大數(shù)據(jù)時(shí)代建立高校檔案服務(wù)新模式探索

韓紅磊

摘 要：對(duì)高校目前檔案工作服務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，就大數(shù)據(jù)對(duì)檔案工作的影響進(jìn)行了探討，從高校實(shí)際出發(fā)以期摸索出一套適合高校檔案服務(wù)的新模式。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案服務(wù)；模式

中圖分類號(hào)：G4

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.08.084

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云存儲(chǔ)、云計(jì)算等技術(shù)的深入人心，大數(shù)據(jù)已成為各行各業(yè)都不能忽視的流行詞，“大數(shù)據(jù)”真的重要嗎？2015年8月19日，國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議通過(guò)《關(guān)于促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展的行動(dòng)綱要》，從國(guó)家層面肯定發(fā)展大數(shù)據(jù)的重要性和緊迫性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，每個(gè)行業(yè)都面臨著如何擁有大數(shù)據(jù)及對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)也不例外。就高校來(lái)說(shuō)，盡管檔案館保存了大量的檔案資料和電子信息，但在服務(wù)利用方面仍然遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足大眾需要。大數(shù)據(jù)時(shí)代如何創(chuàng)新服務(wù)模式，探索出一套有高校特點(diǎn)的檔案信息服務(wù)體系，是我們面臨的一個(gè)新課題。

1 目前高校檔案工作服務(wù)現(xiàn)狀

中國(guó)高校是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下成長(zhǎng)、壯大起來(lái)的，計(jì)劃體制社會(huì)管理模式鑄就了高校的封閉性，與之相適應(yīng)，高校檔案管理模式自然也是封閉的。盡管檔案保存的目的是為了提供服務(wù)，但是檔案館從未真正放下“面具”走入大眾視野，對(duì)很多人來(lái)說(shuō)檔案館仍然是一個(gè)神秘所在，與圖書館相比，其服務(wù)功能差、利用率低的狀況立現(xiàn)。

2 高校檔案服務(wù)功能差、利用率低的原因

（1）社會(huì)各界對(duì)檔案館缺乏足夠的了解。無(wú)論是在校師生還是畢業(yè)生，超過(guò)80%的受調(diào)查者反映他們對(duì)高校檔案館藏和服務(wù)內(nèi)容一無(wú)所知。

（2）高校檔案類別單一，服務(wù)面窄。無(wú)論以“件”還是以“卷”歸檔，高校檔案基本類別為：黨群類、行政類、教學(xué)類（含學(xué)籍）、科研類、外事類、財(cái)會(huì)類、基建類、出版類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)類。而這些類別單一的檔案材料，主要圍繞高校自身建設(shè)和發(fā)展進(jìn)行收集和保管，這一點(diǎn)決定了高校檔案的使用范圍主要是高校。

（3）查借閱手續(xù)繁瑣。高校檔案材料的查借閱一般是針對(duì)本校師生（含畢業(yè)生），查借閱檔案材料利用者除了需要身份證原件及復(fù)印件外，必須要等到規(guī)定的工作日才可能辦理查借閱；涉及到學(xué)校或者上級(jí)帶密級(jí)的文件材料還需要學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，一層層手續(xù)辦理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，讓利用者感到頭疼。

（4）工作人員服務(wù)效率低下、服務(wù)手段單一。目前高校檔案館提供的服務(wù)一般是檔案原件復(fù)印，特殊情況下校內(nèi)工作人員可以借閱檔案原件，這種服務(wù)方式意味著使用者必須親自到檔案館去才可以利用檔案材料。筆者以普通利用者身份向河南省6家高校檔案館電話咨詢，希望能通過(guò)電郵、快遞或者其他網(wǎng)絡(luò)在線方式從畢業(yè)母校拿到自己的學(xué)籍證明材料，盡管提供了足夠詳細(xì)的身份信息和原因，仍然遭到了拒絕。

3 大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案館的影響

（1）大數(shù)據(jù)的概念。什么是大數(shù)據(jù)？到目前為止，沒(méi)有人能科學(xué)、完整地定義這個(gè)迅速改變世界的“魔力”。總結(jié)專家們對(duì)大數(shù)據(jù)的各種理解和詮釋，筆者認(rèn)為大數(shù)據(jù)的4大特征比較合理：數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)形態(tài)多樣、數(shù)據(jù)產(chǎn)生和處理的速度極快、從數(shù)據(jù)之中獲取更大的價(jià)值。大數(shù)據(jù)作為一種技術(shù)和理念，對(duì)各行各業(yè)包括檔案工作的影響是不可避免的。

（2）大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案館的影響。數(shù)字生存時(shí)代來(lái)臨了，其對(duì)檔案館造成的長(zhǎng)期影響無(wú)法預(yù)估，筆者就短時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案館的影響總結(jié)幾點(diǎn)：一是歸檔、保管載體的變化。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起，無(wú)紙化辦公逐步普及，所有的文件、會(huì)議紀(jì)要、各類計(jì)劃、總結(jié)、學(xué)生學(xué)籍、科研材料等都可以通過(guò)電腦操作后實(shí)現(xiàn)電子歸檔。鑒于電子文件材料的不穩(wěn)定性以及可隨意修改的特征，如何保證歸檔檔案材料任何時(shí)候都能順利提供利用，保證檔案材料的原始性成為難題。二是服務(wù)利用對(duì)象的變化。高校檔案館藏內(nèi)容的單一決定了它服務(wù)人群的特殊，尤其是教學(xué)（含學(xué)生學(xué)籍檔案）類、科研類檔案材料的隱私性決定了高校檔案服務(wù)是以“小眾化”為主。在國(guó)家提倡檔案材料要逐步公開(kāi)為社會(huì)利用的大背景下，大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案館必定不能只開(kāi)展“小眾化”服務(wù)，如何根據(jù)不同類型用戶的需求，開(kāi)展針對(duì)性服務(wù)是高校檔案館迫在眉睫的問(wèn)題。三是信息分析和利用方式的變化。隨著數(shù)字化的快速推進(jìn)，檔案館藏資料正以不可估量的速度形成海量信息，原有被動(dòng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足社會(huì)需求，高校檔案館以何種服務(wù)方式，將海量信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)時(shí)代使用方便的信息也成為當(dāng)前服務(wù)關(guān)注的重點(diǎn)。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案服務(wù)創(chuàng)新體系的建立

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案服務(wù)，將是集紙質(zhì)檔案資料和電子檔案信息同時(shí)借閱為一體的主動(dòng)、快捷、便利的信息服務(wù)體系。

（1）制定符合新形勢(shì)的規(guī)章制度。傳統(tǒng)的檔案資料查借閱制度以外，大數(shù)據(jù)時(shí)代首要注意的將是電子檔案的安全性、保密性和不可篡改的特性，檔案開(kāi)放服務(wù)和信息安全保密本來(lái)就是檔案工作的基本矛盾之一，在大數(shù)據(jù)時(shí)代這個(gè)矛盾尤為突出。因此，制定符合新形勢(shì)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理的制度化建設(shè)，是保證檔案工作科學(xué)發(fā)展的首要條件。如在國(guó)家《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國(guó)家檔案局第6號(hào)令）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的前提下，建立《涉密電子文件加密制度》、《用戶資料分級(jí)查閱制度》、《電子文件目錄定期上報(bào)制度》、《歸檔數(shù)據(jù)定期備份制度》等。

（2）加大對(duì)檔案知識(shí)的宣傳力度。利用校園網(wǎng)、學(xué)校檔案網(wǎng)頁(yè)、檔案展覽、建立QQ群、微博、微信公眾號(hào)等各種渠道向在校師生宣傳檔案基礎(chǔ)知識(shí)，在線回答師生提問(wèn)，讓學(xué)生了解檔案館藏內(nèi)容和可以利用的館藏資料等。

（3）利用大數(shù)據(jù)做好檔案基礎(chǔ)工作，變被動(dòng)為主動(dòng)。目前，高校各類數(shù)據(jù)成幾何倍數(shù)的增長(zhǎng)，檔案館必須把收集到的、散亂的原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)統(tǒng)一標(biāo)引進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的系統(tǒng)整理、分析，才可以方便使用。因此，檔案館在收集、保存各類數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)分析能力必須隨之快速進(jìn)步，從而發(fā)現(xiàn)數(shù)字背后潛藏的挑戰(zhàn)和機(jī)遇?！侗l(fā)》作者艾伯特·巴拉巴西就認(rèn)為，93%的人類行為都可以通過(guò)數(shù)據(jù)予以分析預(yù)測(cè)。如中原工學(xué)院發(fā)展規(guī)劃處、黨政辦公室、人事處等部門在工作中經(jīng)常需要內(nèi)容詳細(xì)、匯總?cè)娴木幯胁牧?，檔案館就需要從經(jīng)過(guò)統(tǒng)一標(biāo)引的大數(shù)據(jù)中快速準(zhǔn)確地挖掘分析出各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門需要的信息，甚至根據(jù)重點(diǎn)工作分析學(xué)校對(duì)材料的需求，主動(dòng)向部門提供服務(wù)。

（4）利用大數(shù)據(jù)開(kāi)展有針對(duì)性地智能服務(wù)。所謂“智能”服務(wù)就是檔案館根據(jù)不同用戶群體的需求，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線、電話咨詢、日常借閱等方式及時(shí)、主動(dòng)、有效地提供檔案資料及信息，使檔案用戶得到所需的專屬性服務(wù)。首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代電子文件歸檔和普通紙質(zhì)檔案保管的目的一樣是提供利用，同時(shí)必須注意在確保歸檔電子文件法律效力的基礎(chǔ)上向用戶提供服務(wù)。如采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行加密保護(hù)，防止非法拷貝，人為故意修改等。其次，檔案館必須適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代辦公的需要，把各類檔案資源經(jīng)過(guò)技術(shù)管理手段轉(zhuǎn)變?yōu)橛脩羰褂梅奖愕男畔ⅰＨ缰性W(xué)院每年都要有近萬(wàn)名學(xué)生畢業(yè)，就業(yè)地址分布于海內(nèi)外，很多畢業(yè)生不能親自回到母校辦理所需學(xué)籍材料，而很多學(xué)籍材料需求又很緊急，這種情況下，檔案館把學(xué)生所有的學(xué)籍材料加密上線，用戶可以登錄高校檔案網(wǎng)頁(yè)，注冊(cè)用戶名和密碼，通過(guò)電子文件打印授權(quán)，畢業(yè)生可以在任何地方把他需要的學(xué)籍材料通過(guò)電子文件打印功能打印出來(lái)；或者把部分檔案全文數(shù)字化之后上網(wǎng)供利用者瀏覽。需要提及的是，這種情況需要系統(tǒng)具備安全的識(shí)別和鑒別機(jī)制，以應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的各種攻擊。第三，檔案館整合詳細(xì)的、利用者層面的網(wǎng)絡(luò)行為數(shù)據(jù)，分析瀏覽檔案網(wǎng)頁(yè)的歷史信息源，有針對(duì)性地把瀏覽次數(shù)多的類似信息及時(shí)在線傳輸。

參考文獻(xiàn)

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