淺談財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

譚雪麗

摘 要：信息化的財務(wù)檔案是財務(wù)部門記錄和反映經(jīng)濟活動并歸檔保存的重要專業(yè)歷史資料。當(dāng)前，信息化建設(shè)已經(jīng)成為推動我國社會變革，向國際化接軌的必由之路，財務(wù)檔案管理也要積極探索信息化建設(shè)的路子，只有這樣才可以建設(shè)好電子財務(wù)檔案，提高財務(wù)檔案管理工作水平以及財務(wù)管理工作效率。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案;管理;信息化建設(shè)

一、財務(wù)管理信息化建設(shè)的必要性

隨著財務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高，改進財務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財務(wù)檔案，實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，也是搞好企業(yè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。將財務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ措娮咏橘|(zhì)的財務(wù)檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中，這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點，能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置，便于、攜帶和傳遞;電子財務(wù)檔案的存儲形式多樣，既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外，隨著信息科學(xué)的發(fā)展，當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多，以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析，能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且，財務(wù)檔案信息化后，還可以通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

二、財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，而信息軟件的建設(shè)是檔案管理信息化能否成功實施的關(guān)鍵。系統(tǒng)軟件為使用者管理和運用計算機系統(tǒng)中各項資源的程序帶來方便，而應(yīng)用軟件則讓使用者方便解決具體應(yīng)用問題的程序。

（二）加快檔案數(shù)字化進程

首先，建立高效的信息檔案數(shù)據(jù)庫，將館藏文件目錄建立數(shù)據(jù)庫，使用掃描、刻錄或數(shù)碼相機等信息采集技術(shù)和設(shè)備，將紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件有效地轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文件;其次，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立需要保障其質(zhì)量和完整性。

（三）加強應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

這是利用檔案信息資源和建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)時所需要的技術(shù)支持。在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)時，針對信息保密工作和資源共享工作全面地進行完善，盡可能做到最好，健全完善網(wǎng)絡(luò)安全體系，要處理好信息保密與公開關(guān)系，更好地實現(xiàn)信息高效利用。

三、財務(wù)檔案管理存在的問題

（一）財務(wù)檔案管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范

財務(wù)檔案管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面，一些單位尤其是機構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財務(wù)人員，或者由于編制等原因兼職、財務(wù)外包情況較多，造成會計處理不當(dāng)，賬目混亂，甚至引發(fā)機密資料外泄，造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位，領(lǐng)導(dǎo)對會計核算和財務(wù)管理質(zhì)量不重視，只設(shè)一位報賬員，而沒有獨立的管理體系，也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。

（二）隊伍整體素質(zhì)不高

從事財務(wù)檔案管理的人員中，既能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理檔案，又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的非常少。這并不是財務(wù)部門工作人員缺乏，而是具有財務(wù)檔案管理信息化專業(yè)技能的人員匱乏。

（三）財務(wù)信息化管理流于表面

隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后，電子財務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會計財務(wù)檔案在整理、裝訂時類別不清，更新不及時，往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后，許多部門仍存在資料管理低效的問題，數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮，致使信息化后的財務(wù)狀況提效有限。

四、加強財務(wù)檔案信息化建設(shè)的策略

（一）健全財務(wù)信息化管理制度

健全和完善財務(wù)信息化管理制度，打造規(guī)范化信息處理體系。首先，健全財務(wù)報告分析制度。財務(wù)會計報告是一個單位的經(jīng)濟運行狀況的綜合反映，報告的質(zhì)量高低直接關(guān)系到單位的運作。財務(wù)會計報告的關(guān)鍵是數(shù)字真實、計算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報送及時，能滿足對外對內(nèi)信息需求者的要求?？梢越柚畔⑻幚淼募皶r性、精確性和完整性來保障財務(wù)報表的分析報告質(zhì)量。其次，會計檔案管理規(guī)范化。對紙質(zhì)財務(wù)檔案的管理要求，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進行保管、調(diào)閱、鑒定和銷毀。電子信息性質(zhì)的財務(wù)會計檔案管理也要制定并遵循管理規(guī)定，確保檔案信息的安全性和規(guī)范化。最后要規(guī)范核算制度，健全財務(wù)管理監(jiān)督制度。

（二）領(lǐng)導(dǎo)高度重視和大力推動

領(lǐng)導(dǎo)是財務(wù)檔案治理信息化的真正推動者，領(lǐng)導(dǎo)者的信息化意識的高低決定了信息化建設(shè)的力度、進度和深度。領(lǐng)導(dǎo)者要樹立科學(xué)的治理觀念，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，熟悉到計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于財務(wù)檔案工作的真正意義。為此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以充分投入，把財務(wù)檔案治理信息化納入工作計劃和考核范圍;主管財務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過問此項工作，了解財務(wù)檔案工作情況，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)財務(wù)檔案人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難。

（三）加強財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保檔案使用的實效

檔案管理信息化帶來的檔案信息在傳輸、分析上的便捷，極大地提升了檔案材料的利用率。檔案信息的充分利用，是建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)準(zhǔn)備。將財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化處理后，既可以將財務(wù)會計文檔、文件直接進入或轉(zhuǎn)換進入檔案數(shù)據(jù)庫，這樣大大減少了檔案管理人員的重復(fù)錄入工作，也保證了檔案信息的完整性和同步性。由于水利建設(shè)工程中財務(wù)信息量大、保障要求高，僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗來處理問題還不夠，必須引進并參考智能化程度較高的相關(guān)輔助決策系統(tǒng)。

（四）提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)

建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍，是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。加強財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育，著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。

（五）加強財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期，應(yīng)該有財務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商，分別從財務(wù)治理角度和檔案治理角度提出設(shè)計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊，提高效率。在財務(wù)軟件方面，應(yīng)采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全財務(wù)檔案治理責(zé)任制、電子文件簽入/簽出制度、安全日志制度，從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。

五、總結(jié)

綜上所述，在以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為主的信息化時代，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟將成為一種普及的經(jīng)濟形式。財務(wù)檔案管理信息化是會計信息化的一部分，在財務(wù)人員和檔案管理人員的共同努力下，財務(wù)管理部門和檔案管理部門要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，把財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作打造成為現(xiàn)代化建設(shè)中的一個亮點，努力為經(jīng)濟發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

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