新形勢(shì)下流動(dòng)人員人事檔案管理研究

呂克琦

【摘要】隨著我國產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、國有企業(yè)改革等一系列宏觀政策的穩(wěn)步推進(jìn)，全國流動(dòng)人員人數(shù)逐年增加。流動(dòng)人員人事檔案作為個(gè)人歷史真實(shí)面貌的文件記錄，對(duì)流動(dòng)人員在工資認(rèn)定、職稱晉升、干部選拔等方面都起著很大的作用。本文通過分析流動(dòng)人員人事檔案的現(xiàn)狀及存在的問題，提出了新形勢(shì)下促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理發(fā)展的建議。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員；人事檔案；管理

一、 人員流動(dòng)現(xiàn)狀

改革開放的新形勢(shì)下，全國的流動(dòng)人員人數(shù)逐年增加。據(jù)統(tǒng)計(jì)，“十二五期間”，我國流動(dòng)人口每年增加約800萬人，2014年年末已達(dá)到2.53億人。一方面，高校畢業(yè)生在就業(yè)的過程中形成了大規(guī)模的人員流動(dòng)。2015年全國高校畢業(yè)生人數(shù)創(chuàng)歷史新高，達(dá)到749萬人，比2014年增加22萬，大學(xué)生就業(yè)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)；另一方面，組織間再就業(yè)人員流動(dòng)的數(shù)量也非常龐大。隨著我國經(jīng)濟(jì)增長方式的轉(zhuǎn)變，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、國有企業(yè)改革等一系列宏觀政策的穩(wěn)步推進(jìn)，造成一大批“下崗待就業(yè)”人員。盡管國家出臺(tái)一系列保障措施促進(jìn)下崗職工再就業(yè)，但短時(shí)間內(nèi)這類失業(yè)人員的基數(shù)仍很大。此外，還包括農(nóng)村剩余勞動(dòng)力向城市非農(nóng)產(chǎn)業(yè)的流動(dòng)。這三大類的流動(dòng)人員對(duì)我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著重要的作用。

二、流動(dòng)人員人事檔案存在的問題分析

（一）檔案材料難以收集，歸檔信息不完整。人事檔案作為記錄個(gè)人歷史真實(shí)面貌的文件材料，必須具有真實(shí)性、完整性。然而，在現(xiàn)實(shí)流動(dòng)人員管理的過程中，檔案歸檔材料很難收集完整。人事檔案包括十大類的材料，涵蓋學(xué)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)勵(lì)與處分等多個(gè)方面，許多單位對(duì)人事檔案重視程度不夠，將精力集中在對(duì)流動(dòng)人員的使用上，對(duì)工作中形成的檔案材料沒有加以收集和整理。一些單位和高校在人員流出后并未按檔案管理的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)移至人才服務(wù)中心，而是交由本人代為保管。檔案信息的不完整為流動(dòng)人員日后在干部選拔、職稱晉升、工齡認(rèn)定等方面帶來了很大的麻煩。

（二）流動(dòng)人員的檔案材料的真實(shí)性不高。人事檔案是組織考察個(gè)人基本情況的重要依據(jù)，也是本人在工作、退休期間享受政治待遇、物質(zhì)待遇、精神待遇的重要參考。“三齡兩歷一身份”（年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷、工作經(jīng)歷、干部身份）是人事檔案的核心，也是流動(dòng)人員人事檔案最容易失真的信息。由于流動(dòng)人員檔案的管理還不完善，流動(dòng)人員工作不固定，有些人為了個(gè)人私利，擅自涂改出生日期、工作經(jīng)歷、入黨時(shí)間等重要信息，出現(xiàn)年齡越來越小、榮譽(yù)越來越多等混亂的現(xiàn)象，這就使得流動(dòng)人員人事檔案的可信程度大大降低。

（三）檔案轉(zhuǎn)遞不完善，人檔分離的現(xiàn)象十分突出。流動(dòng)人員的本質(zhì)特點(diǎn)決定了檔案傳遞工作在流動(dòng)人員人事檔案管理中的重要地位。《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中明確指出，流動(dòng)人員人事檔案在轉(zhuǎn)遞時(shí)必須完整齊全，應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿。坏绵]寄或交流動(dòng)人員本人自帶。目前，流動(dòng)人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞很不完善，移交不及時(shí)，甚至出現(xiàn)不移交等現(xiàn)象。一些單位在轉(zhuǎn)移時(shí)不按規(guī)定采用機(jī)要信件的方式，隨意選擇快遞公司投遞檔案，或者交由個(gè)人代為移交，導(dǎo)致檔案的缺損、涂改和遺失。在現(xiàn)實(shí)的檔案管理工作中，流動(dòng)人員的檔案因?yàn)闆]有履行正規(guī)的轉(zhuǎn)遞手續(xù)而出現(xiàn)“死檔、黑檔”等人檔分離的情況時(shí)有發(fā)生。

三、流動(dòng)人員人事檔案管理的建議

（一）嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，人員的流動(dòng)越來越大，越來越頻繁，這對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案轉(zhuǎn)遞工作提出了更高的要求。單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，切實(shí)做好流動(dòng)人員的人事檔案轉(zhuǎn)遞工作。在轉(zhuǎn)遞人事檔案前，單位應(yīng)對(duì)檔案的基本信息進(jìn)行核對(duì)。檔案中缺少的重要材料，如工資審批材料、年度考核材料、政治面貌等，須及時(shí)補(bǔ)充，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。通過選派具有檔案管理資質(zhì)的人員或采用機(jī)要信件的方式投遞人事檔案，對(duì)于流動(dòng)人員自帶的檔案材料，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不得接收。

（二）做好檔案收集整理工作，確保檔案真實(shí)完整。由于流動(dòng)人員流動(dòng)的無規(guī)律性、不固定性，這給流動(dòng)人員的檔案收集、整理、核對(duì)工作都帶來了很大的難度。要確保流動(dòng)人員檔案的真實(shí)性，首先須建立健全人事檔案收集環(huán)節(jié)的管理制度。流動(dòng)人員在與用人單位簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的收集、保存、轉(zhuǎn)遞等工作作出約定，以契約的形式在法律的層面上明確勞資雙方的責(zé)任和義務(wù)。完善流動(dòng)人員人事檔案的收集網(wǎng)絡(luò)，可采用定時(shí)收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等多種形式和方法。其次，改變以往被動(dòng)的收集保管方式。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與用人單位之間的動(dòng)態(tài)聯(lián)系，以單位集體的名義存放流動(dòng)人員的人事檔案。流動(dòng)人員的工資晉升材料、年度考核材料、學(xué)歷晉升材料、獎(jiǎng)懲材料等先由單位完成，正式材料形成之后一定期限內(nèi)交由人才服務(wù)中心，人才服務(wù)中心根據(jù)檔案管理的規(guī)定和要求進(jìn)行整理和審核。

（三）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化人才隊(duì)伍建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案發(fā)展的前提條件。各級(jí)人力資源保障部門應(yīng)加大對(duì)檔案人財(cái)物的投入力度和政策扶持，保證流動(dòng)人員人事檔案存放的安全性、完整性。根據(jù)國家檔案的相關(guān)規(guī)定和要求，參照自身實(shí)際情況，改善檔案室的硬件水平，努力把檔案室建設(shè)成為符合“十防”要求的合格檔案室，強(qiáng)化安全保障措施。同時(shí)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，管理部門應(yīng)針對(duì)流動(dòng)人員的特點(diǎn)，開發(fā)出適合流動(dòng)人員人事檔案管理的軟件，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立包含人員信息、業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)、工資晉升等業(yè)務(wù)的人才跟蹤系統(tǒng)，實(shí)行流動(dòng)人員人事檔案動(dòng)態(tài)化管理。

加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)是推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案發(fā)展的關(guān)鍵。選拔政治素質(zhì)高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員充實(shí)流動(dòng)人員檔案管理隊(duì)伍，推進(jìn)檔案人員持證上崗制度，加強(qiáng)崗位管理與考核。積極開展繼續(xù)教育、專題討論、學(xué)術(shù)交流等方式的檔案培訓(xùn)工作。定期組織檔案管理人員系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案學(xué)理論知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案管理部門、組織部門關(guān)于檔案的最新文件和精神、了解本專業(yè)的學(xué)科發(fā)展動(dòng)態(tài)，不斷完善和豐富檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。

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