基層文秘人員如何提高公文寫作能力

楊宇

摘 要：公文是傳達(dá)貫徹黨和國家路線、方針、政策的文字載體。提高公文寫作能力最終要落到提高文字表達(dá)能力上。許多基層單位，特別是區(qū)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)等的文秘人員，由于業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)偏低，以致撰寫的公文不夠規(guī)范化。文章對基層文秘人員如何提高公文寫作能力進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：基層文秘人員；公文；寫作能力

公文是國家機(jī)關(guān)及社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文字材料，是一系列政治和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都不可缺失的重要工具。提高公文寫作能力應(yīng)從遣詞造句開始，經(jīng)過博覽多練，知上曉下，細(xì)察勤思方能達(dá)到理想的境地。

1 遣詞造句

要提高公文寫作能力，首先要提高文字表達(dá)能力，而文字表達(dá)能力歸根到底就是遣詞造句能力。根據(jù)觀察和分析，一些文秘人員遣詞造句方而的問題突出，表現(xiàn)為詞不達(dá)意，句子冗長。公文作為政府上下級之間信息和政策傳播的媒介，其詞之精準(zhǔn)與否，句之恰當(dāng)與否，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)作用的發(fā)揮和職責(zé)的履行效率，所以文秘人員必須努力提高遣詞造句的能力。漢語中很多詞語意義雖然差別甚微，但語義輕重、褒貶色彩不一，這就要求文秘人員必須準(zhǔn)確理解詞義，掌握它們的用法差異，在特定的語境中，只可用最恰當(dāng)?shù)脑~語。公文語句，在確保公文的規(guī)范化、嚴(yán)肅性和權(quán)威性的前提下，應(yīng)盡可能用生動(dòng)形象的語句來描寫事物，闡明道理，講清問題，把抽象的東西變得直觀些，把深?yuàn)W的道理變得通俗些，盡量用短句少用長句，適度用排比句、反問句、設(shè)問句增加語言的感染力。

2 博覽多練

隨著國家建設(shè)的發(fā)展，公文的應(yīng)用已擴(kuò)展到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。古人云，“讀書破萬卷，下筆如有神”。這說明，從事文秘工作的人員，其公文寫作水平的高低除了受其理論水平、思維方法的影響，很大程度上還取決于作者知識的豐富與否。而一個(gè)人豐富的知識，不是一朝一夕得來的，是長期學(xué)習(xí)積累起來的。因此，一個(gè)文秘工作者，平時(shí)應(yīng)多讀書，讀方方面面的書，包括政治理論、方針政策、經(jīng)濟(jì)文化、經(jīng)典講稿、優(yōu)秀公文等等，不斷積累和提高自己的文化素養(yǎng)進(jìn)而提高公文寫作能力。公文寫作除了要有豐富的知識還需要實(shí)踐練習(xí)。而實(shí)踐練習(xí)不能只局限于具體公文文種的寫作，對于基本表達(dá)方式的訓(xùn)練，尤其是公文寫作中運(yùn)用較多的敘述、議論、說明等表達(dá)方式要多加練習(xí)。除此，基層文秘人員應(yīng)對工作中可能需要用到的各種文體進(jìn)行寫作訓(xùn)練，可以模仿范文訓(xùn)練，可以根據(jù)材料訓(xùn)練，也可以到某一部門進(jìn)行實(shí)地考察進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練。通過多種形式的寫作訓(xùn)練和自己的揣摩，不段熟練掌握公文的寫作格式，提高公文寫作能力和水平，寫出合乎要求的公文。

3 知上曉下

知上，就是領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路、工作要求、工作目的，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度、全局的高度、時(shí)代的高度認(rèn)識和分析問題；不能閉門造車，想當(dāng)然。對某一工作來說，假如你是領(lǐng)導(dǎo)，你會(huì)怎么想，會(huì)采取哪些措施，把你的想法與領(lǐng)導(dǎo)交流，如果領(lǐng)導(dǎo)不認(rèn)可，就認(rèn)真去分析自己錯(cuò)在哪里，找出根源；長此以往，就會(huì)把握領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，充實(shí)完善領(lǐng)導(dǎo)提出的對策或措施，使其更有針對性；就會(huì)對領(lǐng)導(dǎo)的思想觀點(diǎn)進(jìn)行更全面、更深刻的闡述，對領(lǐng)導(dǎo)提出的問題進(jìn)行更深入的研究，提出新觀點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)對問題的把握理解，往往具有很強(qiáng)的政治性、政策性、全局性的特點(diǎn)，這就從廣度和深度上對文秘人員提出了很高的要求。所以，文秘人員必須知上，否則很難將領(lǐng)導(dǎo)的意圖轉(zhuǎn)換為公文，形成一個(gè)單位的工作計(jì)劃、方案、乃至具體的措施等等。如何才能領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，筆者認(rèn)為，文秘人員平時(shí)要多與領(lǐng)導(dǎo)接觸、溝通，認(rèn)真傾聽領(lǐng)導(dǎo)在各種場合的講話，做領(lǐng)導(dǎo)身邊的有心人。單知上不夠，還得曉下。所謂曉下，就是了解下級單位、群眾的心聲，深入基層，與群眾直接交談，聽取不同意見，把群眾意見調(diào)查了解清楚后集中反饋給領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過綜合分析才能作出正確的決策，制定出可行的計(jì)劃，才不會(huì)脫離工作實(shí)際。如果文秘人員不能曉下，對解基層情況把不準(zhǔn)，那么寫出來的文稿自然與群眾的需求對不上號。只有曉下，才能從其根本利益出發(fā)，才能從人文角度分析問題，尊重人、理解人、關(guān)懷人；只有對基層人民充滿感情，真心實(shí)意地關(guān)懷人民，才能打動(dòng)群眾的心。實(shí)踐證明，好的公文都是在充分知上曉下的前提下寫出來的。

4 細(xì)察勤思

對于文秘工作者而言，留心觀察身邊的人和物，不僅能為公文的寫作提供真實(shí)生動(dòng)的感性材料，更能發(fā)現(xiàn)問題，增加公文寫作的現(xiàn)實(shí)針對性。一些文秘人員隨同領(lǐng)導(dǎo)視察工作時(shí)，也大都是大面上走一走，看一看，對所見之人、事和物熟視無睹，司空見慣；即或觀察一些現(xiàn)象也是走馬觀花、浮光掠影、不究細(xì)節(jié)；對重要情況也好，一般事情也罷，習(xí)慣于掌握一星半點(diǎn)兒，以偏概全；缺乏自己的獨(dú)特思考與見解，一味借鑒，實(shí)行拿來主義照搬他人。借鑒別人的觀點(diǎn)固然必要，但缺乏豐富的感性材料和切身體會(huì)寫出來的東西，必然缺乏廣度和深度沒有新意，這樣的東西不會(huì)給他人以說服力、啟示，對實(shí)際工作指導(dǎo)意義不大。所以，文秘工作者應(yīng)該注重養(yǎng)成良好的觀察習(xí)慣，從習(xí)以為常的現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)不同點(diǎn)，從初露端倪的現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)未來的問題，從表面現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)本質(zhì)問題。觀察固然重要，但亦應(yīng)學(xué)會(huì)思考，去粗取精，去偽存真，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，探索出事物的發(fā)展規(guī)律，提出自己的見解。若實(shí)際情況與權(quán)威見解或傳統(tǒng)定論不符，要敢于質(zhì)疑。聽匯報(bào)對收集公文寫作材料來說是必要的，但要有甄別地聽取，不能不加思考地完全吸收。做到不唯“風(fēng)”、不唯眾，認(rèn)真進(jìn)行思考鑒別。這樣寫出來的文章才可能有創(chuàng)造性、有真知灼見，才經(jīng)得起歷史和實(shí)踐的檢驗(yàn)。

5 廣積詞匯

公文寫作應(yīng)根據(jù)不同文種的要求選擇多樣化的詞語，使文章生動(dòng)活潑，富有文采。文采也是力量，能更有效地吸引人，說服人。毛主席就是這樣一位運(yùn)用多樣化語言進(jìn)行寫作的大師，在此僅舉一篇。1949年所寫的《黨委會(huì)的工作方法》一文只有兩千多字，詞語卻是多種多樣。文章以現(xiàn)代漢語為主，也有成語，如“雞犬之聲相聞，老死不相往來”、“要不恥下問”；有口頭語，如“工作要抓緊，伸著巴掌當(dāng)然什么也抓不住，就是把手握起來，但是不握緊，樣子像抓，還是抓不住東西”；“開會(huì)事前不發(fā)‘安民告示，人到齊了臨時(shí)現(xiàn)湊合”；有比喻語，如“要學(xué)會(huì)‘彈鋼琴”、“要精兵簡政”、“是延安還是西安”；還有專用語，如“互通情報(bào)”、“書記要善于當(dāng)‘班長”、“兵馬已到、糧草未備”等。生動(dòng)活潑的詞語，有著極大的感染力和說服力，使人讀起來愛不釋手。 公文寫作直接面向廣大群眾，因此要改變總是那幾個(gè)名詞和一套“官話腔”，用群眾喜聞樂見的多樣化詞語進(jìn)行寫作，包括恰當(dāng)引用一點(diǎn)古語、成語、警語、諺語以及含義豐富的典故和通俗易懂的口頭語，使公文語言更生動(dòng)，更有情趣，更有表現(xiàn)力和感染力。

6 善于總結(jié)

我們收集了一些領(lǐng)導(dǎo)干部的精彩的體會(huì)性詞語，僅舉幾例。（1）作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干部，應(yīng)當(dāng)好“挑夫”，一頭挑著上級精神，一頭挑著廣大人民群眾的期望和要求。（2）領(lǐng)導(dǎo)干部既要當(dāng)“傘”，又要當(dāng)“?！保酒饋懋?dāng)傘，為群眾遮風(fēng)擋雨，俯下去當(dāng)牛，老老實(shí)實(shí)為群眾辦事。（3）有位抓信訪工作的領(lǐng)導(dǎo)干部說，真正悲哀的不在于老百姓有冤，而是有冤無處訴，有屈無處伸。因此，對待上訪群眾要見不要躲，要疏不要堵，要熱不要冷，要柔不要?jiǎng)?。?）華西村的干部講，“有福民享，有難官當(dāng)”，“不怕群眾不聽話，就怕干部不聽群眾的話；干部聽了老百姓的話，老百姓肯定會(huì)聽干部的話?！边@些有血有肉的詞匯和語言所放射出的感染力，遠(yuǎn)比那些套話、空話、虛話高明得多。

7 結(jié)語

總之，作為一名基層文秘工作者，公文起草是其最重要、最基本的任務(wù)，公文寫作是其必備的基本技能之一。公文擔(dān)負(fù)著其他文體不可替代的使命，一字之誤，一詞之偏，往往產(chǎn)生不堪設(shè)想的后果。所以文秘人員必須努力提高遣詞造句的能力。

參考文獻(xiàn)

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