù)檔案管理意識或管理意識薄弱

記錄單位財務(wù)信息的的財務(wù)檔案是本單位運營情況的真實寫照，財務(wù)將各種財務(wù)信息收集并整理歸檔，使之成為單位管理人員進(jìn)行科學(xué)決策的重要參考依據(jù)。但是很多財務(wù)管理人員或者企單位的管理層缺乏財務(wù)檔案管理的意識或者財務(wù)管理意識薄弱，導(dǎo)致很多財務(wù)信息的遺漏或遭到損害。其中不乏重要的財務(wù)資料和信息，這些財務(wù)資料和信息的遺失或損害會直接或間接影響單位的正常運行，從而給單位造成不同程度的經(jīng)濟(jì)損失。

2.2 缺乏專業(yè)管理人員

目前，只有在大型企事業(yè)單位才設(shè)有專門的人員來管理財務(wù)檔案，并在財務(wù)檔案管理工作上有明確的分工。其他企業(yè)很少設(shè)有專門的工作人員管理財務(wù)檔案，且管理分工非?；靵y，管理部門之間、管理人員之間的職責(zé)分工不明確。管理工作的缺位、越位、錯位等現(xiàn)象普遍存在。

2.3 財務(wù)歸檔工作不規(guī)范

目前很多單位的財務(wù)歸檔工作不規(guī)范，難以實現(xiàn)全面歸檔和全面管理。歸檔的內(nèi)容大多只限于收集憑證，制作賬表等簡單的管理工作，對單位經(jīng)營的各種合同、登記憑證等缺乏有效的管理，或者對檔案資料歸檔不合理，保存不完整等。而正規(guī)的財務(wù)檔案管理工作除了對賬表及報表的進(jìn)行歸檔外，還應(yīng)對企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)合同、各類票據(jù)領(lǐng)用登記表、資產(chǎn)評估報告、檢驗資產(chǎn)報告、各種審計報告等進(jìn)行歸檔，并送往專門的檔案室保存完整。目前財務(wù)檔案管理工作中存在的這些不規(guī)范行為，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起足夠的重視。

2.4 財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完整

屬于財務(wù)檔案管理的檔案資料宜儲存在專門的檔案室，以便整理歸檔和查找。但目前我國大多企業(yè)單位，除一些大型企事業(yè)單位外，沒有設(shè)立專門的財務(wù)檔案管理室進(jìn)行檔案管理。或者即使設(shè)有檔案室，但里面的基礎(chǔ)設(shè)施也相當(dāng)有限，有些只有檔案架子和桌椅.

2.5 財務(wù)檔案的管理體制不完善

實踐中可以得知，很多的財務(wù)檔案管理負(fù)責(zé)部門沒有系統(tǒng)的分類，存放，利用制度和規(guī)章。有些單位覺得這些文件已經(jīng)使用，不再具有利用價值。而且對檔案學(xué)的最基本知識都毫不了解，憑直覺辦事，使得很多常規(guī)的工作都有著很大的內(nèi)耗。投入大，效率低。

2.6 從事財務(wù)檔案管理的人員不專業(yè)

實際操作中，很多財務(wù)檔案管理的工作竟然是由后勤來完成了。這些人員基本沒有必須的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和專業(yè)的檔案管理和財務(wù)工作常識。

3 對于做好單位財務(wù)檔案管理工作的幾點淺見

3.1 強(qiáng)化財務(wù)檔案管理意識

首先，從單位領(lǐng)導(dǎo)到具體檔案工作的操作人員，應(yīng)該從財務(wù)檔案保管意識上著手改變，來對財務(wù)檔案管理工作的水平進(jìn)行提高。財務(wù)檔案管理人員首先應(yīng)認(rèn)識到財務(wù)檔案管理對于單位發(fā)展戰(zhàn)略、單位文化建設(shè)和單位核心凝聚力起到的重要作用，重視單位財務(wù)檔案管理的積極作用。進(jìn)而使單位領(lǐng)導(dǎo)層對于財務(wù)檔案管理對于整個單位生產(chǎn)經(jīng)營和經(jīng)濟(jì)活動的重要性產(chǎn)生積極認(rèn)識。由上而下對于檔案意識有著較大提高，能夠把財務(wù)檔案管理工作形成財務(wù)和檔案管理的日?；ぷ髁腥雴挝还ぷ鞯亩唐谌粘讨腥ァＦ浯?，財務(wù)檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)對自己的檔案管理意識進(jìn)行提升并緊跟時代發(fā)展潮流。認(rèn)識到財務(wù)檔案管理工作不僅僅對于檔案保存具有重要作用，而且對于單位財務(wù)工作也有著重要的監(jiān)督作用。

3.2 設(shè)立專人負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理工作

財務(wù)檔案管理工作關(guān)系企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策，針對很多單位領(lǐng)導(dǎo)忽略財務(wù)檔案管理工作的行為，建議管理者重視財務(wù)檔案管理工作，并設(shè)專人負(fù)責(zé)該項工作。重視培養(yǎng)財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，組織相關(guān)的培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力。使其掌握財務(wù)檔案管理的流程，并注重細(xì)節(jié)，將檔案編號入冊，便于查找。若企業(yè)的檔案不多，則可將整理好的檔案統(tǒng)一交至檔案室儲存，并分類擺放。

3.3 注重財務(wù)檔案的分類

利用先進(jìn)的信息技術(shù)，將財務(wù)檔案資料科學(xué)歸類，建立財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，逐漸轉(zhuǎn)化舊的管理模式，實現(xiàn)電子文件歸檔的電子化，是財務(wù)檔案管理的必然趨勢。財務(wù)檔案分類細(xì)化，

3.4 定期培訓(xùn)，提升財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)

一個合格的財務(wù)檔案管理工作者，應(yīng)該要求其具有財務(wù)人員的從業(yè)資格和檔案管理人員的從業(yè)資格。只有具有這兩方面的專業(yè)知識，才能真正做好財務(wù)和檔案兩方面的工作，才能了解工作重心，使財務(wù)檔案的真正意義得到充分地挖掘。此外，財務(wù)檔案管理人員應(yīng)注重自身業(yè)務(wù)技能和水平的不斷提升。定期參加技能培訓(xùn)。緊跟技術(shù)發(fā)展步伐。以對財務(wù)檔案管理工作的日新月異有所適應(yīng)。

3.5 完善財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

完善財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，并加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入是提高財務(wù)檔案管理的有效途徑。如設(shè)置專門的財務(wù)檔案管理室，并優(yōu)化檔案室環(huán)境，完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)備，這些基礎(chǔ)設(shè)施的配備和完善，是提高財務(wù)檔案管理水平的有力保障。

4 結(jié)束語

總而言之，作為一個高度系統(tǒng)化的工作，現(xiàn)階段我國的財務(wù)檔案管理制度還不夠完善。隨著市場經(jīng)濟(jì)改革的進(jìn)一步深化，其中的隱性問題也將逐漸浮出水面。財務(wù)檔案管理制度的加強(qiáng)，不僅對于單位檔案的完善有著重要作用，對單位財務(wù)的公平、公正和公開也是一個有力的保障。做好財務(wù)檔案的研究和分析工作，大到對單位發(fā)展大方向，大戰(zhàn)略的制定；小到對一時一事財務(wù)工作的監(jiān)督，都有著不可忽略的重要作用。

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